Käyttöaikataulu kertoo, milloin laitteen eli Spotin odotetaan olevan käytössä. Se on käyttöasteseurannan lähtötieto: aikataulu ei kirjaa laitteen todellisia käyttötunteja, muuta Spotin tilaa eikä määritä tehtävän määräpäivää tai huoltoväliä.
Avaa käyttöaikataulut
Määritä aikataulu selaimessa. Avaa navigoinnista Kohteet ja laitteet → Kohteet, laitteet, kalusto → Käyttöasteseuranta ja valitse Käyttöaikataulut-välilehti. Avaa olemassa oleva aikataulu napsauttamalla sen nimeä taulukossa.
Aikataulujen hallinta edellyttää pääkäyttäjän oikeuksia. Managerikäyttäjä voi tarkastella aikatauluja, mutta luonti-, kopiointi- ja päivitystoiminnot ovat lukittuina.
Luo aikataulu ja määritä voimassaolo
- Valitse Luo uusi käyttöaikataulu.
- Anna Nimi. Voit täydentää Kuvaus-kenttään aikataulun käyttötarkoituksen.
- Määritä Aloituspäivä ja tarvittaessa Lopetuspäivä. Uuden aikataulun aloituspäivän tulee olla tänään tai tulevaisuudessa. Lopetuspäivä ei saa edeltää aloituspäivää eikä olla menneisyydessä. Tyhjä lopetuspäivä tarkoittaa, ettei aikataululla ole ennalta määrättyä päättymispäivää.
- Valitse Laskentatapa. Oletus on Aikapohjainen aikataulu. Määritä käyttöajat ja poikkeukset alla olevien ohjeiden mukaan.
- Valitse kohdistukset ja tarkista tavoitetuntien esikatselu.
- Tallenna lomakkeen alaosan Luo uusi käyttöaikataulu -painikkeella.
Voimassaoloon kuuluvat sekä aloitus- että lopetuspäivä. Aikataulu vaikuttaa laskentaan vain päivinä, joina se on voimassa ja valikoituu Spotin käytettäväksi aikatauluksi.
Käyttöajan määritys
Aikapohjainen aikataulu
Tässä laskentatavassa määritetään viikonpäivien käyttöjaksot kellonaikoina. Käyttöajan määritys -osion viikkokalenterissa sarakkeet ovat maanantaista sunnuntaihin ja rivit vuorokauden tunteja.
Valitse käyttöjakso vetämällä hiirellä halutun päivän tuntirivien yli. Voit valita saman jakson usealle vierekkäiselle päivälle vetämällä myös niiden sarakkeiden yli. Esimerkiksi klo 8–16 valitaan riveiltä 8–15. Yhtenäisen valinnan alussa näkyvät muodostuneet alku- ja loppukellonajat. Samalle päivälle voi muodostaa erillisiä jaksoja jättämällä niiden väliin valitsemattomia tunteja.
Valitun alueen uudelleen valitseminen poistaa sen tunnit. Muuta kellonaikoja poistamalla tarpeettomat tuntisolut ja valitsemalla puuttuvat tunnit. Tyhjennä valinnat tyhjentää näkyvän viikkokalenterin käyttöajat. Valinnat tehdään kokonaisina tunteina. Vuorokauden loppuun jatkuva jakso näkyy päättyvänä klo 23:59, mutta laskenta käsittelee päättymisen vuorokauden loppuna.
Viikon tavoitetunnit näyttää kalenteriin valittujen käyttöjaksojen summan ennen poikkeusaikoja. Jokaisessa tallennettavassa viikkokalenterissa täytyy olla käyttöaikaa.
Aikapohjaisten jaksojen kestot lasketaan todellisena kuluneena aikana palvelun aikavyöhykkeessä. Suomessa esimerkiksi klo 01–04 kestää kevään kellonsiirtopäivänä 2 tuntia ja syksyn kellonsiirtopäivänä 4 tuntia. Keväällä puuttuva kellonaika siirretään eteenpäin kellonsiirron verran. Syksyllä kahdesti esiintyvästä kellonajasta aloitukseen käytetään ensimmäistä ja lopetukseen jälkimmäistä esiintymää.
