Ilmoitusaiheet määräävät, mistä tapahtumista tilaat puhelimeen push-ilmoituksia. Aika-asetuksilla estät tai mykistät saapuvia ilmoituksia omassa puhelimessasi. Ilmoitusasetukset eivät muuta tehtävien, palvelupyyntöjen, viestien tai tiedotteiden tietoja eivätkä anna lisää käyttöoikeuksia.
Avaa ilmoitusasetukset
Kirjaudu Spotillan mobiilisovellukseen. Androidissa avaa yläpalkin henkilökuvakkeesta Profiili ja valitse ilmoitusasetukset. iOS:ssä avaa selausnäkymän vasemman yläkulman profiilikuvakkeesta Käyttäjätiedot ja valitse ilmoitusasetukset. Asetussivun otsikko on ILMOITUSTEN ASETUKSET.
Spotillalla pitää lisäksi olla puhelimen ilmoituslupa. Sovelluksen aihevalinta ei korvaa tätä lupaa. Tarkista tarvittaessa puhelimen järjestelmäasetuksista Spotillan ilmoitusten salliminen.
Valitse ilmoitusaiheet ja tallenna ne
Asetussivulla on viisi kytkintä. Valitse tarvitsemasi aiheet ja paina sivun Tallenna-painiketta. Pelkkä kytkimen muuttaminen ei riitä tilausten päivittämiseen. Tallennus tarvitsee verkkoyhteyden.
- Uusi palvelupyyntö luodaan: uuden pyynnön ilmoitus kohdistuu sen vastuuroolille. Jos vastuuroolia ei ole, vastaanottajina ovat palvelupyyntölajille määritetyt avoimien pyyntöjen mobiiliroolit. Sama aihe voi ilmoittaa myös vastuuroolin vaihtumisesta uudelle vastuuroolille.
- Uusi kommentti palvelupyynnössä: kommentti-ilmoitus kohdistuu pyynnön tekijälle, jos pyynnön sähköpostiosoite vastaa mobiilikäyttäjän tiliä, sekä pyynnön vastuulliselle mobiiliroolille.
- Palvelupyyntövalmistuu: valmistumisilmoitus kohdistuu samoille tekijä- ja vastuuvastaanottajille sekä lisäksi pyynnön Spotin ylempien kansioiden oikeuksista löytyville rooleille.
- Tehtävän määräpäivä: tilaa tehtävien määräpäiväherätteet. Valinta ei tarkoita ilmoitusta jokaisesta tehtävän muutoksesta.
- Uusi viesti luodaan: ilmoitus Spotille lisätystä viestistä kohdistuu Spotin kansion ja ylempien kansioiden oikeuksista löytyville rooleille sekä viestin tekijälle, jos hänellä on mobiilikäyttäjätili.
Aiheet yhdistyvät omaan mobiilikäyttäjääsi ja mobiilirooleihisi. Aiheen valitseminen ei siis tilaa kaikkia organisaation tapahtumia. Jos vastuu tai roolijäsenyys puuttuu, ilmoitus ei välttämättä kuulu sinulle. Katso tarvittaessa mobiiliroolien ja kansio-oikeuksien ohje.
Alkuasetuksissa uusien palvelupyyntöjen ja tehtävien määräpäivien ilmoitukset ovat käytössä. Kommentti-, valmistumis- ja viesti-ilmoitukset eivät ole käytössä. Aiemmin tallennetut valinnat voivat poiketa näistä, joten tarkista oman puhelimesi kytkimet.
Milloin tehtävän määräpäiväheräte muodostuu?
Päivittäinen tarkistus käynnistyy organisaation aikavyöhykkeen mukaan kello 8. Se etsii määräpäivään tulleita tehtäviä: määräpäivän kellonaikaa ei käytetä herätysaikana. Tarkistuksessa jätetään pois valmistuneet, pidossa olevat ja suunnittelutilaiset tehtävät, tehtävät ilman vastuuvastaanottajia sekä tehtävät, joiden määräpäivästä on kulunut vähintään kaksi päivää. Määräpäivä voi siten aiheuttaa herätteen myös seuraavana päivänä. Määräpäivän päivärajauksessa käytetään Helsingin aikaa, vaikka tarkistuksen käynnistysaika määräytyy organisaation aikavyöhykkeestä.
Heräte kohdistuu tehtävään valituille vastuukäyttäjille tai -rooleille. Jos niitä ei ole, käytetään tehtävän yksittäistä vastuutahoa. Käyttäjällä pitää olla mobiilikäyttäjätili. Myös uuden tehtävän luominen voi muodostaa herätteen, jos sen määräpäivä on samana päivänä; pidossa ja suunnittelussa olevat tehtävät rajataan tästä pois. Katso vastuiden ja määräpäivien määrittäminen.
Tehtäviin tai palvelupyyntöihin liitettyjen ostotilausten liittämis-, kommentti- ja tiedostotapahtumia lähetetään myös tehtävä- ja palvelupyyntöaiheiden kautta. Näille ei ole erillistä kytkintä. Tehtävän määräpäivä -valinta voi siksi tuottaa myös ostotilausta koskevan ilmoituksen.
