Varastosaldot kertovat tuotteen kirjatut määrät varastopaikoittain. Oletusvarastopaikka helpottaa vastaanoton ja siirron paikkavalintaa. Hälytysrajoilla voit seurata määrän vähentymistä ja lähettää siitä sähköpostiherätteen.

Edellytykset ja tuotteen avaaminen

Varasto-ominaisuuden pitää olla käytössä. Tarvitset katseluoikeuden tuotteeseen ja tarkasteltaviin varastoihin. Oletuspaikkojen ja hälytysrajojen muuttaminen vaatii tuotteen muokkausoikeuden. Sähköpostiherätteen ylläpito vaatii erikseen oikeuden herätteiden luomiseen tai muokkaamiseen.

Avaa selaimessa Varaston hallinta → Tuotteet. Avaa tuotteen kortti Oletusnäkymä-välilehdellä tai napsauta Tuotteet-välilehden taulukossa tuotteen nimeä tai rivin kynäkuvaketta. Näissä ohjeissa asetukset määritetään olemassa olevan tuotteen lomakkeella.

Tarkista varastosaldot

Avaa tuotteen lomakkeella Varastosaldot-välilehti. Tarkista varasto- ja varastopaikkakohtaiset määrät ennen varaosan saatavuuden arviointia. Saldo ilmaistaan tuotteen varastointiyksikössä, esimerkiksi kappaleina tai metreinä; se ei tarkoita tuotteen painoa tai muuta tuotetietoihin tallennettua mittaa.

Näytä vain tuotteet joilla saldo on oletuksena valittu. Se näyttää vain positiiviset saldot. Poista valinta, jos haluat nähdä myös luetteloon kuuluvien paikkojen nolla- tai negatiiviset saldot.

Selaimen luettelo sisältää käyttöoikeuksiesi mukaiset, poistamattomat varastot, mutta ei Projektilla-varastoa. Paikan pitää kuulua varaston nykyiseen varastopaikkamääritykseen, ja tuotteella pitää olla paikassa ostoeräliitos. Tyhjä luettelo ei siis yksin todista, että tuotteen saldo olisi kaikkialla nolla.

Androidissa ja iOS:ssä avaa Työt → Tuotteet, valitse tuote ja paina tuotteen Varastosaldot-aluetta. Mobiilien luetteloissa näytetään vain positiiviset paikkasaldot; selaimen nollasaldojen näyttövalintaa ei ole. Mobiiliin haetut määrät pyöristetään kolmeen desimaaliin ennen positiivisten määrien rajausta, joten hyvin pieni positiivinen määrä voi jäädä näkymättä.

Mobiilin luettelo rajautuu käyttöoikeuksiin, mutta siinä ei ole selaimen ostoeräliitoksen ja nykyisen varastopaikkamäärityksen rajauksia. Myös Projektilla-varasto voi näkyä mobiilissa käyttöoikeuksien mukaan. Luettelot voivat siksi erota toisistaan.

Saldo kuvaa kirjattua tilannetta. Se ei ole fyysinen inventointitulos eikä lupaus tulevan ajankohdan saatavuudesta. Jos määrä tai sijainti poikkeaa todellisuudesta, katso varastotapahtumien ja saldovirheiden selvittäminen.

Määritä oletusvarastopaikat

Avaa tuotteen lomakkeella Oletusvarastopaikat ja hälytysrajat -välilehti ja sen Oletusvarastopaikat-osio. Valitse Määritä uusi oletusvarastopaikka, valitse lisäyslomakkeella Varasto ja Varastopaikka ja paina lisäyslomakkeen Tallenna-painiketta. Voit lisätä usean varaston määritykset samalla lomakkeella.

Tuotteella voi olla yksi oletuspaikka kutakin varastoa kohti. Paikan on kuuluttava valitun varaston varastopaikkamääritykseen. Oletuspaikka toimii vastaanoton ja siirron kohdepaikan lähtövalintana selaimessa, Androidissa ja iOS:ssä, kun paikka löytyy kyseisen varaston paikkavalikoimasta. Tarkista silti todellinen kohdepaikka ennen tapahtuman tallentamista.

