Säilytysajalla voit automatisoida palvelupyynnön lähettäjän nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron anonymisoinnin. Asetus on organisaation yhteinen: sitä ei määritetä erikseen palvelupyyntölajille tai julkiselle lomakkeelle. Se voi vaikuttaa myös keskeneräisiin pyyntöihin ja katkaista sähköpostiyhteyden niiden lähettäjiin.
Säilytysajan määrittäminen
Tee muutos selaimessa käyttäjällä, jolla on oikeus muokata palvelupyyntöjen asetuksia. Paikallisella pääkäyttäjällä on tämä oikeus.
- Avaa Töiden hallinta → Palvelupyynnöt → Palvelupyyntöjen asetukset ja valitse Asetukset-välilehti.
- Syötä Perustiedot-osiossa kenttään Lähettäjän henkilötietojen säilytysaika (päiviä) kokonaisluku, joka on vähintään 1. Tyhjä kenttä tarkoittaa, ettei automaattinen anonymisointi ole käytössä.
- Valitse lomakkeen alareunasta Päivitä palvelupyyntöasetus.
- Avaa asetukset uudelleen ja tarkista, että haluttu päiväluku tallentui.
Valitse aika niin, että lähettäjän yhteystiedot säilyvät tarvittavan asioinnin ajan. Lyhyen ajan käyttöönotto tai säilytysajan lyhentäminen voi tuoda vanhoja pyyntöjä käsittelyyn jo seuraavana yönä. Tallennus ei anonymisoi tietoja heti.
Milloin ja mitkä pyynnöt käsitellään?
Käsittely jonotetaan öisin organisaation aikavyöhykkeen keskiyöllä. Valmistuminen voi viivästyä jonon vuoksi. Automaattinen käsittely koskee aktiivisia Spotilla-asiakkuuksia, joilla säilytysaika on asetettu.
Ikäraja lasketaan käsittelypäivän alusta vähentämällä asetettu säilytysaika. Mukaan tulevat vain rajaa aikaisemmin luodut pyynnöt, joita ei ole vielä anonymisoitu. Ikä perustuu pyynnön luontiaikaan, ei valmistumiseen tai viimeiseen muokkaukseen.
Esimerkiksi yhden päivän asetuksella 5.10.2026 tehtävä käsittely käyttää rajana 4.10.2026 klo 00.00 organisaation aikavyöhykkeessä. Muut ehdot täyttävä 3.10. luotu pyyntö voidaan käsitellä. Täsmälleen 4.10. klo 00.00 tai myöhemmin luotu pyyntö ei vielä kuulu tähän ajoon.
Pyynnön tila ei rajaa käsittelyä: mukana voivat olla avoimet, tekeillä olevat, pidossa olevat, valmiit, peruutetut ja välitetyt pyynnöt. Yhdessä organisaatiokohtaisessa ajossa käsitellään enintään 10 000 pyyntöä, joten suuri kertymä voi vaatia useita öitä.
Käyttäjätiliin liittyvä poikkeus
Pyyntö jätetään anonymisoimatta, jos lähettäjän tallennettu sähköpostiosoite vastaa organisaation jonkin käyttäjätilin sähköpostia. Vertailussa ei huomioida kirjainkokoa eikä osoitteen alun tai lopun välilyöntejä. Vertailua ei rajata vain aktiivisiin käyttäjätileihin.
Poikkeus perustuu osoitteeseen, ei pyynnön lähettämistapaan. Android- ja iOS-sovellusten tavallinen luontilomake täyttää lähettäjän nimen ja sähköpostin kirjautuneen käyttäjän tiedoista, joten tällaiset pyynnöt jäävät yleensä käsittelyn ulkopuolelle. Myös julkisella lomakkeella tehty pyyntö jää ulkopuolelle, jos sen osoite vastaa käyttäjätiliä.
Mitä anonymisointi muuttaa?
