Liitä ostotilaus tehtävään tai palvelupyyntöön, kun hankinnan pitää löytyä myös kyseisen työn yhteydestä. Ostotilauksen yhteiset kommentit ja tiedostot tukevat sisäistä yhteistyötä. Toimittajalle lähetettävä viesti valmistellaan erikseen toimittajaosion yhteyshenkilön, viestipohjan ja lisätietojen avulla.

Liittämisen edellytykset

Selainkäyttö edellyttää, että varasto- ja ostotilaustoiminnot ovat käytössä palvelussanne. Linkityksen lisäämiseen ja poistamiseen tarvitset muokkausoikeuden sekä ostotilaukseen että valitsemaasi tehtävään tai palvelupyyntöön. Pelkkä työn näkyminen haussa ei takaa, että voit linkittää sen. Ostotilauksen yhteisen kommentin lisääminen selaimessa edellyttää ostotilauksen muokkausoikeutta.

Linkitys kuuluu koko ostotilaukseen, ei yksittäiseen toimittajaosioon. Voit linkittää samaan ostotilaukseen useita tehtäviä ja palvelupyyntöjä. Pelkkään tuotekyselyyn työn linkityksiä, yhteisiä kommentteja ja tiedostoja ei voi lisätä: niiden välilehdet tulevat käyttöön, kun hankinnalla on tallennettu ostotilaus. Myös tyhjään ostotilaukseen voi lisätä nämä tiedot.

Etsi ja linkitä oikea työ selaimessa

  1. Avaa Varaston hallinta → Tuotekysely ja ostotilaus ja avaa tallennettu hankinta luettelosta. Valitse hankinnan lomakkeelta Linkitetyt tehtävät tai Linkitetyt palvelupyynnöt.
  2. Kirjoita hakukenttään työn tunnistamiseen sopivaa tekstiä ja tarkista hakutuloksen lisätiedot.
  3. Valitse työ ja paina Linkitä tehtävä tai Linkitä palvelupyyntö. Linkitys tallentuu heti. Tarkista, että oikea työ ilmestyy linkitettyjen töiden luetteloon.

Tehtävähaku etsii tekstiä tehtävän otsikosta, kuvauksesta ja Spotin nimestä. Kentässä lukee Hae tehtävänumerolla, mutta tehtävänumero ei ole tämän haun hakuperuste. Käytä esimerkiksi otsikon osaa tai Spotin nimeä. Tuloksessa näkyvät otsikko, tilaa kuvaava kuvake sekä saatavilla olevat eräpäivä, suorittajat, Spot, kansio ja asiakastieto.

Palvelupyyntöhaku etsii otsikosta, kuvauksesta, ilmoittajan nimestä ja Spotin nimestä. Voit hakea myös palvelupyynnön numerolla: esimerkiksi #123 hakee numeroa 123. Hakutekstin numerot yhdistetään numerohakua varten, ja myös tekstiosumat voivat näkyä. Tuloksessa näkyvät otsikko, tilaa kuvaava kuvake, luontipäivä, kategoria sekä saatavilla olevat Spot, palvelupyynnön numero ja vastuurooli.

Haku näyttää enintään 50 uusinta käyttöoikeuksiesi mukaista osumaa. Ilman hakutekstiä näkyvät uusimmat työt. Tarkenna hakua, jos et löydä etsimääsi. Haku ei rajaudu avoimiin töihin: myös muissa tiloissa olevat työt voivat löytyä.

Linkitetyn työn nimestä voit avata sen tiedot. Rivin roskakorilla poistat vahvistuksen jälkeen vain linkityksen; tehtävä, palvelupyyntö ja ostotilaus säilyvät. Samaa työtä ei voi linkittää samaan ostotilaukseen kahdesti.

Lisää yhteinen kommentti tai tiedosto

Hankinnan lomakkeen Kommentit-välilehdellä kirjoita kommentti ja valitse Lisää kommentti. Kommentti tallentuu heti. Tiedostot-välilehdellä lisää liite painikkeella Valitse tiedostoja. Lataus käynnistyy valinnan jälkeen erikseen lomakkeen tallennuksesta. Odota sen valmistumista ja tarkista, että tiedosto näkyy liiteluettelossa ja avautuu.

Kommentit ja tiedostot kuuluvat koko ostotilaukseen. Ne ovat nähtävissä myös linkitettyjen töiden kautta Androidissa ja iOS:ssä; niitä ei tarvitse lisätä erikseen jokaiselle työlle.

Toimittajaosion Sisäiset kommentit ovat eri asia kuin ostotilauksen yhteiset kommentit. Sisäisiä kommentteja ei näytetä toimittajalle. Ostotilauksen toimittajaosion Tilauksen lisätiedot puolestaan näkyvät toimittajalle sähköpostin linkistä avautuvalla sivulla. Ostotilauksen yhteiset kommentit ja tiedostot eivät automaattisesti siirry toimittajan sähköpostiin tai vastaussivulle.