Vaihda oletuspaikka kaksoisnapsauttamalla taulukon Varastopaikka-solua ja valitsemalla uusi paikka. Poista määritys rivin roskakorikuvakkeesta ja vahvista poisto. Lisäys, solumuutos ja vahvistettu poisto tallentuvat heti. Tuotteen lomakkeen sulkeminen ei peru niitä.

Oletuspaikan määrittäminen, vaihtaminen tai poistaminen ei siirrä olemassa olevaa tavaraa, nollaa saldoja tai muuta aiempia varastotapahtumia. Jos tavara siirtyy, kirjaa varastosiirto. Varaston varastopaikkamäärityksen vaihtaminen poistaa kyseisen varaston tuotteiden oletuspaikkamääritykset, joten tarkista ne muutoksen jälkeen.

Valitse hälytysrajan laskentatapa

Samalla välilehdellä Hälytysrajat-osiossa on kolme rajaa:

  • Yleinen varaston hälytysraja vertaa tarkistettavan varaston kaikkien paikkojen saldosummaa samaan tuotekohtaiseen rajaan. Se ei vertaa kaikkien varastojen yhteismäärää eikä yksittäisen hyllypaikan saldoa.
  • Varastokohtainen hälytysraja vertaa tarkistettavan varaston paikkojen saldosummaa juuri tälle varastolle määritettyyn rajaan. Tuotteelle voi olla yksi raja varastoa kohti. Jos varastolle ei ole riviä, varastokohtaista tarkistusta ei tehdä.
  • Kokonaismäärähälytys vertaa tuotteen paikkasaldojen yhteissummaa kaikissa poistamattomissa varastoissa, paitsi nimeltään Projektilla olevassa varastossa. Pelkkä varaston poistaminen käytöstä ei sulje sen saldoa laskennasta.

Yleistä rajaa ei käytetä samanaikaisesti varastokohtaisten rajojen tai kokonaismäärähälytyksen kanssa. Varastokohtaiset rajat ja kokonaismäärähälytys voivat olla yhdessä; kokonaismäärähälytys voi olla myös yksinään. Käyttöliittymä estää keskenään ristiriitaisten tapojen täyttämisen.

Rajojen yksikkö on tuotteen varastointiyksikkö. Syötä rajat ei-negatiivisina kokonaislukuina. Varastokohtaisen rajan lisäys ja solumuutos katkaisevat mahdollisen desimaaliosan, joten esimerkiksi 5,9 ei ole luotettava tapa määrittää desimaalirajaa. Tyhjä raja poistaa kyseisen tarkistuksen käytöstä. Nolla on asetettu raja: se voi hälyttää, jos kirjattu saldo on negatiivinen.

Hälytyslaskenta käyttää kirjattuja paikkasaldoja ilman erillistä varausten vähennystä tai saldosumman pyöristystä. Varauksen jo tekemä saldomuutos näkyy saldossa. Laskenta ei rajaudu saldoikkunan näkyviin riveihin, ostoeräliitoksiin tai nykyiseen paikkamääritykseen. Kokonaisrajan summa ei myöskään rajaudu sinun käyttöoikeuksillasi näkyviin varastoihin.

Tallenna ja muuta rajoja

Täytä Yleinen varaston hälytysraja tai Kokonaismäärähälytys ja paina tuotteen lomakkeen Tallenna-painiketta.

Lisää varastokohtainen raja Lisää varastokohtainen hälytysraja -painikkeesta. Valitse lisäyslomakkeella varasto, anna sen raja ja paina lisäyslomakkeen Tallenna-painiketta. Muuta olemassa olevaa rajaa kaksoisnapsauttamalla taulukon Varaston hälytysraja-solua. Poista yksittäinen raja rivin roskakorikuvakkeesta ja vahvista poisto. Nämä rivitoiminnot tallentuvat heti ilman tuotteen lomakkeen erillistä tallennusta.

Kun vaihdat yleisestä rajasta toiseen tapaan, paina yleisen kentän vieressä Tyhjennä yleinen varaston hälytysraja ja vahvista. Tyhjennys tallentuu heti.

