Yksintyöskentelysuoja seuraa mobiilikäyttäjän vointikuittauksia. Kun käynnissä olevan istunnon kuittaus jää tekemättä määräajassa, palvelin käynnistää hälytyksen ja yhteydenotot määritetyille yhteyshenkilöille. Käyttöönotossa määrität kuittausvälin, yhteyshenkilöt, soittojärjestyksen ja käyttäjät. Käyttäjän pitää tämän jälkeen aloittaa oma istuntonsa mobiilisovelluksessa.

Valmistele käyttöönotto

Ominaisuuden on oltava sallittu organisaatiolle. Määritysten luominen ja ylläpito edellyttävät pääkäyttäjän oikeuksia. Pelkkä oikeus seurata tai pysäyttää istuntoja ei anna määritysten hallintaoikeutta.

Sovi yhteyshenkilöiden vastuut, tavoitettavuus ja toiminta hälytyksen jälkeen. Tarkista puhelinnumerot yhdessä heidän kanssaan. Sovi myös käyttäjien kuittauskäytäntö ja varmuussähköpostien vastaanottajien jatkotoimet. Puhelun onnistunut tila ei yksin vahvista työntekijän olevan turvassa.

Liitettävien käyttäjien on oltava aktiivisia, ja heidän käyttäjätiedoissaan pitää olla puhelinnumero. Käyttäjä voi kuulua vain yhteen yksintyöskentelysuojan määritykseen, myös silloin kun määritys on pois käytöstä.

Avaa määrityslomake

Valitse selaimen päävalikosta Palvelun asetukset. Avaa Palvelun asetukset -välilehdellä Yksintyöskentelysuojan asetukset -osio ja valitse sen samanniminen taulukkorivi. Valitse avautuvassa määritysikkunassa Lisää konfiguraatio.

Uusi määritys on aluksi pois käytöstä. Voit tallentaa keskeneräisen määrityksen tässä tilassa, kun sen perustiedot ovat kelvolliset. Käyttäjät eivät voi aloittaa istuntoja ennen määrityksen aktivointia.

Täytä Perusasetukset

  • Nimi: anna enintään 512 merkin nimi, jota toisella poistamattomalla määrityksellä ei ole. Kuvaus on vapaaehtoinen.
  • Väli (minuuttia): anna kokonaisluku 10–480 eli 10 minuutista kahdeksaan tuntiin. Oletus on 60 minuuttia. Kentän lisäys- ja vähennyspainikkeet muuttavat arvoa viidellä minuutilla.
  • Viestin kieli: oletus on suomi. Kielivalinta vaihtaa valmiin hälytyspuheluviestin. Viestin sisältö on esikatselu, jota ei voi muokata tässä lomakkeessa. Puheluviestiin lisätään työntekijän nimi ja käyttäjätietoihin tallennettu puhelinnumero yhteydenottoa varten.
  • Varmuussähköpostit: aktivointi vaatii vähintään yhden kelvollisen osoitteen. Erota useat osoitteet pilkuilla. Niihin jonotetaan ilmoitus, jos kaikki käytettävän yhteydenottoketjun puheluyritykset epäonnistuvat.

Kuittausväli lasketaan istunnon aloituksesta ja sen jälkeen kustakin onnistuneesta kuittauksesta. Esimerkiksi 60 minuutin välillä klo 8.00 aloitettu istunto vaatii ensimmäisen kuittauksen klo 9.00. Jos käyttäjä kuittaa klo 8.45, seuraava määräaika on klo 9.45. Väli ei määritä yhteyshenkilöiden tavoitettavuusaikaa.

Lisää yhteyshenkilöt ja määritä soittojärjestys

Valitse Ensisijaiset yhteystiedot -osiossa Lisää yhteyshenkilö. Täytä jokaiselle riville nimi, maa ja puhelinnumero. Aktivointi vaatii vähintään yhden ensisijaisen yhteyshenkilön. Lisää tarvittavat varayhteyshenkilöt samalla tavalla Hätäyhteystiedot -osiossa. Hätäyhteyshenkilöiden tulee olla tavoitettavissa ympäri vuorokauden.