Avaa ostotilaus mobiilissa

Avaa linkitetty tehtävä tai palvelupyyntö ja etsi sen tiedoista Ostotilaus – numero -osio. Tarkista numero, jos työhön on linkitetty useita tilauksia. Mobiilissa kommenttien ja tiedostojen lukeminen edellyttää lukuoikeutta vähintään yhteen ostotilaukseen linkitettyyn tehtävään tai palvelupyyntöön. Kommentin tai liitteen lisääminen edellyttää vastaavaa muokkausoikeutta. Työn näkymä voi lisäksi rajoittaa lisäämistoimintoja työn oikeuksien ja tilan perusteella.

Android: avaa osion sisältö nuolen kohdalta. Kommenttialue avaa ostotilauksen kommenttilistan. Kun lisääminen on käytettävissä, valitse listassa Lisää kommentti, kirjoita teksti ja tallenna se. Liite lisätään osion Liitetiedostot-otsikon vieressä olevalla kuvakepainikkeella. Liitteen lisäämispainike on piilotettu työn lukutilassa.

iOS: avaa kommenttilista Ostotilaus-osion kommenttipainikkeesta. Käytä listan lisäämistoimintoa, jos se on käytettävissä. Ostotilaus-osiossa on erillinen liitteiden lisäyspainike. Tehtävän lukutila estää liitteiden lisäämisen; palvelupyynnön kommenttien lisäämiseen vaikuttavat sen tila ja kommentointioikeudet.

Androidin ajantasaisuusrajoitus: osion kommentti- ja liitesisältö voi jäädä vanhaksi, jos molempien listojen lukumäärät pysyvät samoina, vaikka sisältö olisi muuttunut. Pelkkä osion sulkeminen ja avaaminen ei siksi takaa päivitystä. Tarkista epäselvä sisältö selaimen ostotilauksen Kommentit- tai Tiedostot-välilehdeltä.

Kenelle ilmoitukset menevät?

Työlinkityksen lisäämisestä, uuden yhteisen kommentin tallentamisesta ja liitteen valmistuneesta latauksesta muodostetaan mobiili-ilmoituksia linkitettyjen töiden kautta. Tehtävillä vastaanottajat määräytyvät suorittajien ja suorittajaroolien mukaan. Palvelupyynnöillä ilmoitus kohdistuu vastuussa olevalle mobiiliroolille sekä ilmoittajalle, jos palvelupyynnön sähköpostiosoite vastaa mobiilikäyttäjän käyttäjätiliä. Ilmoituksen saaminen riippuu myös mobiili-ilmoitusten vastaanotosta.

Uudesta kommentista ja tiedostosta lähetetään lisäksi sähköposti hankinnan luojalle, jos hänellä on kelvollinen sähköpostiosoite. Työlinkityksen lisääminen ei käynnistä tätä sähköpostia. Nämä ilmoitukset ovat erillisiä toimittajalle lähetettävästä kyselystä tai tilauksesta.

Kommentti-ilmoituksesta avaaminen: sekä Android että iOS avaavat ostotilauksen kommenttilistan ilman kommentin lisäämisaluetta, vaikka käyttäjällä olisi työn muokkausoikeus. Lisää uusi kommentti avaamalla linkitetty työ ja sen oma Ostotilaus – numero -osio. Ilmoituksesta puuttuva lisäämistoiminto ei yksin osoita oikeuden puuttumista eikä työn peruuntumista. Linkitystä tai tiedostoa koskeva ilmoitus avaa linkitetyn työn tiedot.

Tallenna lomakkeen muutokset

Hankinnan lomakkeella käytetään seuraavia painikkeita:

  • Tallenna tallentaa lomakkeen kysely- ja ostotilausosioiden muutokset ja jättää hankinnan auki. Muokkauksessa palaat samalle välilehdelle.
  • Tallenna ja sulje tallentaa samat muutokset ja sulkee lomakkeen.
  • Sulje tallentamatta sulkee lomakkeen tallentamatta keskeneräisiä kenttämuutoksia. Jo tallennetut linkitykset, kommentit ja valmistuneet tiedostolataukset säilyvät.

Korjaa puuttuvat pakolliset tiedot, jos tallennus ei onnistu. Tallentaminen ei lähetä viestiä toimittajalle. Jos muutat jo lähetetyn tai käsittelyä odottavan toimittajaosion tietoja, osio palautuu tallennuksessa Luonnos-tilaan ja toimittajan vanha vastauslinkki poistuu käytöstä. Tämä palautus ei koske osatoimitettua osiota. Lähetä päivitetty kysely tai tilaus erikseen, jos muutokset pitää välittää toimittajalle.

Luo tai muokkaa viestipohjaa

Avaa selaimessa Varaston hallinta → Tuotekysely ja ostotilaus → Viestipohjat. Valitse Tuotekyselyt tai Tilaukset: kyselyillä ja tilauksilla on eri pohjatyypit. Luo pohja painikkeella Luo uusi viestipohja kyselyille tai Luo uusi viestipohja tilauksille. Olemassa olevan pohjan avaat sen nimestä. Katselu, luominen, muokkaaminen ja poistaminen edellyttävät vastaavia viestipohjien käyttöoikeuksia.