Parilliset ja parittomat viikot
Valitse aikapohjaisen määrityksen yläpuolelta Lisää viikkojaottelu, jos käyttöajat vaihtelevat vuoroviikoin. Määritä ajat erikseen Parittomat viikot- ja Parilliset viikot-välilehdillä. Uusi parillisten viikkojen määritys saa aluksi ensimmäisen viikon käyttöajat ja poikkeukset.
Viikon valinta perustuu kalenteriviikon numeroon, ei aikataulun aloituksesta kuluneisiin viikkoihin. Esimerkiksi viikko 2 käyttää parillisten viikkojen käyttöaikoja. Ilman jaottelua sama viikkomääritys koskee kaikkia viikkoja. Poista viikkojaottelu poistaa parillisten viikkojen määrityksen; tallennuksen jälkeen ensimmäisen viikon määritys koskee kaikkia viikkoja.
Päivittäiset tunnit -aikataulu
Tässä laskentatavassa annetaan kunkin viikonpäivän tavoitetuntimäärä ilman tiettyä käyttöajankohtaa. Syötä tunnit kohdassa Käyttöajan määritys → Päivittäisten tuntien asetukset. Uuden lomakkeen päivät ovat aluksi nollia.
Tuntimäärän tulee olla 0–24 tuntia päivässä ja vähintään yhdellä viikonpäivällä enemmän kuin nolla. Nolla tarkoittaa, ettei kyseiselle viikonpäivälle aseteta tavoitetunteja. Tässä laskentatavassa ei ole vastaavaa parillisten ja parittomien viikkojen jaottelua.
Viikon kokonaistunnit on viikonpäivien tuntimäärien summa ennen poikkeuksia, ja se näytetään kahdella desimaalilla. Esimerkiksi maanantaista perjantaihin 8 tuntia päivässä ja viikonlopuksi 0 tuntia muodostaa 40 tunnin viikkotavoitteen.
Laskentatavat käsittelevät käytössäoloa eri tavoin: päivittäisissä tunneissa aktiivinen aika lasketaan koko vuorokauden tilahistoriasta, kun taas aikapohjaisessa mallissa tarkastellaan määritettyjä käyttöjaksoja ja niihin osuvaa poissaoloa. Mobiilin Käytössä-tila vastaa selaimen Aktiivinen-tilaa. Katso prosenttien kaavat ja tilahistorian rajoitukset käyttöasteseurannan tulkintaohjeesta.
Poikkeusajat
Avaa käyttöajan määrityksestä Poikkeusajat — arkipyhät ja muut vapaat ja valitse Lisää poikkeusaika. Aikapohjaisessa viikkojaottelussa poikkeus kuuluu valittuun viikkomääritykseen.
- Päivä tai ajanjakso: valitse yksi päivä tai alku- ja loppupäivä. Ilman loppupäivää poikkeus koskee vain aloituspäivää.
- Ajankohta: anna poikkeuksen alku- ja loppukellonaika. Molemmat ovat pakollisia. Tarkista kellonajat uudelleen, jos muutat niiden järjestystä.
- Toistuvuus: tyhjä valinta tarkoittaa annettuja päivämääriä. Vaihtoehdot ovat Joka kuukausi valitulle ajalle ja Joka vuosi valitulle ajalle. Kuukausitoistuvuudessa päivämääräväli on rajattava samaan kuukauteen; valinta poistaa loppupäivän, jos se on eri kuukaudessa.
- Kuvaus: voit kirjata poikkeuksen syyn. Poikkeusrivin oikean reunan roskakorikuvake poistaa rivin lomakkeelta.
Usean päivän poikkeuksen sama kellonaikaväli käsitellään erikseen jokaisena päivämäärävälin päivänä, myös alku- ja loppupäivänä. Kuukausitoistuvuus kohdistuu samoihin kuukauden päivien numeroihin ja vuositoistuvuus samoihin päivä- ja kuukausinumeroihin.
