Käytä varastotapahtumaa, kun tuotteita saapuu varastoon tai niitä luovutetaan myyntinä. Vastaanotto kasvattaa valittujen varastopaikkojen saldoja ja muodostaa uuden ostoerän. Myynti vähentää tuotteita valittujen paikkojen ostoeristä.

Jos vastaanotat ostotilauksen, tee vastaanotto kyseiseltä tilaukselta, jotta myös sen toimitustilanne päivittyy. Suora Osta varastoon -tapahtuma ei päivitä ostotilausta. Katso ostotilauksen vastaanottaminen.

Ennen kirjaamista

Varastotoiminnon pitää olla käytössä. Tarvitset tuotteiden ja käsiteltävien varastojen katseluoikeudet sekä oikeuden muokata varastotapahtumia. Pelkkä tapahtumien katseluoikeus ei riitä ostoon tai myyntiin. Varastorajaukset vaikuttavat siihen, mihin varastoihin voit kirjata tapahtumia.

Tuotteen ja kohdevarastopaikan pitää olla olemassa. Kirjaa määrä tuotteen varastoyksikön mukaisesti. Tarkista fyysisen tavaran lisäksi oikea tuote, varasto ja paikka: koko varaston saldo ei kerro, paljonko tuotetta on juuri valitussa paikassa.

Vastaanotto selaimessa

  1. Avaa Varaston hallinta → Varastot ja valitse Varastotapahtumat-välilehti. Valitse sen työkaluriviltä Osta varastoon.
  2. Valitse Ostettava tuote -osiossa tuote ja anna Tuotteiden lkm. Määrän pitää olla suurempi kuin nolla.
  3. Tarkista tuoterekisteristä tuleva Tuotteen hinta. Anna tarvittaessa Alennus tai Vaihtoehtoinen hinta jäljempänä kuvatulla tavalla.
  4. Valitse Kohdevarastot-osiossa varasto, varastopaikka ja siihen vastaanotettava määrä. Lisää tarvittaessa toinen kohdistusrivi osion Lisää uusi varasto -painikkeella. Rivi voi kohdistua myös saman varaston toiseen paikkaan.
  5. Tarkista, että kohdistusrivien määrät ovat yhteensä lomakkeen kokonaismäärä. Sama varasto ja varastopaikka eivät saa toistua saman vastaanoton riveillä. Tuotteen oletuspaikka voi täyttyä valmiiksi, mutta tarkista kohdistus.
  6. Avaa tarvittaessa samasta osiosta Katso ostoerän tiedot, täytä erän tiedot ja valitse niiden lomakkeella Tallenna. Tämä palauttaa tiedot vastaanottolomakkeelle; vastaanotto kirjataan vasta valitsemalla pää­lomakkeelta Osta.

Kaikki vastaanoton kohdistusrivit kuuluvat samaan uuteen ostoerään. Jokaiselle paikalle syntyy oma vastaanottotapahtuma ja erän tuoterivi. Tavallisen vastaanoton rivit tallennetaan yhdessä: jos yhden rivin tallennus epäonnistuu, vastaanottoa ei kirjata osittain.

Ostoerän tiedot ja vastaanottoaika

Vaihtoehtoinen eränumero auttaa tunnistamaan esimerkiksi toimittajan erän. Se on eri tieto kuin myynnin asiakasnumero. Lisätiedot-kenttään voit kirjoittaa vastaanottoa selventävät tiedot.

Tuotteet vastaanotettu sisältää päivämäärän ja kellonajan. Oletus on nykyhetki. Annettu aika tallentuu myös vastaanottotapahtumien ja erärivien historiaan sekä vaikuttaa takautuvaan hintojen ja varastoarvohistorian laskentaan. Päivämäärän valinta ei lykkää saldojen kasvattamista: saldot muuttuvat vastaanoton tallennuksessa.

Vanhenemispäivä ja siihen liitetty sähköpostiheräte mahdollistavat vanhenemisestä muistuttamisen herätteen asetusten mukaisesti. Pelkkä päivämäärä ei määritä vastaanottajia tai ilmoituksen ajankohtaa. Herätteen valinta edellyttää vanhenemispäivää. Vanhenemispäivä ei itsessään vähennä saldoa eikä estä myyntiä.

Jos muutat vastaanottoaikaa, lomake voi varoittaa myöhemmistä tapahtumista, joissa tuotetta on jäänyt vähentämättä puuttuvan saldon vuoksi. Tarkista nämä tapahtumat ennen jatkamista. Uusi vastaanotto ei suorita vanhoja vähennyksiä automaattisesti uudelleen. Selvitä koko tapahtumaketju ja todellinen jäljellä oleva määrä ennen mahdollista inventointikorjausta. Katso saldopoikkeaman selvittäminen.

Miten vastaanoton ja myynnin hinta muodostuu?

