Työluvalla varmistetaan, että tehtävään tai palvelupyyntöön liittyvät tiedot tarkistetaan ja sovitut vastuutahot hyväksyvät ne. Lupapohja määrittää luvan sisällön ja hyväksymistavan. Yksittäinen lupa luodaan työhön liitetystä lupavaatimuksesta ja käsitellään erikseen.

Ennen aloittamista

Luvat-moduulin on oltava käytössä. Tämä ohje koskee selainversiota. Työn ja sen lupien näkeminen edellyttää tarvittavia käyttöoikeuksia. Työn muokkaaja voi yleensä määrittää työn lupia, valita vastuulliset ja lähettää luvan hyväksyttäväksi. Erillisillä lupaoikeuksilla voidaan antaa oikeuksia näkyvien töiden lupien luontiin, lukemiseen, muokkaamiseen tai poistamiseen. Lupapohjien ja yhteisten lupavaatimusten hallinta edellyttää omaa hallintaoikeuttaan. Hyväksyjän on lisäksi kuuluttava kyseisen luvan vastuutahoon.

Androidin ja iOS:n sovelluksissa ei ole tässä kuvattua lupien käsittelynäkymää. Työn etenemistä koskevat lupaehdot tarkistetaan kuitenkin myös mobiilista tehtävissä tilanmuutoksissa.

Luo ja julkaise lupapohja

Avaa selaimen valikosta Luvat → Lupien hallinta. Voit valita Valmiit lupapohjat, tarkastella valmiita pohjia ja lisätä haluamasi luonnoksina tai avata yhden muokattavaksi. Uuden pohjan luot sivun yläreunan pluskuvakkeesta.

Täytä Perusasetukset-välilehdellä nimi, ohjeet ja muut tarvittavat tiedot. Valitse Hyväksymisprosessi ja Voimassaolo. Uuden pohjan oletuksena hyväksyntä on peräkkäinen ja voimassaolo 24 tuntia hyväksynnästä. Voit lisätä pohjaan liitteitä ja vaatia niiden lukukuittauksen.

Määritä Vastuutahot ja vaiheet -välilehdellä tarvittavat vastuutahot ja niille sallitut sisäiset tai ulkoiset osallistujat. Henkilöt valitaan vasta yksittäiseen lupaan. Merkitse, mihin vastuutahoihin henkilö on aina valittava. Lisää vaiheet, valitse kunkin täyttävä vastuutaho ja lisää kysymykset, niiden pakollisuus, mahdolliset ehdot ja muiden vastuutahojen katseluoikeus. Vaiheiden järjestys määrää esitysjärjestyksen; vastuutahojen järjestys määrää peräkkäisen hyväksynnän järjestyksen.

Tallenna luonnos tallentaa keskeneräisen pohjan. Julkaise versio tekee siitä käyttöön valittavan version. Pohjan on myös oltava Aktiivinen. Julkaise myöhemmät muutokset uutena versiona: jo luodut luvat säilyttävät oman pohjaversionsa. Tarkista hallintalistasta pohjan aktiivisuus ja julkaistu versio ennen sen lisäämistä työhön.

Määritä työn lupavaatimukset

Avaa tehtävä tai palvelupyyntö ja sen Luvat-välilehti. Valitse Muokkaa tämän tehtävän lupia tai Muokkaa tämän palvelupyynnön lupia, lisää tarvittavat julkaistut lupapohjat ja valitse kullekin luvan vaikutus työn etenemiseen. Tallenna lupamuutokset. Luvan lisääminen vaatimukseksi ja yksittäisen luvan luominen ovat eri asioita.

  • Ei estä työn etenemistä: lupa ei aseta aloitus- tai valmistumisestoa.
  • Tarvitaan ennen aloittamista: lupa on hyväksyttävä ja sen on oltava voimassa ennen aloitusta.
  • Tarvitaan ennen valmistumista: työ voidaan aloittaa, mutta luvan edellytykset tarkistetaan ennen valmistumista.
  • Tarvitaan ennen aloittamista ja valmistumista: edellytykset tarkistetaan molemmissa vaiheissa.

Puuttuva, keskeneräinen, hylätty tai peruutettu lupa ei täytä estävää vaatimusta. Myös hyväksytyn luvan voimassaolo tarkistetaan. Työtä ei voi kiertää aloituseston ohi merkitsemällä sitä suoraan valmiiksi. Jo aloitetulle tehtävälle ei voi lisätä uutta aloitusestoa.

