Varaston poikkeusasetuksilla ohjataan tehtävään tai palvelupyyntöön kirjattujen tuotteiden vähentämistä, kun saldo ei riitä. Sovi käytäntö varaston vastuuhenkilön kanssa ennen muuttamista.
Milloin asetuksia käytetään?
Asetukset ovat ympäristön yhteisiä. Pääkäyttäjä määrittää ne selaimessa, ja ne vaikuttavat myös Androidissa ja iOS:ssä kirjattuun tuotekäyttöön. Ne eivät ole kaikkia varastotapahtumia koskeva lupa vähentää saldoa yli saatavilla olevan määrän.
Vähennys käynnistyy taustalla, kun tehtävän tai palvelupyynnön tilaksi tallennetaan valmistunut. Pelkkä tuotteen lisääminen työlle ei käynnistä vähennystä. Tehtävän Tarkastelussa-tila ei vielä käynnistä tätä käsittelyä. Käytössä ovat taustakäsittelyn hetkellä voimassa olevat poikkeusasetukset.
Tuoterivillä pitää olla tuote, varasto ja siihen kuuluva varastopaikka. Puuttuvilla tiedoilla vähennys ohitetaan. Myös poistettu tai käytöstä poistettu tuote ohitetaan. Androidin ja iOS:n tuotteen lisäyslomakkeilla ei valita ostoerää, joten niiden kautta lisättyihin riveihin sovelletaan ilman erävalintaa tehtävää käsittelyä.
Määritä vähennyksen jatkaminen
- Avaa selaimen valikosta Palvelun asetukset ja sen Palvelun asetukset -välilehti.
- Laajenna Tuote- ja varastotoiminnon asetukset -osio ja napsauta Tuotetta ei ole tarpeeksi saldoilla ostoerässä -asetuksen nimeä.
- Määritä erikseen molemmat alla kuvatut tilanteet ja valitse lomakkeen Tallenna.
Tuotteelle ei ole valittu ostoerää
Kentässä Mitä tehdään, jos tuotteelle ei ole valittu ostoerää on kaksi vaihtoehtoa. Molemmissa erät valitaan varaston tuotteiden käyttöperiaatteen mukaan.
- Varaston ja varastopaikan on oltava samat kuin on määritelty. Tuotteita vähennetään vain tuoteriville merkityn paikan ostoeristä. Tämä on oletus.
- Varasto on oltava sama kuin määritelty, mutta varastopaikka voi olla tarvittaessa mikä tahansa. Vähennys aloitetaan merkitystä paikasta. Jos sen saldo ei riitä, käsittely jatkuu saman tuotteen eristä saman varaston muissa paikoissa. Toisesta varastosta ei vähennetä.
Tuotteelle on valittu ostoerä
Kenttä Mitä tehdään, jos tuotteelle on valittu ostoerä, mutta tuotetta ei ole tarpeeksi saldoilla valitussa ostoerässä tarjoaa samat kaksi vaihtoehtoa sekä vaihtoehdon Ei tehdä mitään. Tuotetta ei yritetä poistaa muista ostoeristä tai varastopaikoista.
Ei tehdä mitään tarkoittaa, ettei vähennystä jatketa muihin eriin tai paikkoihin. Valitusta erästä vähennetään silti saatavilla oleva määrä. Saman paikan vaihtoehto sallii jatkamisen paikan muihin eriin; muut paikat salliva vaihtoehto sallii lisäksi jatkamisen saman varaston muihin paikkoihin. Oletus on saman paikan muiden erien käyttäminen.
Valittu erä käytetään ensin. Muut erät käsitellään vastaanottoajan mukaan: FIFOssa vanhimmasta alkaen ja LIFOssa uusimmasta alkaen. Muista paikoista haettavat erät noudattavat samaa järjestystä; saman vastaanottoajan kohdalla järjestykseen vaikuttaa varastopaikan nimi. Tuotteiden käyttöjärjestys on eri asia kuin varastoarvon laskentaperiaate.
Mitä riittämättömästä saldosta seuraa?
Vähennys tehdään saatavilla olevalle määrälle. Puuttuva osa tallentuu varastotapahtumalle tietona Vähentämättä jääneiden tuotteiden lkm. Puuttuvaa osaa ei vähennetä negatiiviseksi saldoksi, eikä saldon puute tässä käsittelyssä estä työn valmistumista. Työlle kirjattu käyttömäärä ja toteutunut varastovähennys voivat siis erota.
Esimerkiksi työlle on kirjattu 8 kpl. Valitussa erässä on 3 kpl, saman paikan toisessa erässä 2 kpl ja saman varaston toisella paikalla 4 kpl:
| Valinta | Toteutunut vähennys | Koko käsittelyn jälkeen puuttuu |
|---|---|---|
| Ei tehdä mitään | 3 kpl valitusta erästä | 5 kpl |
| Sama varasto ja varastopaikka | 5 kpl merkitystä paikasta | 3 kpl |
| Saman varaston muutkin paikat sallitaan | 5 kpl merkitystä paikasta ja 3 kpl toiselta paikalta | 0 kpl |
Muista paikoista tehtävät vähennykset tallentuvat linkitettyinä jatkotapahtumina. Esimerkin viimeisessä vaihtoehdossa alkuperäiselle tapahtumalle jää silti puuttuvaksi määräksi 3 kpl, vaikka jatkotapahtuma vähentää sen. Älä laske ketjun puuttuvia määriä yhteen: ne kuvaavat eri vaiheissa jäljellä ollutta vähennystä.
