Työmääräin kokoaa samaan kokonaisuuteen kuuluvat tehtävät. Voit käyttää sitä esimerkiksi asiakkaan töiden ryhmittelyyn. Liittäminen ei kopioi tehtäviä: Spotti, määräaika, vastuut ja suoritus käsitellään edelleen kunkin tehtävän omissa tiedoissa.

Ennen aloittamista

Työmääräimen perustiedot luodaan ja niitä ylläpidetään selaimessa. Luominen, muokkaaminen ja poistaminen edellyttävät erillisiä käyttöoikeuksia. Katseluoikeus ei yksin riitä tietojen muuttamiseen. Olemassa olevaan työmääräimeen tehtäviä lisättäessä tarvitset myös liitettävien tehtävien muokkausoikeuden.

Luo työmääräin

  1. Avaa selaimen valikosta Töiden hallinta → Työmääräimet. Valitse sivun yläreunasta Luo uusi työmääräin.
  2. Anna lomakkeen Perustiedot-välilehdellä Nimi ja Työmääräimen numero. Molemmat ovat pakollisia. Numeron pitää olla yksilöllinen; nimi voi olla sama kuin toisella työmääräimellä.
  3. Kirjoita tarvittaessa Kuvaus, jonka enimmäispituus on 2048 merkkiä. Valitse Asiakas, jos kokonaisuus kuuluu asiakkaalle. Asiakkaan voi myös jättää tyhjäksi.
  4. Anna tarvittaessa Aloituspäivä ja Lopetuspäivä. Kummassakin valitaan päivämäärän lisäksi kellonaika. Ajat voi jättää tyhjiksi.
  5. Lisää mahdolliset liitteet samalla välilehdellä Liitetiedostot-osiossa painikkeella Valitse tiedostoja. Voit valita esimerkiksi PDF-tiedostoja, kuvia ja Office-dokumentteja.
  6. Jos haluat liittää tehtäviä heti, avaa lomakkeen Tehtävät-välilehti ja valitse Liitä tehtävä. Valitse tehtävät ja paina tehtävävalinnan Tallenna-painiketta. Tämä tuo valinnat työmääräinlomakkeelle; se ei vielä tallenna työmääräintä.
  7. Paina lopuksi työmääräinlomakkeen alareunan Tallenna-painiketta. Voit luoda työmääräimen myös ilman tehtäviä ja liittää niitä myöhemmin.

Uusi työmääräin on Avoin. Jos tallennus ilmoittaa numeron olevan jo käytössä, tarkista olemassa oleva työmääräin ennen uuden numeron antamista. Kyse voi olla jo perustetusta työstä.

Uuden työmääräimen liitteiden siirto alkaa työmääräimen tallennuksen jälkeen. Odota siirron valmistumista ja tarkista liitteet avaamalla työmääräin uudelleen. Tarkemmat tehtävävalinnan ohjeet ovat artikkelissa Miten liitän tehtäviä työmääräimeen?

Päivämäärien merkitys

Aloitus- ja lopetusaika kuvaavat työmääräimen ajanjaksoa. Ne eivät itsessään sulje työmääräintä, kuittaa tehtäviä valmiiksi tai muuta tehtävien omia määräaikoja. Mobiilin työmääräinluettelon näkyvyys määräytyy avoimen tilan ja katseluoikeuksien perusteella, ei näiden päivämäärien perusteella.

Olemassa olevaan työmääräimeen tehtäviä lisättäessä sen tallennetun lopetusajan pitää olla tulevaisuudessa tai tyhjä. Jos lopetusaika on jo saavutettu, korjaa tai tyhjennä se, tallenna työmääräin ja avaa lomake uudelleen ennen tehtävien lisäämistä. Lopetusajan muuttaminen ja tehtävien lisääminen samalla tallennuksella ei riitä, sillä lisäys tarkistetaan aiemmin tallennetusta ajasta.

Muuta tietoja ja liitteitä

Avaa Työmääräinlista-välilehti ja napsauta työmääräimen nimeä tai saman rivin kynäkuvaketta. Muuta tiedot Perustiedot-välilehdellä ja tallenna lomakkeen alareunan Tallenna-painikkeella. Lomaketallennus edellyttää avointa tilaa: avaa suljettu työmääräin ensin alla kuvatulla tilakytkimellä.

Listan Nimi-, Kuvaus- ja Työmääräimen numero -soluissa on myös suora muokkaus kaksoisnapsauttamalla. Solumuutos lähetetään tallennettavaksi, kun lopetat solun muokkaamisen; sille ei ole erillistä Tallenna-painiketta.

Olemassa olevan työmääräimen Liitetiedostot-osiossa uuden tiedoston siirto alkaa heti valinnan jälkeen. Peruuta ei siis peru jo valmistunutta lisäystä. Liitteen voit avata sen esikatselusta tai tiedostokuvakkeesta. Poista liite napsauttamalla sen roskakorikuvaketta ja tallentamalla työmääräinlomake. Ennen tallennusta voit perua poistomerkinnän napsauttamalla samaa kuvaketta uudelleen.

