Organisaation yhteinen oletuskieli, aikavyöhyke ja Google SSO -kirjautumisen selainasetukset ylläpidetään hallintaportaalissa. Tarvitset organisaation pääkäyttäjäoikeuden. Käyttäjän henkilökohtainen käyttöliittymäkieli valitaan erikseen.
Tarkista yhteinen kieli ja aikavyöhyke
- Avaa hallintaportaalin navigaatiosta Palvelun asetukset.
- Valitse sivun Palvelun asetukset -välilehti ja napsauta taulukon Aika- ja kieliasetukset -nimeä.
- Tarkista Oletuskieli (esim. sähköpostit). Valittavissa ovat suomi, englanti, ruotsi, saksa, tanska ja ranska.
- Tarkista Oletusaikavyöhyke (vaikuttaa esim. tehtäväherätyksiin). Valitse organisaation toimintaan sopiva aikavyöhyke luettelosta; voit etsiä sitä kirjoittamalla kenttään nimen. Oletusaikavyöhyke on Helsinki.
- Valitse lomakkeen Tallenna. Odota onnistumisilmoitusta ja avaa sama lomake uudelleen varmistaaksesi tallennetut valinnat. Peruuta sulkee lomakkeen tallentamatta muutoksia.
Mitä kielivalinnat muuttavat?
Oletuskieli (esim. sähköpostit) on organisaation yhteinen asetus. Se ei määrää kaikkien viestien kieltä. Sähköposti-ilmoituksen oma oletuskieli on ensisijainen organisaation oletuskieleen nähden. Spotilla-käyttäjän henkilökohtainen kieli vaikuttaa vastaanottajalle valittavaan kieliversioon. Jos ilmoitukselle ei ole kyseisen kielen viestiversiota, käytetään ilmoituksen oletuskieltä. Vastaanottaja, jolla ei ole Spotilla-käyttäjätiliä, saa viestin ilmoituksen oletuskielellä tai, ellei ilmoituskohtaista oletusta ole, organisaation oletuskielellä.
Selaimen Hallintaportaalin kieli on käyttäjän henkilökohtainen asetus. Sen muuttaminen päivittää myös käyttäjätilin kielen, jota sähköposti-ilmoitusten kielivalinnassa voidaan käyttää. Androidin ja iOS:n mobiilisovelluksen kieli valitaan sovelluksen omasta profiilista erikseen. Yhteisen oletuskielen tallentaminen ei vaihda näitä henkilökohtaisia käyttöliittymävalintoja eikä käännä itse kirjoitettuja nimiä tai kuvauksia.
Katso henkilökohtaiset vaiheet ohjeesta oman profiilin, salasanan ja kielen muuttaminen. Ilmoituksen kieliversioiden ja lähetysehtojen tarkistus kuuluu sähköposti-ilmoitusten määrityksiin.
Mihin aikavyöhyke vaikuttaa?
Aikavyöhyke määrää paikallisen päivän ja kellonajan niissä herätteissä ja ajoitetuissa käsittelyissä, jotka käyttävät organisaation aikavyöhykettä. Tehtävien päivittäiset push-herätteet ja määräpäivään liittyvien sähköposti-ilmoitusten tarkistus käynnistetään paikallisen ajan mukaan kello 8. Varsinainen toimitus voi tapahtua myöhemmin käsittelyn ja viestin välityksen vuoksi.
Sähköposti-ilmoituksen tarkistuksessa tehtävän määräpäivästä ja ilmoituksen päiväsiirtymästä laskettua päivää verrataan organisaation paikalliseen päivään. Myös päivittäisen toiston valinta vaikuttaa lähetykseen. Aikavyöhykkeen valinta ei yksin aiheuta herätettä: tehtävän tila, ilmoitusasetukset ja vastaanottajat vaikuttavat edelleen.
Aikavyöhyke vaikuttaa myös esimerkiksi sopimusten automaattisen tilanvaihdon, sopimuslaskujen ja sopimuspohjaisten tehtävien luonnin yöajojen ajoitukseen sekä varastoarvojen iltakäsittelyyn, kun kyseiset toiminnot ovat käytössä. Kaikki taustakäsittelyt eivät käytä tätä asetusta.
Tallennus muuttaa organisaation asetusta, ei jo tallennettujen tapahtumien aikaleimoja tai tehtävien määräpäiviä. Tehtävien määräpäiviä käsitellään edelleen Helsingin ajan päivämäärinä, ja hallintaportaalin aikakäsittely käyttää Helsingin aikavyöhykettä. Älä siis käytä tätä asetusta yksittäisen väärän tapahtuma-ajan korjaamiseen.
Tarkista Google SSO:n selainasetukset
Google SSO:n on oltava otettu organisaatiolle käyttöön. Avaa Palvelun asetukset -sivun Integraatiot -välilehti, valitse sen Integraatiot -alavälilehti ja napsauta taulukossa nimeä Google SSO. Jos rivi puuttuu, selvitä käyttöönotto Spotillan yhteyshenkilön kanssa.
