Miten määritän Procountor-yhteyden Spotillassa?

Procountor-yhteydellä voit synkronoida asiakkaita, tuoda tuotteita ja henkilöitä sekä luoda tehtävistä myyntilaskuja ja matkakuluista matkalaskuja. Tämä ohje koskee ensisijaisesti Procountor (Uusi) -yhteyttä. Vanhan Procountor-lomakkeen asetukset ovat erilliset: varmista ennen käyttöönottoa, kumpi yhteys organisaatiollenne on sovittu.

Yhteyden käyttöönotto

Tarvitset pääkäyttäjän oikeudet, organisaatiolle käyttöön otetun Procountor-ominaisuuden ja oikean Procountor-ympäristön tunnistetiedot. Jos yhteyttä ei näy, selvitä käyttöönotto Spotillan yhteyshenkilön kanssa. Katso myös integraation käyttöönoton edellytykset.

1. Avaa selaimessa Palvelun asetukset → Integraatiot → Procountor (Uusi).
2. Avaa yhteyden Tunnistautuminen-välilehti. Valitse kohdasta Ympäristö joko Tuotanto tai Sandbox sen mukaan, mihin ympäristöön tunnuksesi kuuluvat. Oletus on Tuotanto.
3. Täytä API-avain, Asiakastunnus ja Asiakassalaisuus. Valitse lomakkeen Tallenna.
4. Valitse samalla välilehdellä Testaa yhteys. Testi tarkistaa tallennetut tunnistetiedot. Onnistuminen ei vielä vahvista minkään asiakkaan, tuotteen, henkilön tai laskun siirtyneen.

Jos saat ilmoituksen tunnistautumisestosta, tarkista tunnistetiedot Tunnistautuminen-välilehdellä, tallenna ne uudelleen ja testaa yhteys. Puuttuvat tunnistetiedot tai tunnistautumisesto estävät käsin käynnistettävän siirron.

Siirtojen asetukset, esikatselu ja käynnistys

Avaa yhteyden Asetukset-välilehti. Avaa haluamasi osio napsauttamalla sen otsikkoa. Jokaisella siirtotoiminnolla on oma Käytössä-valintansa. Määritä osion muut asetukset ja tallenna muutokset välilehden osioiden alapuolella olevalla Tallenna-painikkeella.

Tallennettu Käytössä-valinta tarvitaan myös käsin käynnistettyyn varsinaiseen siirtoon. Pelkkä siirtopainikkeen painaminen voi lisätä työn jonoon, mutta käsittely ohitetaan, jos toiminto ei ole tallennetuissa asetuksissa käytössä.

Kunkin osion Testaa…-painike käynnistää taustalla esikatselun. Odota sen valmistumista ja avaa samasta osiosta Näytä tulokset. Esikatselu auttaa tunnistamaan luotavat, yhdistettävät, päivitettävät ja ohitettavat tiedot sekä puutteet ennen varsinaista siirtoa. Se ei tee varsinaista siirtoa.

Asetukset-välilehden osio	Varsinainen käsin käynnistys	Automaattinen käsittely
Asiakassynkronointi	Suorita täysi asiakassynkronointi	Tavoiteväli on 30 minuuttia, kun toiminto on käytössä.
Tuotesynkronointi	Suorita täysi tuotesynkronointi	Käynnistä siirto käsin; automaattista siirtoväliä ei ole vahvistettu.
Käyttäjäsynkronointi	Suorita täysi käyttäjäsynkronointi	Käynnistä siirto käsin; automaattista siirtoväliä ei ole vahvistettu.
Tehtävälaskujen synkronointi	Suorita täysi tehtävälaskujen synkronointi	Käynnistä siirto käsin; automaattista siirtoväliä ei ole vahvistettu.
Matkakulujen laskusynkronointi	Suorita täysi matkakulujen laskusynkronointi	Jonotetaan organisaation aikavyöhykkeen mukaan kello 01, kun toiminto on käytössä.

Asiakassiirron ajastin tarkistaa siirtotarpeen kymmenen minuutin välein. Tavoiteväli ja matkakulujen kello 01:n jonotus eivät tarkoita täsmällistä valmistumisaikaa: käsittely tapahtuu taustalla.

