Tuoterekisteriin lisätään esimerkiksi varaosat, joita käytetään laitteilla eli Spoteilla ja huoltotöissä. Tuotteen luominen tallentaa tuotteen tiedot, mutta ei lisää tavaraa varastoon. Varastovastaanotto ja tuotteen liittäminen Spotin varaosaksi ovat erillisiä toimintoja.

Edellytykset

Organisaatiolla pitää olla varastotoiminto käytössä ja sinulla tuotteiden luontioikeus. Olemassa olevan tuotteen tietojen muuttaminen edellyttää muokkausoikeutta. Hae ensin tuotetta nimellä tai tuotetunnuksella, jotta et luo samaa tuotetta uudelleen.

Tarvitset nimen, yksilöllisen tuotetunnuksen, tuotekategorian ja varastointiyksikön. Samannimisiä tuotteita voi olla useita, mutta sama tuotetunnus ei kelpaa toiselle tuotteelle. Nimi, tuotetunnus, lisänimi ja EAN-koodi voivat kukin olla enintään 256 merkkiä. Nimen ja tuotetunnuksen alusta ja lopusta poistetaan ylimääräiset välilyönnit tallennettaessa.

Tuotteen luominen selaimessa

  1. Avaa päävalikosta Varaston hallinta → Tuotteet. Valitse tuotetaulukon yläpuolelta Luo uusi tuote.
  2. Täytä Perustiedot-välilehdellä Nimi ja Tuotetunnus sekä valitse Tuotekategoria ja Varastointiyksikkö.
  3. Täydennä samalla välilehdellä tarvittaessa lisänimi, EAN-koodi, myyntitili, valmistajatiedot, toimittajat ja liitteet.
  4. Avaa Tuotetiedot-välilehti. Täytä tarvittavat tuotekohtaiset lisätiedot, mittatiedot ja hinnat. Valitse tarvittaessa Spotit, joille tuote liitetään varaosaksi.
  5. Tarkista tiedot ja Tuote käytössä -valinta. Valitse lomakkeen alareunasta Luo uusi tuote.

Jos sopivaa kategoriaa ei ole, voit aloittaa sen luomisen Perustiedot-välilehden kategoriavalinnan vieressä olevasta Luo uusi tuotekategoria -painikkeesta. Tämä edellyttää tuotekategorioiden luontioikeutta. Muussa tapauksessa pyydä oikeudet omaavaa käyttäjää lisäämään kategoria.

Perustiedot, yksiköt ja liitteet

Tuote käytössä on oletuksena valittu ja Varastointiyksikkö on oletuksena kpl. Valitse yksikkö tuotteen todellisen käsittelytavan mukaan: kappaleina käsiteltävä osa ja metreinä käytettävä materiaali tarvitsevat erilaisen yksikön. Varastomäärät ilmoitetaan valitussa varastointiyksikössä.

Lisänimi ja EAN-koodi ovat vapaaehtoisia hakutietoja. Valmistajan ja toimittajien tiedot -osiossa voit täyttää Valmistaja- ja Valmistajan lisätiedot -kentät.

Kun ostotilaustoiminto on käytössä, Perustiedot-välilehdellä näkyy myös Toimittajat-valinta. Voit valita useita toimittajia. Valinnat muodostavat pysyvät tuotteen ja toimittajan väliset liitokset ja tallentuvat tuotteen mukana. Tässä valinnassa ei määritetä toimittajan ostohintaa tai toimitusaikaa.

Liitteitä voi lisätä Perustiedot-välilehden alareunan liitealueella. Niiden käsittely jatkuu tuotteen luomisen jälkeen, joten tarkista liitteiden tallentuminen erikseen.

Tuotetiedot ja mittatiedot

Tuotetiedot-välilehden samannimisessä osiossa täytetään yhteisten tuotetietokenttien arvot juuri tälle tuotteelle. Kenttien nimet, tyypit ja järjestys ovat yhteisiä kaikille tuotteille; niitä ei muuteta tässä lomakkeessa. Kaikkia arvoja ei tarvitse täyttää. Kenttien ylläpito kuvataan ohjeessa tuotetietokenttien määrittäminen.

Samassa osiossa ovat erilliset Paino-, Pituus-, Leveys- ja Korkeus-kentät sekä Mittayksikkö-valinta, jonka vaihtoehdot ovat mm, cm ja m. Mittayksikkö on eri tieto kuin varastointiyksikkö. Lisäkentän nimeäminen esimerkiksi Pituudeksi ei yhdistä sitä varsinaiseen Pituus-kenttään. Nimet ja yksikkövalinnat eivät muunna tallennettuja lukuarvoja automaattisesti.