Tee määritykset organisaation Google-tunnistautumista ylläpitävän henkilön kanssa. Tarvitset pääsyn oikean organisaation Google Admin Consolen SAML-sovelluksen asetuksiin.
- Kopioi Spotillan lomakkeella näkyvät ACS URL ja Entity ID Google Admin Consolen SAML-sovelluksen Palveluntarjoajan tiedot -kohtaan. Nämä ovat Spotillan antamia, vain luettavia arvoja. Käytä oman organisaation Spotilla-osoitteesta avattua lomaketta.
- Täytä Google Domain organisaation sallitulla verkkotunnuksella. Kirjautuvan käyttäjän sähköpostiosoitteen verkkotunnuksen on vastattava tätä arvoa.
- Täytä Googlen antama kirjautumisosoite kenttään Google SSO URL ja tunnistuspalvelun PEM-varmenne kenttään Google IdP Certificate (PEM). Verkkotunnus ja URL ovat pakollisia. Myös varmenne tarvitaan, ellei sitä ole jo tallennettu.
- Jos varmenne näkyy peitettynä etkä vaihda sitä, jätä peitetty arvo ennalleen. Tallennus säilyttää silloin aiemman varmenteen. Varmenteen vaihtamiseksi korvaa peitetty arvo kokonaisella uudella PEM-varmenteella.
- Valitse Tallenna ja avaa asetukset uudelleen. Tarkista verkkotunnus ja URL sekä se, että varmenne näkyy jälleen peitettynä.
Taulukon Käytössä-tila kertoo, että URL ja varmenne on tallennettu. Se ei vahvista niiden oikeellisuutta eikä onnistunutta kirjautumista.
Käyttäjätilit ja mobiilin erilliset edellytykset
Selainkirjautumisessa Spotilla tarkistaa SAML-vastauksen ja sähköpostin sallitun verkkotunnuksen. Onnistunut ensimmäinen kirjautuminen voi luoda käyttäjätilin ja aktiivisen managerikäyttäjän. Jos saman sähköpostin käyttäjätili tai managerikäyttäjä on jo olemassa, sitä käytetään uudelleen; puuttuva managerikäyttäjä voidaan lisätä olemassa olevaan käyttäjätiliin. Kirjautuminen ei itsessään tarkoita pääkäyttäjäoikeutta. Tarkista tarvittavat oikeudet ohjeen managerikäyttäjän oikeuksien määrittäminen avulla.
Android ja iOS tarvitsevat lisäksi omat asiakkuuskohtaiset Google-kirjautumisen tunnisteensa. Android käyttää asiakkuudelta saatua Android-tunnistetta. iOS käyttää sovelluksen omaa tunnistetta yhdessä asiakkuudelta saadun palvelintunnisteen kanssa. Tämän Google SSO -lomakkeen tallentaminen ei määritä mobiilitunnisteita. Varmista niiden käyttöönotto Spotillan yhteyshenkilöltä erikseen.
Mobiilissa Spotilla tarkistaa Google-tunnisteen sekä sähköpostin verkkotunnuksen ja Googlen vahvistaman Google Workspace -verkkotunnuksen. Pelkkä oikealta näyttävä sähköpostiosoite ei riitä. Ensimmäinen onnistunut mobiilikirjautuminen voi luoda aktiivisen mobiilikäyttäjän tai käyttää olemassa olevaa käyttäjää ja liittää tämän Google-tiliin. Googleen liitetyn mobiilitilin tavallinen salasanakirjautuminen estetään: käyttäjän tulee kirjautua Googlella. Tavallinen salasanan vaihtaminen ei korjaa virheellisiä Google-kirjautumisen määrityksiä.
Varmista toiminta käytettävillä alustoilla
Kokeile selainkirjautumista organisaation kirjautumissivun Kirjaudu Googlella -painikkeella. Androidin kirjautumisnäkymässä valitse Kirjaudu sisään Googlella; iOS:ssa valitse Google-logolla merkitty kirjautumispainike. Anna mobiilissa oikea asiakkuus ja käytä sallittuun Google Workspace -organisaatioon kuuluvaa tiliä.
Kokeile erikseen selainta, Androidia ja iOS:ää sen mukaan, mitä organisaatiossa käytetään. Varmista kirjautumisen jälkeen oikea asiakkuus sekä käyttäjän tarvitsemien tietojen ja toimintojen näkyminen. Selainkirjautumisen onnistuminen ei vahvista mobiilimäärityksiä. Katso muut kirjautumisvaiheet ohjeesta kirjautuminen ja salasanan palautus.
Kieli- ja aikavyöhykemuutoksen jälkeen tarkista myös seuraava kyseisillä asetuksilla muodostuva viesti tai heräte. Jos tulos poikkeaa odotetusta, tarkista viestin oma kieli, vastaanottajan kieli, ilmoituksen ehdot ja käytetty kirjautumisalusta ennen yhteisten asetusten muuttamista uudelleen.