Käyttäjän pääsyn lopettaminen tehdään selaimessa pääkäyttäjänä. Mobiili- ja selainkäyttöoikeus ovat erillisiä: toisen sulkeminen ei sulje toista. Tarkista ennen muutosta, mitä sovelluksia käyttäjä käyttää ja kenelle hänen keskeneräiset työnsä siirtyvät.

Valitse tarkoitukseen sopiva muutos

  • Ei käytössä estää valitun sovelluksen käytön mutta säilyttää sovellustunnuksen, käyttäjätilin ja roolijäsenyydet. Tämä sopii pääsyn keskeyttämiseen tai lopettamiseen, kun käyttäjän tiedot halutaan säilyttää.
  • Roolijäsenyyden poistaminen rajaa roolin antamia oikeuksia ja voi muuttaa roolia seuraavien töiden tekijöitä. Se ei estä kirjautumista. Muut roolit ja työkohtaiset vastuut voivat edelleen antaa pääsyn tietoihin.
  • Poista käyttöoikeus poistaa valitun sovellustunnuksen ja sen roolijäsenyydet. Yhteinen käyttäjätili ja mahdollinen toisen sovelluksen tunnus säilyvät.
  • Poista käyttäjä poistaa yhteisen käyttäjätilin ja siihen liittyvät sovellustunnukset. Poisto muuttaa myös yhteyksiä säilyviin tietoihin, joten historia ei säily kaikilta osin ennallaan.

Estä mobiili- tai selainkäyttö

  1. Avaa Käyttäjien hallinta → Käyttäjälistaus ja napsauta käyttäjän nimeä.
  2. Etsi lomakkeelta Mobiilisovelluksen käyttöoikeus tai Selainsovelluksen käyttöoikeus. Vaihda kyseisen osion yläreunan Aktiivinen-kytkin tilaan Ei käytössä.
  3. Jos haluat estää molempien sovellusten käytön, muuta molemmat kytkimet.
  4. Paina lomakkeen alareunan Tallenna-painiketta.

Pääkäyttäjän selainkäyttöoikeuden tilakytkin ja sovelluskohtainen poistopainike on piilotettu. Tavalliselle managerikäyttäjälle annettu kytkinohje ei siksi sovellu pääkäyttäjän selainpääsyn sulkemiseen.

Mobiilikäyttöoikeuden käytöstä poistaminen mitätöi palvelimen kirjautumistunnisteet ja estää uuden kirjautumisen. Selaimessa käytöstä poistettu tunnus kirjataan ulos seuraavan palvelinpyynnön yhteydessä, ja tavallinen kirjautuminen estetään.

Android siirtyy kirjautumisnäkymään havaittuaan palvelimen ilmoituksen mitätöidystä istunnosta. iOS näyttää istunnon mitätöintiä koskevan ilmoituksen ja käynnistää ilmoitustilausten purkamisen. Verkkoyhteydettömän laitteen ruutu tai paikallinen aineisto ei välttämättä muutu heti. Pääsyn lopettaminen ei ole laitteen tietojen etätyhjennys.

Ei käytössä ei siirrä tehtäviä seuraajalle eikä poista käyttäjää rooleista tai resursoinnista. Jos pääsy täytyy sulkea heti, tallenna tilamuutos ja järjestä työvastuiden siirto erikseen. Pääsyn voi myöhemmin palauttaa saman osion Aktiivinen-kytkimellä ja tallentamalla; mobiilissa käyttäjän on kirjauduttava uudelleen.

Rajaa oikeuksia muuttamalla rooleja

Käyttäjälomakkeen käyttöoikeusosioissa ovat kentät Käyttöoikeudet (roolit) mobiilisovelluksessa ja Käyttöoikeudet (roolit) selainsovelluksessa. Poista tarpeeton rooli kyseisen kentän valinnoista ja paina Tallenna. Roolijäsenyyden voi poistaa myös lomakkeen Käyttäjän roolit -osion roolirivin roskakorikuvakkeesta; tallenna senkin jälkeen.

Viimeisen jäsenen poistuminen voi estyä, jos roolia tarvitaan töiden tai muiden määritysten vastuisiin. Lisää rooliin sopiva seuraaja tai muuta riippuvuuden vastuuta ennen jäsenyyden poistamista. Pelkkä käyttöoikeuden tila Ei käytössä ei tyhjennä roolia eikä ratkaise näitä riippuvuuksia.

