Tuotekyselyllä pyydät toimittajalta tuotteiden hinta- ja toimitustietoja. Samassa kyselyssä voi olla useita toimittajaosioita, joilla on omat tuotteet, vastaanottajat, viestit ja vastaukset. Kyselyn lähettäminen tai toimittajan vastaus ei vielä kirjaa tuotteita varastoon.

Edellytykset

Tee tämän ohjeen vaiheet selaimessa. Palvelussanne pitää olla varasto- ja ostotilaustoiminnot käytössä. Tarvitset tuotekyselyn luontioikeuden uuden kyselyn tekemiseen, lukuoikeuden sen tarkasteluun ja muokkausoikeuden tallennettujen osioiden käsittelyyn. Lähetys tarkistaa lisäksi lähetysoikeuden; manageriroolissa kyselyn luonti- tai muokkausoikeus antaa myös lähetysoikeuden. Ostotilaukseen siirtäminen ja tallentaminen edellyttävät erikseen ostotilauksen luonti- tai muokkausoikeutta sen mukaan, onko hankinnalla jo ostotilaus.

Toimittajalla pitää olla kysyttävät tuotteet ja vastaanottava yhteyshenkilö sähköpostiosoitteineen. Uusille riveille valittavan tuotteen pitää olla käytössä. Samaa tuotetta ei voi lisätä samaan toimittajaosioon kahdesti. Täydennä puuttuvat perustiedot ohjeen toimittajan ja sen tuotteiden lisääminen avulla.

Luo kysely ja täytä toimittajaosiot

  1. Avaa Varaston hallinta → Tuotekysely ja ostotilaus. Valitse sivun yläreunasta Luo uusi tilaus, valitse avautuvassa ikkunassa Tuotekysely ja vahvista Valitse-painikkeella.
  2. Tuotekysely-välilehdellä on ensimmäinen toimittajaosio valmiina. Valitse sen yläosasta Toimittaja ja Yhteyshenkilö. Vastaanottajaksi voi valikoitua ensisijainen yhteyshenkilö tai toimittajan ainoa yhteyshenkilö. Tarkista aina nimi ja sähköpostiosoite.
  3. Valitse osion tuoteriviltä Tuote ja täytä Tuotteiden lkm. Tuotevalikoima rajautuu valittuun toimittajaan. Lisää muita rivejä tuoterivien alla olevalla Lisää uusi tuote -painikkeella. Tämä lisää kyselyrivin olemassa olevalle tuotteelle.
  4. Tarkista rivin Yksikköhinta ja Kokonaishinta. Voit myös valita Suunniteltu varasto ja sen jälkeen Suunniteltu varastopaikka. Ne kuvaavat suunnitelmaa eivätkä tee varastoon vastaanottoa.
  5. Valitse osion yläosasta Valitse viestipohja. Tarkista esikatselusta sähköpostin aihe, sisältö ja kieli sekä valitse kyselylle sopiva pohja.

Lisää toinen toimittaja välilehden yläosan Uusi toimittajaosio -painikkeella. Valitse avautuvassa ikkunassa toimittaja ja vahvista samalla nimellä olevalla painikkeella. Tarkista jokaisen osion vastaanottaja, tuotteet, määrät ja viestipohja erikseen.

Viestipohjan pitää olla tuotekyselyä varten sekä joko kyseisen toimittajan oma tai Globaali. Uuden osion yhteyshenkilön valinta voi valita pohjan automaattisesti hänen kielensä perusteella: ensin etsitään toimittajan omaa samankielistä pohjaa ja sitten muuta samankielistä pohjaa. Tarkista valinta silti. Pohjien tekeminen ja sisältö on kuvattu ohjeessa ostamisen viestipohjat.

Tuoterivien alla oleva Sisäiset kommentit on omaan käyttöön, eikä sitä välitetä toimittajalle. Toimittajalle tarkoitetut kyselyn tarkennukset kuuluvat viestipohjan sisältöön. Tilauksen lisätiedot on käytettävissä vasta ostotilausosiossa.

