Voit aloittaa uuden ostotilauksen tai jatkaa tuotekyselystä. Tarkista tuotteet, hinnat ja toimitustiedot ennen lähettämistä. Tilauksen tallentaminen, lähettäminen toimittajalle ja tavaran vastaanottaminen varastoon ovat erillisiä vaiheita.

Ennen aloittamista

Tämä ohje koskee ostotilauksen käsittelyä selainpalvelussa. Asiakkuudessa pitää olla varasto- sekä tuotekysely- ja ostotilaustoiminnot käytössä. Uuden tilauksen tekemiseen tarvitset luontioikeuden ja tallennetun tilauksen muuttamiseen muokkausoikeuden. Lähettäminen edellyttää lähetysoikeutta. Varastoon vastaanotto edellyttää ostotilauksen muokkausoikeutta, oikeutta ostotapahtuman kirjaamiseen ja pääsyä kohdevarastoon. Samat vastaanoton edellytykset koskevat toteutuneen oston kirjausta.

Tilauksen tuotteiden pitää olla käytössä ja liitettyinä toimittajaan. Jos valitset tuotteen ennen toimittajaa, ainoa toimittaja valitaan automaattisesti. Jos toimittajia on useita, valitset niistä yhden. Samaa tuotetta ei voi valita kahdesti samaan toimittajaosioon. Toimittajien, tuotteiden ja yhteyshenkilöiden perustamisesta kerrotaan ohjeessa Miten lisään toimittajan ja sen tuotteet?

Aloita uusi tilaus tai avaa tallennettu hankinta

Avaa Varaston hallinta → Tuotekysely ja ostotilaus. Valitse sivun yläreunasta Luo uusi tilaus. Valitse Ostotilaus ja sen alta tarkoitukseen sopiva tyyppi:

  • Tavallinen ostotilaus: tilauksen lähettäminen toimittajalle ja toimituksen vastaanottaminen myöhemmin.
  • Toteutuneen oston kirjaus: jo tehdyn oston ja sen vastaanoton kirjaaminen Spotillaan. Tässä tyypissä ei lähetetä ostotilausta toimittajalle eikä tarvita viestipohjaa. Toimittajan yhteyshenkilö tarvitaan kuitenkin vastaanoton kirjaamiseen.

Voit myös valita Tyhjä ostotilaus, jolloin luonnos luodaan heti ilman toimittajia ja tuotteita. Täydennä sitä Lisää toimittaja / tuotteet -välilehdellä valitsemalla toimittaja Toimittaja-hakukentästä. Valinta lisää toimittajaosion. Kun olet lisännyt ja tallentanut osioita, tilaus avautuu tavalliseen käsittelynäkymään.

Tallennetut hankinnat löytyvät sivun Tuotekyselyt ja ostotilaukset -välilehdeltä. Valitse Oletusnäkymässä hankinta luettelosta ja avaa sen ostotilausosan Muokkaa-painike. Taulukkonäkymässä avaa hankinta sen pää­rivin kynäkuvakkeesta. Valitse lomakkeelta Ostotilaus-välilehti, jos hankinnalla on myös tuotekysely.

Jos jatkat tallennetusta kyselystä, avaa lomakkeen Tuotekysely-välilehdellä oikea toimittajaosio ja valitse sen alareunasta Siirrä ostotilauksiin. Toiminto kopioi osion ostotilaukselle luonnokseksi ja lukitsee alkuperäisen kyselyosion. Tallenna muutos. Tarkista ostotilauksen yhteyshenkilö, viestipohja ja toimittajalle lähtevät lisätiedot uudelleen.

Täytä toimittajaosiot ja tallenna luonnos

Kukin toimittajaosio sisältää oman toimittajan, yhteyshenkilön, tuotteet ja käsittelytilan. Lisää tarvittaessa osio Ostotilaus-välilehden yläosan Uusi toimittajaosio -painikkeella. Avaa osio sen otsikosta ja valitse toimittaja sekä tuotteet. Lisää tuoterivejä osion Lisää uusi tuote -painikkeella.