Käyttäjälomakkeella tallennettu roolimuutos päivittää taustalla roolia seuraavien tehtävien ja ryhmätöiden tekijöitä sekä niihin liittyvää resursointia. Päivitys koskee myös roolia seuraavia huoltopohjia, tarjousasetuksia ja sopimusten resursointia. Tehtävien tekijämuutos voi ulottua valmistuneisiin tehtäviin. Pelkkä tilakytkimen muuttaminen ei käynnistä tätä roolimuutosta, jos jäsenyydet säilyvät.

Roolin jäseniä voi muuttaa myös reitillä Käyttäjien hallinta → Käyttäjäroolit avaamalla kyseisen roolin. Tästä näkymästä käynnistyvän tehtävien tekijäpäivityksen haku rajaa valmistuneet tehtävät pois. Tarkista siksi muutoksen jälkeen sekä jäsenyydet että tarvittavien töiden tekijät. Oikeuksien tarkempi määrittely on kuvattu ohjeissa mobiiliroolit ja kansio-oikeudet sekä managerikäyttäjän oikeudet.

Poista vain yhden sovelluksen käyttöoikeus

Paina käyttäjälomakkeen halutun käyttöoikeusosion alareunasta Poista käyttöoikeus. Osio piilotetaan lomakkeelta, mutta poisto toteutuu vasta, kun painat lomakkeen alareunan Tallenna-painiketta. Tämä ei ole koko käyttäjän poisto.

Poistopainike voi olla estetty ja osiossa voi näkyä varoitus käyttäjän vastuista tehtävissä tai palvelupyynnöissä. Selvitä vastuut ja allekirjoitusmääritykset ennen poistamista. Painikkeen näkyminen ei yksin takaa tallennuksen onnistumista.

Sovellustunnuksen poistossa sen roolijäsenyydet poistuvat. Mobiilitunnuksen mukana poistuvat myös kirjautumistunnisteet, kirjautumispalveluliitokset ja mobiilikäyttölokit. Poistetun sovellustunnuksen viestien ja kommenttien tekijäviitteitä sekä tehtävien vastuuhenkilöviitteitä tyhjennetään. Selainkäyttöoikeuden poistossa myös varausten käyttäjäviite tyhjenee. Yhteiseen käyttäjätiliin liitettyjä tuntikirjauksia ei poisteta tällä toiminnolla.

Jos käyttöoikeutta tarvitaan myöhemmin uudelleen, se lisätään uudeksi sovellustunnukseksi. Katso käyttäjän ja käyttöoikeuksien lisääminen.

Valmistele koko käyttäjän poisto

Järjestä seuraaja ja tarkista poistamisen esteet ennen lopullista poistoa:

  • Käynnissä olevat tuntikirjaukset: päätä yleiset työaikakirjaukset sekä tehtäville ja palvelupyynnöille käynnistetyt kirjaukset, joilta puuttuu lopetusaika. Tarvittaessa korjaa kirjaus ohjeiden työajan kirjaaminen ja tuntikirjauksen korjaaminen avulla.
  • Yksintyöskentelysuoja: käyttäjän suojamääritys ja aktiiviset yksintyöskentelyistunnot estävät poiston. Päätä istunnot ja poista käyttäjän suojamääritys.
  • Valmistumattomat tehtävät: tarkista työt, joissa käyttäjä on ainoa tekijä, sekä työt, jotka käyttävät hänen yksijäsenistä rooliaan tai seuraavat sen jäseniä. Tarkistus ei rajoitu Avoin-tilaan: siinä valmistumattomia ovat kaikki muut kuin valmistuneet tehtävät.
  • Pohjien ja toistuvien töiden resursointi: tarkista tehtäväpohjat, toistuvien tehtävien resursointi ja tuntiperusteiset huoltopohjat, joissa käyttäjä on ainoa suoraan nimetty tekijä tai tarvittavan roolin ainoa jäsen.
  • Tarjoukset: käyttäjän tekijämääritys estää poiston tarjousten tehtäväasetuksissa, kun tarjous on tilassa Mahdollisuus, Käynnissä tai Tarjous lähetetty. Myös roolista poistuminen voi estyä näihin asetuksiin liittyvän viimeisen jäsenen vuoksi.
  • Sopimukset: tarkista tehtäväasetusten resursointi, jossa käyttäjä on ainoa suoraan nimetty henkilö tai käytetyn roolin ainoa jäsen. Arkistoidut ja poistetut sopimukset rajataan tämän poistotarkistuksen ulkopuolelle.
  • Allekirjoitukset: tarkista käyttäjälle osoitetut allekirjoitukset tehtävissä, palvelupyynnöissä, tehtäväpohjissa ja palvelupyyntölajeissa. Jos poisto näyttää allekirjoitusvaroituksen, käsittele siinä nimetyt kohteet ennen uutta yritystä. Älä päättele työn tilasta yksin, että allekirjoitusriippuvuus on poistunut.