Mistä kyselyrivin hinta tulee?

Tuotteen valinta hakee yksikköhinnan ensisijaisesti tuotteen ja valitun toimittajan välisen liitoksen ostohinnasta. Jos se puuttuu, käytetään tuoterekisterin ostohintaa. Jos kumpikin puuttuu, hinnaksi tulee 0. Tallennettu nolla on hinta: esimerkiksi toimittajahinnan ollessa 0 rekisterihintaa ei käytetä sen tilalla.

Voit muuttaa yksikköhintaa käsin. Muutos tallentuu kyselyriville eikä päivitä tuoterekisterin tai toimittajaliitoksen ostohintaa. Hinnan vieressä oleva tietokuvake kertoo, onko lähteenä toimittajahinta, rekisterihinta vai manuaalinen hinta. Tallennettua rivihintaa ei haeta uudelleen vain siksi, että avaat kyselyn myöhemmin.

Kokonaishinta on määrä × yksikköhinta. Esimerkiksi 3 tuotetta hinnalla 12,50 tuottaa 37,50. Määrän tai yksikköhinnan muutoksen jälkeen laskettu näyttö esitetään kahdella desimaalilla. Laskenta ei lisää arvonlisäveroa, sovella toimittajan alennusprosenttia tai muunna valuuttaa. Tämä kyselyrivin laskelma on eri tieto kuin toimittajan myöhemmin ilmoittama hinta.

Jos hinnan lataus epäonnistuu, käytä yksikköhinnan vierelle ilmestyvää kiertävien nuolten kuvaketta, jonka vihjeteksti on Lataa hinta uudelleen, tai anna hinta itse. Tallennus ja lähetys estyvät, jos hinta on tyhjä, virheellinen, negatiivinen tai vielä latautumassa. Nolla hyväksytään.

Tallenna ja lähetä

Lomakkeen alareunan Tallenna tallentaa osioiden kenttämuutokset ja jättää hankinnan auki. Tallenna ja sulje tallentaa samat muutokset ja sulkee lomakkeen. Korjaa ilmoitetut puuttuvat tai virheelliset tiedot, jos tallennus ei onnistu. Tallennus ei lähetä viestiä.

Tallenna uusi kysely ensin. Valitse sitten tallennetun toimittajaosion alareunasta Lähetä tuotekysely. Tarkista vahvistuksessa toimittaja sekä vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite ennen hyväksymistä. Lähetys tallentaa kyseisen osion senhetkiset tiedot ja jonottaa sähköpostin valitulle yhteyshenkilölle. Lähetä jokainen toimittajaosio erikseen; muiden osioiden keskeneräiset muutokset tallennetaan lomakkeen tallennuspainikkeella.

Onnistuneessa lähetyksessä osio muuttuu Lähetetty-tilaan, lähetyspainikkeen laskuri kasvaa ja luonnoksena ollut kysely muuttuu Aktiivinen-tilaan. Tila ja onnistumisilmoitus kertovat lähetyksen käynnistämisestä, eivät siitä, että sähköposti on saapunut vastaanottajan postilaatikkoon. Sulje tallentamatta hylkää vain keskeneräiset lomakemuutokset; se ei peru jo tehtyä lähetysoperaatiota.

Vastauslinkki ja kyselyn muuttaminen

Selainlähetyksen vastauslinkki on voimassa seitsemän kalenteripäivää lähetyspäivän alusta palvelun aikavyöhykkeessä. Jos lähetät kyselyn 5.10., vastaussivu on normaalisti käytettävissä 11.10. loppuun ja sulkeutuu 12.10. alkaessa. Voimassaolo ei siis ole täsmälleen 168 tuntia lähetyskellonajasta. Lähetyspainikkeen vihjeessä näkyvä umpeutumiskellonaika voi poiketa tästä vastaussivun todellisesta rajasta.

