Laske tuotteet ensin oikeasta varastopaikasta. Inventoinnissa annat valitun ostoerän uuden todellisen saldon kyseisessä paikassa, et lisättävää tai vähennettävää erotusta. Inventointi korjaa kirjatun määrän ja tallentaa korjauksesta tapahtuman.

Valmistele inventointi

Varastotoiminnon pitää olla käytössä. Tarvitset tuotteiden ja varastotietojen katseluun tarvittavat oikeudet, inventoinnin sallivan muokkausoikeuden sekä pääsyn käsiteltävään varastoon. Pelkkä katseluoikeus ei riitä inventointiin. Jos toiminto puuttuu tai tallennus estyy, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeudet.

Selvitä ennen tallennusta, mihin ostoerään laskemasi tuotteet kuuluvat. Samassa varastopaikassa voi olla useita eriä, ja samaa erää voi olla useassa paikassa. Inventointi kohdistuu valitsemasi erän määrään valitussa paikassa. Koko hyllyn määrän syöttäminen yhden erän saldoksi voi vääristää kokonaismäärää.

Esimerkiksi valitun erän saldo on 8 ja muiden erien yhteismäärä samassa paikassa 4. Kun annat valitun erän uudeksi saldoksi 6, paikan kokonaismäärä muuttuu 12:sta 10:een. Muiden erien määrät pysyvät ennallaan.

Uusi saldo voi olla nolla, mutta ei negatiivinen. Nolla tarkoittaa, ettei käsiteltävää erää ole jäljellä tässä paikassa. Järjestelmän luoman oletuserän saldoa ei voi kasvattaa inventoinnilla. Tee lisättävälle määrälle uusi ostotapahtuma.

Inventoi selaimessa

  1. Avaa Varastotapahtumat-näkymä ja valitse sen toimintopainikkeista Inventaario.
  2. Valitse lomakkeen Käsiteltävä varasto -osiossa Varasto ja Varastopaikka.
  3. Valitse Tuotteet, jotka inventoidaan -osiossa tuote ja Ostoerä. Tuotetta voi hakea nimellä tai koodilla. Tarkista sekä paikan kokonaismäärä että valitun erän nykyinen määrä. Lomakkeen Varastossa kpl tarkoittaa tässä valitun varastopaikan tuotemäärää, ei koko varaston määrää.
  4. Anna laskentatulos kenttään Uusi saldo ostoerässä. Lisää Kuvaus-kenttään korjauksen syy. Kuvaus on selaimessa vapaaehtoinen.
  5. Voit lisätä saman varaston ja paikan muita tuote- tai erärivejä painikkeella Lisää uusi tuote. Ylimääräisen lisärivin voit poistaa sen oikean reunan roskakorikuvakkeesta ennen tallennusta.
  6. Tarkista kaikki rivit ja valitse Päivitä. Jos kasvatat vähintään yhden erän saldoa, saat varoituksen vaikutuksesta keskiostohintaan ja MAC-periaatteella laskettavaan varastoarvoon. Valitse Kyllä vahvistaaksesi inventoinnin tai Ei palataksesi tarkistamaan tiedot tallentamatta.

Tämän lomakkeen rivien saldo- ja historiatiedot tallennetaan yhdessä. Jos jonkin rivin tallennus epäonnistuu, muidenkaan rivien saldokorjauksia ei tallenneta. Keskiostohinnan laskenta tehdään erikseen taustalla tallennuksen jälkeen.

Selaimen Massainventaario on eri toiminto: siinä annetaan tuotteen uusi kokonaismäärä varastopaikassa, ja järjestelmä kohdistaa korjauksen ostoeriin. Älä käytä sen kokonaismäärää tämän eräkohtaisen lomakkeen saldona.

Inventoi Android- tai iOS-sovelluksessa

Avaa inventoitavan tuotteen tiedot. Androidissa valitse Toiminta-osiosta Inventointi; jos toimintopainikkeet ovat piilossa, avaa osio sen otsikon vieressä olevasta nuolesta. iOS:ssa avaa Toiminta-osio napauttamalla otsikkoa tai sen nuolta ja valitse Inventointi.

  1. Valitse inventointilomakkeessa varasto, varastopaikka ja Ostoerä. Tarkista paikan tuotemäärä ja valitun erän nykyinen määrä.
  2. Anna laskettu eräsaldo kenttään Uusi määrä erässä. Myös nolla on sallittu.
  3. Täytä Toimenpiteen selite. Selite on molemmissa mobiilisovelluksissa pakollinen.
  4. Tarkista valinnat ja valitse Tallenna. Varmista tallennuksen onnistuminen ja tarkista saldot uudelleen.