Aikapohjaiset poikkeukset
Poikkeus poistaa, lyhentää tai jakaa käyttöjakson siltä osin kuin kellonajat osuvat yhteen. Päivälle sovelletaan kaikkia siihen sopivia poikkeuksia valitun kalenteriviikon omasta viikkomäärityksestä. Päällekkäistä aikaa ei vähennetä kahdesti. Esimerkiksi käyttöajasta klo 8–16 ja poikkeuksista klo 10–12 sekä 11–14 jää käyttöaikaa klo 8–10 ja 14–16 eli yhteensä 4 tuntia.
Poikkeukset päivittäisissä tunneissa
Poikkeuksen kellonaikojen välinen tuntimäärä vähennetään päivän tavoitteesta, enintään nollaan asti. Kellonaika ei rajaa toteutuneen käytön mittausjaksoa. Esimerkiksi 8 tunnin tavoitteesta poikkeusaika klo 12–14 vähentää 2 tuntia, jolloin tavoitteeksi jää 6 tuntia.
Jos päivälle sopii useita poikkeuksia, käytetään ensimmäistä soveltuvaa poikkeusta tallennetussa järjestyksessä. Poikkeuksia ei lasketa yhteen. Klo 23:59 päättyvä poikkeus käsitellään vuorokauden loppuun ulottuvana. Päivittäisten tuntien tavoite ja poikkeuksen tuntivähennys ovat kiinteitä kellotuntimääriä myös kellonsiirtopäivinä.
Kun poikkeus vähentää päivän tavoitteen nollaan, kyseisen päivän käyttöastetietoihin tallennetaan myös käytössäolo- ja poissaolotunneiksi nolla.
Kohdista aikataulu ja tarkista etusijajärjestys
Valitse lomakkeen perustiedoissa Spotit, joilla käytössä -kohdan Valitse-painike. Valitse halutut Spotit avautuvasta Valitse Spotteja -ikkunasta ja vahvista painikkeella Valitse Spotit. Kansiokohdistukset valitaan kentästä Kansiot, joiden Spoteilla käytössä. Kansiovalitsin sallii kansiot, joilla ei ole alikansioita.
Päivittäisessä laskennassa käytetään ensisijaisesti Spotille suoraan liitettyä, laskettavana päivänä voimassa olevaa aikataulua. Jos sellaista ei ole, käytetään Spotin oman kansion voimassa olevaa aikataulua. Sen jälkeen vaihtoehtona on voimassa oleva Palvelunlaajuinen aikataulu. Haku ei etene ylempien kansioiden aikatauluihin. Ilman soveltuvaa aikataulua päivälle ei muodostu käyttöastetta.
Spotilla ja kansiolla on yksi suora aikataululiitos. Niiden valitseminen uuteen aikatauluun siirtää liitoksen aiemmasta aikataulusta uuteen; kyse ei ole kahden aikataulun rinnakkaisesta varaamisesta eri ajanjaksoille. Tarkista myös, mitä aikataulua käytetään ennen uuden aikataulun aloituspäivää.
Palvelunlaajuinen poistaa erilliset Spot- ja kansiokohdistukset tallennettavalta aikataululta. Palvelunlaajuiseksi voi olla asetettu vain yksi aikataulu kerrallaan. Kun tallennat toisen aikataulun palvelunlaajuiseksi, asetus poistuu aiemmalta aikataululta heti.
Vuosittaiset tavoitekäyttötunnit
Avaa lomakkeen alaosan Vuosittaiset tavoitekäyttötunnit -otsikko ja valitse vuosi kentästä Valitse vuosi. Esikatselu näyttää valitun kalenterivuoden suunnitellut tunnit kuukausittain lomakkeen käyttöajoista ja poikkeuksista. Päivittäisten tuntien kuukausitulokset pyöristetään kahteen desimaaliin. Aikapohjainen esikatselu käyttää samoja päiväkohtaisia käyttöjaksojen ja poikkeusten leikkaussääntöjä kuin päivälaskenta.
Esikatselu laskee koko kalenterivuoden eikä rajaa tulosta aikataulun aloitus- ja lopetuspäivillä. Se ei myöskään huomioi Spotin tilahistoriaa tai kohdistusten etusijaa. Luvut eivät ole toteutunut käyttöaste eivätkä aikataulun voimassaoloajalle rajatut tulokset.