Tavallisessa vastaanotossa lähtöhinta on tuoterekisterin ostohinta, myynnissä tuoterekisterin myyntihinta. Ilman vaihtoehtoista hintaa tapahtuman yksikköhinta on lähtöhinta × (1 − alennus / 100). Tyhjä alennus tarkoittaa nollaa. Jos lähtöhinta puuttuu, laskenta käyttää nollaa.

Vaihtoehtoinen hinta tarkoittaa yhden varastoyksikön hintaa, ei koko tapahtuman summaa. Se korvaa lähtöhinnan ja alennuslaskennan. Selaimessa alennus ja vaihtoehtoinen hinta ovat vaihtoehtoiset valinnat. Tapahtuman hinta ei muuta tuoterekisterin oletushintaa.

Esimerkiksi 10 kappaletta, ostohinta 20 euroa ja alennus 10 % antavat yksikköhinnaksi 18 euroa ja yhteensä 180 euroa. Jos annat vaihtoehtoiseksi hinnaksi 17 euroa, käytetään 17 euroa kappaleelta ja yhteensä 170 euroa.

Erärivien ja erätapahtumien yksikköhinnat tallentuvat kahden desimaalin tarkkuudella. Tallennetun tapahtuman kokonaishinta muodostuu näistä yksikköhinnoista ja määristä. Useamman desimaalin syötteillä lomakkeen laskelma voi siksi poiketa hieman tallennetusta summasta.

Usean tuotteen vastaanotto: Massaostotapahtuma

Avaa Varaston hallinta → Tuotteet. Valitse tuotteita taulukon valintaruuduilla ja avaa valintaruutusarakkeen Toiminnot-valikosta Massaostotapahtuma.

  1. Jos toiminto näyttää valintalomakkeen, valitse Käytä tuotetaulukon valittuja rivejä tai Valitse Excel-tiedosto ostotapahtumaa varten. Excel-valinnassa voit ladata mallipohjan. Sen sarakkeet ovat tässä järjestyksessä: tuotetunnus, varaston nimi, varastopaikan nimi, määrä ja ostohinta.
  2. Tarkista löydetyt tuotteet ja kohdepaikat. Excel ei luo uusia tuotteita. Jos tuotetunnuksia ei löydy, lomake kysyy, jatketaanko vain löydetyillä tuotteilla. Korjaa puuttuvat tunnukset, jos nekin kuuluvat vastaanottoon.
  3. Anna jokaiselle riville positiivinen määrä, varasto, varastopaikka ja vähintään nollan suuruinen Ostohinta. Tässä hinta on suoraan käytettävä yksikköhinta; tavallisen vastaanoton alennuslaskentaa ei käytetä.
  4. Voit käyttää taulukon yläpuolisia yhteisen määrän, hinnan, varaston ja varastopaikan valintoja. Ne muuttavat useita rivejä, joten tarkista rivikohtainen tulos. Varaston vaihtaminen tyhjentää paikkavalinnan. Poista pois jätettävä rivi sen oikean reunan roskakorikuvakkeella.
  5. Tarkista, ettei sama tuote–varasto–varastopaikka toistu. Saman tuotteen yksikköhinnan pitää olla sama kaikissa tämän vastaanoton paikoissa. Jos samaa tuotetta saapuu eri hinnoilla, tee erilliset vastaanotot.
  6. Avaa tarvittaessa lomakkeen yläosasta Katso ostoerän tiedot. Tarkista yhteiset erätiedot ja kirjaa vastaanotto Osta-painikkeella.

Tuotevalinnan haku käsittelee enintään 5 000 tuotetta. Excelissä raja koskee eri tuotetunnuksia. Jaa suurempi vastaanotto osiin ja tarkista aina lomakkeelle päätynyt tuotelista. Tuotetaulukon kaikkien rivien valinnan haku rajautuu tuotteisiin, joihin sinulla on muokkausoikeus; Excel-vastaanoton tuotehaku käyttää katseluoikeutta ja edellyttää osto-oikeutta.

Massavastaanotto muodostaa yhteisen ostoerän, mutta kirjaukset tehdään taustalla. Ilmoitus taustakäsittelystä kertoo pyynnön vastaanottamisesta, ei kaikkien rivien valmistumisesta. Osa riveistä voi tallentua, vaikka toinen osa epäonnistuu. Tarkista kaikki vastaanotettavat tuotteet, paikkasaldot ja erärivit ennen uusintaa, jotta jo kirjattuja määriä ei vastaanoteta kahdesti.

Myynti selaimessa

  1. Valitse Varastotapahtumat-välilehden työkaluriviltä Myy varastosta.
  2. Valitse Myytävä tuote -osiossa tuote ja tarkista myyntihinta. Anna tarvittaessa alennus tai vaihtoehtoinen yksikköhinta.
  3. Valitse Myydään varastoista -osiossa lähtövarasto, varastopaikka ja siitä luovutettava määrä. Lisää tarvittaessa toinen rivi Lisää uusi varasto -painikkeella. Tarkista riittävä saldo jokaisessa lähtöpaikassa.
  4. Täytä Asiakastiedot-osiossa pakollinen Asiakkaan nimi. Asiakasnumero ja Kontaktin nimi ovat vapaaehtoisia. Asiakkaan nimi ja asiakasnumero saavat olla enintään 50 merkkiä.
  5. Lisää tarvittaessa tapahtuman kuvaus ja valitse lomakkeen Myy-painike.

