Tehtävien optimointi ehdottaa valituille tehtäville työntekijöitä ja työaikoja. Voit tarkastaa ehdotukset ja ottaa käyttöön vain haluamasi muutokset. Pelkkä ehdotusten haku ei muuta tehtäviä.
Ennen aloittamista
Optimointi tehdään selaimen Työnohjaus-näkymässä. Toiminnon on oltava käytössä ympäristössäsi, ja tarvitset tehtävien katselu- ja muokkausoikeudet. Valmiita tehtäviä ei oteta mukaan. Ehdotuksen ajoittaminen edellyttää tehtävälle eräpäivää.
Valittavina työntekijöinä ovat oikeuksiesi sallimat käyttäjätilit, joilla on aktiivinen mobiilikäyttäjä tai aktiivinen työnjohtajakäyttäjä. Määritä työntekijöille työviikko: ilman sitä käytettävissä olevaa työaikaa ei ole. Tarkista myös olemassa olevat resursoinnit ja poissaolokirjaukset ennen optimointia.
Valitse tehtävät ja hae ehdotukset
- Avaa Työnohjaus ja valitse sivun yläosasta Optimoi työt. Vaihtoehtoisesti valitse Gantt-näkymässä tehtävien valintaruudut ja paina Optimoi.
- Rajaa avautuvassa ikkunassa tehtäviä tarvittaessa painikkeella Suodata tehtävät ja valitse haluamasi rivit kohdassa Valitse tehtävät. Valitse kaikki myöhässä valitsee myös muiden sivujen myöhässä olevat tehtävät, enintään 5 000. Jos aloitit Ganttista, voit poistaa alkuperäisen rajauksen valittujen tehtävien suodatuspainikkeella.
- Valitse vähintään yksi työntekijä kohdassa Jaa tehtävät näille käyttäjille. Tarkista ajanjakso ja muut asetukset ja valitse Hae ehdotuksia.
- Tarkastele Jakelutulokset-osiossa ehdotettua työntekijää, ajankohtaa, tarvittavaa ja saatavilla olevaa aikaa sekä syytä. Jos ehdotusta ei löydy, tarkista näytetty syy, tehtävän eräpäivä, valitut käyttäjät, työviikot, varaukset ja rajat. Muuta tarvittaessa valintoja tai tietoja ja hae ehdotukset uudelleen.
Työnohjauksen rajausten käytöstä kerrotaan ohjeessa Miten löydän suunniteltavat työt Työnohjauksesta?
Miten ehdotukset muodostuvat?
Aloituspäivämäärä ja Päättymispäivämäärä rajaavat jakson, jolta sopivaa aikaa etsitään. Oletuksena jakso alkaa tänään ja päättyy seitsemän päivän kuluttua. Sopimukseen liittyvän tehtävän ehdotus rajataan lisäksi sen eräpäivään. Muiden tehtävien ehdotettu päivä voi poiketa nykyisestä eräpäivästä.
Tarvittava työaika määräytyy ensisijaisesti tehtävän suunnitellusta kestosta, jos se on suurempi kuin nolla. Muutoin Käytä työntekijän resursointia ensin -valinta ratkaisee, käytetäänkö ensin tehtävän nykyisten resursointiaikojen summaa vai Oletustunnit-arvoa. Jos ensisijainen vaihtoehto puuttuu, käytetään toista. Jos kumpaakaan ei ole, käytetään yhtä tuntia. Positiivisen kestoarvion vähimmäismäärä on 0,1 tuntia eli kuusi minuuttia. Oletustunnit on aluksi kaksi tuntia ja työntekijän resursoinnin ensisijaisuus on käytössä.
