Valitse kustannukselle oikea paikka. Tehtävän tai palvelupyynnön kulu kirjataan työn muuksi työkustannukseksi. Laitteen oma, yksittäinen kustannus kirjataan Spotin laitekustannuksiin. Esimerkiksi erikseen maksetun palvelun voi kirjata muuksi työkustannukseksi.

Älä lisää samaa kulua uudelleen, jos se sisältyy jo työn tuote-, tunti- tai matkakustannuksiin. Älä myöskään kirjaa samaa kulua sekä työ- että laitekustannukseksi: molemmat sisältyvät pitkän tähtäimen suunnitelman toteumaan.

Oikeudet ja työn tila

Muiden työkustannusten katselu edellyttää työn lukuoikeutta. Selaimessa lisääminen ja muuttaminen edellyttävät työn muokkausoikeutta tai erillistä työkustannusten hallintaoikeutta. Mobiilissa lisääminen edellyttää työn muokkaus- tai päättämisoikeutta, ja voit muokata vain itse lisäämiäsi kulurivejä.

Valmiiksi merkitylle, perutulle tai välitetylle työlle ei voi lisätä, muokata eikä poistaa muita työkustannuksia. Pelkkä käyttöoikeuksien lisääminen ei poista tätä tilarajoitusta.

Laitekustannuksen lisääminen, muuttaminen ja poistaminen edellyttävät kyseisen Spotin laitekustannuksiin soveltuvia oikeuksia. Jos toiminto puuttuu tai tallennus estyy, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeutesi. Managerin oikeuksista kerrotaan erillisessä ohjeessa.

Muu työkustannus selaimessa

  1. Avaa tehtävä tai palvelupyyntö. Valitse Työkustannukset-välilehdellä Luo uusi muu työkustannus.
  2. Anna pakollinen Kustannuksen otsikko. Täydennä tarvittaessa Lisätiedot, esimerkiksi mitä ostettiin ja miksi.
  3. Anna Määrä, valitse Yksikkö ja anna Yksikköhinta. Kaikki kolme ovat pakollisia. Yksikön oletus on kpl; vaihda se tarvittaessa valintaluettelosta. Määrä ja yksikköhinta eivät saa olla negatiivisia.
  4. Tarkista Kustannus ilman alennuksia ja mahdollinen Voimassa oleva alennus. Lisää tarvittaessa liitteet lomakkeen Tiedostot-osiossa.
  5. Tallenna lomakkeen Luo uusi muu työkustannus -painikkeella. Tarkista lisätty rivi ja sen summa työn Työkustannukset-välilehdeltä.

Muu työkustannus Androidissa ja iOS:ssa

  1. Avaa tehtävän tai palvelupyynnön tiedot. Paina Kulut-painikkeen alapuolella olevaa pluspainiketta.
  2. Valitse OSTOT, TARVIKKEET JA MUUT KULUT.
  3. Täytä Kustannusten kuvaus, Yksikkömäärä, Yksikkötyyppi ja Hinta per yksikkö. Kuvaus tallentuu kulun otsikoksi ja lisätiedoiksi. Valitse yksikkö luettelosta ja anna ei-negatiiviset luvut.
  4. Liitä tarvittaessa esimerkiksi kuitti kyseisen kulurivin Lisää tiedosto -toiminnolla. Voit lisätä seuraavan kulurivin saman lomakkeen LISÄÄ KULU -painikkeella.
  5. Tarkista jokaisen rivin Kokonaishinta ja tallenna kaikki rivit painikkeella LUO KULUT.
  6. Palaa työn tietoihin, avaa Kulut ja valitse Muut kulut. Tarkista tallennettujen rivien määrä, yksikköhinta, kokonaishinta ja kirjaaja.

Androidin luontilomakkeessa esikatselusumman pitää olla nollaa suurempi. Käytä desimaaliluvuissa pistettä. Lisäksi Android pyöristää uuden kulun määrän ja yksikköhinnan kumpikin erikseen lähimpään kokonaislukuun ennen tallennusta; puolikas pyöristyy ylöspäin. iOS lähettää luvut desimaaleina. Yksikköhinta tallennetaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Esimerkiksi ilman asiakasalennusta määrä 1,5 ja yksikköhinta 10,50 tallentuvat Androidin luonnissa arvoiksi 2 ja 11, jolloin kustannus on 22. iOS:ssa samoilla lähtöarvoilla kustannus on 15,75. Jos tarvitset desimaalit säilyttävän uuden kirjauksen, käytä selainta tai iOS:ää.

Kulut tallennetaan rivi kerrallaan ja liitteet kulun jälkeen. Jos usean kulun tallennus tai liitteen lähetys epäonnistuu kesken, jo tallennettuja rivejä ei automaattisesti peruta. Tarkista Muut kulut ja olemassa olevien rivien liitteet ennen uutta yritystä. Lisää uudelleen vain puuttuvat kulut tai liitteet, jotta kustannukset eivät kahdennu.

Summan laskenta ja asiakasalennus

Muun työkustannuksen alennukseton summa on määrä × yksikköhinta. Yksikkö kertoo, mitä määrä tarkoittaa; se ei muuta laskentaa. Kun soveltuva asiakasalennus on voimassa, tallennettu kustannus on määrä × yksikköhinta × (1 − alennusprosentti / 100).