Yhteiset vaatimukset voidaan määrittää myös tehtäväpohjalle tai palvelupyyntölajille. Niistä perittyä vaatimusta muutetaan lähteessä. Jos työssä valitaan omat vaatimukset, ne korvaavat perityn listan kyseisessä työssä. Lähteen muutokset välittyvät vain perintää seuraaviin töihin: tehtävistä suunnittelu-, aktiivinen- ja myöhässä-tilaisiin sekä palvelupyynnöistä avoimiin, käsittelyssä oleviin ja tauolla oleviin. Muissa tiloissa työn tallennetut vaatimukset säilyvät. Vaatimuksen poistaminen käytöstä ei poista aiempia lupatietoja.

Tehtäväpohjan ja palvelupyyntölajin muut asetukset kuvataan ohjeissa Tehtäväpohjan luominen ja muuttaminen ja Palvelupyyntölajit ja lisätietokentät.

Luo lupa ja lähetä se hyväksyttäväksi

Valitse työn Luvat-välilehdellä vaadittu lupa ja Valitse vastuulliset. Valitse kullekin tarvittavalle vastuutaholle sisäinen osallistuja tai ulkoinen henkilö pohjan sallimalla tavalla. Sisäiselle vastuulle voidaan valita mahdollisia täyttäjiä; yhdeltä heistä tarvitaan kyseisen vastuun päätös. Ulkoiselle henkilölle annetaan nimi ja sähköpostiosoite tai tekstiviestin puhelinnumero sekä toimitustapa. Valitse Luo lupa ja jatka.

Täydennä luvan tiedot ja tallenna ne. Jos pohjan voimassaoloksi on valittu Päivämäärät luvassa, anna luvan alku ja loppu; lopun on oltava alkua myöhemmin. Valitse kaikki pakolliset osapuolet ja paina Lähetä hyväksyttäväksi. Vapaaehtoisen vastuutahon voi jättää ilman osallistujaa, mutta jos sille valitaan osallistuja, myös sen on hyväksyttävä lupa.

Peräkkäisessä hyväksynnässä seuraava vastuutaho saa vuoronsa edellisen hyväksynnän jälkeen. Rinnakkaisessa hyväksynnässä osallistuvat vastuutahot voivat toimia samanaikaisesti. Hyväksynnän aikana uutta vastuutahoa ei voi lisätä eikä ulkoisen osapuolen tietoja muuttaa. Sisäisen vastuutahon mahdollisia käyttäjiä voi tietyin rajoituksin muuttaa ennen sen päätöstä; muutos voi poistaa aiemman kuittauksen.

Täytä, kuittaa ja hyväksy oma osuus

Avaa selaimessa Luvat → Omat toimenpiteet ja valitse lupa, jossa sinulla on tehtävää. Luvan voi avata myös työn Luvat-välilehdeltä. Avaa Omat vastuut ja valitse tarvittaessa käsiteltävä rooli. Jos otat jaetun osuuden itsellesi Ota vastuu -toiminnolla, vain sinä voit tämän jälkeen täyttää ja hyväksyä sen; paikallinen pääkäyttäjä voi tarvittaessa siirtää vastuun.

Täytä oman osuutesi näkyvät pakolliset tiedot, lisää vaaditut liitteet ja tallenna. Jos lupa edellyttää liitteiden lukukuittausta, lue liitteet ja merkitse Olen lukenut liitteet. Kun vuorosi on aktiivinen, paina Kuittaa tämä osuus ja sen jälkeen Hyväksy. Mahdolliset näkyvät allekirjoituskentät allekirjoitetaan hyväksyttäessä. Jos tiedot muuttuvat kuittauksen jälkeen, kuittaa osuus uudelleen ennen hyväksyntää.

Voit myös valita Hylkää ja antaa syyn. Yhdenkin vastuutahon hylkäys päättää kierroksen. Lupa muuttuu hyväksytyksi vasta, kun kaikki osallistuvat vastuutahot ovat hyväksyneet omat osuutensa.

Ulkoinen osallistuja saa henkilökohtaisen linkin sähköpostitse tai tekstiviestillä oman vuoronsa alkaessa ja käsittelee osuutensa selaimessa ilman Spotilla-tiliä. Linkin oletusvoimassaolo on seitsemän vuorokautta. Jos linkki vanhenee, luvan käsittelijä voi lähettää aktiiviselle ulkoiselle osallistujalle uuden linkin luvan tiedoista toiminnolla Lähetä linkki uudelleen; aiempi linkki mitätöidään.

