Selaimen seurannassa istunto, hälytys ja yksittäinen soittoyritys näkyvät erikseen. Tarkastele niitä yhdessä, kun selvität kuittaamatta jäänyttä istuntoa. Hälytyksen päättyminen ei tarkoita istunnon päättymistä eikä vahvista työntekijän olevan kunnossa.

Edellytykset ja seurannan avaaminen

Organisaatiolla on oltava yksintyöskentelysuoja käytössä. Managerilla ja paikallisella pääkäyttäjällä on oikeus tarkastella istuntoja, hälytyksiä ja soittoyrityksiä sekä pysäyttää istunto selaimessa. Työntekijän on ensin aloitettava oma istuntonsa mobiilisovelluksessa; pelkkä käyttäjän liittäminen määritykseen ei käynnistä istuntoa.

Avaa selaimen valikosta Yksintyöskentelysuojan seuranta. Sivulla ovat välilehdet Yksintyöskentelysuojan istunnot, Yksintyöskentelysuojan hälytykset ja Yksintyöskentelysuojan soittoyritykset. Androidissa ja iOS:ssä työntekijä käyttää omaa istuntoaan Yksintyöskentelyn suojaus -toiminnolla.

Määrityksen ja yhteyshenkilöiden valmistelu kuvataan ohjeessa Yksintyöskentelysuojan käyttöönotto. Työntekijän toiminnot kuvataan ohjeessa Yksintyöskentelyistunto mobiilissa.

Etsi istunto ja tulkitse sen tiedot

Valitse Yksintyöskentelysuojan istunnot ja kirjoita työntekijän nimi Käyttäjätilin nimi -sarakkeen alla olevaan hakukenttään. Tarkista myös Tila-sarakkeen suodatin ja taulukon yläpuolella oleva aikarajaus.

Oletusaikarajaus on 6 kk tästä päivästä. Kuukausivalinnat hakevat tietoja valitun kuukausimäärän takaa tähän päivään. Valitse Aikavälillä... omaa alku- ja loppupäivää varten tai Milloin tahansa poistaaksesi tämän aikarajauksen.

Aikarajaus kohdistuu kullakin välilehdellä tietueen luontiaikaan: istunnon, hälytyksen tai soittoyrityksen luontiin. Molemmat rajapäivät sisältyvät hakuun. Se ei tarkoita kuittauksen, määräajan tai päättymisen aikaväliä. Esimerkiksi aiemmin aloitettu mutta tänään edelleen aktiivinen istunto voi jäädä liian lyhyen rajauksen ulkopuolelle. Laajenna silloin aikarajausta ja tarkista lisäksi sarakkeiden omat suodattimet.

  • Aktiivinen tarkoittaa käynnissä olevaa istuntoa. Sillä voi olla aktiivinen tai jo päättynyt hälytys.
  • Pysäytetty tarkoittaa päättynyttä istuntoa. Tila ei kerro työntekijän voinnista.
  • Viimeisin kirjautuminen tarkoittaa tässä viimeisintä istunnon kuittausta, ei kirjautumista Spotilla-sovellukseen.
  • Seuraava eräpäivä on seuraavan kuittauksen määräaika. Kuittaus siirtää sen kuittaushetkestä istunnon kuittausvälin verran eteenpäin.
  • Seuraava hälytysajoaika on hälytysten taustakäsittelyn tarkistuspiste. Se ei ole sama asia kuin viimeisin kuittaus tai toteutunut puheluaika.
  • Väli (min) on istunnon alussa määrityksestä saatu kuittausväli. Määrityksen myöhempi muuttaminen ei muuta käynnissä olevan istunnon väliä.

Hälytykset-sarakkeen suodatin Istunnolla on hälytys sisältää myös istunnot, joiden hälytykset ovat jo päättyneet. Se perustuu kaikkien istuntoon liittyvien hälytysten määrään, ei vain aktiivisiin hälytyksiin.

Avaa hälytys ja sen soittoyritykset

Avaa istuntorivin Hälytykset-linkki nähdäksesi juuri kyseiseen istuntoon liittyvät hälytykset. Hälytysrivillä Soittoyritykset avaa kyseisen hälytyksen puhelut. Asetusten tiedot ja Yhteystiedot avaavat hälytyksen muodostamishetkellä tallennetut tiedot vain luettaviksi. Näistä ikkunoista ei muokata määritystä eikä ratkaista hälytystä käsin.

Istunnon hälytysikkuna ja hälytyksen soittoyritysikkuna näyttävät enintään 500 uusinta tietuetta. Käytä laajan historian tarkasteluun sivun vastaavia välilehtiä ja niiden rajauksia.

Hälytyksestä kannattaa tarkistaa Tila, Voimassa oleva osio, Laukaisu eräpäivä, Päättynyt ja Sähköposti lähetetty. Laukaisu eräpäivä kertoo hälytyksen aiheuttaneen tarkistuspisteen ajan; se voi poiketa hälytyksen todellisesta aloitusajasta.

Soittoyrityksistä tarkista yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, Yhteystyyppi, Sijainti, Silmukkaindeksi, Tila ja Palveluntarjoajan tila. Sijainti tarkoittaa yhteyshenkilön järjestysnumeroa omassa yhteystieto-osiossaan, ei maantieteellistä sijaintia. Silmukkaindeksi kertoo soittojen kierroksen kyseisessä osiossa.

Miten hälytys etenee?

Hälytys muodostuu, kun aktiivisen istunnon kuittaus jää tekemättä ja määräajan tarkistus suoritetaan. Samalla istunnolla ei käynnistetä toista hälytystä jo aktiivisen hälytyksen rinnalle.

