Tarkista varauksen hinnoittelun perusteet ennen laskutustietojen käyttöä. Spotin varaus ja varauskohteen tuotteet muodostavat erilliset laskelmat: laitteet hinnoitellaan tuntihinnan ja tuotteet varatun määrän sekä päivähinnan perusteella.
Tee tässä kuvatut hinnoitteluasetukset ja laskelmien tarkistus selaimessa. Tarvitset katseluoikeudet kyseisiin tietoihin ja asetusten muuttamiseen luonti- tai muokkausoikeudet. Laskelmissa näkyvät vain käyttöoikeuksiesi sallimat tiedot, joten oma näkymäsi ei välttämättä kata kaikkia organisaation varauksia.
Laitevarauksen hinnoittelun määrittäminen
Avaa sivuvalikosta Varausten hallinta → Varauskustannukset. Valitse sivun yläreunasta Luo uusi varauskustannus tai avaa olemassa oleva määritys sen rivin kynäkuvakkeesta.
Anna määritykselle Nimi ja Kuvaus. Avaa Kustannuksen kohteet -osiossa Varauskustannukseen valitut spotit tai Varauskustannukseen valitut kansiot ja valitse kohteet rivin valintakuvakkeella. Kansioksi voi valita vain kansion, jolla ei ole alikansioita. Yhdellä Spotilla tai kansiolla voi olla yksi suora kustannusmääritys; valintalistat jättävät jo hinnoiteltuja kohteita pois.
Kansion kustannusmääritys on ensisijainen sen sisältämän Spotin omaan määritykseen nähden. Tarkista siis myös Spotin kansio, jos käytetty hinnoittelu näyttää väärältä.
Tunti-, päivä- ja kuukausihinnan suhde
Syötä hinta kenttään Tuntihinta, Päivähinta tai Kuukausihinta. Lomake muuntaa muita kenttiä automaattisesti:
- Tuntihinnasta päivähinta on tuntihinta × 8 ja kuukausihinta tuntihinta × 240.
- Päivähinnasta tuntihinta on päivähinta ÷ 8 ja kuukausihinta päivähinta × 30.
- Kuukausihinnasta tuntihinta on kuukausihinta ÷ 240 ja päivähinta kuukausihinta ÷ 30.
Muunnoksissa tuntihinta pyöristetään kolmeen ja päivä- sekä kuukausihinta kahteen desimaaliin. Tallennettava laskentaperuste on tuntihinta. Päivä- ja kuukausikentät eivät valitse erillistä laskutustapaa tai takaa kiinteää kuukausiveloitusta. Tuntihinnan sallittu arvo on 0–999,99.
Päivittäiset tuntirajat
Aseta hinnoittelulomakkeen kenttiin Minimiveloitustunnit / vrk ja Enimmäisveloitustunnit / vrk halutut kokonaiset tuntimäärät väliltä 0–24 tai jätä ne tyhjiksi.
- Kun molemmat ovat tyhjiä, hinta perustuu varauksen päiväkohtaiseen kestoon puolen tunnin tarkkuudella.
- Minimi nostaa sitä lyhyemmän päivän veloitustunnit vähimmäismäärään.
- Enimmäismäärä rajoittaa sitä pidemmän päivän veloitustunnit ylärajaan.
- Kun molemmat ovat esimerkiksi 8, jokainen laskettava varauspäivä maksaa tuntihinta × 8.
Aseta minimi enintään enimmäismäärän suuruiseksi. Laskenta tarkistaa ensin minimiehdon ja vasta sen jäädessä täyttymättä enimmäisehdon. Ristiriitaiset rajat voivat siksi tuottaa odottamattoman veloituksen.
Valitse samassa lomakkeessa Vain arkipäivät, jos lauantait ja sunnuntait jätetään pois. Oletuksena valinta ei ole käytössä. Arkipäivärajaus tarkoittaa maanantaita–perjantaita; se ei vähennä erikseen arkipäiville osuvia pyhäpäiviä.
Tallenna uusi määritys painikkeella Luo uusi varauskustannus tai olemassa olevan määrityksen muutokset lomakkeen tallennuspainikkeella. Tarkista tallennuksen jälkeen hinnat ja valitut kohteet. Kohteisiin liitettyä kustannusmääritystä ei voi poistaa ennen liitosten poistamista.
Varauksen laskutettavuus ja arkipäiväsääntö
Avaa Varausten hallinta → Varaukset ja sen Varausluettelo-välilehti. Avaa varaus rivin kynäkuvakkeesta. Tarkista lomakkeessa Laskutettava ja Laskutuskommentit, varauskohde sekä alku- ja loppuaika. Uuden selainvarauksen Laskutettava on oletuksena valittu. Kommentit ovat jatkokäsittelyn tietoa eivätkä muuta laskentakaavaa. Tallenna muutokset painikkeella Tallenna.