Myyntitili

Perustiedot-välilehden Myyntitili liittää tuotteen palveluun määritettyyn myyntitiliin. Valinta on vapaaehtoinen: voit jättää kentän tyhjäksi tai muuttaa valintaa myöhemmin tuotteen muokkausoikeudella. Hae tiliä nimellä tai tilinumerolla. Valintalistan näkeminen edellyttää asiakkaiden lukuoikeutta.

Jos tarvittava tili puuttuu, pyydä paikallista järjestelmänvalvojaa lisäämään se. Lue lisää myyntitileistä ja taloushallinnon luokittelusta. Tuotteeseen liitettyä myyntitiliä ei voi poistaa ennen liitoksen poistamista tai vaihtamista.

Tuotteen myyntitili ja sopimuksen laskutusrivin myyntitili ovat erillisiä tietoja. Kun lisäät sopimukseen uuden tuoterivin, sen myyntitilin oletus tulee asiakkaalta. Tuotteen myyntitilin vaihtaminen ei muuta sopimuksen olemassa olevia laskutusrivejä. Tarkista laskutusrivin myyntitili erikseen.

Hinnat ja arvonlisävero

Tuotetiedot-välilehdellä ovat Ostohinta, Myyntihinta ja Oletus ALV %. Osto- ja myyntihinnat voivat olla tyhjiä tai vähintään nolla. Ne ovat tuotteen hintatietoja, eivät vastaanotetun ostoerän toteutuneita ostohintoja. Tarkista erikseen työssä, ostossa tai sopimuksessa käytettävät hinnat ja ehdot.

Oletus ALV % on tuotteen oletustieto, jota käytetään lisättäessä uusi tuoterivi sopimuksen laskutusriveihin. Sallittu arvo on 0–100. Myös 0 % on annettu oletus; tyhjä kenttä käyttää sopimuslomakkeen oletusveroprosenttia. Tuotteen oletuksen muuttaminen ei itsessään päivitä jo tallennettuja laskutusrivejä.

Varauksen päivähinta

Tuotetiedot-välilehdellä Varauksen päivähinta annetaan euroina ja sentteinä. Päivähinta on eurot + sentit / 100; puuttuva osa käsitellään nollana. Laske vain arkipäivät jättää lauantait ja sunnuntait pois tuotteen varauskustannuksesta. Jos varauskohteella oli vain arkipäivien laskenta käytössä varauksen luontihetkellä, viikonloput jäävät pois myös silloin, kun tuotteen oma valinta ei ole käytössä.

Tuotteen varauskustannus on päivähinta × laskettavien päivien määrä × varattu tuotemäärä. Päivät rajataan tarkastelujakson ja varauksen yhteiseen aikaan; sekä alku- että loppupäivä kuuluvat laskentaan. Jos varauksella ei ole loppua, käytetään tarkastelujakson loppua. Esimerkiksi päivähinnalla 2,50 €, kolmella laskettavalla päivällä ja neljällä varatulla tuotteella kustannus on 30,00 €. Kokonaissumma esitetään valuuttana kahden desimaalin tarkkuudella.

Laskenta käyttää tuotteen hintatietoa, joten hinnan muuttaminen voi muuttaa myös aiemman varauksen uudelleen laskettua kustannusta. Tarkista laskelma muutoksen jälkeen. Spotin omat varauskustannukset määritetään erikseen; lue lisää ohjeesta varauskustannukset ja laskutus.

Tuotteen liittäminen Spotin varaosaksi

Tuotetiedot-välilehden Tuote toimii varaosana spoteilla -osiossa voit valita Spotit, joille uusi tuote liitetään varaosaksi. Liitos kertoo, että tuote kuuluu Spotin varaosiin. Se ei kuluta tai siirrä varastoa.

Varaosaliitosten luominen tarvitsee oman luontioikeutensa, ja tuotteen pitää olla käytössä. Liitokset tehdään vasta tuotteen tallennuttua. Jos liitos epäonnistuu, tuote voi silti olla jo luotu. Tarkista valitut liitokset ennen uuden tuotteen luomista uudelleen. Myöhempi liittäminen ja käyttö käsitellään ohjeessa varaosan liittäminen Spotille ja tehtävään.

Android ja iOS

Mobiilissa tarvitaan varastotoiminnon lisäksi sekä tuotteiden että varastojen luontioikeus: nykyisessä toteutuksessa lisäyskuvakkeen näkyminen tarkistaa varastojen luontioikeuden, mutta tallentaminen tarkistaa tuotteiden luontioikeuden. Pelkkä tuotteiden luontioikeus ei siksi takaa kuvakkeen näkymistä.