Myynti käyttää valittujen paikkojen ostoeriä varaston tuotteiden käyttöperiaatteen mukaisesti: FIFO aloittaa vastaanottoajan mukaan vanhimmasta erästä ja LIFO uusimmasta. Vähennys voi jakautua useaan erään. Käyttöperiaate on eri asia kuin varaston arvon laskentaperiaate.

Sekä paikkasaldon että käytettävien ostoerien määrän pitää riittää. Toisen paikan saldo ei automaattisesti kata valitun paikan puutetta. Tavallisen myynnin rivit tallennetaan yhdessä; epäonnistunut rivi estää koko myynnin tallennuksen. Myyntikirjaus tallentaa varastotapahtuman ja asiakastiedot, mutta siitä ei pidä päätellä laskun syntyneen tai lähteneen asiakkaalle.

Vastaanotto ja myynti Androidissa ja iOS:ssa

Avaa sovelluksen Tuotteet-luettelosta tuote. Laajenna tuotetietojen Toiminta-osio sen nuolipainikkeella ja valitse Osta tuote tai Myy tuote.

Osta tuote: valitse varasto ja varastopaikka sekä anna vastaanotettava määrä. Jätä Käytä oletusostohintaa käyttöön, jos haluat tuoterekisterin ostohinnan. Poista valinta käytöstä antaaksesi oman yksikköhinnan. Molemmissa sovelluksissa oman hinnan ja määrän pitää olla suurempia kuin nolla. Valitse lomakkeen Tallenna.

Mobiilivastaanotto kohdistuu kerrallaan yhteen paikkaan ja luo uuden ostoerän nykyhetken vastaanottoajalla. Näillä lomakkeilla ei valita takautuvaa vastaanottoaikaa tai selaimen ostoerän perustietoja, eikä anneta vastaanoton alennusta. Tarvittaessa kirjaa tällainen vastaanotto selaimessa.

Myy tuote: valitse lähtövarasto ja paikka, anna luovutettava määrä sekä tarvittaessa alennus. Täytä asiakkaan nimi ja halutessasi asiakasnumero, kontaktin nimi ja kuvaus. Valitse Tallenna. Molempien sovellusten myynti käyttää tuoterekisterin myyntihintaa ja alennusta; lomakkeilla ei ole selaimen vaihtoehtoista myyntihintaa. Paikka- ja eräsaldojen riittävyys sekä FIFO/LIFO-vähennys toimivat kuten selaimessa.

Tuloksen tarkistaminen ja korjaaminen

Avaa selaimessa Varaston hallinta → Varastot. Tarkista Varastosaldot-välilehdeltä kyseisen tuotteen ja paikan uusi määrä, Ostoerät-välilehdeltä vastaanotettu erä ja sen jäljellä olevat määrät sekä Varastotapahtumat-välilehdeltä kirjauksen tuote, määrä, ajankohta ja hinta. Jos takautuva tapahtuma ei näy, tarkista tapahtumaluettelon aikarajaus. Tarkista massavastaanotossa jokainen rivi taustakäsittelyn jälkeen.

Vastaanotto lisää saldoa ja myynti vähentää sitä. Erän tila muuttuu käytön mukaan vastaanotetusta osittain käytetyksi ja tyhjentyneeksi. Tyhjentyminen ei poista erää tai sen tapahtumahistoriaa.

Kokonaishinta ja Tapahtuman arvo ovat eri tietoja: ensimmäinen kertoo oston tai myynnin hinnan, toinen varastoarvon muutoksen. Esimerkiksi myyntihinta voi poiketa varastosta poistettujen tuotteiden arvosta.

Vastaanotto käynnistää keskiostohintojen laskennan taustalla. MAC eli juokseva keskihinta lasketaan tuotteelle yhteisesti kaikkien varastojen perusteella, joten vastaanotto voi muuttaa saman tuotteen arvostusta myös muualla. Takautuva vastaanotto voi vaikuttaa myöhempiin keskihintoihin ja varastoarvohistoriaan. Saldon päivittyminen ei siksi vielä tarkoita kaikkien arvolaskelmien valmistumista. Katso varastoarvon laskenta ja ostoerien ja keskiostohintojen tarkastelu.

Tallennettua varastotapahtumaa ei muokata jälkikäteen. Selvitä virheen syy ennen korjausta. Inventointi täsmäyttää valitun erän määrän todelliseen saldoon ja tallentaa uuden tapahtuman; se ei poista aiempaa historiaa eikä korvaa tavallista vastaanottoa. Jos määrä on oikein mutta vastaanoton hinta väärin, korjaa ostoerän hintaa saldojen sijaan. Tarkemmat selvitysohjeet ovat saldopoikkeaman selvittämisessä.