Työntekijän päivän kapasiteetti perustuu hänen työviikkonsa kyseisen viikonpäivän tunteihin. Niistä vähennetään muut tehtäväresursoinnit sekä päivälle osuvat loma-, sairauspoissaolo- ja yleiset tuntikirjaukset. Saman ehdotushaun aiemmat ehdotukset vähentävät myöhempien tehtävien käytettävissä olevaa aikaa. Optimointiin valittujen tehtävien vanhoja resursointeja käsitellään erikseen: todellisia vapaita aikavälejä etsittäessä muidenkin valittujen tehtävien tallennetut varaukset pysyvät varattuina, koska ehdotuksista voidaan hyväksyä vain osa. Tehtävän omat vanhat varaukset voidaan korvata.
Esimerkiksi jos työviikon päivä on 8 tuntia, muita resursointeja on 2 tuntia ja lomaa 1 tunti, laskennallista kapasiteettia jää 5 tuntia ennen saman haun uusia ehdotuksia. Ajan on myös mahduttava todellisiin vapaisiin väleihin. Varaus sijoitetaan työpäivän oletusaloitusajasta alkavalle työajalle, tarvittaessa useaan vapaaseen väliin tai päivään. Näytetyt tuntimäärät pyöristetään kymmenesosatunteihin; resursointiajat muodostetaan minuutin tarkkuudella.
Maksimi päivittäiset tehtävät on aluksi kaksi työntekijää kohti. Tyhjennä kenttä, jos et halua käyttää rajaa. Laskennassa huomioidaan kyseisenä päivänä alkaviin resursointeihin liittyvät eri tehtävät ja saman haun uudet ehdotukset. Tasaa työmäärä on oletuksena käytössä: se vaikuttaa ehdokkaiden järjestykseen saman haun ehdotettujen tuntien perusteella, mutta ei lupaa täysin tasaista jakoa. Ehdotukset perustuvat käytettävyyteen ja asetettuihin rajoihin, eivät osaamisen arviointiin.
Syy-sarakkeen keston lähdettä kannattaa tulkita varoen: jos työntekijän resursointi on valittu ensisijaiseksi, teksti voi silti nimetä oletustunnit. Tarkista tarvittaessa tehtävän suunniteltu kesto ja nykyiset resursoinnit sekä asetuksen valinta.
Tarkista ja ota muutokset käyttöön
Näytä resursointivertailu näyttää ehdotukseen sisältyvien tehtävien nykyiset ja ehdotetut käyttäjäkohtaiset tunnit sekä tehtävät, joita käyttäjä menettäisi, saisi tai säilyttäisi. Vertailu koskee ehdotusta kokonaisuutena; jos hyväksyt vain osan riveistä, toteutunut muutos voi olla eri.
Valitse Käytä optimointi. Tarkista avautuvassa taulukossa vanha ja ehdotettu vastuuhenkilö, eräpäivät, mahdollinen Toistuvuuden muutos sekä Resursointi-sarakkeen Näytä-linkki. Tehtävät, joille ei löytynyt ehdotusta, eivät ole hyväksyttävien rivien joukossa. Valitse haluamasi rivit ja paina Ota valitut muutokset käyttöön.
Hyväksyntä korvaa tehtävän nykyiset vastuutahot ehdotetulla yksittäisellä käyttäjällä ja poistaa tehtävän roolin seuraamisen. Myös säilyvän käyttäjän vanhat tehtäväkohtaiset resursoinnit korvataan ehdotetuilla ajoilla. Tavallisen tehtävän eräpäivä muutetaan ehdotettuun päivään; sopimukseen liittyvän tehtävän eräpäivä säilyy, vaikka resursointi muuttuu. Tarkista erikseen taulukossa ilmoitettu mahdollinen oletusresursointi ja toistuvuuden muutos ennen hyväksymistä.
Tehtävät päivitetään erikseen, joten osa voi onnistua ja osa epäonnistua. Avaa Näytä tulokset ja tarkista onnistuneet, ohitetut ja epäonnistuneet tehtävät. Korjaa epäonnistumisen syy ja hae tarvittaessa uudet ehdotukset. Tarkista lopuksi tehtäviltä vastuut ja ajat sekä Gantt-näkymän resursoinnit.