Käsin käynnistyksen onnistumisilmoitus kertoo työn lisäämisestä jonoon. Saman toiminnon uusi käsin käynnistys estetään sen ollessa jo jonossa tai käynnissä. Odota valmistumista; esto ei tarkoita, että kaikki eri siirtotoiminnot olisivat keskenään lukittuja.

Asiakkaiden synkronointi

Asiakassynkronointi-osiossa valitse Asiakassynkronoinnin juurikansio. Valitun kansion on oltava olemassa, jotta siirto voi toimia. Voit valita myös Uusien asiakkaiden laitekortin, jota käytetään uusien asiakaskansioiden luonnissa.

Siirto käsittelee asiakkaat molempiin suuntiin. Procountorin aktiivisia asiakkaita tuodaan Spotillaan, ja Spotillan näkyviä asiakkaita viedään Procountoriin. Puuttuvia asiakkaita luodaan ja olemassa olevia yhdistetään asiakasnumeron perusteella. Juurikansio määrää asiakaskansioiden sijainnin; se ei rajaa vientiä vain kyseisen kansion asiakkaisiin.

Asiakkaan perustietoja, osoitteita ja laskutustietoja voidaan päivittää. Tuonti käsitellään ennen vientiä, joten jo yhdistetyn asiakkaan tiedot voivat päivittyä Spotillaan Procountorista ennen vientiä. Älä oleta Spotillassa tehdyn muutoksen aina korvaavan Procountorin tietoja.

Siirto luo tai yhdistää myös asiakkaan kansion. Yhdistetyn kansion nimi ja sijainti voivat päivittyä; juurikansion vaihtaminen voi siirtää sen uuden juurikansion alle.

Valitse osiossa Testaa asiakassynkronointi ja tarkista tulokset. Suunta-sarake erottaa tuonnin ja viennin. Tarkista erityisesti asiakasnumerot ja suunnitellut muutokset. Käynnistä tarvittaessa Suorita täysi asiakassynkronointi. Tarkista yhteydet osion Asiakasmääritysten yleiskatsaus -painikkeesta.

Tuotteiden tuonti

Tuotesynkronointi-osio tuo aktiivisia myyntituotteita Procountorista Spotillaan. Uuden yhteyden toteutettu siirtosuunta on Procountorista Spotillaan, vaikka osion vihjeteksti voi kuvata vientiä.

Procountorin tuotteen ID tallennetaan Spotillan tuotekoodiksi. Ensimmäisellä siirrolla olemassa oleva Spotilla-tuote yhdistetään, jos sen koodi vastaa tätä ID:tä. Pelkkä samanniminen tuote ei muodosta yhteyttä.

Uusille tuotteille tuodaan nimi, koodi, hinta ja yksikkö. Procountorin hinta tallennetaan sekä Spotillan hinnaksi että myyntihinnaksi. Jo yhdistettyjen tuotteiden näitä tietoja voidaan päivittää myöhemmissä siirroissa. Procountorin tuoteryhmää vastaava tuotekategoria yhdistetään tai luodaan nimellä; uuden tuotteen oletuskategoria on Procountor, jos sopivaa ryhmää ei löydy. Tuonti ei tuo tuotteen ALV-prosenttia, joten tarkista se erikseen ennen tehtävälaskutusta.

Valitse osiossa Testaa tuotesynkronointi, tarkista tulokset ja käynnistä Suorita täysi tuotesynkronointi. Tarkista kohdistukset painikkeesta Tuotemääritysten yleiskatsaus.

Henkilöiden tuonti ja yhdistäminen

Käyttäjäsynkronointi-osio tuo Procountorin henkilöitä Spotillaan. Henkilöllä on oltava nimi ja kelvollinen, enintään 50 merkin sähköpostiosoite. Siirto yhdistää henkilön olemassa olevaan Spotilla-tiliin sähköpostiosoitteen perusteella tai luo uuden käyttäjätilin. Sähköpostin kirjainkoko ja ympäröivät välilyönnit eivät erota osumia.

Useat kelvolliset sähköpostiosumat, ristiriitaiset henkilönumerot, suojatut tilit ja jo toiselle Procountor-henkilölle yhdistetyt tilit ohitetaan. Olemassa olevan tilin puuttuva henkilönumero voidaan täydentää yhdistämisen yhteydessä. Uudelle tilille tuodaan nimi, sähköposti sekä saatavilla olevat puhelin- ja henkilönumerotiedot. Jo yhdistetty henkilö ohitetaan seuraavilla kerroilla; toiminto ei päivitä hänen kaikkia käyttäjätietojaan uudelleen.

