Toimittajan tiedot kokoavat ostamiseen tarvittavat yhteystiedot ja tuotekohtaiset tiedot. Asiakasrekisteriä käytetään puolestaan organisaatiosi asiakkaille. Samalle tuotteelle voi tallentaa eri toimittajien tuotekoodit, hinnat ja toimitustiedot.
Ennen aloittamista
Tämä ohje koskee selainpalvelua. Palvelussanne pitää olla varasto- ja ostotilaustoiminnot käytössä. Tarvitset toimittajien lukuoikeuden ja uuden toimittajan luontioikeuden. Tallennetun toimittajan ylläpito ja tuotteiden liittäminen edellyttävät toimittajan muokkausoikeutta. Tuotteiden valintalista näyttää käyttöoikeuksiesi mukaiset tuotteet.
Manageriroolissa toimittajien oikeudet kuuluvat ryhmään Toimittajat ja viestipohjat, joka määrää myös ostamisen viestipohjien oikeuksia. Tarvittaessa pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeudet. Katso managerikäyttäjän oikeuksien määrittäminen.
Luo toimittaja ja täytä perustiedot
- Avaa sivuvalikosta Varaston hallinta → Toimittajat ja valitse sivun Luo uusi toimittaja.
- Täytä lomakkeen Perustiedot-välilehdellä Nimi. Nimi on pakollinen, eikä sama nimi saa olla toisella toimittajalla.
- Täytä tarvittaessa Toimittajanumero, Y-tunnus ja osoitetiedot. Toimittajanumero on vapaaehtoinen, mutta annetun numeron pitää olla yksilöllinen.
- Tarkista Tila. Uuden toimittajan oletus on Aktiivinen.
Poistettu on tallennettava tila: se säilyttää toimittajan ja sen liitokset. Se ei ole sama asia kuin toimittajan varsinainen poistaminen. Tila rajaa toimittajan pois vain valinnoista, jotka hakevat aktiivisia toimittajia; se ei takaa poistumista kaikista toimittajalistoista.
Lisää yhteyshenkilöt
Avaa lomakkeen Yhteyshenkilöt-välilehti ja valitse Luo uusi yhteyshenkilö. Anna yhteyshenkilön Nimi ja kelvollinen Sähköposti; molemmat ovat pakollisia. Puhelinnumero ja Kieli ovat vapaaehtoisia.
Valitse tarvittaessa Ensisijainen yhteyshenkilö. Ensisijaisia voi olla vain yksi: uuden ensisijaisen valitseminen poistaa aiemman valinnan. Uudessa hankinnan toimittajaosiossa vastaanottajaksi valitaan ensisijainen yhteyshenkilö tai, jos ensisijaista ei ole, toimittajan ainoa yhteyshenkilö. Jos yhteyshenkilöitä on useita eikä ensisijaista ole, valitse vastaanottaja itse.
Hyväksy yhteyshenkilön tiedot hänen lomakkeensa Luo uusi yhteyshenkilö -painikkeella. Muokkaaminen onnistuu yhteyshenkilörivin kynäkuvakkeesta ja Päivitä yhteyshenkilön tietoja -painikkeella. Nämä toiminnot muuttavat vasta avoimen toimittajalomakkeen tietoja: myös toimittaja pitää tallentaa.
Kun perustiedot ja yhteyshenkilöt ovat valmiit, valitse toimittajalomakkeen alareunasta Luo uusi toimittaja. Onnistuneen tallennuksen jälkeen avautuu tallennetun toimittajan muokkauslomake. Myöhemmin avaat sen napsauttamalla toimittajan korttia Toimittajat-sivulla. Perustietojen, yhteyshenkilöiden ja ensisijaisuusvalinnan muutokset tallennetaan alareunan Päivitä toimittajan tietoja -painikkeella.
Yhteyshenkilön kieli ja viestipohjan kieli
Yhteyshenkilön Kieli ohjaa toimittajan vastaussivun kieltä. Uutta tuotekyselyä tai tavallista ostotilausosiota luotaessa se auttaa myös viestipohjan automaattivalinnassa: ensin etsitään kyseisen toimittajan omaa pohjaa samalla kielellä, sitten muuta saatavilla olevaa saman kielistä pohjaa. Jos sopivaa pohjaa ei löydy, valitse pohja itse.
