Käyttäjän tuntihinta määrittää, millä euromäärällä tehtävään tai palvelupyyntöön kirjattu työaika muutetaan työkustannukseksi. Määritä hinta selaimessa pääkäyttäjänä ennen työn valmistumista. Sama laskenta koskee selaimessa, Androidissa ja iOS:ssä tehtyjä kirjauksia.
Hinnan määrittäminen
- Avaa Käyttäjien hallinta → Käyttäjälistaus ja napsauta käyttäjän nimeä.
- Etsi käyttäjän perustietojen oikealta puolelta Työpäivät ja työtunnit -osio. Kustannusvalinta ja hintakentät ovat viikonpäivien alapuolella.
- Ota käyttöön Käyttäjän kirjaamat tehtävien tunnit lasketaan kustannuksiin?, kun käyttäjän kirjaukset halutaan mukaan automaattisen kustannuslaskennan käynnistämiseen. Valinnan rajoitukset on kuvattu jäljempänä.
- Täytä joko Tämän käyttäjän työn tuntihinta tai Tämän käyttäjän keskituntiansio euroina tunnilta. Tyhjennä toinen kenttä kokonaan.
- Paina lomakkeen Tallenna-painiketta. Avaa käyttäjän lomake uudelleen ja tarkista, että valinta ja hinta tallentuivat.
Molemmat hintakentät ovat vaihtoehtoisia laskentahintoja. Keskituntiansio on itse antamasi arvo: Spotilla ei laske sitä tässä toiminnossa tuntikirjausten keskiarvona. Valitse organisaationne kustannuslaskentaan sopiva hinta.
Hinnan pitää olla vähintään nolla, ja täsmälleen yhdessä kentässä pitää olla arvo. 0 on annettu hinta, ei tyhjä kenttä. Tuntihintakentän lomakeoletus on 0, joten tyhjennä se, jos käytät keskituntiansiota. Molempien kenttien täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen estää tallennuksen.
Mistä työaikakustannus lasketaan?
Kustannus lasketaan erikseen jokaisesta työhön liitetystä kirjauksesta: kirjauksen minuutit ÷ 60 × käyttäjän hinta. Laskenta käyttää kustannuksen luontihetkellä voimassa olevaa käyttäjän hintaa, ei kirjauksen aloituspäivälle erikseen tallennettua hintaa.
Päättyneen aikakirjauksen kesto pyöristetään ylöspäin kokonaisminuuttiin ennen kustannuslaskentaa. Esimerkiksi 1 h 30 min hinnalla 40 €/h tuottaa 60 € kustannuksen. Kesto 1 h 30 min 1 s tallentuu 91 minuutiksi, jolloin kustannus on 91 ÷ 60 × 40 = 60,666… €. Kustannuslaskennassa ei tehdä erillistä senttipyöristystä, joten näytön rahamuotoilusta ei voi päätellä tallennetun arvon tarkkuutta.
Laskenta käyttää keskituntiansiota, jos se on annettu, muuten tuntihintaa. Jos hintatietoja ei ole, laskentahinta on nolla. Lomakkeen tallennus estää normaalisti molempien hintojen antamisen.
Yleinen työaika ei kohdistu tehtävälle tai palvelupyynnölle pelkän hinnan määrittämisen perusteella. Tarvitset kyseiseen työhön liitetyn aikakirjauksen. Kappalemääräinen kirjaus mittaa määrää, ja sen kesto on nolla: tuntihinta ei muuta kappalemäärää työaikakustannukseksi. Katso työajan kirjaaminen.
Milloin kustannukset syntyvät?
Automaattinen kustannusluonti käynnistyy tehtävän tai palvelupyynnön siirtyessä valmiiksi. Tarkastusta vaativa tehtävä siirtyy ensin tarkastukseen; kustannusluonti tapahtuu vasta tarkastuksesta valmistuttaessa. Pelkkä tuntikirjauksen päättäminen tai hinnan tallentaminen ei vielä luo työn kustannuksia.
Valmistumiskäsittely yrittää päättää työn avoimet aikakirjaukset valmistumishetkeen ennen laskentaa. Päätä ajanotto itse työn todelliseen loppuaikaan ja tarkista kirjaukset: esimerkiksi kirjauksen validointi voi estää automaattisen päättämisen.
Kustannusluonti käynnistyy, jos työhön liittyy vähintään yksi käyttäjä, jonka kustannusvalinta on käytössä, ja työn kirjattu kokonaisaika on positiivinen. Myös työhön liitetyt tuotteet tai matkakulut voivat käynnistää kustannusluonnin.
Kustannusvalinta ei ole käyttäjäkohtainen poissulku. Kun kustannusluonti käynnistyy, se käy läpi kaikki työn kirjaukset ja käyttää kunkin kirjaajan omaa hintaa. Siksi myös käyttäjälle, jonka valinta on pois käytöstä, voi syntyä työaikakustannus esimerkiksi toisen kirjaajan, tuotteiden tai matkakulujen käynnistämässä laskennassa. Kirjauksen hyväksyntä ei rajaa kustannukseen otettavia rivejä.
Tämä tuntihinta määrittää työaikakustannuksen. Se ei itsessään muodosta tai lähetä asiakkaalle laskua. Tuotteiden, matkakulujen ja muiden kulujen hinnat määräytyvät erikseen.
Tuloksen tarkistaminen ja myöhemmät muutokset
Avaa valmistuneen tehtävän tai palvelupyynnön lomake selaimessa. Tarkista Kirjatut työtunnit -välilehdeltä kirjaaja, työn liitos sekä alku- ja loppuaika. Tarkista sen jälkeen Työkustannukset-välilehden Kirjatut työtunnit -ryhmä. Avaa ryhmän alarivit rivin vasemman reunan avaamiskuvakkeesta ja vertaa kirjauksen kustannusta yllä olevaan laskukaavaan. Erottele työaikakustannukset työn muista kustannuksista.
Jos kustannusrivi puuttuu, tarkista työn valmistuminen ja kustannusluonnin käynnistymisehdot. Jos summa on nolla, tarkista käytetty hinta ja kirjauksen kesto. Mobiilin yleisten tuntien tai muiden kulujen luettelot eivät yksin osoita tämän laskennan onnistumista.
Työaikakustannus tallennetaan erillisenä kustannusrivinä. Käyttäjän hinnan muuttaminen ei laske vanhoja kustannusrivejä uudelleen. Myöskään tuntikirjauksen korjaaminen ei automaattisesti muuta jo tallennettua kustannussummaa.
Kustannusnäkymän työaikarivin määrä tulee siihen liittyvän kirjauksen nykyisestä kestosta. Näytettävä yksikköhinta johdetaan tallennetusta kustannuksesta ja tästä kestosta. Jos korjaat kestoa kustannuksen luonnin jälkeen, näytettävä yksikköhinta voi siksi muuttua, vaikka kustannussumma säilyy. Tarkista korjauksen jälkeen sekä tuntikirjaus että tallennettu kustannus.
Katso erilliset ohjeet tuntikirjauksen korjaamiseen ja tuntien ja kustannusten tarkasteluun.