Valitse osiossa Testaa käyttäjäsynkronointi ja tarkista Näytä tulokset -painikkeesta luotavat, yhdistettävät ja ohitettavat henkilöt. Olemassa olevien Spotilla-tilien haku ja yhdistäminen rajautuvat käyttöoikeuksiesi sallimiin tileihin. Käynnistä Suorita täysi käyttäjäsynkronointi ja tarkista yhteydet painikkeesta Käyttäjämääritysten yleiskatsaus.

Matkakulujen siirtoa varten kulun käyttäjän on oltava yhdistetty Procountorin henkilöön. Pelkkä sama nimi tai sähköpostiosoite ei riitä ennen kuin yhdistäminen on tehty.

Tehtävien siirto myyntilaskuiksi

Tehtävälaskujen synkronointi-osio luo Procountoriin myyntilaskun valmiista tehtävästä, joka täyttää rajaukset ja jota ei ole jo yhdistetty Procountorin laskuun. Tehtävän asiakkaan on löydyttävä tehtävän Spotin kansiosta ja oltava yhdistetty Procountoriin.

Aineiston rajaaminen

Määritä osion tehtäväsuodattimissa tarvittaessa Tehtäväpohjat, Tehtäväkategoriat, Tehtävälomakkeet ja Asiakasryhmät. Yhden suodatinryhmän kaikkien täytettyjen kriteerien on täytyttävä. Saman kentän vaihtoehdoista yksi osuma riittää; kategorioista riittää yksi yhteinen kategoria. Jos käytät useita suodatinryhmiä, tehtävän tarvitsee täyttää niistä vain yksi.

Tyhjä kriteeri ei rajoita aineistoa. Ilman aktiivisia rajauksia käsitellään kaikki muuten siirtokelpoiset valmiit tehtävät. Myös kokonaan tyhjä suodatinryhmä voi päästää kaikki tehtävät läpi. Siirto ei rajaudu vain juuri valmistuneisiin tehtäviin eikä pelkästään käynnistäjän omiin tehtäviin.

Laskutiedot ja summat

Tarkista osion Oletus-ALV%, Maksuehto (päivää) ja Pankkitili (IBAN). Ilman määritettyä oletus-ALV:tä käytetään 25,5 %:a ja ilman maksuehtoa 14 päivää. Eräpäivä lasketaan siirtopäivästä organisaation aikavyöhykkeellä. Laskupäivä on tehtävän valmistumispäivä tai sen puuttuessa siirtopäivä.

Laskurivit muodostuvat tehtävän tuoteriveistä. Tuntikirjauksista ei muodosteta erillisiä laskurivejä, eikä ilman tuoterivejä olevalle tehtävälle luoda korvaavaa laskuriviä. Määrä on tehtävän tuoterivin määrä, ja sen on oltava positiivinen. Rivin yksikkö on kappale.

Yksikköhintana käytetään tuotteen positiivista myyntihintaa. Jos sitä ei ole, käytetään tuotteen positiivista hintaa; jos kumpaakaan ei ole, hinta on 1 €. Tarkista siksi hinnat ennen siirtoa. Hinnat käsitellään ilman ALV:tä eikä riveille lisätä alennusta. Tuotteen oma ALV-prosentti, myös 0 %, on ensisijainen. Yhteyden oletus-ALV:tä käytetään vain, jos tuotteen ALV-prosentti puuttuu.

Tuotteen Procountor-kohdistus liitetään laskuriviin, jos se on olemassa; kohdistuksen puuttuminen ei yksin estä riviä. Tuoterivin selite siirtyy laskurivin kommentiksi enintään 512 merkkinä. Laskun lisätietoihin voidaan liittää tehtävän otsikko, kohde ja kommentit.

Tarkista asiakkaan nimi sekä laskutusosoitteen katu, postinumero ja kaupunki. Puuttuvia laskutusosoitteen osia täydennetään asiakkaan tavallisesta osoitteesta. Laskutuskanavaksi valitaan ensisijaisesti verkkolasku, jos operaattori, verkkolaskuosoite ja Y-tunnus ovat kelvolliset. Muuten käytetään laskutussähköpostia, jos se on täytetty, ja viimeisenä postia. Verkkolaskulle tarvitaan myös asiakkaan tavallinen osoite. Tarkista kanava esikatselusta.