Lähtevän kysely- tai tilaussähköpostin kieli määräytyy valitusta viestipohjasta, ei suoraan yhteyshenkilön kielestä. Jos pohjan kieli puuttuu, lähetyksen oletuskieli on suomi. Tallennettua hankintaosiota muokattaessa pohjaa ei valita tämän automatiikan avulla uudelleen. Toteutuneen oston kirjauksessa automatiikkaa ei käytetä.
Tarkista siksi jokaisen lähetyksen yhteydessä toimittajaosion vastaanottaja ja Valitse viestipohja -painikkeella valittu pohja. Kun yhteyshenkilö vaihtuu, päivitä rekisteri ja tarkista vastaanottaja seuraavalla kyselyllä tai tilauksella. Tallennettu yhteystieto ei korvaa lähetyksen yhteydessä tehtävää vastaanottajan tarkistusta. Katso myös tuotekyselyn lähettäminen.
Liitä tuotteet tallennetulle toimittajalle
Tuotteet-välilehti tulee käyttöön vasta toimittajan tallentamisen jälkeen. Valitse sieltä Liitä tuotteita. Valintaikkunassa valitse haluamasi tuotteet rivien pluskuvakkeista ja hyväksy Tallenna-painikkeella. Valittu tuote näkyy valintamerkillä.
Tuotteet valitaan olemassa olevasta tuoterekisteristä, ja niiden pitää olla käytössä. Jos tuote puuttuu, luo tuote ensin. Sama tuote voi kuulua usealle toimittajalle, mutta saman toimittajan ja tuotteen liitos voi esiintyä vain kerran. Liittäminen tallentuu heti erillään toimittajan perustiedoista.
Täytä toimittajakohtaiset tuotetiedot
Muokkaa Tuotteet-välilehden taulukon kenttää kaksoisnapsauttamalla solua. Rivin kynäkuvake avaa hinnan, toimitusajan, saldon, alennuksen ja alkuperämaan muokkauslomakkeen; hyväksy siinä muutos Tallenna-painikkeella. Toimittajan tuotekoodi muokataan taulukon solussa.
- Toimittajan tuotekoodi on toimittajan käyttämä tunnus, joka on erillinen tuoterekisterin tuotekoodista. Sen enimmäispituus on 256 merkkiä.
- Toimittajan ilmoittama yksikköhinta on tälle toimittajan ja tuotteen liitokselle tallennettava ostohinta. Se voi olla nolla, mutta ei negatiivinen.
- Toimitusaika (Päivät) annetaan kokonaisina päivinä, vähintään nolla. Se on toimitusajan pituus, ei toimituspäivämäärä.
- Toimittajan varastosaldo kuvaa toimittajalle kirjattua saldoa, ei oman varastosi saldoa. Arvo ei saa olla negatiivinen. Sen muuttaminen ei vastaanota tuotteita omaan varastoon.
- Alennukset-kentässä annetaan alennusprosentti väliltä 0–100.
- Alkuperämaa on vapaaehtoinen maavalinta.
Nämä lisätiedot voi jättää tyhjiksi. Hinta, saldo ja alennus tallentuvat kahden desimaalin tarkkuudella; käytä niitä syöttäessä enintään kahta desimaalia ja tarkista tallentunut arvo.
Uuden ostotilausrivin oletushinnaksi tulee toimittajaliitoksen ostohinta. Jos se puuttuu, käytetään tuoterekisterin ostohintaa, ja jos sekin puuttuu, hinnaksi tulee nolla. Myös annettu nollahinta ohittaa tuoterekisterin hinnan. Alennusprosenttia ei automaattisesti vähennetä tästä oletushinnasta: esimerkiksi toimittajahinnalla 100 ja alennuksella 10 oletushinta on edelleen 100. Tarkista tilauksen lopullinen yksikköhinta erikseen. Rekisterihinnan muuttaminen ei päivitä jo tallennettuja tilausrivihintoja. Tarkempi hinnan käsittely kuvataan ostotilausohjeessa.