Täytä kullekin tuotteelle Tilattu lkm, Yksikköhinta, tarvittava Toimitusaika sekä Suunniteltu varasto ja Suunniteltu varastopaikka. Varasto ja varastopaikka ovat vastaanoton lähtötietoja: niiden valitseminen ei siirrä tuotteita varastoon, ja todelliset vastaanottopaikat tarkistetaan vastaanotossa. Lomakkeen yläosan Sisäinen tunnus auttaa tunnistamaan hankinnan.

Tarkista osion yläosan Yhteyshenkilö. Toimittajan ensisijainen yhteyshenkilö tai ainoa yhteyshenkilö voidaan valita automaattisesti. Tavallisessa ostotilauksessa tarkista myös Valitse viestipohja. Luonnos voidaan tallentaa ilman yhteyshenkilöä ja viestipohjaa, mutta lähetys ja tavallinen vastaanotto edellyttävät niitä. Toteutuneen oston vastaanotto tarvitsee yhteyshenkilön mutta ei viestipohjaa.

Kirjoita toimittajalle tarkoitetut tiedot osion Tilauksen lisätiedot -kenttään. Sisäiset kommentit jäävät sisäiseen käyttöön. Työn linkitykset, tilauksen yhteiset kommentit ja liitteet käsitellään erikseen; katso Miten liitän ostotilauksen työhön ja täydennän sen viestit?

Lomakkeen alareunan Tallenna tallentaa muutokset ja jättää hankinnan auki. Tallenna ja sulje tallentaa ja sulkee lomakkeen. Sulje tallentamatta hylkää keskeneräiset lomakemuutokset; erikseen jo tallennetut tiedot, kuten työn linkitykset ja kommentit, säilyvät.

Uusi tavallinen ostotilaus ja toteutuneen oston kirjaus tallentuvat ensin Luonnos-tilaan. Tallennus ei lähetä tilausta eikä vastaanota tavaraa. Lähetys ja vastaanotto tehdään tallennetulla tilauksella. Kun lisäät uuden toimittajaosion, tallenna se ennen näitä toimintoja.

Jos organisaatiossa on käytössä LemonERP-ostotilaussynkronointi, myös tallennettu luonnos voi siirtyä automaattisesti LemonERP:iin. Siirto edellyttää muun muassa toimittajan yhdistämistä LemonERP:iin ja tuotteita sisältävää osiota. Kukin toimittajaosio muodostaa siellä oman ostotilauksen. Tämä siirto on eri asia kuin sähköpostin lähettäminen toimittajalle tai vastaanoton kirjaaminen Spotillaan. Katso LemonERP-yhteyden asetukset.

Yksikköhinta ja kokonaishinta

Tuoterivin Yksikköhinta on muokattava tilauskohtainen ostohinta. Tuotetta valittaessa oletus haetaan tässä järjestyksessä:

  1. Valitun toimittajan ja tuotteen liitokselle tallennettu ostohinta: Toimittajahinta.
  2. Jos toimittajahintaa ei ole, tuoterekisterin ostohinta: Rekisterihinta.
  3. Jos kumpaakaan hintaa ei ole, hinnaksi tulee 0 ja lähteeksi manuaalinen hinta.

Myös tallennettu nollahinta on hinta: toimittajan 0-hinta ohittaa tuoterekisterin hinnan. Hinnan vieressä olevan tietokuvakkeen selite kertoo lähteen. Kun kirjoitat hinnan itse, lähteeksi vaihtuu manuaalinen hinta. Rivin hinnan muuttaminen tallentaa hinnan tilaukselle; se ei päivitä tuoterekisterin tai toimittajaliitoksen hintaa.

Hinnan on oltava vähintään nolla. Tyhjä tai virheellinen hinta estää tallennuksen. Myös keskeneräinen tai epäonnistunut oletushinnan lataus estää tallennuksen: käytä hintakentän vieressä olevaa kiertävien nuolien kuvaketta Lataa hinta uudelleen tai anna hinta itse.

Kokonaishinta lasketaan rivin määrän ja yksikköhinnan tulona. Määrän tai hinnan muutoksissa tulos näytetään kahdella desimaalilla. Esimerkiksi 3 tuotetta hintaan 12,50 tuottaa kokonaishinnan 37,50. Laskenta ei lisää toimittajan vastauksessa ilmoitettua ALV:tä eikä tee valuuttamuunnosta. Tilausrivin yksikköhinta tallentuu kahden desimaalin tarkkuudella; tarkista tallennettu hinta, jos syötit enemmän desimaaleja.

