Avaa olemassa oleva varaus, kun varauksen aika, laite eli Spotti tai käyttötarkoitus muuttuu. Tarkista oikea varaus nimen, Spottien ja ajanjakson perusteella. Samaan varaukseen liitetyt Spotit käyttävät yhteisiä varauksen tietoja: yhden varauksen muuttaminen koskee niitä kaikkia.
Yksittäisen varauksen muuttaminen selaimessa
- Avaa sivuvalikosta Varausten hallinta → Varaukset ja valitse Varauslista-välilehti.
- Avaa varaus napsauttamalla sen nimeä tai rivin kynäkuvaketta.
- Korjaa Varauksen nimi, Tila, Varauskohde, Spotti-valinta ja Selitys tarpeen mukaan. Jos varauksessa on useita Spotteja, tarkista koko valinta ennen tallentamista.
- Aseta Varauksen alku ja Varauksen loppu. Kellonaikavarauksessa täytä myös tunti- ja minuuttikentät. Koko päivä poistaa kellonaikakentät käytöstä. Saman päivän koko päivän varaus tallentuu kyseisen päivän alusta sen viimeiseen sekuntiin.
- Tarkista Yhteyshenkilö, Yhteyshenkilön numero ja Yhteyshenkilön sähköposti sekä tarvittaessa Laskutettava ja Laskutuskommentit.
- Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna. Avaa varaus uudelleen ja tarkista tallennetut tiedot. Tarkista ajanjakso myös Varauskalenteri-välilehdeltä.
Varauksen lukemiseen, muuttamiseen ja poistamiseen tarvitaan vastaavat käyttöoikeudet. Jos muokkausoikeus puuttuu, lomake näyttää tiedot vain luettavina eikä Tallenna-painiketta näytetä. Poiston roskakorikuvake näkyy vain, jos sinulla on poistamisoikeus.
Nimi, vähintään yksi Spotti, alku, loppu ja tila ovat pakollisia. Nimen enimmäispituus on 50 merkkiä ja selityksen 300 merkkiä. Yhteystiedot ovat vapaaehtoisia, mutta annettavan sähköpostiosoitteen on oltava kelvollinen.
Milloin muutos voi estyä?
Alun on oltava ennen loppua, ja varaus voi kestää enintään kymmenen vuotta. Jos varaus on liitetty varauskohteeseen, kohteen on oltava aktiivinen myös olemassa olevaa varausta muutettaessa.
Uuden ajan on sovittava jokaisen valitun Spotin muihin varauksiin. Tarkistus huomioi myös Valmis-tilassa olevat varaukset. Pelkkä tilan muuttaminen ei siis poista ajallista päällekkäisyyttä. Kellonaikavarauksissa edellinen varaus saa päättyä täsmälleen silloin, kun seuraava alkaa: esimerkiksi 9.00–10.00 ja 10.00–11.00 eivät ole päällekkäisiä.
Jos tallennus ilmoittaa päällekkäisyydestä, tarkista myös muut samaan varaukseen liitetyt Spotit. Korjaa aika tai Spotti-valinta ja tallenna uudelleen. Jos varauskohde ei ole käytössä, selvitä, pitääkö kohde aktivoida vai varaus liittää toiseen kohteeseen. Epäonnistunut yksittäinen tallennus ei korvaa varauksen aiempia tietoja.
Yksittäisen varauksen muuttaminen mobiilissa
Android: avaa päävalikosta Varauskohteet / Projektit, avaa kohde ja valitse Spotit. Napauta varausriviä avataksesi Muokkaa varausta -näkymän. Korjaa nimi, selitys, alku- ja loppupäivämäärä sekä kellonajat, varauskohde ja yhteystiedot. Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna muutokset. Tämä tallennus asettaa varauksen aktiiviseksi. Jos haluat päättää varauksen, käytä lomakkeen tilaosion Merkitse valmiiksi -painiketta; myös silloin lomakkeen tiedot tallennetaan.
iOS: avaa Spotti ja sen Varaukset-osio. Valitse Avoimet-välilehdeltä itse luomasi varaus. Toisen käyttäjän varaus avautuu tässä luettelossa katseltavaksi. Korjaa varauksen tiedot ja valitse lomakkeen alareunasta Tallenna; tavallinen tallennus asettaa varauksen aktiiviseksi. Aktiivisen varauksen päättämiseen käytä lomakkeen yläosan tilaosion PÄÄTÄ VARAUS -painiketta.
Käytä selaimen lomaketta, kun haluat hallita varaukseen liitettyjä Spotteja tai laskutustietoja. Tarkista mobiilimuutoksen jälkeen varauksen päivämäärät, kellonajat ja tila uudelleen luettelosta tai selaimessa.
Useiden varausten muuttaminen Androidissa
Massamuokkauksella korvaat valittujen Spot-varausten alun, lopun ja tilan samoilla arvoilla. Se ei muuta nimiä, Spotti-liitoksia, yhteystietoja, varauskohdetta tai laskutustietoja eikä varauskohteen Tuotteet-luettelon varastovarauksia.