Varauskohteen asetuksen löydät kohdasta Varausten hallinta → Varauskohteet avaamalla kohteen tiedot. Sen Laske vain arkipäivät vaikuttaa sekä laite- että tuotelaskelmaan: laskenta käyttää kohteen asetusta sellaisena kuin se oli kyseisen varausrivin luontihetkellä.
Jos kohteen historiallinen valinta on käytössä, viikonloput jäävät pois. Jos se ei ole käytössä, laskenta tarkistaa lisäksi laitteen kustannusmäärityksen tai tuotteen oman arkipäivävalinnan. Kohteen valinnan poistaminen ei siis pakota viikonloppuja laskettaviksi eikä muuta aiemman rivin historiallista asetusta.
Varauksen ajan ja muiden tietojen muuttamisesta on erillinen ohje Varauksen muuttaminen.
Laitelaskutuksen tarkistaminen
Avaa Varausten hallinta → Varaukset → Laitelaskutus. Valitse taulukon yläpuolella olevasta Valitse aikaväli -kentästä laskentajakso. Oletus on koko kuluva kuukausi. Päivämäärärajaus kattaa valittujen päivien alun ja lopun, ja aikavälin vaihtaminen hakee uuden laskelman palvelimelta.
Laskelmaan otetaan aikaväliin osuvat Laskutettava-varaukset. Sekä Aktiivinen- että Valmis-varaus voi kuulua mukaan; Valmis-tila ei poista varausta laskelmasta. Yhteen varaukseen liitetyt Spotit näkyvät erillisinä hinnoiteltavina riveinä.
Jokaiselle laskettavalle päivälle otetaan varauksesta kyseiseen päivään kuuluva osuus. Sen alku- ja loppukellonaika pyöristetään erikseen lähimpään puoleen tuntiin. Tämän jälkeen sovelletaan päivittäisiä tuntirajoja ja kerrotaan tunnit tuntihinnalla. Päivän summa pyöristetään kahteen desimaaliin, ja aikavälin hinta saadaan laskemalla päiväkohtaiset summat yhteen.
Esimerkiksi arkipäivän varaus klo 9.10–11.40 lasketaan klo 9.00–11.30 eli 2,5 tunniksi. Hinnalla 10 €/h ja ilman tuntirajoja päivän kustannus on 25 €. Jos sekä minimi että enimmäismäärä ovat 8, saman päivän kustannus on 80 €.
Laskenta käyttää Spotin nykyisin sovellettavaa kustannusmääritystä, mutta lukee sen tuntihinnan historiasta varauksen luontihetkeltä. Päivittäiset tuntirajat ja määrityksen Vain arkipäivät luetaan nykyisistä asetuksista. Näiden muuttaminen voi siis muuttaa myös vanhan varauksen uudelleen avattua laskelmaa. Jos historiallista tuntihintaa ei ole saatavilla, laskennassa käytetään nollaa.
Taulukon arvojen merkitys
- Lasketut varauspäivät kertoo valittuun aikaväliin osuvat varauspäivät arkipäivärajauksen jälkeen. Se ei ole veloitustuntien määrä.
- Tuntihinta on laskennassa käytetty historiallinen tuntihinta.
- Päivähinta on tuntihinta × minimiveloitustunnit, jos minimi on asetettu; muuten se perustuu asetettuun enimmäismäärään. Ilman kumpaakaan rajaa arvo voi olla tyhjä. Se ei välttämättä vastaa yksittäisen päivän todellista kustannusta.
- Varauksen hinta on valitun aikavälin päiväkohtaisten kustannusten summa, vaikka sarakkeen nimi ei mainitse aikaväliä.
- Varauspäiviä yhteensä, jos sarake on näkyvissä, tarkoittaa koko varauksen päiviä arkipäivärajauksen jälkeen.
Älä päättele aikavälin hintaa pelkästään kertomalla taulukon päivähinta päivien määrällä: lyhyet alku- ja loppupäivät sekä tuntirajat voivat vaikuttaa todelliseen summaan.
Tuotteiden päivähinta ja laskelma
Avaa Varastonhallinta → Tuotteet ja tuotteen tietolomakkeen Perustiedot-välilehti. Sen hintakenttien yhteydessä oleva Varauksen päivähinta syötetään euroina ja sentteinä. Vieressä on tuotteen Laske vain arkipäivät. Varaushinta on erillinen tuotteen osto- ja myyntihinnasta sekä laitteiden kustannusmäärityksestä.