Jo tallennettu rivihinta säilyy tilausta avattaessa. Vastaanoton Varastoon otto hinta on erillinen, vastaanottoon tallentuva yksikköhinta, jonka oletuksena käytetään tilausrivin hintaa. Myös Toimittajan ilmoittama yksikköhinta on erillinen vastaustieto: toimittajan vastaus ei yksin muuta tilausrivin tai vastaanoton hintaa.

Tuotteet-paneeli hankinnan apuna

Ostotilauslomakkeen oikean reunan Tuotteet-paneelissa voit hakea tuotetta nimellä tai koodilla kentässä Hae tuotteita. Valitse hakutulos nähdäksesi tuotteen tiedot. Paneelin hinnat ovat yksikkökustannuksia ilman ALV:tä:

  • Toimittajat näyttää tuotteeseen liitetyt, sinulle näkyvät toimittajat ja niiden tallennetut ostohinnat.
  • Viimeisimmät ostotapahtumat näyttää enintään 20 viimeisintä näkyvää varastoon ostamisen tietoriviä uusimmasta alkaen. Kyse on vastaanotoista, ei lähetettyjen ostotilausten luettelosta. Hinta haetaan vastaanoton ostoerätapahtumasta ja toimittaja ostoerän tilausliitoksesta. Toimittajan nimi näkyy vain, jos saat nähdä kyseisen toimittajan. Puuttuva tieto näkyy viivana.
  • Viimeisimmät tuotteen alikulut näyttää enintään 20 viimeisintä tuotteeseen liittyvää alikulua tehtäviltä ja palvelupyynnöiltä, jotka saat nähdä. Mukana voivat olla myös odottavien tuoterivien alikulut. Hinta on alikulun nettoyksikköhinta, ei toimittajaliitoksen ostohinta.

Listoissa ei ole kiinteää kuukausi- tai vuosirajausta. Paneelista valitseminen näyttää tuotteen tiedot; lisää tilattava tuote myös toimittajaosion tuoteriville.

Paneelin tuotetietojen Lisää tuote toimittajalle tallentaa pysyvän tuotteen ja toimittajan liitoksen. Toiminto edellyttää käytössä olevaa tuotetta sekä tuotteen ja valittavan toimittajan muokkausoikeuksia. Valittavissa ovat toimittajat, joita tuotteeseen ei vielä ole liitetty. Lisää tarvittaessa useita eri toimittajia toiminnon Lisää rivi -painikkeella. Anna jokaiselle vähintään nollan suuruinen ostohinta enintään kahdella desimaalilla ja valitse Tallenna ja sulje.

Liitos tallentuu heti erillään ostotilauksen tallennuksesta ja jää käyttöön myöhempiä tilauksia varten. Samaa toimittajaa ei voi lisätä tuotteelle uudelleen. Uusi liitos päivittää kyseisen toimittajan tuotevalintoja avoimella ostotilauksella, mutta ei muuta jo syötettyjä rivihintoja.

Kopioi toimittajaosio

Avaa kopioitavan toimittajaosion yläosan Lisätoiminnot → Kopioi osio. Valitse kopion toimittaja. Kopio syntyy samalle hankinnalle uudeksi luonnososioiksi; tallenna se ja tarkista tuotteet, yhteyshenkilö, viestipohja ja lisätiedot ennen jatkamista.

Samalle toimittajalle kopioitaessa tallennettu rivihinta säilyy. Toiselle toimittajalle kopioitaessa hinnat haetaan uudelleen uuden toimittajan mukaan ja tuotteet, joita siihen ei ole liitetty, jäävät pois kopiosta. Myös tallentamattoman osion toimittajan vaihtaminen poistaa uuden toimittajan valikoimaan kuulumattomat tuotteet ja hakee säilyvien tuotteiden oletushinnat uudelleen. Tallennetun osion toimittajaa ei voi vaihtaa.

Kopiointi edellyttää muokkausoikeutta. Kopioi osio on piilotettu perutulta, valmiilta ja osatoimitetulta osiolta. Jos tällaisen osion hankintaa pitää jatkaa uutena tilauksena, luo uusi ostotilaus ja lisää tarvittavat tuotteet.