Asetuksen muuttaminen ei korjaa jo tallennettuja tapahtumia, saldoja tai aiempaa vähennyksen puutetta.
Määritä poikkeamailmoitusten vastaanottajat
Avaa samasta Tuote- ja varastotoiminnon asetukset -osiosta Varaston poikkeustapahtumailmoitusten vastaanottajat.
- Kirjoita uuden rivin Vastaanottaja-kenttään yksi kelvollinen sähköpostiosoite.
- Valitse Varastot-kentästä varastot, joiden poikkeamista osoitteeseen ilmoitetaan. Tyhjä valinta ei tarkoita kaikkia varastoja.
- Valitse Lisää uusi. Rivi tallentuu heti ja ilmestyy vastaanottajataulukkoon. Lisää muut osoitteet erillisinä riveinä.
Muokkaa nykyisen rivin sähköpostiosoitetta tai varastovalintaa kaksoisnapsauttamalla kyseistä taulukon solua. Muutos tallentuu solun muokkauksen päättyessä; odota onnistumisilmoitusta. Rivin oikean reunan roskakorikuvake poistaa vastaanottajamäärityksen. Näissä toimissa ei käytetä erillistä Tallenna-painiketta.
Mitä ilmoitus kertoo?
Saldoa koskeva poikkeamailmoitus lähetetään tallennetusta tapahtumasta, jonka vähentämättä jäänyt määrä on positiivinen. Vastaanottajat määräytyvät tapahtuman lähdevaraston mukaan. Ilmoitus voi lähteä myös silloin, kun jatkotapahtumat lopulta kattavat puutteen. Yhdestä vähennysketjusta voi tulla useita ilmoituksia.
Samat vastaanottajat voivat saada myös tehtävän tai palvelupyynnön tuotekustannuksen poikkeamailmoituksia. Esimerkiksi valitun erän tiedot tai määrä eivät välttämättä riitä erähinnan käyttämiseen luotettavasti. FIFO/LIFO-erähintoihin perustuvassa, valmistumisen yhteydessä viimeisteltävässä kustannuslaskennassa ilman toteutuneen vähennyksen erähintaa jäänyt osuus hinnoitellaan varahinnalla ja siitä ilmoitetaan. Viesti ei siis välttämättä tarkoita, että koko kustannus puuttuu tai on nolla.
Varahintaa haetaan tuotteen erätiedoista valitusta varastosta ja, jos paikka on valittu, samasta paikasta. Ensin tarkastellaan muita kuin tyhjentyneitä eriä FIFO/LIFO-järjestyksessä. Jos tuotteen kaikki erät ovat tyhjentyneet, eriä tarkastellaan uusimmasta alkaen. Jos sopivaa erähintaa ei löydy, käytetään tuotteen myyntihintaa tai sen puuttuessa nollaa. Tarkemmat kustannuksen valintasäännöt ovat ohjeessa Varastoarvo ja tuotteen kustannushinta.
Nämä vastaanottajamääritykset ovat erillisiä saldojen hälytysrajoista ja ostoerien vanhenemisilmoituksista.
Tarkista asetukset ja toteutunut vähennys
Avaa käsittelyasetus uudelleen ja varmista molemmat tallennetut valinnat. Tarkista vastaanottajataulukosta sähköpostiosoite ja seurattavat varastot.
Kun työn valmistumisen jälkeinen taustakäsittely on valmistunut, avaa selaimen Varaston hallinta → Varastot ja Varastotapahtumat-välilehti. Tarvitset varastotoiminnon sekä katseluoikeuden tutkittavaan varastoon. Rajaa tapahtumat tuotteeseen ja sopivaan ajanjaksoon.
Jos poikkeamatiedot eivät näy, avaa taulukon otsikkorivin oikeassa reunassa oleva sarakekuvake ja tuo näkyviin Vähentämättä jääneiden tuotteiden lkm ja Ylimääräinen tapahtuma. Jälkimmäisen sarakkeen Näytä alkuperäinen tapahtuma- ja Näytä seuraava tapahtuma -linkeillä voit seurata ketjua. Vertaa koko ketjun toteutuneita vähennyksiä työlle kirjattuun määrään sekä varaston, paikkojen ja erien saldoihin.
Ilmoitus auttaa havaitsemaan poikkeaman, mutta vastaanottajan pitää selvittää tapahtuma ja saldo erikseen. Jos viestejä ei tule, tarkista sekä osoite että valitut varastot. Jos ilmoituksia tulee jatkuvasti, selvitä vastaanottojen ja käyttökirjausten käytäntö ennen ilmoitusten vähentämistä. Korjaustoimet on kuvattu ohjeessa Varastosaldon poikkeaman selvittäminen.