Adminkäyttäjä eli pääkäyttäjä hallinnoi Spotillaa selaimessa. Hänellä on laajat oikeudet esimerkiksi käyttäjien, käyttöoikeuksien, Spottien ja tehtävien hallintaan. Tavallisen managerin oikeudet puolestaan määräytyvät hänelle annetuista managerirooleista.
Yksi adminkäyttäjä voidaan nimetä primääriksi adminkäyttäjäksi. Hän voi luoda muita adminkäyttäjiä palveluun sallitun enimmäismäärän rajoissa ja siirtää primäärin aseman toiselle adminkäyttäjälle. Tämä ohje koskee selaimessa tehtävää hallintaa.
Luo adminkäyttäjä
Kirjaudu oikeaan asiakkuuteen primäärinä adminkäyttäjänä. Avaa päävalikosta Käyttäjien hallinta → Käyttäjälistaus ja valitse listan yläpuolelta Luo uusi adminkäyttäjä. Toiminto on erillinen tavallisen käyttäjän luonnista.
Jos adminkäyttäjien enimmäismäärä on täynnä, lomakkeen sijaan avautuu ilmoitus, jossa näkyvät luotujen adminkäyttäjien määrä ja enimmäismäärä. Selvitä ensin tarvittavien adminkäyttäjien määrä ja palvelun sopimusehdot. Jos luontipainiketta ei näy, tarkista, että olet kirjautunut primäärillä admintilillä.
- Anna Nimi ja Sähköposti. Sähköposti on kirjautumistunnus: sen on oltava kelvollinen ja yksilöllinen asiakkuudessa. Nimi ja sähköposti voivat olla enintään 50 merkkiä pitkiä.
- Anna pakollinen Yhteyshenkilön sähköposti. Se on yhteysosoite, johon uuden adminkäyttäjän kirjautumistietoviesti lähetetään. Se voi olla eri osoite kuin kirjautumiseen käytettävä Sähköposti.
- Anna Salasana ja sama arvo kenttään Varmista salasana. Salasanassa on oltava 8–128 merkkiä sekä vähintään pieni kirjain, iso kirjain, numero ja erikoismerkki. Voit myös täyttää molemmat kentät painamalla Satunnaisgeneroi salasana.
- Täydennä tarvittavat muut käyttäjätiedot. Jos annat henkilönumeron, sen on oltava yksilöllinen asiakkuudessa. Uuden käyttäjän kielen oletus on suomi.
- Paina lomakkeen alareunasta Luo uusi käyttäjätunnus.
Luonti tallentaa admintilin ja käynnistää kirjautumistietoviestin lähetyksen yhteyssähköpostiin. Tallennuksen onnistuminen ei yksin osoita, että viesti on vastaanotettu. Tarkista uusi tili käyttäjälistauksesta ennen uutta luontiyritystä ja pyydä käyttäjää tarkistamaan myös roskapostikansio. Varmista, että hän pääsee kirjautumaan selaimeen oikeassa asiakkuudessa ja käyttämään tarvitsemiaan toimintoja. Tarvittaessa katso kirjautuminen ja salasanan palautus.
Adminkäyttäjän selainoikeus ei sellaisenaan luo Android- tai iOS-sovelluksen mobiilitunnusta. Tavallisten käyttäjien ja sovelluskohtaisten oikeuksien lisäämisestä kerrotaan ohjeessa Käyttäjän lisääminen ja tuonti.
Valitse tai vaihda primääri adminkäyttäjä
Avaa selaimen päävalikosta Palvelun asetukset ja sen Sopimusyhteyshenkilöt-välilehti. Kentässä Primääri adminkäyttäjä näkyy nykyinen valinta. Valitse seuraaja ja paina välilehden Tallenna-painiketta. Avaa välilehti uudelleen ja varmista tallennettu valinta.
Valintalistalla näkyvät asiakkuudessa luodut adminkäyttäjät, joilla on yhteyssähköposti. Jos sopiva henkilö ei näy, tarkista hänen yhteyssähköpostinsa käyttäjätiedoista. Jos primääri on jo nimetty, vain hän voi siirtää aseman. Jos primääriä ei ole vielä valittu, adminkäyttäjä voi tehdä ensimmäisen valinnan.
Primääriys on erillinen valinta sopimus-, laskutus- ja teknisistä yhteyshenkilöistä. Ennen nykyisen primäärin poistamista siirrä asema ja varmista, että uusi primääri pystyy kirjautumaan sisään.
Poista adminkäyttäjä
Selvitä ensin käyttäjän keskeneräiset työt, vastuut ja muut riippuvuudet sekä järjestä niille seuraaja. Poisto ei siirrä vastuita automaattisesti eikä merkitse töitä valmiiksi. Esimerkiksi avoin ajanotto tai muu riippuvuus voi estää poistamisen. Tarkemmat valmistelut ja riippuvuuksien käsittely ovat ohjeessa Käyttäjän käyttöoikeuden lopettaminen ja poistaminen.
Avaa käyttäjä Käyttäjälistaus-sivulta, paina käyttäjälomakkeen alareunan Poista käyttäjä ja vahvista poisto. Voit myös käyttää listan käyttäjärivin roskakorikuvaketta. Jos poisto estyy, käsittele ilmoitetut riippuvuudet ja yritä uudelleen. Päivitä lopuksi listaus ja varmista, ettei poistettua käyttäjää enää löydy.
Koko käyttäjätilin poistaminen poistaa siihen liittyvät sovellustunnukset ja muun muassa käyttäjän resurssiasetuksia. Tuntikirjaukset ja allekirjoitukset voivat säilyä, mutta niiden käyttäjäliitos tyhjenee. Tämä voi vaikuttaa nimen näkymiseen ja henkilön mukaan rajattuihin tietoihin. Tarkista tarvittava historia ja raportointi ennen poistoa ja sen jälkeen.
Jos pääsy pitää vain sulkea, käyttäjätilin lukitseminen on erillinen toimenpide: tili ja tiedot säilyvät. Myös yksittäisen sovellusoikeuden tila on eri asia kuin koko tilin poisto. Adminkäyttäjän selainoikeuden poistopainiketta ei näytetä tavallisen manageritunnuksen tapaan. Katso lukituksen, ulkoisen kirjautumisen ja poistamisen vaikutukset edellä linkitetystä käyttöoikeuden lopettamisen ohjeesta.