Anna Viestipohjan nimi, sähköpostin aihe, Sähköpostin sisältö ja kieli. Nimi auttaa pohjan valinnassa; aihe ja sisältö tulevat sähköpostiin. Uuden pohjan kielen oletus on selainpalvelun käyttöliittymän kieli. Valitse joko yksi toimittaja tai Globaali, jolloin pohja on käytettävissä eri toimittajille. Globaali-valinta tyhjentää toimittajavalinnan ja estää sen muokkauksen, kunnes poistat valinnan.

Oma sisältö tulee sähköpostissa ennen kielen ja viestityypin mukaista Oletussisältöä, johon kuuluu toimittajan vastauslinkki. Oletussisältöä ei muokata tällä lomakkeella. Oletuspohjan aihe ja kieli ovat muokkauksessa lukittuja. Jos tarvitset oman aiheen tai eri kielen, luo oma pohja.

Tallenna uusi pohja painikkeella Tallenna ja muokattu pohja painikkeella Päivitä viestipohja. Tarkista luettelosta tallennettu nimi, kieli sekä globaali tai toimittajakohtainen käyttöalue. Pohjan tallentaminen ei lähetä sähköpostia.

Viestipohjan poistamisen rajat ja vaikutukset

Viestipohjaluettelon rivin roskakori poistaa pohjan vahvistuksen jälkeen, jos sinulla on poisto-oikeus ja poisto on sallittu. Kummallekin viestityypille pitää jäädä vähintään yksi globaali pohja. Viimeistä kyselyjen globaalia pohjaa tai viimeistä tilausten globaalia pohjaa ei voi poistaa eikä muuttaa toimittajakohtaiseksi.

Raja ei ole kielikohtainen. Esimerkiksi jos tilausten globaaleja pohjia on yksi suomeksi ja yksi englanniksi, toisen voi poistaa, vaikka sen kielelle ei jäisi yhtään globaalia tilauspohjaa. Jäljelle jäävää viimeistä globaalia tilauspohjaa ei voi poistaa. Kyselypohjien määrä ei korvaa tilauspohjaa.

Pohjan poistaminen tyhjentää sitä käyttävien toimittajaosioiden pohjavalinnan. Se ei poista hankintaa tai toimittajaosioita. Avaa kyseiset hankinnat uudelleen ja valitse tarvittaessa korvaava pohja ennen seuraavaa lähetystä. Muussa kuin luonnostilassa oleva toimittajaosio tarvitsee viestipohjan, toteutuneen oston kirjausta lukuun ottamatta. Myös pohjan käyttöalueen muuttamisen jälkeen on syytä tarkistaa, että se edelleen soveltuu sitä käyttäville toimittajille.

Valitse pohja ja lähetä viesti toimittajalle

Avaa hankinnan Tuotekysely- tai Ostotilaus-välilehdellä oikea toimittajaosio. Tarkista yhteyshenkilö ja käytä osion Valitse viestipohja -toimintoa viestin esikatseluun ja pohjan valintaan. Tarjolla ovat käyttöoikeuksiesi mukaiset kyseisen toimittajan ja viestityypin pohjat sekä saman tyypin globaalit pohjat. Tarkista vastaanottajan sähköpostiosoite, kieli, aihe, oma sisältö ja oletussisältö.

Uudella tavallisella kyselyllä tai tilauksella yhteyshenkilön valinta voi valita pohjan automaattisesti. Ensisijainen on kyseisen toimittajan pohja yhteyshenkilön kielellä; jos sellaista ei ole, valitaan saman kielen globaali pohja. Jos sopivan kielistä pohjaa ei löydy, automaattista valintaa ei tehdä. Jo tallennetun hankinnan muokkauksessa yhteyshenkilön vaihtaminen ei tee tätä automaattista pohjavalintaa. Tarkista siksi pohja aina itse.

Lähetä toimittajaosion painikkeella Lähetä tuotekysely tai Lähetä ostotilaus ja hyväksy lähetys vasta sisällön tarkistamisen jälkeen. Lähettäminen vaatii lähetysoikeuden, kyseiseen toimittajaan kuuluvan yhteyshenkilön ja oikean viestityypin pohjan, joka on globaali tai toimittajan oma. Toteutuneen oston kirjaus on jo tehdyn oston kirjaamiseen, eikä siinä lähetetä ostotilausta toimittajalle.

Lähettäminen tallentaa ensin kyseisen toimittajaosion ja jonottaa viestin valitun yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Osio muuttuu Lähetetty-tilaan, ja vastauslinkki on voimassa seitsemän päivää lähetyksestä. Tarkista lähetyksen onnistumisviesti ja osion tila. Ne osoittavat lähetyspyynnön onnistumisen, eivät vastaanottajan lukemista. Muiden osioiden keskeneräiset muutokset tallennetaan lomakkeen tallennuspainikkeella.

Kun kopioit toimittajaosion tai tilauksen, käy työn liitokset, vastaanottaja ja viestin sisältö läpi uudelleen ennen lähettämistä. Työhön liittäminen ja viestin lähettäminen eivät kirjaa tuotteita varastoon. Katso ostotilauksen luominen ja käsittely, ostotilauksen vastaanottaminen ja tuotekyselyn lähettäminen.