Yleiset tiedotteet ovat erillinen tilaus
Viisi kytkintä eivät kata yleisiä tiedotteita. Sovellus tilaa niiden ilmoitukset erikseen: Androidissa osana sovelluksen tilausten käsittelyä ja iOS:ssä ilmoitusasetusten avautuessa. Tiedotteen vastaanottajat määräytyvät tiedotteelle valituista mobiilirooleista. Kaikkien viiden kytkimen poistaminen käytöstä ei siis tarkoita kaikkien push-ilmoitusten poistamista käytöstä. Tiedotteiden lukeminen on kuvattu omassa ohjeessaan.
Aseta päivä- ja aikarajaus
Avaa asetussivun yläosassa olevan Aseta sallitut ajat -rivin oikeanpuoleinen aikataulukuvake. Androidissa kuvake esittää kelloa ja iOS:ssä kalenteria. Avautuvassa ikkunassa ovat Sallitut päivät push-ilmoituksille ja Sallitut ajat push-ilmoitukselle.
Nimistä huolimatta kellonaikaväli on estävä tai mykistävä aikaväli valitsematta jätetyille päiville. Valituille päiville tätä estoa ei aseteta. Valitsematta jätetyn päivän muina kellonaikoina ilmoituksia ei estetä tällä asetuksella. Kaikkien päivien ollessa valittuina kellonaikaväli ei rajaa ilmoituksia lainkaan.
- Jätä valituiksi päivät, joille et halua aikarajausta. Poista valinta päiviltä, joille haluat estävän tai mykistävän aikavälin.
- Aseta kellonaikakenttiin Alkaen ja Päättyen haluamasi saman päivän aikaväli. Valitse alkuaika ensin ja sitä myöhempi loppuaika.
- Paina tämän ikkunan Tallenna-painiketta. Onnistumisesta näkyy Aikataulu tallennettu.
Aikataulun tallennus on eri toiminto kuin viiden aihekytkimen tallennus. Tallenna kumpikin erikseen, jos muutat molempia. Aikataulun uusi tallennus korvaa aiemman päivärajauksen. Poistat rajauksen valitsemalla kaikki viikonpäivät ja tallentamalla aikataulun.
Ilman aiempaa aikarajausta kaikki päivät ovat valittuina ja kentissä näkyy 00:00–23:59. Tämä ei estä ilmoituksia, koska estettäviä päiviä ei ole. Aikarajaus tallennetaan paikallisesti puhelimeen, ja saapumisaikaa verrataan puhelimen paikalliseen päivään ja kellonaikaan. Älä oleta saman tunnuksen toisessa puhelimessa käyttävän samaa rajausta.
iOS ei hyväksy tallennusta, jos alkuaika on sama kuin loppuaika tai sitä myöhempi. Yön yli ulottuvaa aikaväliä ei siis voi tallentaa tästä ikkunasta. Androidissa loppuajan valitsin tarkistaa järjestyksen, kun alkuaika on ensin valittu. Käytä molemmissa sovelluksissa saman päivän aikaväliä. iOS:ssä valittu kellonaika voi jäädä näkyviin myös ikkunan perumisen jälkeen; vahvista haluamasi aikataulu aina Tallenna-painikkeella.
Esimerkki ja alustojen ero
Jos valitset maanantain–perjantain, jätät lauantain ja sunnuntain valitsematta ja tallennat aikavälin 08:00–16:00, arkipäiville ei aseteta aikarajausta. Lauantaina kello 12 saapuva ilmoitus estetään tai mykistetään, mutta lauantaina kello 18 saapuvaa ilmoitusta tämä rajaus ei estä.
Android jättää estetyn push-ilmoituksen näyttämättä. iOS:n ilmoituslaajennus toimittaa aikavälillä saapuvan ilmoituksen ilman ääntä ja korvaa sen otsikon ja sisällön tekstillä Mykistetty ilmoitus. iOS:n vertailuun kuuluvat myös alku- ja loppuminuutti. Androidin vertailu käyttää alku- ja loppuhetken välissä olemista, joten aivan rajakohdissa toiminta voi poiketa. Käytä toiminnan tarkistamiseen aikavälin keskellä saapuvaa ilmoitusta.
Rajaus ei siirrä ilmoitusta myöhempään ajankohtaan. Aikavälin päättyminen ei palauta Androidissa näyttämättä jäänyttä ilmoitusta tai iOS:ssä mykistettyä alkuperäistä sisältöä.
Varmista tulos ja selvitä puuttuva ilmoitus
Avaa ilmoitusasetukset ja aikaikkuna uudelleen. Tarkista tallennetut kytkimet, päivät ja kellonajat. Varmista lisäksi toiminta uuden, sinulle kohdistuvan tapahtuman avulla sekä rajauksen sisällä että sen ulkopuolella. Pelkkä asetuskentän näkyminen ei varmista push-ilmoituksen toimitusta.
Jos odotettu ilmoitus puuttuu, tarkista puhelimen ilmoituslupa, aihevalinta ja sen tallennus, päivä- ja aikarajaus sekä oma vastuu tai mobiilirooli. Ilmoitusten lähetys voi olla estetty myös palvelun tai organisaation tasolla. Jos iOS:n päivärajauksen toiminta ei vastaa valintojasi, toimita tuelle tieto viikonpäivästä, kellonajasta sekä puhelimen ja sovelluksen kielistä.
Tarkista lopuksi varsinainen tehtävä, palvelupyyntö, viesti tai tiedote sovelluksesta oikeuksiesi mukaisesti. Ilmoituksen puuttuminen tai mykistäminen ei poista niitä, muuta työn tilaa eikä kuittaa työtä tehdyksi.