Lähettäjän nimi ja sähköposti korvataan anonymisoinnin arvoilla ja puhelinnumero tyhjennetään. Suomenkielisessä asiakkuudessa nimeksi tulee GDPR Tyhjennetty ja sähköpostiksi gdpr.tyhjennetty@spotilla.com. Korvaavat arvot määräytyvät asiakkuuden kielen perusteella.
Myös käsiteltyyn pyyntöön liittyvien keskustelujen ulkoiset sähköpostiosoitteet korvataan, paitsi jos osoite vastaa organisaation käyttäjätiliä. Pyynnön muutoshistorian tallennettuja yhteystietokopioita puhdistetaan, ja luontitapahtumaan tallennettu lähettäjän varanimi korvataan. Anonymisoinnin ajankohta tallentuu historiaan. Myös pyynnön viimeisin muokkausaika muuttuu.
Pyyntöä ei poisteta, päätetä tai siirretä toiselle vastuulle. Sen otsikkoa, kuvausta, lisäkenttiä, kommentteja, keskustelujen tekstejä tai liitteitä ei puhdisteta tällä asetuksella. Näissä voi edelleen olla henkilötietoja. Toiminto ei myöskään ole jo poistettujen pyyntöjen historian yleinen puhdistus.
Vaikutus viestintään
Anonymisoinnin korvausosoitteisiin ei lähetetä sähköpostia. Alkuperäiseen osoitteeseen perustuvat keskusteluilmoitukset sekä tila-, vastuu- ja valmistumisilmoitukset katkeavat kyseisen osoitteen osalta, vaikka ilmoitus olisi asetuksissa valittuna. Muille säilyneille vastaanottajille voidaan edelleen lähettää ilmoituksia niiden asetusten mukaisesti.
Anonymisointi ei itsessään mitätöi aiemmin lähetettyä keskustelun vastauslinkkiä. Linkillä voi edelleen avata vastaussivun, jos linkki on kelvollinen ja pyyntö on olemassa eikä sen tila ole Valmis, Peruutettu tai Välitetty. Lue tarvittaessa julkisen palvelupyynnön jatkoviestinnästä.
Tuloksen tarkistaminen ja toiminnon poistaminen käytöstä
- Avaa käsittelyn jälkeen Töiden hallinta → Palvelupyynnöt → Palvelupyynnöt ja päivitä taulukon tiedot esimerkiksi avaamalla sivu uudelleen.
- Avaa taulukon sarakeotsikoiden lopussa olevasta sarakekuvakkeesta sarakkeiden näkyvyysvalinta. Näytä oletuksena piilotettu Henkilötiedot anonymisoitu -sarake. Siinä näkyvä ajankohta osoittaa pyynnön anonymisoinnin; tyhjä arvo tarkoittaa, ettei pyyntöä ole merkitty anonymisoiduksi.
- Avaa pyynnön tiedot sen otsikkolinkistä. Tarkista Perustiedot-välilehdeltä lähettäjän korvattu nimi ja sähköposti sekä tyhjä puhelinnumero.
Pelkkä asetuksen tallennusvahvistus ei osoita käsittelyn valmistumista. Jos odotettu pyyntö ei ole vielä anonymisoitu, tarkista sen luontiaika, säilytysaika ja käyttäjätiliin liittyvä sähköpostipoikkeus. Huomioi myös ajon viive ja suuri käsittelymäärä.
Poista automaattinen anonymisointi käytöstä tyhjentämällä säilytysaikakenttä ja tallentamalla samalla painikkeella. Tämä estää tulevien ajojen käsittelyn, mutta ei palauta jo korvattuja yhteystietoja tai historiatietoja. Säilytysajan pidentäminen ei myöskään palauta tietoja. Julkisen lomakkeen poistaminen käytöstä ei yksin pysäytä anonymisointia.
Julkisen lomakkeen julkaiseminen ja valinnat käsitellään erikseen ohjeessa Julkisen palvelupyyntölomakkeen asetukset.