Tarkista sopimuksen tila ja historia ennen muutoksia. Sopimuksen päättyminen, arkistointi ja poistaminen palvelevat eri tilanteita. Arkistointi lopettaa tulevien tehtävien ja laskujen luonnin ja estää sopimuksen tavallisen muokkaamisen, mutta säilyttää sopimuksen tarkasteltavana.
Sopimuksen avaaminen ja tarvittavat oikeudet
Avaa selaimen päävalikosta Asiakkaat → Sopimukset. Valitse Taulukkonäkymä, jos toinen näkymä on avoinna. Etsi sopimus esimerkiksi Nimi-sarakkeen haulla ja avaa se napsauttamalla sopimuksen nimeä.
Sopimustoiminto edellyttää, että palvelussa on käytössä Kenttätyönohjaus. Sopimuksen ja historian tarkastelu vaatii sopimusten lukuoikeuden, arkistointi muokkausoikeuden ja poistaminen poisto-oikeuden. Managerikäyttäjän oikeudet määräytyvät roolin sopimusoikeuksista.
Muokkaus voi estyä myös, jos sinulta puuttuu oikeus sopimuksen huoltokohteisiin, tehtäväasetusten vastuutahoihin tai laskutusrivien Spotteihin. Varastotoiminnon ollessa käytössä myös sopimukseen liitettyjen tuotteiden lukuoikeuden puuttuminen voi estää muokkaamisen. Lomake näyttää puuttuvia oikeuksia koskevan ilmoituksen. Pyydä tarvittaessa pääkäyttäjää tarkistamaan oikeudet.
Mitä sopimuksen tila tarkoittaa?
Tarkista Perustiedot-välilehdeltä Tila, Sopimuskauden aloituspäivä ja Sopimuskauden päättymispäivä. Tavalliset voimassaolotilat määräytyvät päivämääristä palvelun aikavyöhykkeen mukaan:
- Odottaa aloituspäivää: aloituspäivä on tulevaisuudessa.
- Aktiivinen: aloituspäivä on saavutettu eikä päättymispäivää ole asetettu.
- Odottaa päättymispäivää: aloituspäivä on saavutettu ja päättymispäivä on tänään tai myöhemmin. Määräaikainen sopimus on siis vielä voimassa tässä tilassa.
- Päättynyt: päättymispäivä on ohitettu. Päättymispäivä kuuluu vielä sopimuskauteen: esimerkiksi 31.10. päättyvä sopimus muuttuu päättyneeksi 1.11.
Tila tarkistetaan tallennettaessa ja automaattisesti keskiyön taustakäsittelyssä. Arkistoitu ja Poistettu järjestelmästä säilyvät päivämäärien muuttuessa. Päivämääristä määräytyviä tiloja ei valita käsin Tila-kentästä; siinä voit valita nykyisen tilan lisäksi arkistoinnin.
Päättyminen ei lukitse sopimusta samalla tavalla kuin arkistointi. Arkistoitua sopimusta ei voi palauttaa tavalliseen muokkaukseen eikä aktivoida uudelleen muuttamalla päivämääriä.
Historian tutkiminen
- Avaa sopimuksen Historia-välilehti. Oletuksena haetaan viimeisen kuukauden tapahtumat, uusimmat ensin.
- Laajenna taulukon yläpuolella olevaa aikarajausta kolmeen tai kuuteen kuukauteen tai valitse Ei aikarajauksia, hae kaikki. Omalle aikavälille valitse Hae aikaväliltä ja aseta Aikaväli-kenttään sekä alku- että loppupäivä. Valittujen päivien tapahtumat sisältyvät hakuun kokonaisilta päiviltä.
- Avaa tapahtumarivi sen tekstin edessä olevasta avausnuolesta. Avaa sitten Tapahtuman kohde -rivi nähdäksesi kenttäkohtaiset muutokset.
- Vertaa sarakkeita Muuttunut kenttä, Vanha arvo ja Uusi arvo. Tarkista myös tapahtuman päivämäärä ja käyttäjätieto.
Historia sisältää sopimuksen perustietojen lisäksi sopimuksen arvon, tehtäväasetusten, huoltokohdeliitosten, oletusresursoinnin, tuote- ja kategorialiitosten, laskutusrivien sekä luotujen tehtävien ja sopimuslaskujen tapahtumia. Yksi tallennus voi näkyä tapahtumana, jonka alla on useita erillisiä kohdemuutoksia. Myös automaattinen käsittely voi tuottaa tapahtumia.
Voit rajata taulukkoa sarakkeiden suodattimilla. Kohderivin Vain tämä kohde näyttää kyseisen kohteen tapahtumat. Vaihda aikarajausta hakeaksesi historian uudelleen ja poistaaksesi taulukon suodatukset. Napsautettavasta kohteen nimestä voi avata sen nykyiset tiedot, jos kohde on yhä käytettävissä ja oikeutesi riittävät; linkki ei palauta historiallista versiota.
Historia ei ole täydellinen luettelo kaikista tietokentistä. Esimerkiksi teknisiä päivitystietoja jätetään pois, eikä poistotapahtumalla välttämättä ole vanhojen ja uusien arvojen vertailua. Puuttuva rivi ei yksin todista, ettei muutosta ole tehty: tarkista aikarajaus, suodattimet ja nykyiset tiedot.