Avaa laskelmaa varten Varausten hallinta → Varaukset, valitse Tuotelaskutus-päävälilehti ja sen sisällä Tuotelaskutus-alavälilehti. Oletusjakso on kuluvan kuukauden alusta tähän päivään.
Alkuperäinen palvelimelta ladattu laskelma käyttää tuotteen nykyistä päivähintaa. Rivin summa on laskettavat päivät × päivähinta × rivin alkuperäinen varattu määrä. Varausajan ja laskentajakson yhteiseen osuuteen sisältyvät sekä alku- että loppupäivä. Kellonaikojen perusteella päivää ei jaeta osiin. Avoimen rivin laskenta jatkuu jakson loppuun, ja palautetun rivin laskenta päättyy sen palautuspäivään. Sekä avoimet että palautetut rivit voivat kuulua laskelmaan.
Viikonloput jäävät alkuperäisestä laskelmasta pois, jos varauskohteen valinta rivin luontihetkellä tai tuotteen nykyinen arkipäivävalinta on käytössä. Nykyisen päivähinnan muuttaminen voi muuttaa myös aiempien tuotevarausten uudelleen ladattuja summia. Puuttuvat hinnan euro- ja senttiosat käsitellään nollina. Alkuperäisessä laskelmassa hinta kerrotaan ennen summan esittämistä kahden desimaalin rahamääränä.
Aikavälin vaihtamisen rajoitukset
Tuotelaskutuksen Valitse aikaväli -kentän muutos laskee summat uudelleen selaimessa eri säännöillä kuin alkuperäinen palvelinlaskelma. Huomioi nämä erot ennen tietojen käyttöä:
- Varauskohteen historiallista arkipäiväsääntöä ei käytetä. Usean päivän laskenta huomioi vain tuotteen oman arkipäivävalinnan.
- Yhden päivän laskentahaara hyväksyy myös viikonlopun arkipäivärajauksesta huolimatta.
- Varatun määrän murto-osa katkeaa pois. Esimerkiksi määrä 1,5 käsitellään määränä 1.
- Päivähinta on uudelleenlaskennassa kahteen desimaaliin pyöristetty ennen kertolaskua.
Esimerkiksi 1,5 tuotetta, päivähinta 10 € ja yksi laskettava päivä antavat alkuperäisessä laskelmassa 15 €. Aikavälin vaihtamisen jälkeen selaimen käyttämä määrä on 1 ja summa 10 €. Näkyvä varattu määrä voi silti olla 1,5.
Tuotelaskutuksen muuttunutta aikaväliä tai siitä tehtyä Excel-vientiä ei siksi pidä käyttää tarkistamatta laskutuksen perusteena. Tarkista päivät ja määrä erikseen sekä vertaa summaa yllä kuvattuun alkuperäiseen laskentasääntöön.
Osapalautuksen vaikutus
Osapalautus päättää alkuperäisen varausrivin ja luo jäljelle jäävälle määrälle uuden avoimen rivin. Uuden rivin alku on sama ajankohta kuin vanhan rivin loppu. Koska päiväpohjainen laskenta sisältää molemmat rajapäivät, jäljelle jäävä määrä voi tulla veloitetuksi palautuspäivältä kummassakin rivissä.
Esimerkiksi kahdesta tuotteesta palautetaan yksi arkipäivänä. Vanhan rivin määrä on edelleen kaksi ja uuden rivin määrä yksi. Päivähinnalla 10 € palautuspäivälle voi tulla yhteensä 20 € + 10 € = 30 €. Tarkista tällaiset riviparit erikseen. Palautuksen kirjaamiseen käytä ohjetta Tuotteiden varaaminen ja palauttaminen.
Tuloksen tarkistaminen ja vienti
Tarkista oikea laskentajakso, varaus tai varauskohde, Spotit tai tuotteet, varatut määrät, alku- ja loppuajat, hinnat sekä molempien tasojen arkipäiväasetukset. Tarkista laitteilla lisäksi laskutettavuus ja tuntirajat sekä tuotteilla osapalautusten muodostamat jatkorivit. Huomioi taulukon sarakerajaukset, jotka voivat piilottaa tarkistettavia rivejä.
Laskelmataulukon yläreunan Vie näkymä Exceliin vie taulukon tiedot jatkokäsittelyä varten. Tarkista myös viedyn tiedoston rivit ja summat. Aikavälin vaihtaminen ja Excel-vienti eivät kirjaa laskua lähetetyksi eivätkä korjaa varauksen tai palautuksen tietoja. Laskutustietojen täyttäminen auttaa jatkokäsittelyssä, mutta laskun muodostaminen ja lähettäminen on varmistettava organisaation laskutuskäytännön mukaisesti.