Ensisijaisten yhteyshenkilöiden käyttö ratkaistaan hälytyksen muodostamishetken perusteella. Tarkistus käyttää määrityksen viikonpäiviä, kellonaikoja ja aikavyöhykettä. Aikaikkunan alku kuuluu mukaan, loppu ei. Aikaikkunan ulkopuolella ensisijaiset ohitetaan, kun hätäyhteystietoja on. Jos hätäyhteystietoja ei ole, ensisijaiset säilyvät käytössä.

Ensisijaiset yhteyshenkilöt käydään läpi määritetyssä järjestyksessä. Asetus Uudelleen soittojen määrä tarkoittaa kokonaisten kierrosten määrää, ei ensimmäisen kierroksen lisäksi tehtäviä uusintoja. Kierroksia tehdään vähintään yksi. Jos puhelut epäonnistuvat, seuraavaksi käydään hätäyhteystiedot läpi enintään kolmella kierroksella.

Esimerkiksi kaksi ensisijaista yhteyshenkilöä ja kaksi kierrosta tarkoittavat enintään neljää ensisijaista soittoyritystä järjestyksessä ensimmäinen–toinen–ensimmäinen–toinen. Onnistunut yritys päättää hälytyksen ja lopettaa tämän hälytyksen soittojen etenemisen.

Puhelut käyttävät ensisijaisesti hälytykselle tallennettua yhteystietovedosta. Kaikki käsittelyn arvot eivät kuitenkaan ole jäädytettyjä: ensisijaisten kierrosten määrä ja varmuussähköpostien vastaanottajat luetaan käsittelyn aikana nykyisestä määrityksestä. Asetusten tiedot -ikkunan vanha vedos ei siksi yksin kerro näiden arvojen toteutunutta käyttöä.

Mitä tilat todistavat?

  • Hälytyksen Aktiivinen tarkoittaa, ettei hälytysprosessi ole vielä päättynyt. Seurantaikkunassa ei ole toimintoa, jolla hälytys kuitataan käsin ratkaistuksi.
  • Hälytyksen Ratkaistu puhelulla tarkoittaa, että puheluntarjoajan palauttama tila on tulkittu onnistumiseksi. Myös palveluntarjoajan Käynnissä-tila riittää tähän; puhelun ei tarvitse olla vielä päättynyt. Tämä ei vahvista työntekijän olevan kunnossa eikä pysäytä istuntoa.
  • Soittoyrityksen Odottaa on keskeneräinen yritys. Palveluntarjoajan Jonossa ja Soittaa kuvaavat puhelun etenemistä. Yrityksen Valmis tarkoittaa teknisesti onnistuneeksi tulkittua puhelua.
  • Ei vastausta, Varattu, Epäonnistui ja Peruutettu eivät tarkoita, että yhteyshenkilö olisi tavoitettu. Myös tekninen virhe tai puhelutilan saamisen aikakatkaisu voi tehdä yrityksestä epäonnistuneen.
  • Hälytyksen Epäonnistuneet puhelut (sähköposti lähetetty) tarkoittaa, että soittojen päätyttyä varmuussähköpostit on jonotettu ja hälytykselle on tallennettu sähköpostiaika. Merkintä ei vahvista viestien toimitusta tai lukemista. Jos nykyisessä määrityksessä ei ole varmuussähköpostien vastaanottajia, tätä päätöstilaa ei synny ja hälytys voi jäädä aktiiviseksi.

Hälytyksen päättyminen jättää istunnon aktiiviseksi. Jos työntekijä ei kuittaa, myöhempi kuittausvälin mukainen tarkistus voi muodostaa uuden hälytyksen. Myöhäinen mobiilikuittaus siirtää seuraavaa määräaikaa, mutta ei yksin sulje jo aktiivista hälytystä.

Selvitä työntekijän tilanne organisaation sovitun käytännön mukaan. Myös epäonnistuneiden puhelujen jälkeen lähetetty varmuussähköposti vaatii sovitun jatkokäsittelyn. Seurantaloki auttaa jälkiselvityksessä, mutta yhteyshenkilöiden toiminta noudattaa organisaation sovittua käytäntöä.

Pysäytä istunto selaimessa ja varmista tulos

Kun istunto on tarkoitus päättää, valitse sen riviltä Pysäytä yksintyöskentelysuojan istunto. Toiminnon vieressä on ympyröity rasti. Tarkista avautuvan vahvistuksen käyttäjä, täytä pakollinen Pysäytyksen syy ja valitse Tallenna.

Pysäytys onnistuu vain aktiiviselle istunnolle, jolla ei ole aktiivista hälytystä. Aktiivisen hälytyksen aikana pysäytyspainike voi näkyä, mutta palvelu estää pysäyttämisen. Selaimessa myöhässä oleva kuittaus ei itsessään estä pysäytystä. Mobiilissa työntekijän on ensin kuitattava, jos kuittauksen määräaika on saavutettu; aktiivinen hälytys estää pysäytyksen sielläkin.

Pysäytys tallentaa istunnon tilaksi Pysäytetty sekä pysäytysajan, pysäyttäjän tilin, käyttäjätyypin ja syyn. Se lopettaa tämän istunnon myöhemmät kuittausmääräaikojen tarkistukset. Istuntoa, sen hälytyksiä tai soittoyrityksiä ei poisteta, eikä pysäytys kirjaa työntekijän vointia varmistetuksi.

Lataa seurantasivu uudelleen ja etsi sama istunto. Varmista Tila, pysäytysaika Pysäytetty-sarakkeesta, Pysäytyssyy, Pysäyttäjän käyttäjätyyppi ja Pysäytetty tilin nimi. Tarkista myös hälytysten ja soittoyritysten lopulliset ajat ja tilat. Virheilmoitus tai päivittämätön tila ei ole vahvistus onnistuneesta pysäytyksestä.