Joukkopäivitys ja muutosten tallentuminen
Jos haluat muuttaa usean tuotteen tietoja, rastita halutut rivit Tuotteet-välilehden taulukossa ja valitse sen yläpuolelta Joukkopäivitys. Täytä yhteiset arvot ja hyväksy ne avautuvan lomakkeen tallennuspainikkeella.
Joukkopäivityksessä tyhjä numerokenttä jättää aiemman arvon ennalleen. Tämä koskee myös kynäkuvakkeen kautta avattua yhden tuotteen lomaketta. Jos haluat poistaa numerotiedon, tyhjennä sen solu suoraan taulukossa. Alkuperämaan Tyhjä-valinta poistaa aiemman maan.
Tuotteiden liittäminen, solumuutokset, kynäkuvakkeen lomakkeella hyväksytyt muutokset ja joukkopäivitykset tallentuvat erillisillä päivityksillä. Solumuutos lähetetään tallennettavaksi, kun päätät solun muokkauksen. Toimittajalomakkeen Peruuta sulkee lomakkeen, mutta ei kumoa näitä tallennuksia. Jos saat virheilmoituksen, korjaa tieto ja tarkista tallentuminen avaamalla toimittaja uudelleen.
Liitokset, tiedostot ja poistaminen
Tuoterivin roskakorikuvake poistaa vahvistuksen jälkeen vain tuotteen ja toimittajan liitoksen, ei tuotetta tuoterekisteristä. Aktiivisilla hankintaosioilla olevasta tuotteesta näytetään varoitus. Poisto tallentuu heti, eikä toimittajalomakkeen Peruuta kumoa sitä.
Yhteyshenkilöt-välilehden rivin roskakorilla poistat yhteyshenkilön. Jo tallennetun yhteyshenkilön poisto tallentuu heti vahvistuksen jälkeen. Vielä tallentamaton yhteyshenkilö poistuu vain avoimelta lomakkeelta. Hankinnan toimittajaosioon liitettyä yhteyshenkilöä ei voi poistaa, vaikka osio olisi jo päättynyt.
Voit lisätä toimittajan omia tiedostoja Perustiedot-välilehden Tiedostot-osiossa painikkeella Valitse tiedostoja. Uutta toimittajaa luotaessa valitut tiedostot ladataan toimittajan tallennuksen jälkeen. Tallennetulle toimittajalle uuden tiedoston lataus alkaa heti, eikä lomakkeen Peruuta poista ladattua tiedostoa. Tarkista latauksen valmistuminen. Tallennetun toimittajan Sopimukset-välilehdellä näet siihen liitettyjä sopimuksia.
Varsinainen toimittajan poistaminen tehdään tallennetun toimittajan lomakkeen alareunan Poista-painikkeella. Se edellyttää poisto-oikeutta ja vahvistusta. Poistaminen estyy, jos toimittajalla on hankinnan toimittajaosioita tai sopimuksia; tarkistus ei rajaudu aktiivisiin. Onnistunut poisto poistaa myös toimittajan yhteyshenkilöt, tuoteliitokset, tiedostot ja omat viestipohjat. Tuoterekisterin tuotteet säilyvät.
Tarkista lopputulos
Avaa toimittajan kortti uudelleen ja tarkista nimi, tila, yhteyshenkilöt ja ensisijaisuus. Tarkista Tuotteet-välilehdeltä, että oikeat tuotteet ja toimittajakohtaiset arvot ovat tallentuneet. Tarkista ensimmäisessä kyselyssä tai tilauksessa vielä vastaanottaja, viestipohja ja hinnat ennen lähettämistä.
Androidin ja iOS:n tuotetiedoissa Toimittajat: näyttää tuotteeseen liitettyjen toimittajien nimet. Tämä nimilista on tuotetietojen katselua; tässä ohjeessa kuvattu toimittajan perustaminen ja ylläpito tehdään selaimessa.