Jos poistoyritys avaa riippuvuusnäkymän, avaa sen syyryhmä ja napsauta kohteen Nimi-linkkiä. Mahdollinen Rooli-linkki avaa kyseisen roolin. Muuta vastuu tai määritys avautuvan kohteen omissa tiedoissa ja tallenna se. Uuden henkilön lisäämisen lisäksi voi olla tarpeen poistaa vanha käyttäjä määrityksestä. Käyttöoikeuden sulkeminen ei korvaa näitä muutoksia.

Poista käyttäjä ja huomioi tietojen seuraukset

Paina käyttäjälomakkeen alareunan Poista käyttäjä-painiketta ja vahvista poisto. Vaihtoehtoisesti käytä käyttäjälistan käyttäjärivin roskakorikuvaketta. Molemmat käynnistävät koko käyttäjätilin poistamisen.

Koko poisto poistaa sovellustunnusten lisäksi käyttäjän työviikko- ja viikkoresurssiasetuksia, käyttölogeja, tekijäliitoksia ja resursointirivejä. Se ei merkitse tehtäviä valmiiksi eikä siirrä vastuita automaattisesti toiselle käyttäjälle.

Tuntikirjaukset, allekirjoitukset ja allekirjoitusmääritykset säilyvät, mutta niiden yhteys poistettuun käyttäjätiliin tyhjenee. Myös eräiden varastotietojen ja muiden kustannusten käyttäjäliitoksia tyhjennetään. Säilyvä tuntikirjaus ei siten enää välttämättä näytä käyttäjän nimeä. Työaikakalenterissa käyttäjän tiedot haetaan nykyisestä käyttäjätilistä, eikä käyttäjäviitteetön kirjaus kuulu entisen käyttäjän tunnisteella rajattuun aineistoon. Poisto vaikuttaa siis henkilötietojen esitykseen ja henkilön mukaan tehtäviin rajauksiin, vaikka itse kirjaus säilyisi.

Useita käyttäjiä poistettaessa merkitse käyttäjälistan rivien valintaruudut. Avaa valintaruutusarakkeen otsikon Toiminnot-valikko ja valitse Poista valitut rivit. Vahvista poisto. Toiminto käsittelee käyttäjät yksitellen: osa voi poistua ja osa jäädä riippuvuuksien vuoksi. Tarkista poistettujen määrä sekä epäonnistuneiden käyttäjien erillinen riippuvuusnäkymä.

Tarkista lopputulos

  • Lataa käyttäjälista uudelleen. Käytöstä poistettu käyttäjä löytyy edelleen; avaa lomake ja tarkista oikeiden käyttöoikeuksien tila. Yhden sovellustunnuksen poistossa käyttäjätilin tulee säilyä ja vain poistettu käyttöoikeus puuttua. Koko poiston jälkeen käyttäjätiliä ei tule löytyä.
  • Tarkista valitun sovelluksen pääsyn estyminen verkkoyhteydessä tehdyllä uudella pyynnöllä ja uudella kirjautumisyrityksellä. Jos suljit vain toisen käyttöoikeuden, tarkista myös toisen sovelluksen tarkoitettu pääsy.
  • Tarkista siirrettyjen töiden tekijät ja resursointi. Roolimuutoksen taustapäivityksen jälkeen varmista myös roolia seuraavat pohjat ja muut määritykset.
  • Tarkista edustava tuntikirjaus ja tarvittava henkilön mukaan rajattu näkymä. Pelkkä poiston onnistumisilmoitus ei osoita, että historiallisten tietojen esitys vastaa tarpeitasi.

Jos pääsy tai näkyvyys ei vastaa tehtyä muutosta, katso käyttäjän pääsyn selvittäminen.