Varastokohtaisten rajojen ja kokonaisrajan alueen Tyhjennä-painike poistaa vahvistuksen jälkeen kokonaisrajan ja taulukkoon ladatut varastokohtaiset määritykset heti. Se ei takaa käyttöoikeuksiesi ulkopuolelle jäävien määritysten poistamista. Jos yleinen kenttä pysyy estettynä tai tallennus ilmoittaa ristiriidasta, pyydä käyttäjää, jolla on pääsy kaikkiin tarvittaviin varastoihin, tarkistamaan jäljelle jääneet rajat.

Yksittäisen varastokohtaisen rajan poistaminen lopettaa tämän rajan tarkistuksen, mutta mahdollinen kokonaisraja jää voimaan. Rajojen tyhjentäminen ei poista tuotetta, saldoja tai varastotapahtumahistoriaa.

Ota sähköpostiheräte käyttöön

Pelkkä raja ei lähetä sähköpostia. Tarkistettavalle varastolle pitää olla liitetty tuoteheräte, jolla on vastaanottajat.

Avaa selaimessa Töiden hallinta → Herätteet → Luo uusi heräte tai muokkaa olemassa olevaa herätettä. Valitse lomakkeen Tyyppi-kenttään Tuotteen varastorajahälytys. Valitse Varastot, joita käyttäessä tämä heräte lähetetään -kenttään seurattavat varastot ja täytä Vastaanottajat. Tallenna heräte. Myös kokonaisrajan hälytys käyttää tarkistettavan varaston herätettä ja sen vastaanottajia.

Herätteen kieliversioista ja muista asetuksista kerrotaan ohjeessa sähköposti-ilmoitusten määrittäminen.

Milloin hälytys lähetetään?

Rajaa tarkistetaan myynnin tai luovutuksen, yksittäisen inventoinnin, siirron ja varauksen jälkeen sekä tehtävän tai palvelupyynnön varastosaldoa muuttavan tuotekäytön käsittelyssä. Siirrossa ja varauksessa tarkistus koskee lähtövarastoa. Selaimen ja mobiilien tarkistuksissa käytetään samoja laskentasääntöjä.

Rajan tallentaminen ei käynnistä tarkistusta. Vastaanotto, varauksen palautus ja massainventaario eivät myöskään itsessään käynnistä tätä hälytysrajojen tarkistusta. Hälytys ei siten ole jatkuva tai ajastettu kaikkien saldojen valvonta.

Hälytys syntyy, kun tarkistettu saldo on aidosti alle rajan. Esimerkiksi rajalla 5 saldo 5 ei hälytä, mutta saldo 4 hälyttää tarkistuksen yhteydessä, jos varaston heräte ja vastaanottajat on määritetty. Myöhempi tarkistettava tapahtuma voi lähettää uuden hälytyksen saldon pysyessä alle rajan; hälytys ei rajoitu ensimmäiseen alitukseen.

Jos varastokohtainen raja alittuu, samassa tarkistuksessa ei lähetetä toista hälytystä kokonaisrajan perusteella. Muussa tapauksessa tarkistetaan mahdollinen kokonaisraja. Yhdestä tarkistuksesta syntyy siten enintään yksi hälytys, mutta useita varastoja koskeva toiminto voi tuottaa useita tarkistuksia.

Sähköpostit käsitellään taustalla. Viestin jäljellä oleva määrä lasketaan lähetyshetkellä tarkistetun varaston saldoista. Se voi erota tarkistushetken määrästä, eikä kokonaisrajan hälytyksessäkään tarkoita kaikkien varastojen yhteissummaa.

Hälytysraja auttaa havaitsemaan vähentyneen saldon. Se ei tee ostotilausta tai korjaa varastosaldoa automaattisesti.

Varmista tulos

Avaa tuote uudelleen ja tarkista tallennetut oletuspaikat sekä yleinen, varastokohtaiset ja kokonaisraja. Muista, että rivimuutokset ja vahvistetut tyhjennykset ovat jo tallentuneet, vaikka sulkisit tuotteen lomakkeen tallentamatta muita kenttiä.

Tarkista myös herätteen varastoliitokset ja vastaanottajat. Kun todellinen, hälytysrajan tarkistava varastotapahtuma jättää saldon alle rajan, varmista vastaanottajalta sähköpostin saapuminen. Älä muuta saldoa keinotekoisesti vain hälytyksen testaamiseksi. Jos viestiä ei tule, tarkista tapahtumalaji, tarkistettu varasto, raja ja heräte ennen saldon korjaamista.