Olemassa olevan aikataulun muuttaminen ja kopiointi
Kun aikataulun aloituspäivä on menneisyydessä ja aikataulu on liitetty Spotteihin tai kansioihin tai asetettu palvelunlaajuiseksi, käyttöajat, poikkeukset, laskentatapa ja useimmat perustiedot lukitaan muokkauslomakkeella. Muokkausoikeudelliselle käyttäjälle lopetuspäivä ja kohdistusvalinnat jäävät muokattaviksi. Managerikäyttäjällä myös nämä valinnat ovat lukittuina. Tänään tai tulevaisuudessa alkavan aikataulun käyttöaikoja voi muokata lomakkeella pääkäyttäjän oikeuksilla.
Tallenna sallitut muutokset lomakkeen alaosan Päivitä käyttöaikataulu -painikkeella. Jos tallennus ilmoittaa virheestä, korjaa ilmoitetut tiedot ja yritä uudelleen. Avaa tallennettu aikataulu uudelleen ja tarkista muutokset.
Voit käyttää lukittua aikataulua uuden pohjana: avaa aikataulu nimilinkistä ja valitse lomakkeen alaosasta Luo kopio. Toiminto avaa uuden aikataulun lomakkeen viimeksi tallennetuista tiedoista. Anna kopiolle kuvaava nimi, määritä uudet käyttöajat ja tarkista poikkeukset sekä kohdistukset.
Jos vanhalla aikataululla on lopetuspäivä, kopion aloituspäiväksi asetetaan oletuksena sama päivä. Tarkista myös kopioitu lopetuspäivä ja muut päivämäärät. Jos haluat uuden jakson alkavan vasta vanhan jälkeen, aseta aloituspäiväksi vanhaa lopetuspäivää seuraava päivä. Ilman vanhaa lopetuspäivää kopioitu aloituspäivä voi olla menneisyydessä ja on korjattava ennen tallennusta. Tallenna kopio Luo uusi käyttöaikataulu -painikkeella.
Kopiointi ei päätä vanhaa aikataulua. Suoran Spot- tai kansiokohdistuksen siirtäminen kopioon tai palvelunlaajuisen asetuksen vaihtaminen voi muuttaa myöhemmän laskennan aikatauluvalintaa. Alkuperäisen aikataulun säilymistä vanhan ajanjakson uudelleenlaskennassa ei voi luvata.
Aikataulun tallentaminen ei itsessään laske aiempia käyttöastetuloksia uudelleen eikä täydennä puuttuvia historiapäiviä. Menneen tilahistorian muuttaminen voi käynnistää olemassa olevien tulosten uudelleenlaskennan. Myös laskentatavan muutos voi tällöin muuttaa vanhojen päivien tuloksia; uudelleenlaskennan rajat on kuvattu käyttöasteseurannan tulkintaohjeessa.
Varmista tulos
Odota luodessa ilmoitusta Uusi käyttöaikataulu luotu tai päivittäessä ilmoitusta Käyttöaikataulu päivitetty. Avaa tallennettu aikataulu uudelleen ja tarkista laskentatapa, voimassaolo, käyttöajat, poikkeukset ja kohdistukset. Kopion yhteydessä tarkista myös aiemman aikataulun kohdistukset.
Päivittäinen laskenta muodostaa edellisen päivän tiedot palvelun aikavyöhykkeen mukaan. Kun tietoja on muodostunut, avaa saman Käyttöasteseuranta-näkymän Tilastot-välilehti, rajaa tarkastelu aikataulun voimassa oleviin päiviin ja tarkista Spotin Määritelty käyttöaika sekä käytössä oleva aikataulu. Tilastoissa näkyvä tämänhetkinen aikataulu ei yksin osoita, millä aikataululla vanhat tulokset laskettiin.
Vertaa tulosta Muutosloki-välilehden tilamuutoksiin. Muutosloki kertoo Spotin tilahistoriasta, ei aikataulun tallennushistoriasta. Katso tarkemmat ohjeet: Miten tarkastelen Spotin käyttöastetta? ja Miten tarkistan käyttöasteseurannan historian ja vien tiedot Exceliin?