Tuetut maat ovat Suomi, Ruotsi, Tanska, Saksa ja Ranska. Voit syöttää koko kansainvälisen numeron +-merkillä ja suuntanumerolla tai nollalla alkavan kansallisen numeron. Kansallinen numero muunnetaan rivin maavalinnan mukaan; kansainvälisen numeron suuntanumero määrää maan. Sama numero ei saa esiintyä määrityksessä kahdesti, vaikka kirjoitusasu olisi erilainen.

Rivien järjestys kussakin osiossa määrää soittojärjestyksen. Voit muuttaa järjestystä vetämällä yhteyshenkilörivejä. Rivin oikean reunan roskakorikuvake poistaa yhteyshenkilön lomakkeelta. Lisäykset, järjestysmuutokset ja poistot tulevat voimaan vasta määrityksen tallennuksessa.

Aikataulu ratkaisee hälytyksen vastaanottajat

Aseta Ensisijaiset yhteystiedot -osion viikonpäivät, Aloitusaika, Päättymisaika ja aikavyöhyke. Oletuksina ovat kaikki viikonpäivät, 00:00–23:59 ja Helsinki. Tarkista aikavyöhyke käyttäjien ja yhteyshenkilöiden tavoitettavuuden mukaan.

Aikataulu ei rajoita istunnon aloittamista. Se ratkaisee hälytyksen syntyhetkellä, soitetaanko ensin ensisijaisille yhteyshenkilöille vai suoraan hätäyhteyshenkilöille. Valittu aloitusaika kuuluu aikaikkunaan, päättymisaika ei. Esimerkiksi 08:00–16:00 tarkoittaa, että klo 16.00 syntyvä hälytys ohittaa ensisijaiset yhteyshenkilöt.

Alkuajan on oltava loppuaikaa aikaisempi, ja vähintään yksi viikonpäivä on valittava. Yön yli jatkuvaa aikaikkunaa ei voi määrittää yhdellä alku–loppuparilla. Jos hätäyhteystietoja ei ole, ensisijaisen aikataulun on katettava kaikki viikonpäivät ja koko vuorokausi. Kaikkien päivien yhteydessä 00:00–23:59 tallentuu koko vuorokauden kattavaksi aikatauluksi.

Valitse samassa osiossa Uudelleen soittojen määrä väliltä 1–3. Arvo tarkoittaa ensisijaisten yhteyshenkilöiden kokonaisia puhelukierroksia ensimmäinen kierros mukaan lukien. Valitse kelvollinen arvo myös silloin, kun alustava arvo on 0.

Jos ensisijaisia yhteyshenkilöitä on kaksi ja kierroksia kaksi, järjestys on ensimmäinen, toinen, ensimmäinen, toinen: enintään neljä ensisijaista soittoyritystä. Jos kaikki epäonnistuvat, hätäyhteyshenkilöt käydään läpi enintään kolmena kokonaisena kierroksena. Aikataulun ulkopuolella aloitetaan suoraan hätäyhteyshenkilöistä.

Onnistuneeksi tulkittu puhelu lopettaa yhteydenottoketjun. Varattu, vastaamatta jäänyt, epäonnistunut tai peruttu puhelu johtaa seuraavaan yritykseen. Kaikkien yritysten epäonnistuttua varmuussähköpostit jonotetaan; lähetysmerkintä ei vahvista viestin saapumista vastaanottajalle.

Liitä käyttäjät ja aktivoi määritys

Valitse Yksintyöskentelysuojan mobiilikäyttäjät -osiossa Lisää käyttäjä. Valitse käyttäjät ja paina valintaikkunan Tallenna-painiketta. Valinta tarjoaa aktiivisia tavallisia käyttäjätilejä, joilla ei vielä ole määritysliitosta. Puhelinnumeron puuttuminen estää lisäämisen. Tämä tallennus lisää käyttäjät lomakkeelle; se ei vielä tallenna koko määritystä.

Varmista ennen aktivointia, että määrityksessä on vähintään yksi käyttäjä, ensisijainen yhteyshenkilö ja varmuussähköpostiosoite sekä kelvollinen kuittausväli, viesti, kieli ja aikataulu.