Mobiilissa käsittelet yhden tuotteen erää kerrallaan. Sovellukset eivät näytä selaimen erillistä saldon kasvun vahvistuskysymystä, mutta samat oletuserän rajoitukset ja keskihinnan vaikutukset koskevat myös mobiili-inventointia.

Mitä inventointi muuttaa?

Valitun erän saldo korvataan antamallasi määrällä. Varastopaikan kokonaismäärää muutetaan uuden ja vanhan eräsaldon erotuksella. Inventointi ei siirrä tuotteita toiseen paikkaan eikä poista aiempia tapahtumia. Korjauksesta syntyy uusi Inventaario-varastotapahtuma sekä ostoerän tuotteen historiatapahtuma, joihin tallentuvat inventoitu määrä, tekijä ja selite.

Ostoerän tila lasketaan uudelleen koko erän tuotteista ja paikoista. Jos kaikki erän saldot ovat nollia, tila on Kaikki käytetty. Muuten tila on Osittain käytetty, jos ainakin yhden erärivin nykyinen määrä alittaa alkuperäisen määrän; muissa tapauksissa tila on Vastaanotettu. Yhden paikan nollaaminen ei siis välttämättä tyhjennä koko erää. Nollasaldo tai tilan muutos ei poista erää.

Jos kasvatat suoraan kyseiseen paikkaan vastaanotetun erärivin saldon sen alkuperäistä määrää suuremmaksi, myös Alkuperäinen tuotteiden määrä nostetaan uuteen saldoon. Siirrolla syntyneen rivin alkuperäistä nollamäärää ei kasvateta tällä tavalla.

Vaikutus keskiostohintaan ja varastoarvoon

Saldoa kasvattava inventointi lisää painotetun keskiostohinnan laskentaan vain löydetyn lisämäärän kyseisen erän ostohinnalla. Laskenta on: (tuotteen aiempi yrityskohtainen määrä × aiempi painotettu keskihinta + lisämäärä × erän ostohinta) ÷ (aiempi yrityskohtainen määrä + lisämäärä). Yrityskohtainen määrä sisältää myös varauskohteissa olevat tuotteet. Jos aiempi yhteismäärä on virheellisen historian vuoksi negatiivinen, laskenta käyttää sen tilalla nollaa.

Painotettu keskihinta on tuotteen yrityskohtainen arvo, ei inventoidun paikan tai varaston oma keskihinta. Siksi lisäys voi muuttaa saman tuotteen arvostusta myös muissa MAC (juokseva keskihinta) -varastoissa, vaikka niiden määrät pysyvät ennallaan. Painottamaton keskiostohinta on eri tieto: inventointi ei lisää uutta ostoa sen laskentaan.

Saldoa pienentävä inventointi ei muuta painotettua keskihintaa tapahtumahetkellä, mutta vähentää tuotemäärää. Jäljelle jäävä määrä vaikuttaa seuraavan lisäyksen keskihintalaskentaan.

Varastoarvo riippuu myös arvostustavasta. FIFO käyttää jäljellä olevien erien ostohintoja. MAC käyttää yrityskohtaista painotettua keskihintaa. Jos erän tuotteelle on asetettu Nykyinen arvo per tuote, kyseinen määrä arvostetaan sillä kummassakin tavassa; asetus ei korvaa inventoinnin lisämäärän ostohintaa keskihintalaskennassa. Katso tarkemmin varastoarvon ja tuotteen kustannushinnan määräytyminen.

Tarkista lopputulos

Tarkista tallennuksen jälkeen sekä valitun erän saldo samassa varastopaikassa että tuotteen paikkakohtainen kokonaismäärä. Selaimen Varastotapahtumat-näkymästä varmista uusi Inventaario-rivi, tuote, paikka ja selite. Tapahtuman määrä on erän uusi saldo, ei saldomuutoksen erotus: esimerkin tapahtumalla näkyy 6, vaikka kokonaismäärä pieneni kahdella.

Tarvittaessa tarkista myös erän tila ja ostoerän historia sekä keskiostohinnan muutokset. Anna taustalaskennan valmistua ennen rahamäärien vertailua ja tarkista varastoarvon laskenta-ajankohta. Saldon onnistunut tallennus ei tarkoita, että keskihinta ja varastoarvo näkyvät heti päivitettyinä.

Inventoinnin jälkeen tarkistetaan myös määritetyt hälytysrajat. Jos saldo alittaa rajan ja varaston sähköpostiheräte on määritetty, korjaus voi aiheuttaa ilmoituksen. Katso tuotteen saldot ja hälytysrajat. Jos lopputulos poikkeaa laskennastasi, selvitä tapahtumaketju ennen uutta korjausta: varastosaldon poikkeaman selvittäminen.