Kansion asiakkaalla yhdistät kansiorakenteen asiakasrekisterin asiakkaaseen. Kansion tagi puolestaan tunnistaa kansion mobiilisovelluksessa. Yksittäiselle laitteelle eli Spotille tarkoitettu tagi liitetään Spotin omiin tietoihin.
Valmistele liitos
Tee liitokset selaimessa. Tarvitset kyseisen kansion muokkausoikeuden sekä asiakkaiden ja tagien katseluoikeudet, jotta voit hakea niitä valintalistoista. Kansion muokkausoikeus ei itsessään anna oikeutta muokata asiakasrekisterin asiakkaan tietoja. Jos kentät ovat vain luettavissa tai haluttu asiakas tai tagi puuttuu, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeutesi.
Asiakkaan ja tagin on oltava rekisterissä ennen niiden valitsemista. Katso tarvittaessa asiakkaan luominen ja tagirekisterin hallinta.
Avaa selaimen päävalikosta Kohteiden kansiopuu ja sen samanniminen näkymä. Avaa kansion lomake napsauttamalla kansion nimeä. Tarkista ennen muutoksia, että käsittelet oikeaa kansiota ja sen alikansiorakennetta.
Valitse, vaihda tai irrota kansion asiakas
- Avaa kansion lomakkeen Asiakas-välilehti. Asiakasvalinta sijaitsee sen Asiakas-osiossa.
- Hae asiakkaan nimellä kentässä Kansion asiakas ja valitse asiakas listasta. Vaihtaessasi asiakasta valitse uusi asiakas. Irrottaessasi asiakkaan valitse listan ensimmäinen, tyhjä vaihtoehto.
- Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna.
Tallennettu asiakasmuutos koskee kansiota ja kaikkia sen alikansioita. Uusi asiakas korvaa myös alikansioille aiemmin valitut muut asiakkaat. Tyhjä valinta poistaa asiakasliitoksen koko alikansiorakenteesta. Asiakasrekisterin asiakasta, kansioita tai Spotteja ei poisteta.
Spotin asiakas määräytyy sen oman kansion asiakkaasta. Kansion asiakasmuutos vaikuttaa siten myös sen ja sen alikansioiden Spottien asiakkuuteen. Tarkista ennen tallennusta, kuuluuko koko rakenne samalle asiakkaalle. Uusi alikansio saa asiakkaan ylätasoltaan, jos ylätasolle on asetettu asiakas. Asiakasmuutos tallentuu kansion muutoshistoriaan; alikansioiden historiatiedot muodostuvat taustalla.
Milloin asiakasta ei voi vaihtaa tai irrottaa?
Muutos estyy, jos käsiteltävän kansion tai jonkin sen alikansion nykyisellä asiakkaalla on sopimuksia. Tarkistus koskee kaikkia näiden asiakkaiden sopimuksia: se ei rajoitu aktiivisiin sopimuksiin eikä vain tämän kansiorakenteen Spotteihin liittyviin sopimuksiin. Myös alikansion eri asiakas voi siis estää ylätason asiakkaan vaihtamisen.
Jos tallennus ilmoittaa asiakkaan sopimuksista, tarkista koko rakenteen nykyiset asiakkaat ja niiden sopimukset pääkäyttäjän kanssa. Älä päättele, että pelkkä sopimuksen tilan muuttaminen vapauttaa asiakasliitoksen.
Erota asiakasliitos asiakkaan tietojen muokkauksesta
Asiakas-välilehden Asiakas-osiossa oleva Asiakkaan tiedot on erillinen avattava osio. Siinä näkyvät valitun asiakasrekisterin asiakkaan tiedot. Jos muutat niitä, käytä osion Tallenna asiakkaan tiedot -painiketta. Tallennus päivittää itse asiakasta ja edellyttää asiakkaan muokkausoikeutta.
Pelkkä asiakasliitos tallennetaan kansion lomakkeen Tallenna-painikkeella. Asiakkaan tietojen tallentaminen ja kansion liitoksen tallentaminen ovat erillisiä toimintoja: asiakkaaseen erikseen tallennettu muutos ei peruunnu, vaikka sulkisit kansion lomakkeen tallentamatta.
Mitä Kansio on kohdeasiakas tarkoittaa?
Samalla välilehdellä on erillinen Kohdeasiakas-osio. Sen Kansio on kohdeasiakas -valinta mahdollistaa kansion omien Kohdeasiakastiedot- ja Kohdeasiakkaan laskutustiedot -osioiden täyttämisen. Näitä tietoja ovat esimerkiksi tunnisteet, yhteystiedot ja laskutusosoite.
Valinta ei itsessään liitä kansiota asiakasrekisterin asiakkaaseen. Asiakasrekisterin liitos tehdään edelleen Kansion asiakas -kentässä. Kohdeasiakasvalintaa ei tarvitse käyttää vain siksi, että valitset kansion asiakkaan. Kansion kohdeasiakastiedot tallennetaan kansion lomakkeen Tallenna-painikkeella.
Liitä, vaihda tai irrota kansion tagi
- Avaa kansion lomakkeen Perustiedot-välilehti. Tagi-kenttä on Nimi-kentän vieressä.
- Hae tagi sen pintanumerolla ja valitse se listasta. Lista tarjoaa vapaita tageja sekä muokattavan kansion nykyisen tagin.
- Jos vaihdat tagia, valitse uusi vapaa tagi. Jos irrotat tagin, valitse listan ensimmäinen, tyhjä vaihtoehto.
- Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna.
Kansiolla on yksi tagiliitos. Uuden tagin valitseminen irrottaa vanhan tagin kansiosta ja liittää uuden. Tyhjä valinta irrottaa nykyisen tagin. Irrotettu tagi säilyy tagirekisterissä ja vapautuu uudelleen liitettäväksi; kansiota ei poisteta. Kansion tagivalinta ei liitä samaa tagia sen alikansioihin tai Spotteihin.
Varmista pintanumero myös fyysisestä tunnisteesta. Jos tagia ei löydy, tarkista pintanumero, katseluoikeus ja se, onko tagi jo liitetty toiseen Spottiin, kansioon tai varastopaikkaan. Selvitä aiempi liitos tagirekisteristä ennen sen muuttamista.
Liitos määrää, minkä kansion käyttäjä löytää tagilla. Androidissa kansiotagi avaa kansion sisältönäkymän, iOS:ssä kansioon kohdistuvan näkymän. Spotin tagi avaa puolestaan Spotin tiedot. Tagin lukeminen ei ohita kansion katseluoikeuksia.
Tarkista tallennuksen tulos
Avaa kansio tallennuksen jälkeen uudelleen. Tarkista Asiakas-välilehden Kansion asiakas ja Perustiedot-välilehden Tagi. Tarkista asiakas myös edustavista alikansioista, erityisesti niistä, joilla oli aiemmin eri asiakas. Testaa tarvittaessa fyysisen tagin lukeminen mobiilissa käyttäjällä, jolla on oikeus nähdä kansio.
Tarkista tagi myös epäonnistuneen tallennuksen jälkeen. Tagiliitos käsitellään ennen kansion tietojen tarkistusta, joten kansion tallennusvirhe ei takaa tagin säilyneen ennallaan. Tämä koskee myös asiakkaan sopimuksista johtuvaa virhettä. Avaa kansio uudelleen, selvitä todellinen tagiliitos ja korjaa valinta tarvittaessa. Tarkista samalla, mikä asiakas jäi tallennetuksi.