Kansioilla järjestät laitteet eli Spotit esimerkiksi toimipaikan tai laiteryhmän mukaan. Kansiopuussa kansio voi sisältää alikansioita tai Spotteja. Spotin omia liitteitä järjestetään erillisillä tiedostokansioilla.
Tämä ohje koskee kansioiden luontia ja muokkaamista selaimessa. Androidin ja iOS:n kansioiden selaaminen sekä Spotin tiedostokansioiden lisääminen ovat eri toimintoja.
Oikeudet ja kansion sijainti
Tarvitset oikeuden luoda kansioita valitsemaasi kohtaan. Olemassa olevan kansion muuttaminen edellyttää sen muokkausoikeutta. Managerin alikansioiden hallintaoikeus ei anna automaattisesti oikeutta muokata tai poistaa kansiota, josta oikeus alkaa.
Tyhjä Ylätaso-valinta tarkoittaa kansiopuun ylintä tasoa. Voit luoda kansion sinne vain, jos oikeutesi sallivat sen. Alikansioiden hallintaoikeus ei yksin riitä tähän.
Luo kansio
- Avaa selaimen valikosta Kohteet ja laitteet → Kohteiden kansiopuu.
- Valitse sivun yläreunan työkalupalkista Luo uusi kansio.
- Kirjoita lomakkeen Perustiedot-välilehdellä Nimi. Nimi on pakollinen ja saa sisältää enintään 512 merkkiä. Käytä nimeä, josta käyttäjät tunnistavat kansion sisällön.
- Voit täydentää käyttötarkoituksen Kuvaus-kenttään. Kuvaus on vapaaehtoinen ja saa sisältää enintään 4 096 merkkiä.
- Valitse Ylätaso, jos kansio tulee toisen kansion alle. Jätä valinta tyhjäksi vain, jos haluat ja voit luoda ylimmän tason kansion.
- Tarkista tarvittavat asiakas- ja asetusvalinnat jäljempänä kuvattujen vaikutusten perusteella.
- Valitse lomakkeen alareunasta Luo uusi kansio. Tarkista onnistumisilmoitus ja kansion paikka Kansiopuu-välilehdellä.
Spotteja sisältävää kansiota ei voi valita uuden alikansion ylätasoksi. Jos haluat käyttää tällaista kansiota ylätasona, siirrä sen Spotit ensin sopivaan kansioon. Katso Spotin siirtäminen toiseen kansioon. Myös kansioon jääneet Poistettu-tilan Spotit on huomioitava.
Uutta alikansiota ei voi luoda, jos valitulla ylätasolla on jo 15 000 välitöntä alikansiota. Raja koskee suoraan ylätason alla olevia kansioita.
Uusi alikansio saa lähtökohtaisesti asiakkaan ylätasoltaan. Tarkista tallennettu asiakas, jos teet myös erillisen asiakasvalinnan.
Alikansion luonti tyhjentää kaikkien sen ylempien kansioiden Oletusviestityyppi- ja Oletuspalvelupyyntölaji-valinnat. Tarkista nämä asetukset ennen rakenteen muuttamista ja tarkista luomisen jälkeen niiden kansioiden oletukset, joihin Spotit sijoitetaan.
Muokkaa nimeä tai kuvausta
- Napsauta kansion nimeä Kansiopuu-välilehdellä.
- Muuta Perustiedot-välilehdellä Nimi tai Kuvaus.
- Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna.
- Avaa kansio uudelleen ja tarkista tallennetut tiedot.
Nimen muuttaminen ei luo uutta kansiota. Kansio, sen alikansiot ja Spotit säilyvät, ja Spotit pysyvät samoissa kansioissa. Kansion sekä sen alikansioiden Spottien tallennettu kansiopolku päivitetään taustalla. Muutos ei siksi välttämättä näy kaikkialla heti. Avaa myös kansiossa tai sen alikansiossa oleva Spotti ja tarkista polku päivityksen jälkeen.
Ylätaso-valinnan muuttaminen siirtää olemassa olevan kansion. Se vaikuttaa myös sen alikansiorakenteen sijaintiin ja edellyttää oikeutta luoda kansioita uuteen paikkaan. Katso kansion siirtäminen ja kopioiminen ennen sijainnin muuttamista.
Mitä kansion välilehdillä voi muuttaa?
- Perustiedot: Nimi, Kuvaus, Ylätaso ja Tagi sekä kansion omat liitteet Tiedostot-osiossa.
- Asiakas: Kansion asiakas, siihen liittyvät asiakastiedot sekä erilliset kohdeasiakas- ja laskutustiedot.
- Kansion laitteet: tallennetun kansion Spotit. Välilehti tulee käyttöön kansion luomisen jälkeen.