  1. Android: avaa päävalikosta Tuotteet ja napauta tuotelistan yläpalkin sinistä pluskuvaketta.
  2. iOS: avaa Työt → Tuotteet ja napauta tuotelistan yläpalkin tuotteen lisäyskuvaketta hakukuvakkeen vieressä.
  3. Täytä Nimi ja Koodi, valitse Kategoria ja Varastoyksikkö. Koodi vastaa selaimen Tuotetunnusta ja Kategoria Tuotekategoriaa. Valitse yksikkö lomakkeelta.
  4. Täytä tarvittaessa valmistajatiedot, osto- ja myyntihinta sekä Varaston hälytysraja. Liitteitä lisätään Lisää tiedosto -kohdasta; luontilomake sallii enintään kolme liitevalintaa.
  5. Valitse lomakkeen alareunasta Androidissa Lisää tuote tai iOS:ssä Tallenna.

Mobiilin hälytysraja on yleinen varaston hälytysraja: sama raja koskee kaikkia varastoja. Muut hälytystavat ja oletusvarastopaikat määritetään selaimessa. Mobiilin luontilomakkeissa ei ole Myyntitili-, Lisänimi-, EAN-koodi- eikä Oletus ALV % -kenttiä, yhteisten tuotetietokenttien arvoja tai selaimen toimittaja- ja varaosaliitosvalintoja. Täydennä nämä tarvittaessa selaimessa luomisen jälkeen. Myös mobiilissa liitteet ladataan vasta tuotteen synnyttyä.

Tallennuksen ja varastosaldon tarkistaminen

Hae tallennettua tuotetta Tuotteet-listalta tuotetunnuksella ja avaa se uudelleen. Selaimessa muokkauslomake avautuu tuotteen nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Tarkista nimi, tunnus, kategoria, varastointiyksikkö, hinnat ja käytössäolo.

Tarkista erikseen valitut toimittajat tallennetun tuotteen Toimittajat-välilehdeltä, varaosaliitokset Tuotetiedot → Tuotteeseen linkitetyt spotit -osiosta sekä liitteiden näkyminen ja avautuminen. Tuotteen löytyminen ei yksin varmista kaikkien liitosten ja liitteiden onnistumista.

Selaimessa Varastosaldot sekä Oletusvarastopaikat ja hälytysrajat ovat käytettävissä tallennetun tuotteen muokkauksessa. Luominen ei tee vastaanottotapahtumaa. Kirjaa tavaran saapuminen ohjeen tuotteiden vastaanottaminen ja luovuttaminen mukaan. Oletuspaikkojen ja hälytysten määritys kuvataan ohjeessa tuotteen saldot ja hälytysrajat.

Tuotteen poistaminen käytöstä

Avaa tallennettu tuote selaimessa ja poista Perustiedot-välilehdellä Tuote käytössä -valinta. Tallenna muutos. Tuote säilyy rekisterissä: tämä ei ole tuotteen poistaminen eikä varastosaldon nollaus. Tuote jää pois valintalistoista, jotka näyttävät vain käytössä olevat tuotteet.

Sovellus estää käytöstä poistamisen, jos tuotteen varastosaldojen yhteismäärä on positiivinen tai tuotteella on jokin seuraavista kytkennöistä:

  • varaosaliitos Spottiin tai käyttö tehtäväpohjassa
  • tehtävä, jota ei ole merkitty valmiiksi
  • palvelupyyntö, jonka tila ei ole Valmis, Peruutettu tai Välitetty
  • sopimuksen laskutusrivi tai tehtäväasetus, kun sopimusta ei ole arkistoitu tai poistettu
  • tarjousrivi tarjouksessa, jonka tila on Mahdollisuus, Käynnissä tai Tarjous lähetetty
  • tuotekyselyosio, jonka tila on Luonnos, Lähetetty, Odottaa käsittelyä tai Osatoimitettu.

Selvitä tällöin tuotteen käyttö ennen muutoksen jatkamista. Pelkkä aikaisempi käyttö valmiissa tehtävässä tai päättyneessä palvelupyynnössä ei estä käytöstä poistamista, jos muita estäviä kytkentöjä ei ole. Avaa tuote muutoksen jälkeen uudelleen ja tarkista käytössäolo. Jos haussa on vain käytössä olevien tuotteiden rajaus, poista se löytääksesi tuotteen.