Liitä hankinta tehtävään tai palvelupyyntöön, kun sen pitää löytyä myös kyseisen työn yhteydestä. Tarkista ensin, että valitset oikean työn ja toimittajaosion.
- Avaa kysely tai ostotilaus.
- Lisää siihen liittyvät tehtävät tai palvelupyynnöt niille varatuissa valinnoissa.
- Lisää tarpeelliset kommentit ja liitteet.
- Tarkista, mitkä lisätiedot välittyvät toimittajalle ja mitkä ovat sisäisiä.
- Valitse Tallenna kaikki osiot ennen poistumista.
Viestipohjia muokataan ostamisen sähköpostipohjissa. Luo tai avaa pohja, täytä sen sisältö ja tallenna. Valitse tarkoitukseen sopiva pohja toimittajaosiolle ennen kyselyn tai tilauksen lähettämistä.
Työhön liittäminen auttaa seuraamaan hankintaa, mutta varastoon vastaanotto tehdään edelleen omalla toiminnollaan. Tarkista myös liitteet lähetyksen yhteydessä: sisäinen kommentti ja toimittajalle tarkoitettu lisätieto palvelevat eri tarkoituksia.
Kun kopioit toimittajaosion tai tilauksen, käy työn liitokset, vastaanottaja ja viestin sisältö läpi uudelleen ennen lähettämistä.