Tarkista ensin, käytättekö Procountor (Uusi) -välilehteä vai vanhaa Procountor-lomaketta. Valitse organisaatiolle sovittu yhteys.
- Avaa uuden yhteyden välilehti, jos se on käytössä.
- Valitse oikea ympäristö ja täytä API-avain, Asiakastunnus ja Asiakassalaisuus ylläpitäjän ohjeen mukaan.
- Tallenna ja testaa yhteys.
- Ota tarvittavat asiakas-, tuote-, käyttäjä-, tehtävälasku- tai matkalaskusiirrot käyttöön valitsemalla kyseisen toiminnon Käytössä-asetus.
- Tarkista niiden rajaukset, kenttävastaavuudet ja laskutuksen asetukset, kuten arvonlisävero, maksuehto ja pankkitili. Tallenna asetukset.
- Tarkista esikatselun tai siirron tulos ja seuraa lokia.
Asiakkaat ja tuotteet
Asiakassynkronointi käsittelee asiakkaita molempiin suuntiin: Procountorista Spotillaan ja Spotillasta Procountoriin. Puuttuvia asiakkaita luodaan ja olemassa olevia yhdistetään asiakasnumeron perusteella. Valitse Asiakassynkronoinnin juurikansio, jonka alle asiakaskansiot luodaan. Voit valita myös Uusien asiakkaiden laitekortin.
Tarkista asiakasnumerot ja kokeile Testaa asiakassynkronointi -toimintoa ennen täyttä siirtoa. Esikatselun Suunta-sarake erottaa tuonnin ja viennin. Synkronointi käsittelee Procountorin tiedot ensin, joten jo yhdistetyn asiakkaan tiedot voivat päivittyä Spotillaan Procountorista ennen vientiä. Älä oleta Spotillassa tehdyn muutoksen aina korvaavan Procountorin tietoja.
Uuden yhteyden Tuotesynkronointi tuo ja päivittää tuotteita Procountorista Spotillaan. Olemassa olevia tuotteita yhdistetään tuotekoodin perusteella. Tarkista tulos toiminnolla Testaa tuotesynkronointi.
Henkilöiden tuonti
Käyttäjäsynkronointi tuo Procountorin henkilöitä Spotillaan. Se yhdistää henkilön olemassa olevaan Spotilla-tiliin sähköpostiosoitteen perusteella tai luo uuden käyttäjätilin. Henkilöllä on oltava nimi ja kelvollinen sähköpostiosoite. Epäselvät osumat ja ristiriitaiset henkilönumerot ohitetaan.
Valitse ensin Testaa käyttäjäsynkronointi ja tarkista Näytä tulokset -painikkeesta, ketkä luotaisiin, yhdistettäisiin tai ohitettaisiin. Käynnistä varsinainen tuonti painikkeella Suorita täysi käyttäjäsynkronointi. Jo yhdistetty henkilö ohitetaan seuraavilla kerroilla; toiminto ei päivitä hänen kaikkia käyttäjätietojaan uudelleen.
Tehtävälaskut
Tehtävälaskujen synkronointi lähettää valmiit, asetettuihin suodattimiin sopivat tehtävät Procountoriin myyntilaskuiksi. Tarkista tehtäväpohjien, tehtäväkategorioiden, tehtävälomakkeiden ja asiakasryhmien rajaukset sekä Oletus-ALV%, Maksuehto (päivää) ja Pankkitili (IBAN).
Tehtävän asiakkaan on oltava yhdistetty Procountoriin. Varmista asiakkaan laskutusosoite ja laskutuskanavan tarvitsemat tiedot. Puutteelliset laskutiedot estävät siirron.
Laskurivit muodostuvat tehtävän tuoteriveistä. Tuntikirjauksista ei enää muodosteta erillisiä laskurivejä, eikä ilman tuoterivejä olevalle tehtävälle luoda korvaavaa laskuriviä. Tuotteen omaa ALV-prosenttia käytetään ensisijaisesti ja yhteyden oletus-ALV:tä, jos tuotteelta puuttuu ALV-prosentti. Tuoterivin selite siirtyy laskurivin kommentiksi.
Valitse Testaa tehtävälaskujen synkronointi ja tarkista esikatselu ennen varsinaista siirtoa.
Matkakulujen siirto matkalaskuiksi
Ota Matkalaskujen synkronointi käyttöön ja täytä tämän osion Pankkitili (IBAN). Tarkista tilinumero huolellisesti: asetusta käytetään siirrettävien matkalaskujen maksutiedoissa.
Matkakulu voidaan siirtää, kun:
- se liittyy valmiiseen tehtävään tai palvelupyyntöön,
- sillä on käyttäjä, jonka nimi on täytetty,
- alku- ja loppupäivä on täytetty,
- kokonaissumma on suurempi kuin nolla,
- sitä ei ole jo siirretty Procountoriin.
Androidissa ja iOS:ssä kirjaustoiminnon nimi on Lisää matkakulu. Myös mobiilissa kirjattu matkakulu voi siirtyä, kun nämä ehdot täyttyvät. Pelkkä omiin matkakuluihin tehty kirjaus ilman yhteyttä valmiiseen tehtävään tai palvelupyyntöön ei riitä.
- Tallenna matkalaskujen asetukset.
- Valitse Testaa matkalaskujen synkronointi. Esikatselu ei luo matkalaskuja.
- Avaa Näytä tulokset ja tarkista siirrettävät matkakulut, summat sekä ohitettujen tai virheellisten kirjausten syyt.
- Korjaa puuttuvat tiedot ja käynnistä Suorita täysi matkalaskujen synkronointi.
- Tarkista tulos integraatiolokeista ja yhteydet näkymästä Matkalaskumääritysten yleiskatsaus.
Jokaisesta siirtokelpoisesta matkakulusta muodostetaan oma matkalasku, jonka yhdellä laskurivillä on matkakulun kokonaissumma. Jo siirrettyä matkakulua ei lähetetä tai päivitetä uudelleen tällä toiminnolla.
Vanha yhteys ja tulosten tarkistaminen
Vanhan yhteyden lomakkeella ovat muun muassa Procountor pankkitili, Procountor-tuoteryhmän ID Spotilla-tuotteille, Tuotteet Procountorista ja Tuotteet Procountoriin. Siirtosuunta pitää valita tarkoituksella.
Onnistunut yhteystesti kertoo tunnistautumisesta. Varmista erikseen, että ensimmäinen tarkoitettu asiakas, tuote, käyttäjä tai lasku käsiteltiin oikein. Jonoon lisätty siirto ei vielä tarkoita onnistunutta käsittelyä. Jos siirto epäonnistuu, korjaa lokissa ilmoitettu puute ennen laajaa uudelleensiirtoa.