Valitse osiossa Testaa tehtävälaskujen synkronointi ja tarkista tulokset ennen Suorita täysi tehtävälaskujen synkronointi -painiketta. Lasku luodaan Procountoriin keskeneräisenä. Onnistunut siirto tallentaa tehtävän ja laskun välisen yhteyden; jo yhdistetty tehtävä ohitetaan tavallisessa täydessä siirrossa. Spotillassa myöhemmin tehty muutos ei siten päivitä tätä laskua uudelleen. Tarkista yhteys osion Tehtävälaskumääritysten yleiskatsaus -painikkeesta ja laskun jatkokäsittely Procountorissa.

Matkakulujen siirto matkalaskuiksi

Matkakulujen laskusynkronointi luo Procountoriin oman matkalaskun jokaisesta siirtokelpoisesta matkakulusta. Siirto voi käsitellä valmiisiin tai keskeneräisiin tehtäviin ja palvelupyyntöihin liittyviä kuluja sekä erillisiä omia matkakuluja. Työn valmistuminen ei ole siirron hyväksyntäehto.

Ota osion Käytössä-asetus käyttöön ja tallenna. Osiossa ei ole pankkitilin kenttää, eikä siirto välitä aiemmin tähän osioon tallennettua IBANia matkalaskun maksutietoihin. Tarkista maksamiseen tarvittavat henkilön tiedot Procountorissa. Tehtävälaskujen maksuehto, IBAN ja oletus-ALV eivät määrää matkakulujen laskutietoja.

Matkakulu voidaan siirtää, kun:

• sillä on käyttäjä, joka on yhdistetty Procountorin henkilöön ja jonka nimi on täytetty,
• alku- ja loppupäivä on täytetty,
• tallennettu kokonaissumma on suurempi kuin nolla; jos kokonaissumma puuttuu, tarkistetaan kilometrikorvauksen summa,
• kilometrikorvauksesta tai päivärahasta muodostuu vähintään yksi kelvollinen, positiivinen laskurivi,
• sitä ei ole jo yhdistetty Procountorin matkalaskuun.

Androidin ja iOS:n tehtävän tai palvelupyynnön Lisää matkakulu -lomakkeella voit valita Kirjaa omiin matkakuluihin. Myös erillinen oma matkakulu voi siirtyä. Mobiilitallennus tallentaa kulun Spotillaan; se ei itsessään käynnistä Procountor-siirtoa. Katso matkakulun ja päivärahan kirjaaminen.

Mistä laskun summa muodostuu?

Siirto käyttää matkakululle tallennettuja kilometrikorvauksen ja päivärahan summia. Se ei laske korvauksia uudelleen Procountorin hinnoilla. Spotillan kirjauksen kokonaissumma muodostuu kilometrikorvauksesta ja päivärahasta.

• Kilometrikorvaus: positiivinen korvaussumma muodostaa oman rivin. Kun kilometrejä on yli nolla, rivin määrä on kilometrimäärä ja yksikköhinta on korvaussumma jaettuna kilometreillä. Jos positiiviselta korvaukselta puuttuu positiivinen kilometrimäärä, korvaus siirretään yhtenä kappaleena.
• Päiväraha: positiivinen päivärahasumma muodostaa oman rivin yhtenä kappaleena. Rivin hinta on koko kirjauksen päivärahasumma, ei yhden päivän korvaus.

Nollan suuruisesta tai negatiivisesta osuudesta ei muodosteta riviä. Molempien rivien ALV on 0 %. Kilometririvin yksikköhinta pyöristetään kuuteen desimaaliin ja määrä kahteen; kappalerivien hinnat pyöristetään kahteen desimaaliin. Nollaan pyöristyvä määrä tai hinta estää laskurivin hyväksymisen. Esikatselun laskurivien yhteissumma pyöristetään kahteen desimaaliin. Pyöristykset voivat aiheuttaa pienen eron kirjauksen ja laskurivien yhteissumman välille.

Esimerkiksi kirjauksesta, jossa on 100 km, tallennettu kilometrikorvaus 55 € ja päiväraha 24 €, muodostuu kaksi riviä: 100 km × 0,55 € ja 1 kpl × 24 €. Laskurivien yhteissumma on 79 €. Esimerkin summat eivät määritä organisaation korvaushintoja.