Voimassaolo, ilmoitukset ja työn eteneminen

Jos pohjassa käytetään luvassa annettavia päivämääriä, hyväksytty lupa tulee voimaan valittuna alkuaikana ja päättyy valittuna loppuaikana. Hyväksytty lupa voi siis olla vielä tulevaisuudessa. Jos käytössä on Kesto hyväksynnästä, voimassaolo alkaa viimeisestä hyväksynnästä ja päättyy pohjaan määritetyn tuntimäärän jälkeen.

Vanhentunut lupa estää aloituksen, jos siihen liittyy aloitusesto. Työn valmistumisen vaikutus riippuu yhteisestä asetuksesta: oletus on Näytä varoitus, jolloin pelkkä vanhentuminen ei estä valmistumista. Valinta Estä valmistuminen estää valmistumisen vanhentuneen luvan vuoksi myös silloin, kun kyseisen luvan ehto on vain aloitusesto. Lupa, jolle on valittu ettei se estä työn etenemistä, ei aiheuta tätä estoa. Muut puutteet voivat silti estää valmistumisen luvan oman vaatimuksen mukaan.

Yhteiset asetukset ovat päävalikon Asetukset-sivun Luvat → Voimassaolo ja työn eteneminen -kohdassa. Siellä määritetään myös ulkoisen linkin voimassaolo ja päättymisvaroituksen ennakkoaika, jonka oletus on 24 tuntia. Saman Luvat-osion Ilmoitukset-kohdassa määritetään yhteiset tapahtumailmoitukset. Lupapohjan Ilmoitukset-välilehdellä valitut tapahtumakohtaiset kanavat ja lisävastaanottajat korvaavat kyseisen tapahtuman yhteiset oletukset; tyhjä kanavavalinta käyttää oletusta. Ulkoisen osallistujan linkin toimitustapa valitaan osapuolta määritettäessä.

Korjaa, peruuta, korvaa tai poista lupa

Avaa lupa ja sen Lisätoiminnot-valikko. Jos hylättyä, hyväksyntää odottavaa tai hyväksyttyä lupaa pitää korjata tai hyväksyä uudelleen, valitse Aloita uusi hyväksyntäkierros ja anna syy. Vastaukset, osapuolet ja tavalliset liitteet säilyvät, mutta voimassaolo, kuittaukset, allekirjoitukset ja päätökset on tehtävä uudelleen. Aiempi kierros säilyy historiassa. Täydennä tiedot ja lähetä uusi kierros hyväksyttäväksi.

Peruuta lupa lopettaa luvan käytön ja vaatii syyn; tiedot säilyvät historiassa. Korvaa lupa vaatii syyn ja luo tyhjän luvan valitusta saman lupapohjan versiosta. Vastaukset, osapuolet ja hyväksynnät eivät siirry, ja vanha lupa jää vain luettavaan historiaan. Kumpikaan toiminto ei itsessään poista työn lupavaatimusta.

Poista lupaluonnos poistaa pysyvästi vain poistokelpoisen luvan, jota ei ole koskaan lähetetty hyväksyttäväksi. Lupapohja säilyy, ja työn lupavaatimus voi jäädä voimaan. Jos lupaa ei enää tarvita, poista myös vaatimus työn lupa-asetuksista tai perityn vaatimuksen lähteestä asianmukaisin oikeuksin. Valmistuneen työn lupatiedot ja asetukset ovat vain luettavissa. Itse työn poistaminen poistaa myös siihen liittyvän lupahistorian.

Tarkista lupa ja työn tilanne

Avaa työn Luvat-välilehti ja tarkista aloituksen ja valmistumisen edellytykset sekä mahdolliset puuttuvat luvat ja kentät. Avaa lupa ja tarkista sen Hyväksynnän tila, Luvan tila, voimassaoloaika, osapuolten päätökset ja Historia. Hyväksytty tila ei yksin tarkoita, että lupa on parhaillaan voimassa.

Koko näkyvän lupajoukon tarkasteluun avaa Luvat → Omat toimenpiteet → Luparekisteri. Voit hakea luvan, työn tai osapuolen tiedoilla ja rajata luetteloa. Rekisteristä voi viedä rajatun yhteenvedon toiminnoilla Vie CSV ja Vie PDF; yhdessä viennissä saa olla enintään 5 000 lupaa. Yksittäisen luvan PDF-vientiin voi valita myös historian. Tarkista käytetyt rajaukset ja käyttöoikeutesi, jos odottamasi lupa ei näy.