- Asetukset: Laitekortti, Oletusviestityyppi, Oletuspalvelupyyntölaji, Käyttötuntitoiminto käytössä sekä Kansion lisätietokentät.
Laitekortti ja kansion omat lisätiedot
Asetukset-välilehden Laitekortti määrittää tämän kansion Spottien tietokentät. Vaihto toiseen laitekorttiin päivittää olemassa olevien Spottien kentät taustalla: uudesta kortista puuttuvat kentät ja niiden arvot poistuvat, ja puuttuvat uudet kentät lisätään tyhjinä. Ota tarvitsemasi tiedot talteen ennen vaihtoa. Pelkkä laitekorttivalinnan tyhjentäminen säilyttää Spottien nykyiset kentät.
Kansion lisätietokentät määrittää kansion omat kentät eikä Spottien kenttiä. Vaihto toiseen laitekorttiin voi poistaa kansion kenttiä arvoineen. Pelkkä tämän valinnan tyhjentäminen säilyttää nykyiset kentät ja arvot. Ilman laitekorttivalintaa voit käyttää Lisää uusi lisäkenttä -painiketta ja poistaa yksittäisen kentän sen rivin roskakorikuvakkeesta. Tallennettu kentän poisto poistaa myös kentän arvon.
Katso laitekortin käyttöönotto kansiossa ennen kortin vaihtamista tai kenttien poistamista. Tarkista käsittelyn jälkeen kansion kentät sekä olemassa olevien Spottien kentät ja arvot.
Asiakas ja tagi
Asiakas-välilehden Kansion asiakas liittää kansion asiakasrekisterin asiakkaaseen. Asiakkaan muuttaminen tai poistaminen kansion valinnasta välittyy kaikkiin sen alikansioihin. Muutos voi estyä, jos kansioon tai sen alikansioihin liitetyllä asiakkaalla on sopimuksia. Tarkista koko alikansiorakenteen asiakkuus ennen tallennusta.
Asiakasliitoksen muuttaminen ja itse asiakkaan yhteystietojen muuttaminen ovat eri tehtäviä. Kansio on kohdeasiakas on puolestaan erillinen valinta kansion omille kohdeasiakastiedoille.
Perustiedot-välilehden Tagi tunnistaa kansion. Se ei liitä samaa tagia kansion Spotteihin. Tagin vaihtaminen irrottaa kansion aiemman tagiliitoksen; valinnan tyhjentäminen poistaa liitoksen. Katso asiakkaan tai tagin liittäminen kansioon.
Oletukset ja käyttötuntitoiminto
Asetukset-välilehden Oletusviestityyppi antaa kansion Spoteille viestityypin oletuksen. Jos valinta on tyhjä, käytetään järjestelmän oletusviestityyppiä. Alikansioita sisältävän kansion viestityyppivalinta ei säily tallennettaessa.
Oletuspalvelupyyntölaji antaa palvelupyynnön lajin oletuksen silloin, kun Spotilla ei ole omaa lajivalintaa. Spotin oma valinta on ensisijainen, sitten sen oman kansion valinta ja lopuksi järjestelmän oletuslaji. Oletusta ei haeta ylemmästä kansiosta.
Käyttötuntitoiminto käytössä -asetuksen muuttaminen päivittää suoraan tässä kansiossa olevien Spottien käyttötuntiasetukset taustalla. Käytöstä poistaminen estyy, jos jollakin niistä on tuntiperusteiseen huoltosääntöön liittyviä tehtäviä muussa kuin Valmis-tilassa. Onnistunut käytöstä poistaminen poistaa Spottien tuntiperusteiset huoltosääntöliitokset, joten se ei ole pelkkä seurannan tauko tai mittarilukeman korjaus. Katso käyttötuntitoiminnon käyttöönotto ja lukeman korjaaminen ennen muutosta.
Tarkista lopputulos ja selvitä virhe
Avaa tallennettu kansio uudelleen. Tarkista nimi, kuvaus, ylätaso ja paikka kansiopuussa sekä muuttamasi asiakas-, tagi- ja asetusvalinnat. Tarkista myös liitteet tai lisätietokenttien arvot, jos muutit niitä. Odota taustalla käsiteltäviä muutoksia ja avaa tarvittaessa sivu ja asianomaiset Spotit uudelleen.
Jos luonti tai tallennus ei onnistu, tarkista ensin nimi, sen pituus, kuvaus, valittu ylätaso ja ilmoitettu virhe. Jos toiminto puuttuu tai kentät ovat vain luettavissa, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan kansio-oikeutesi. Erillinen tiedostojen hallintaoikeus voi sallia liitteiden tallennuksen, vaikka kansion perustietoja ei voi muuttaa; pelkkä näkyvä Tallenna-painike ei siis osoita yleistä muokkausoikeutta.