Alennus tulee työn Spotin kautta liitetyn ensimmäisen asiakkaan voimassa olevasta muiden kustannusten alennuksesta. Et anna prosenttia vapaasti kululomakkeella. Voimassaolo tarkistetaan laskentahetkellä palvelun aikavyöhykkeessä, ja sekä alku- että loppuhetki kuuluvat voimassaoloaikaan. Alennuksia ei lasketa yhteen. Ilman asiakasta tai soveltuvaa voimassa olevaa alennusta käytetään alkuperäistä yksikköhintaa. Alennusten määrittämisestä kerrotaan asiakasalennusten ohjeessa.

Esimerkiksi 3 × 20 ja 10 prosentin alennus tuottavat kustannukseksi 54. Alkuperäinen yksikköhinta säilyy arvona 20: alennus muuttaa kustannuksen summaa, ei korvaa alkuperäistä yksikköhintaa.

Alennus tarkistetaan luonnissa, kulua tallennettaessa uudelleen ja työn valmistuessa. Jos alennus muuttuu tai päättyy ennen työn valmistumista, lopullinen kustannus voi poiketa aiemmasta. Voimassaolon päättyminen ei yksin päivitä jo tallennettua riviä.

Mobiilin Kokonaishinta on luontilomakkeella alennukseton esikatselu; iOS näyttää sen kahdella desimaalilla. Selaimessa alennukseton ja mahdollinen alennettu esikatselu ovat erillisiä kenttiä. Tarkista aina tallennetun rivin summa ja tarkista se uudelleen työn valmistuttua.

Spotin laitekustannus selaimessa

  1. Avaa oikea Spotti ja sen Laitekustannukset-välilehti. Valitse Luo uusi laitekustannus. Nykyinen Spotti valitaan lomakkeelle valmiiksi; tarkista kohde ennen tallennusta.
  2. Anna pakollinen Kustannuksen nimi ja Kustannuksen arvo. Arvo on koko kustannuksen summa, ei yksikköhinta, eikä se saa olla negatiivinen. Työkustannuksen määrä- ja alennuslaskentaa ei tehdä laitekustannukselle.
  3. Täytä tarvittaessa Kustannuksen kuvaus, Kustannuksen päivämäärä ja Referenssinumero. Päivämäärän voi jättää tyhjäksi. Liitteet lisätään lomakkeen Tiedostot-osiossa.
  4. Tallenna lomakkeen Luo uusi laitekustannus -painikkeella. Tarkista rivi, summa, kohde ja mahdollinen kustannuspäivä Laitekustannukset-luettelosta.

Korjaaminen ja poistaminen

Selaimessa avaa muu työkustannus sen otsikkolinkistä Työkustannukset-välilehdellä. Avaa laitekustannus sen nimilinkistä Laitekustannukset-välilehdellä. Tee korjaus ja valitse lomakkeelta Tallenna. Mobiilissa avaa oman rivisi muokkaus Muut kulut -luettelon kynäkuvakkeesta. Tarkista korjattu summa tallennuksen jälkeen; muun työkustannuksen tallennus tarkistaa myös alennuksen uudelleen.

Selaimen kustannuslomakkeen Poista-toiminto on käytettävissä oikeuksien ja työkustannuksessa myös työn tilan salliessa. Vahvistettu poistaminen poistaa kulurivin ja siihen liitetyt tiedostot. Se ei muuta työn tilaa. Poistettu kulu ei enää sisälly kyseisten kustannusrivien perusteella laskettuihin summiin.

Kustannuspäivä ja raporttien toteuma

Pitkän tähtäimen suunnitelman vuosittainen toteuma laskee yhteen suunnitelmaan liitettyjen, käyttäjälle näkyvien Spottien työ- ja laitekustannukset tarkasteltavilta kalenterivuosilta. Työkustannuksen vuosi määräytyy kulurivin luontiajan mukaan. Laitekustannuksen vuosi määräytyy Kustannuksen päivämäärän mukaan tai, jos se on tyhjä, luontiajan mukaan. Vuosirajat tulkitaan palvelun aikavyöhykkeessä.

Toteuma käyttää tallennettuja kustannussummia eikä rajaa työkustannuksia vain valmiisiin töihin. Siksi myös keskeneräisen työn muu kustannus voi jo sisältyä toteumaan. Kustannuksen korjaaminen, poistaminen tai alennuksen uudelleenlaskenta voi muuttaa toteumaa.

Laitekustannusraportin aikarajaus ja ajallinen ryhmittely käyttävät luontiaikaa myös silloin, kun kustannuspäivä on annettu. Sen ajanjaksokohtainen summa voi siksi poiketa pitkän tähtäimen toteumasta. Esimerkiksi myöhemmin kirjattu edelliselle vuodelle kuuluva laitekustannus kohdistuu pitkän tähtäimen toteumassa kustannuspäivän vuodelle, mutta laitekustannusraportissa luontiajan jaksolle.

Työn muiden kustannusten tarkastelua täydentää tuntien ja kustannusten tarkastelun ohje.