Laskulle siirtyvät myös matkan alku- ja loppuajat organisaation aikavyöhykkeellä, reitti ja matkan syy. Laskun päivämäärä on matkan loppupäivä organisaation aikavyöhykkeellä. Eräpäivä lasketaan siirtopäivästä; ilman erikseen määritettyä matkakulujen maksuehtoa se on siirtopäivä. Maksuehtoa ei voi määrittää tämän osion nykyisistä kentistä. Lasku luodaan euroissa ilman automaattista lähettämistä.

Esikatselu, siirto ja korjaukset

1. Tallenna Asetukset-välilehden Matkakulujen laskusynkronointi -osion asetukset.
2. Valitse samassa osiossa Testaa matkakulujen laskusynkronointi. Esikatselu ei luo matkalaskuja.
3. Odota valmistumista ja avaa Näytä tulokset. Tarkista matkakulut, henkilön kohdistus, laskurivien määrä ja yhteissumma sekä ohitettujen tai virheellisten kirjausten syyt.
4. Korjaa puuttuvat tiedot tai henkilön yhdistäminen. Käynnistä tarvittaessa Suorita täysi matkakulujen laskusynkronointi.
5. Tarkista valmistuneen siirron loki ja yhteydet osion Matkakulujen laskumääritysten yleiskatsaus -painikkeesta sekä matkalaskut Procountorissa.

Esikatselu ja käsin käynnistetty siirto käsittelevät käyttöoikeuksiesi piiriin kuuluvia matkakuluja. Kello 01:n automaattinen siirto käsittelee aktiivisen organisaation siirtokelpoisia matkakuluja ilman käynnistävän käyttäjän henkilökohtaista käyttöoikeusrajausta.

Matkakulujen siirrossa ei ole tehtävälaskujen suodattimia eikä erillistä päivämäärärajausta: sekä käsin käynnistetty että ajastettu siirto voivat käsitellä myös vanhempia siirtämättömiä kuluja. Käytössä-valinta ei siis koske vain valinnan jälkeen kirjattuja kuluja.

Synkronoitaisiin tarkoittaa, että kirjaus läpäisi esikatselun tarkistukset. Se ei vielä vahvista Procountorin hyväksyneen laskua. Jo synkronoitu tarkoittaa, että matkakululle on tallennettu yhteys Procountorin matkalaskuun. Puuttuva henkilöyhteys, summa tai päivämäärä johtaa ohitukseen; puutteelliset laskurivit tai muut laskutiedot voivat aiheuttaa virheen.

Onnistunut siirto tallentaa matkakulun ja Procountorin laskun välisen yhteyden. Se ei merkitse liittyvää tehtävää tai palvelupyyntöä valmiiksi. Jo siirrettyä matkakulua ei lähetetä tai päivitetä uudelleen tällä toiminnolla, vaikka muuttaisit sen tietoja Spotillassa. Tarkista tällöin tarvittava korjaus myös Procountorin laskulle.

Tuloksen varmistaminen ja vanha yhteys

Avaa uuden yhteyden Integraatioloki-välilehti ja tarkista valmistuneen siirron tulos sekä yksittäisten tietojen virheet ja ohitukset. Pelkkä työn aloitusmerkintä ei osoita onnistumista. Varmista lisäksi osion määritysten yleiskatsauksesta syntynyt yhteys ja vastaanottavasta järjestelmästä oikea asiakas, tuote, henkilö tai lasku. Jos avasit lokin ennen työn valmistumista, lataa näkymä uudelleen nähdäksesi uudet merkinnät.

Siirto voi onnistua osittain. Korjaa lokissa tai esikatselussa ilmoitetut puutteet ja tarkista jo syntyneet tiedot ennen uutta käynnistystä. Käytössä-valinnan poistaminen estää kyseisen toiminnon varsinaisen käsittelyn, mutta ei peru jo tehtyjä siirtoja tai poista luotuja tietoja.

Vanhan Procountor-yhteyden lomakkeella ovat muun muassa Procountor pankkitili, Procountor-tuoteryhmän ID Spotilla-tuotteille, Tuotteet Procountorista ja Tuotteet Procountoriin. Sen siirtosuuntavalinnat ovat erillisiä uuden yhteyden asetuksista. Älä sovella uuden yhteyden painikkeita tai ajastuksia vanhan lomakkeen toimintaan.