Tehtävät-välilehdellä voit lisätä tehtäviä. Lomakkeen tallennus säilyttää aiemmat tehtäväliitokset; se ei korvaa koko tehtävälistaa uusilla valinnoilla.

Sulje tai avaa työmääräin

Muokkauslomakkeen alareunassa on työmääräimen tilakytkin, jonka tila on Avoin tai Suljettu. Vaihda kytkimen asentoa ja hyväksy avaus- tai sulkemisvahvistus. Tilamuutos tallennetaan heti erikseen, eikä se odota lomakkeen Tallenna-painiketta.

Tallenna muut tekemäsi muutokset ennen sulkemista. Sulkeminen sulkee myös muokkauslomakkeen, eikä tilan vahvistaminen tallenna samalla sen muita keskeneräisiä muutoksia.

Sulkeminen säilyttää työmääräimen, tehtävät ja niiden liitokset. Se ei kuittaa tehtäviä valmiiksi. Suljettu työmääräin jää selaimen listalle, mutta sitä ei enää palauteta Androidin tai iOS:n työmääräinluetteloon eikä mobiilin työmääräimen tietojen hakuun. Päivitä mobiililuettelo ennen näkyvyyden tarkistamista. Tehtävien omat tilat on tarkistettava erikseen.

Voit avata suljetun työmääräimen uudelleen selaimessa samalla tilakytkimellä ja hyväksyä avauksen. Sen jälkeen voit tallentaa perustietoja ja lisätä tehtäviä, jos lopetusaika ja käyttöoikeudet sallivat sen. Mobiilin katseluohje on artikkelissa Miten katson työmääräimen tehtäviä mobiilisovelluksessa?

Poistaminen ja sen vaikutukset

Käytä tavallisen työkokonaisuuden päättämiseen sulkemista. Poistaminen muuttaa liitoksia ja voi estää työmääräimen myöhemmän käytön.

Poisto avataan Työmääräinlista-välilehdellä rivin roskakorikuvakkeesta. Hyväksy ensin poistovahvistus. Sen jälkeen avautuu valinta, jossa voit myös keskeyttää toiminnon painikkeella Peruuta.

Valinta Poista linkitys vain muilta kuin valmiilta tehtäviltä merkitsee tehtäviä sisältävän työmääräimen poistetuksi. Se irrottaa työmääräimen kaikista muista kuin valmiista tehtävistä sekä tehtäväpohjista ja sopimusten tehtäväasetuksista. Tehtäviä ei poisteta eikä niiden tiloja muuteta. Valmiiden tehtävien liitos työmääräimeen säilyy.

Poistettu työmääräin katoaa selaimen tavalliselta listalta ja mobiililuettelosta. Sitä ei voi enää muuttaa, avata uudelleen tai poistaa uudelleen. Irrotetut tehtävät eivät enää kuulu siihen; myös niiden työmääräimeen perustuva ryhmittely ja raporttien rajaus muuttuvat.

Sopimuskytkentä voi estää poistamisen. Rajoitus koskee aktiivisten sopimusten lisäksi aktivointia tai päättymistä odottavia sekä päättyneitä sopimuksia. Myös sopimukseen perustuvan tehtävän liitoksen muuttamisrajoitus voi estää säilyttävän poiston. Jos säilyttävä poisto epäonnistuu, sen tilamuutos ja liitosten irrotukset perutaan yhdessä.

Jos työmääräimellä ei ole lainkaan tehtäviä, poistotoiminto poistaa itse työmääräimen kokonaan myös säilyttävän vaihtoehdon valinnalla. Sopimuskytkentä voi silti estää poiston.

Toinen vaihtoehto on Poista linkitys kaikilta tehtäviltä. Sen toiminnassa on ristiriita: vaihtoehdon nimi lupaa kaikkien tehtäväliitosten poistamisen, mutta tätä vaikutusta ei voida vahvistaa. Älä käytä sitä varmana tapana irrottaa kaikki tehtävät; selvitä vaikutus Spotillan tuesta ennen käyttöä.

Tarkista lopputulos

Avaa tallennettu työmääräin uudelleen. Tarkista nimi, numero, asiakas, päivämäärät ja tila sekä liitteiden avautuminen. Tarkista Tehtävät-välilehdeltä, että halutut tehtävät todella liittyivät työmääräimeen. Pelkkä perustietojen tallennuksen onnistuminen ei varmista tehtävien lisäystä.

Sulkemisen jälkeen tarkista selaimen listalta Suljettu-tila ja päivitetystä mobiililuettelosta, ettei työmääräintä enää näy. Säilyttävän poiston jälkeen tarkista tehtävien omista tiedoista, että muiden kuin valmiiden tehtävien liitos poistui ja valmiiden tehtävien liitos säilyi.