Lopullinen vastaus sulkee linkin jo ennen määräajan päättymistä. Jos linkki vanhenee ennen vastaamista, voit lähettää muokattavissa olevan osion uudelleen. Uudelleenlähetys päivittää voimassaolon lähtöajan ja kasvattaa lähetyslaskuria.

Jos muutat jo lähetettyä tai käsittelyä odottavaa osiota, se voi palautua seuraavassa tallennuksessa Luonnos-tilaan ja vanha vastauslinkki poistuu käytöstä. Osion alareunan Aseta luonnokseksi tekee saman tilamuutoksen heti vahvistuksen jälkeen. Lähetä päivitetyt tiedot erikseen uudelleen. Aiemmat tallennetut vastaukset säilyvät tarkasteltavina.

Käsittele vastaus ja siirrä ostotilaukseen

Toimittajan lopullinen vastaus muuttaa osion Odottaa käsittelyä -tilaan. Avaa tallennettu kysely uudelleen ja valitse osion alareunasta Katso toimittajan vastaukset. Tarkista tuotteet, määrät, yksikköhinnat, valuutta, ALV, toimitusaika, lisätiedot ja liitteet. Jos vastauksia on useita, voit selata niitä vastausikkunan nuolilla. Toimittajan omat vaiheet ovat ohjeessa tuotekyselyyn vastaaminen.

Kun päätät tehdä tilauksen, valitse kyselyosion alareunasta Siirrä ostotilauksiin ja hyväksy vahvistus. Toiminto avaa saman hankinnan Ostotilaus-välilehden ja tekee siihen uuden toimittajaosion luonnoksena.

Siirto kopioi kyselyosion nykyiset tuoterivit, määrät, saman toimittajan rivihinnat, suunnitellut varastot ja varastopaikat sekä sisäiset kommentit. Toimittajan vastauksen hinnat ja määrät eivät siirry automaattisesti tilausriveille. Vertaa tilausluonnosta vastaukseen ja muuta rivit sovittujen ehtojen mukaisiksi. Mukaan kelpaavat vain edelleen kyseiseen toimittajaan liitetyt tuotteet; tarkista siksi myös rivien määrä.

Siirto pyrkii palauttamaan saman yhteyshenkilön. Tarkista palautunut vastaanottaja ja tilaukselle valittu viestipohja: kyselyn viestipohjaa ei kopioida tilauksen pohjaksi. Täydennä tarvittaessa ostotilausosion Tilauksen lisätiedot. Tallenna lomake, jotta tilausluonnos ja alkuperäisen osion Siirretty ostotilauksiin -tila tallentuvat. Alkuperäinen osio lukittuu. Siirto ja tallennus eivät lähetä ostotilausta toimittajalle; lähetys tehdään erikseen ostotilausosiosta.

Jos et jatka hankintaa, voit valita kyselyosion alareunasta Aseta peruutetuksi. Vahvistettu toiminto tallentaa Peruttu-tilan heti, sulkee vastauslinkin ja lukitsee osion. Se ei poista osiota tai aiempia vastauksia eikä lähetä toimittajalle peruutusviestiä.

Varmista lopputulos

Avaa hankinta tallennuksen jälkeen uudelleen. Tarkista kyselyn osioiden tilat ja lähetyslaskurit. Siirron jälkeen tarkista sekä Tuotekysely-välilehden lukittu alkuperäinen osio että Ostotilaus-välilehden tallennettu luonnos ja sen rivit.

Koko kysely muuttuu Valmis-tilaan, kun siinä ei ole enää luonnoksia, lähetettyjä tai käsittelyä odottavia osioita. Kaikki osiot voivat esimerkiksi olla siirrettyjä ostotilauksiin tai peruttuja. Valmis kysely ei siis todista tuotteiden toimittamista tai vastaanottoa.

Tuotteiden saldo kasvaa vasta erillisessä ostotilauksen varastoon vastaanotossa. Androidin ja iOS:n työhön liitetyn ostotilauksen katselu on erillinen toiminto, jota käsitellään ohjeessa ostotilauksen liittäminen työhön ja viestit.