Lähetä tilaus ja seuraa vastausta

Tallenna muutokset ja valitse tavallisen ostotilauksen toimittajaosion alareunasta Lähetä ostotilaus. Tarkista vahvistuksessa toimittaja ja vastaanottajan sähköpostiosoite ennen hyväksymistä. Käsittele jokainen toimittajaosio erikseen.

Lähetys edellyttää lähetysoikeutta, kyseiseen toimittajaan kuuluvaa yhteyshenkilöä ja ostotilaukselle tarkoitettua viestipohjaa. Pohjan pitää olla globaali tai kyseisen toimittajan oma. Lähettäminen tallentaa ensin kyseisen osion; muiden osioiden keskeneräiset muutokset kannattaa tallentaa lomakkeen tallennuspainikkeella.

Hyväksytty lähetys asettaa osion tilaan Lähetetty ja luonnoksena olevan ostotilauksen tilaan Aktiivinen. Sähköposti lähetetään taustalla yhteyshenkilön osoitteeseen. Lähetetty-tila ei ole toimittajan vastaanottokuittaus. Viestin vastauslinkki on voimassa seitsemän päivää lähetyksestä.

Kun toimittaja lähettää valmiin vastauksen, osio muuttuu tilaan Odottaa käsittelyä. Avaa vastaus osion alareunan Katso toimittajan vastaukset -painikkeesta. Tarkista hinnat, määrät ja toimitustiedot. Vastaus ei vielä kirjaa tuotteita varastoon.

Lähetetyn tai käsittelyä odottavan osion tietojen muuttaminen palauttaa sen tallennuksessa luonnokseksi ja poistaa vanhan vastauslinkin käytöstä. Lähetä tarkistettu tilaus uudelleen, jos muutokset pitää välittää toimittajalle. Viestipohjien ja toimittajalle näkyvien tietojen tarkempi ohje on artikkelissa ostotilauksen työt ja viestipohjat.

Vastaanota toimitus varastoon

Avaa tallennetun ostotilauksen oikea toimittajaosio ja valitse sen alareunasta Kirjaa varastoon otto. Myös toteutuneen oston kirjaus vastaanotetaan tällä toiminnolla. Yhteyshenkilön pitää olla valittuna ennen kirjausta; tavallinen ostotilaus tarvitsee myös kelvollisen viestipohjan.

Vertaa saapunutta tavaraa tilaukseen ja mahdolliseen toimittajan vastaukseen. Täytä Varastoon otto lkm, tarkista kohdevarasto ja varastopaikka sekä Varastoon otto hinta. Tilausrivin hinta tulee vastaanoton oletukseksi, mutta voit muuttaa vastaanoton hintaa. Toimittajan ilmoittama määrä ja hinta näkyvät erikseen eivätkä todista tavaran saapumista.

Vahvistettu kirjaus lisää tuotteet varastosaldoon, tallentaa ostotapahtumat ja muodostaa toimittajaosioon liittyvän ostoerän. Saman kirjauksen kaikki tuotteet kuuluvat samaan ostoerään. Tuotteen voi jakaa eri varastoihin tai varastopaikkoihin, mutta saman tuotteen hinnan pitää olla sama tämän kirjauksen sisällä. Eri hinnoille tarvitaan erilliset vastaanottokirjaukset. Katso vaihekohtainen ohje Miten vastaanotan ostotilauksen varastoon?

Tilattu lkm kertoo tilausrivin määrän ja Siirretty lkm jo varastoon vastaanotetun määrän. Jos yhdenkin osion tuoterivin vastaanotettu määrä jää alle tilatun määrän, osio on Osatoimitettu. Kun kaikkien rivien vastaanotettu määrä on vähintään tilattu määrä, osio on Valmis. Esimerkiksi 10 tuotteen tilauksesta vastaanotettu 4 jättää 6 vastaanotettavaksi. Loput voi kirjata myöhemmin; aiemmin vastaanotetun tuoterivin viimeinen vastaanotto merkitään jälkitoimitukseksi.