Sopimuksen arkistointi
Selvitä avoimet tehtävät ja laskut ennen arkistointia. Tarkista sopimuksen Tehtävät- ja Sopimuslaskut-välilehdiltä, mitä on jo syntynyt ja mitä täytyy vielä käsitellä. Tarkista myös Huoltokohteet ja tehtävien asetukset sekä Laskutusasetukset, jotta tiedät, minkä tulevan toiminnan lopetat. Jos tehtävänäkymä ilmoittaa puuttuvista oikeuksista, pyydä oikeudet omaavaa käyttäjää tarkistamaan myös sinulta piilossa olevat tehtävät.
- Avaa Perustiedot-välilehden Tila-valinta ja valitse Arkistoitu.
- Lue varoitus siitä, ettei sopimusta voi enää muokata, ja vahvista valinta. Vahvistus koskee vasta lomakkeen valintaa; se ei vielä tallenna arkistointia. Vahvistuksen peruuttaminen palauttaa aiemman valinnan.
- Paina lomakkeen alareunan Tallenna-painiketta. Jos tallennus epäonnistuu, selvitä ilmoitettu virhe ennen kuin pidät arkistointia valmiina.
- Tarkista onnistuneen tallennuksen jälkeen sopimuslistan tilaksi Arkistoitu. Avaa sopimus uudelleen ja varmista tallennettu tila sekä tarvittaessa historian tilamuutos.
Arkistointi tyhjentää sopimuksen seuraavan laskun luontipäivän sekä sopimuksen ja sen tehtäväasetusten seuraavat tehtävien luontipäivät. Automaattinen tuleva luonti loppuu. Sopimuksen asetukset ja siihen jo liittyvät tehtävät ja laskut säilyvät.
Arkistointi ei kuittaa töitä valmiiksi, muuta niiden vastuita tai suoritustietoja eikä merkitse laskuja käsitellyiksi tai maksetuiksi. Aiemmat tehtävä- ja laskutiedot sekä niiden historia eivät poistu arkistoinnissa. Käsittele avoimet työt ja laskut erikseen. Sama tulevien luontipäivien tyhjentäminen tapahtuu sopimuksen päättyessä tai sen siirtyessä poistetuksi.
Jos tarkoitus on vain lopettaa tietyn tehtäväasetuksen luonti tai muuttaa laskutusta, tarkista erilliset ohjeet: huoltokohteet ja toistuvat tehtävät sekä sopimuksen laskutus ja hintamuutokset. Sopimuslaskujen käsittelystä kerrotaan ohjeessa sopimusten luokittelu ja laskutustiedot.
Miten poistaminen eroaa arkistoinnista?
Poistaminen käynnistetään sopimuslistan sopimusrivillä olevasta roskakorikuvakkeesta. Lue vahvistuksessa näytettävä poistamisen vaikutus ennen hyväksymistä.
- Jos sopimukseen liittyy tehtäviä tai sopimuslaskuja, sopimus merkitään tilaan Poistettu järjestelmästä. Sopimustietue ja siihen liittyvät aiemmat tehtävät ja laskut säilyvät. Niiden tiloja ei muuteta.
- Jos tehtäviä tai sopimuslaskuja ei ole, sopimus poistetaan pysyvästi. Samalla poistuvat sen tehtäväasetukset, laskutusrivit, tallennetut sopimusarvot ja sopimusliitteet.
Poistetuksi merkitty sopimus poistuu tavallisesta Sopimukset-luettelosta eikä sitä voi avata normaalilla sopimuslomakkeella tai sen Historia-välilehdellä. Se ei ole sama asia kuin tarkasteltavana säilyvä arkistoitu sopimus. Myös arkistoidun sopimuksen voi poistaa, jos sinulla on poisto-oikeus. Tarkista poistamisen onnistuminen luettelosta; arkistoinnin varmistamiseen pelkkä rivin katoaminen ei riitä.
Sopimuksen yhteenveto Androidissa ja iOS:ssa
Avaa Spotin tiedot ja paina asiakastietojen yhteydessä olevaa Näytä sopimus -painiketta. Yhteenveto näyttää sopimusten nimet, tilat sekä Sopimuksen aloituspäivä- ja Sopimuksen päättymispäivä-tiedot. Rivit eivät avaa sopimuksen muokkausta tai historiaa; käytä niihin selainta. Spotin löytämiseen on erillinen mobiilin selausohje.
Androidissa painike edellyttää Spotin asiakastietoa ja vähintään yhtä liittyvää sopimusta. iOS:ssa painike asetetaan näkyviin sopimuslistan perusteella, mutta sen sisältävä asiakasrivi piilotetaan, jos Spotilta puuttuu asiakas. Asiakkaan puuttuminen voi siis estää painikkeen näkymisen kummallakin alustalla.
Sopimus liittyy Spottiin, kun Spotti on sopimuksen tehtäväasetusten huoltokohteena tai sopimuksen laskutusrivillä. Pelkkä sama asiakas ei riitä. Jos yhteenveto puuttuu, tarkista nämä liitokset ja Spotin asiakastieto.
Yhteenvedon haku ei rajaudu voimassa oleviin sopimuksiin. Siinä voi näkyä myös päättynyt, arkistoitu tai poistetuksi merkitty sopimus, jos liitos säilyy. Mobiili näyttää tilan sellaisenaan, joten suomenkielisen tilanimen sijasta voi näkyä esimerkiksi archived (Arkistoitu), ended (Päättynyt) tai deleted (Poistettu järjestelmästä). Varmista arkistoinnin lopputulos selaimen tallennetusta sopimuksesta.