Kansion voi poistaa vasta, kun siinä ja sen kaikissa alikansioissa ei ole yhtään Spottia. Kaikki Spotin tilat estävät poiston: myös Poistettu käytöstä ja Ei käytössä. Kumpikaan tila ei poista Spotin tietuetta eikä vapauta kansiota poistettavaksi.
Tämä ohje koskee selaimen Kohteiden kansiopuun kansioita. Spotin omien tiedostokansioiden poistamiseen on erillinen ohje.
Oikeudet ja poiston vaikutukset
Tarvitset poistettavaan kansioon poistamisoikeuden. Managerikäyttäjän alikansioiden hallintaoikeus ei salli sen lähtökansion poistamista, johon oikeus on annettu. Jos Poista-painike puuttuu, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeutesi. Katso tarvittaessa managerin oikeuksien määrittäminen.
Poisto on pysyvä ja koskee myös kaikkia alikansioita. Poistettavien kansioiden omat tiedot, lisätietokentät arvoineen ja liitetiedostot poistuvat. Spotin siirtäminen pois kansiosta ei siirrä kansion omia tiedostoja sen mukana.
Myös poistettaviin kansioihin sidotut kansio-oikeudet ja ryhmätehtävien kansiokohdevalinnat poistuvat. Kansioon liitetyn tagin liitos vapautuu, mutta tagi säilyy.
Julkisten palvelupyyntölomakkeiden liitokset poistettaviin kansioihin poistuvat. Julkinen lomake itsessään säilyy, mutta sen tarjolla olevat kohdevalinnat voivat muuttua tai jäädä tyhjiksi. Myös Spottien siirtäminen toiseen kansioon voi muuttaa sitä, mitkä Spotit lomakkeella ovat valittavissa.
Valmistele poisto
- Avaa selaimen valikosta Kohteet ja laitteet → Kohteiden kansiopuu. Tarkista poistettava kansio ja avaa sen alikansiot kansion nimen vieressä olevasta avaamismerkistä.
- Valitse kansiopuun yläpuolelta Sisällytä poistettu käytöstä -kohteet. Valinta on oletuksena pois päältä, jolloin Poistettu käytöstä -tilan Spotit ovat piilossa. Tarkista koko poistettava alikansiorakenne.
- Suunnittele säilytettäville Spoteille uudet kansiot ja siirrä Spotit niihin. Noudata Spotin siirtämisohjetta. Tarvitset Spotin muokkausoikeuden ja oikeuden lisätä Spotteja kohdekansioon. Tarkista kohdekansion laitekortti ennen siirtoa: erilainen laitekortti voi poistaa Spotin aikaisempien tietokenttien arvoja. Ota tarvitsemasi tiedot talteen.
- Odota mahdollisen usean Spotin taustasiirron valmistumista ja päivitä sivu. Varmista, että Spotit löytyvät uusista kansioistaan ja poistettava rakenne on tyhjä.
- Avaa poistettava kansio napsauttamalla sen nimeä. Tarkista Perustiedot-välilehden Tiedostot-osio. Avaa tarvittava tiedosto sen esikatselukuvasta tai tiedostokuvakkeesta ja tallenna se talteen. Tee sama jokaisessa poistettavassa alikansiossa. Tarkista myös kansioiden omat lisätiedot ja säilytä tarvitsemasi arvot.
- Jos kansioita käytetään julkisilla palvelupyyntölomakkeilla tai ryhmätehtävien kohteina, suunnittele korvaavat kansiovalinnat ennen poistoa.
Siirto säilyttää saman Spotin. Älä poista Spotteja pysyvästi vain saadaksesi kansion tyhjäksi, jos niiden tiedot ja historia pitää säilyttää. Pelkkä tilan vaihtaminen ei riitä.
Poista kansio
- Avaa poistettavan kansion lomake sen nimestä kansiopuussa. Tarkista lomakkeesta kansion Nimi, Ylätaso ja näkyvä kansiorakenne ennen poistamista.
- Valitse lomakkeen alareunasta Poista. Poisto koskee koko tämän kansion alikansiorakennetta; alikansioita ei tarvitse poistaa yksitellen.
- Vahvistusikkunan otsikko on Haluatko varmasti poistaa tämän? Se ei näytä kansion nimeä. Valitse Kyllä vain, jos tarkistit oikean kansion ja otit tarvittavat tiedot talteen. Valitse Ei, jos haluat perua poiston.
Varmista tulos ja selvitä esteet
Onnistuneesta poistosta tulee ilmoitus Poistaminen onnistui, ja kansion lomake sulkeutuu. Päivitä kansiopuu ja varmista, että kansio sekä sen alikansiot ovat poistuneet. Tarkista myös siirrettyjen Spottien uudet kansiot ja tietokentät.
Jos käytössä on julkisia palvelupyyntölomakkeita, avaa niiden julkiset osoitteet ja tarkista kohdevalinnat jokaiselle asiaan liittyvälle palvelupyyntötyypille. Korjaa tarvittaessa lomakkeiden kansiovalinnat julkisen lomakkeen asetuksissa. Tarkista vastaavasti mahdollisten ryhmätehtävien kohdevalinnat.
Jos Spotilla ilmoittaa kansion sisältävän Spotteja, tarkista koko alikansiorakenne ja pidä Sisällytä poistettu käytöstä -kohteet valittuna. Varmista myös, että kaikki siirrot ovat valmistuneet. Tyhjältä näyttävä tavallinen näkymä tai kansion Spottien lukumäärä ei yksin todista, että kansio on poistettavissa.
Jos saat muun virheen, päivitä kansiopuu ja tarkista jäljelle jäänyt rakenne ennen uutta yritystä. Jos poisto ei edelleenkään onnistu, pyydä pääkäyttäjää selvittämään ilmoitettu virhe ja oikeutesi.