Vaihda Perusasetukset-osion nimen vieressä oleva tilakytkin aktiiviseksi ja paina lomakkeen alareunan Tallenna-painiketta. Avautuvassa Vahvista käyttöönotto – Yhteystiedot -ikkunassa tarkista yhteyshenkilöt, numerot, osiot, järjestys, viikonpäivät, kellonajat ja aikavyöhyke. Vahvista ikkunan Tallenna-painikkeella. Korjaa mahdolliset virheet ja tallenna uudelleen.

Varmista käyttöönotto mobiilissa

Avaa tallennettu määrityskortti uudelleen ja tarkista aktiivinen tila, käyttäjät, kuittausväli, aikataulu ja numerot. Jokaisen käyttäjän pitää kirjautua omalla tunnuksellaan mobiilisovellukseen ja aloittaa oma istuntonsa. Pelkkä käyttäjän lisääminen määritykseen ei tarkoita, että istunto olisi käynnissä.

Androidin ja iOS:n selausnäkymässä istunto aloitetaan Yksintyöskentelyn suojaus -alueen POIS-toiminnosta. Android näyttää alueen käyttäjäliitoksen perusteella. iOS:ssa alue voi näkyä organisaation ominaisuuden perusteella myös ilman käyttäjäliitosta, joten näkyvyys ei yksin vahvista käyttövalmiutta.

Android 12:ssa ja uudemmissa sovellus pyytää tarvittaessa Hälytykset ja muistutukset -lupaa. Salli avaa puhelimen järjestelmäasetukset, joissa lupa annetaan. iOS käyttää myös paikallisia ilmoituksia; varmista, että Spotillan ilmoitukset on sallittu puhelimessa. Puhelimen muistutukset ja palvelimen yhteydenottoprosessi ovat erillisiä: muistutuksen puuttuminen ei pysäytä palvelimella käynnissä olevaa istuntoa.

Aloitus ja kuittaus tarvitsevat yhteyden palvelimeen. Varmista aloituksen jälkeen aktiivinen tila ja seuraavan kuittauksen aika. Tee vointikuittaus ja tarkista uuden määräajan päivittyminen. Samalla käyttäjällä voi olla vain yksi aktiivinen istunto. Älä tulkitse pelkkää painallusta onnistumiseksi, jos sovellus näyttää virheen tai tila ei päivity.

Katso päivittäiset toimet ohjeesta istunnon aloittaminen, kuittaaminen ja lopettaminen. Hälytysten ja puheluyritysten tarkistaminen on kuvattu ohjeessa yksintyöskentelyistuntojen ja hälytysten seuranta.

Muuttaminen, käytöstäpoisto ja poistaminen

Avaa olemassa oleva määritys sen kortista. Aktiivinen istunto estää määrityksen muokkaamisen, myös tilan vaihtamisen ja käyttäjämuutokset. Päätä siihen liittyvät istunnot ennen muutoksia. Käyttäjärivin oikean reunan roskakorikuvake poistaa liitoksen lomakkeelta; tallenna määritys, jotta muutos tulee voimaan.

Kun istunnot on päätetty, voit vaihtaa nimen vieressä olevan tilakytkimen pois käytöstä ja tallentaa. Määritys ja käyttäjäliitokset säilyvät, mutta uusia istuntoja ei voi aloittaa. Käyttäjän siirtäminen toiseen määritykseen edellyttää vanhan liitoksen poistamista.

Määrityksen muokkauslomakkeen alareunassa on Poista. Varmista ennen poistamisen vahvistamista seurannasta, ettei määrityksellä ole aktiivisia istuntoja. Aktiivisen istunnon aikaisen poistoyrityksen turvallista estymistä ei voida vahvistaa, joten älä käytä poistamista istunnon lopettamiseen.

Kun istuntoja ei ole aktiivisena mutta istuntohistoriaa on, poistaminen säilyttää määrityksen poistettuna historiatietoja varten, piilottaa sen määrityslistalta ja vapauttaa käyttäjäliitokset. Ilman istuntohistoriaa määritys poistetaan yhteystietoineen ja käyttäjäliitoksineen. Aiempiin hälytyksiin tallennetut asetus- ja yhteystietovedokset kuvaavat hälytyksen syntyhetken tietoja; myöhempi määrityksen muuttaminen ei kirjoita niitä uudelleen.