- Avaa Varauskohteet / Projektit → avaa kohde → Spotit.
- Valitse muutettavat varaukset niiden rivien valintaruuduista. Luettelon yläreunaan, hakukuvakkeen vasemmalle puolelle, ilmestyy useiden varausten muokkauskuvake.
- Napauta kuvaketta. Avautuvan lomakkeen otsikko on Muokkaa useita.
- Täytä Aseta aloitus, Aseta lopetus ja Aseta tila. Kaikki kolme ovat pakollisia, ja tila on Aktiivinen tai Valmis.
- Valitse Tallenna. Tarkista jokainen valitsemasi varaus päivittyneestä luettelosta.
Lomake alkaa tyhjänä eikä säilytä valittujen varausten eri ajanjaksoja. Päivämäärävalitsimissa voi valita tämän päivän tai tulevan päivän; menneitä päivämääriä ei voi valita. Lomakkeessa ei ole kellonaikavalintaa, joten se ei sovellu pelkän tilan muuttamiseen vanhat ajat säilyttäen. Jos tarvitset tarkat kellonajat tai menneiden päivien korjauksen, muuta varaukset yksitellen selaimessa. Tarkista massamuokkauksen jälkeen myös tallennetut kellonajat.
Massamuokkaus voi onnistua vain osittain. Jokainen varaus tarkistetaan ja tallennetaan erikseen. Esimerkiksi päällekkäinen varaus tai ei-aktiivinen varauskohde voi estää yhden muutoksen, vaikka muut tallentuvat. Jo onnistuneet muutokset säilyvät; niitä ei peruta toisen varauksen virheen vuoksi.
Android sulkee lomakkeen jo pyynnön lähettämisen yhteydessä ja päivittää luettelon myös osittaisen onnistumisen jälkeen näyttämättä yksittäisiä varausvirheitä. Lomakkeen sulkeutuminen tai luettelon päivittyminen ei siten osoita kaikkien muutosten onnistuneen. Vertaa jokaisen valitun varauksen alkua, loppua ja tilaa antamiisi arvoihin. Korjaa muuttumatta jääneet varaukset yksitellen.
iOS:n Muokkaa useita -toimintoa ei voi tässä versiossa käyttää luotettavasti vastaavaan muutokseen. Tee muutokset yksitellen selaimessa tai käytä Androidin massamuokkausta edellä kuvatuin tarkistuksin.
Aktiivinen, Valmis ja poistaminen
Aktiivinen tarkoittaa avointa varausta. Loppuajan ohittuminen ei itsessään muuta varausta Valmis-tilaan: aktiivinen varaus on silloin myöhässä. Valmis säilyttää varauksen, sen ajanjakson ja Spotti-liitokset. Se erottaa päättyneen varauksen aktiivisista, mutta ei lyhennä varausaikaa eikä vapauta aiemmin varattua ajanjaksoa päällekkäisyystarkistuksesta. Jos käyttö päättyi aiemmin kuin oli suunniteltu, korjaa myös loppuaika.
Jos varaus on kokonaan virheellinen, avaa selaimen Varauslista ja napsauta kyseisen rivin roskakorikuvaketta. Lue vahvistus ja hyväksy poisto. Poisto koskee koko varausta ja sen yhteyttä kaikkiin varauksessa oleviin Spotteihin. Se ei poista Spotteja tai varauskohdetta. Tarkista, että varaus poistui luettelosta, ja päivitä kalenterinäkymä. Poistamista ei tarvita pelkkään kellonajan korjaamiseen.
Tarkista myös laskutus ja tuotteet
Ajan, Spottien tai varauskohteen muuttaminen voi muuttaa varauskustannusten laskennan lähtötietoja. Valmis ei poista Laskutettava-valintaa: myös valmis laskutettava varaus voi kuulua valitun ajanjakson laitelaskutuksen aineistoon. Laskutettava-valinnan poistaminen rajaa varauksen pois tästä aineistosta, ja poistettu varaus ei enää kuulu siihen. Tarkista muutoksen jälkeen laskutettavuus ja laskutuskommentit. Katso hinnoittelun määritys ohjeesta Varauksen kustannukset ja laskutustiedot.
Varauksen muutoksista ja poistamisesta tallentuu muutoshistoriaa. Poistoa ei pidä tulkita kaiken historiallisen tiedon hävittämiseksi eikä Valmis-tilaa poistamiseksi.
Tarkista varauskohteelle siirretyt tuotteet erikseen. Spotin kalenterivarauksen muuttaminen, valmiiksi merkitseminen tai poistaminen ei kirjaa tuotteita takaisin varastoon. Myöskään varauskohteen vaihtaminen ei siirrä sen tuotteita mukana. Kirjaa fyysiset palautukset ohjeen Tuotteiden varaaminen ja palauttaminen mukaan ja tarkista kohteeseen jääneet määrät.