Osatoimituksen jatkaminen tai päättäminen

Osatoimitetulla osiolla voit muuttaa tilattuja määriä ja sisäisiä kommentteja sekä kirjata lisää vastaanottoja. Tuotteiden, toimittajan ja tilausrivien hintojen muuttaminen on lukittu. Osatoimitettua osiota ei voi perua, palauttaa luonnokseksi, kopioida tai poistaa osion Lisätoiminnot-valikosta.

Jos jäljellä olevaa tavaraa ei enää toimiteta, pienennä Tilattu lkm toteutunutta hankintaa vastaavaksi. Kun kaikkien rivien tilatut määrät ovat enintään jo vastaanotetut määrät, osio muuttuu tallennuksessa valmiiksi ilman uutta vastaanottoa. Esimerkiksi määrän pienentäminen 10:stä 4:ään, kun 4 on vastaanotettu, päättää kyseisen rivin loppuosan odottamisen.

Määrän pienentäminen ei vähennä varastosaldoa, peru vastaanottoja tai korjaa ostoerää. Virheellisesti vastaanotettu saldo pitää korjata erikseen; katso Miten selvitän varastosaldon poikkeaman? Valmis osio lukittuu muokkaukselta.

Peruminen ja poistaminen

Vielä vastaanottamattoman, keskeneräisen osion alareunan Aseta luonnokseksi palauttaa sen jatkokäsittelyyn. Aseta peruutetuksi muuttaa osion tilaksi Peruttu ja lukitsee sen muokkaukselta. Peruminen säilyttää osion tiedot eikä tee varastoliikettä. Peruttua tai valmista osiota ei voi palauttaa luonnokseksi.

Osion poistaminen on eri asia kuin peruminen. Muokattavan osion yläosan Lisätoiminnot → Poista osio poistaa valitun toimittajaosion ja sen tuoterivit, kun tallennat lomakkeen. Perutulta, valmiilta ja osatoimitetulta osiolta tämä toiminto on piilotettu.

Koko hankinnan poistat sivun Tuotekyselyt ja ostotilaukset → Taulukkonäkymä -näkymässä hankinnan päärivin roskakorikuvakkeesta. Poisto edellyttää poistamisoikeuksia ja vahvistusta. Se poistaa saman hankinnan tuotekyselyn ja ostotilauksen, niiden toimittajaosiot ja vastaukset sekä ostotilauksen työn linkitykset, yhteiset kommentit ja tiedostot. Linkitetyt tehtävät ja palvelupyynnöt säilyvät.

Jo vastaanotetut ostoerät ja varastotapahtumat säilyvät, mutta niiden liitokset poistettuun toimittajaosioon ja tilausriveihin tyhjennetään. Poistaminen ei palauta vastaanotettua tavaraa pois varastosta. Tilausliitoksen kautta saatava toimittajatieto voi tämän jälkeen puuttua esimerkiksi Tuotteet-paneelin ostotapahtumista.

Tarkista lopputulos tallennetulta tilaukselta

Avaa hankinta uudelleen ja tarkista tilausnumero, tuotteet, tallennetut hinnat, yhteyshenkilöt sekä kunkin toimittajaosion tila. Lähetyksen jälkeen tarkista Lähetetty-tila ja lähetyspainikkeen selitteestä viimeisin lähetys ja vastaussivun voimassaolo. Vastaanoton jälkeen tarkista Siirretty lkm, vastaanottopaikkojen saldot ja osion yläosassa näkyvä varastotapahtumien kuvake, jonka selite on Toimittajaosion varastotapahtumat.

Koko ostotilaus muuttuu valmiiksi, kun kaikki toimittajaosiot ovat valmiita tai peruttuja. Siksi tilauksen Valmis-tila ei yksin osoita, että kaikki alun perin suunnitellut tuotteet olisi vastaanotettu: tarkista myös osioiden tilat, tilatut määrät ja Siirretty lkm.

Työhön linkitetyn ostotilauksen tietoja, kommentteja ja liitteitä voi tarkastella myös Androidissa ja iOS:ssä kyseisen työn Ostotilaus-osiossa käyttöoikeuksien mukaan. Työn linkitysten ja mobiilissa näkyvien tietojen ohje on artikkelissa ostotilauksen työt ja viestipohjat.