Selaimen Kirjatut tunnit tehtävillä -paneeli näyttää käyttäjittäin tallennetut tunnit niiltä tehtäviltä, jotka ovat lopullisesti valmiita ja joihin sinulla on lukuoikeus. Se auttaa seuraamaan valmistuneiden tehtävien tuntikirjauksia. Luvut eivät kuvaa kaikkea työaikaa, suunniteltua resursointia, työkustannuksia tai koneen käyttötunteja.
Avaa paneeli ja etsi käyttäjä tai asiakas
Avaa selaimen päävalikosta Ohjausnäkymä → Ohjausnäkymä ja etsi Kirjatut tunnit tehtävillä -paneeli. Jos paneeli puuttuu, tarkista käytössä oleva asettelu ja näkyvät paneelit: Ohjausnäkymän paneelien järjestäminen.
Käyttäjän rivillä näkyvät Päivä-, Viikko- ja Kuukausi-summat. Avaa rivin vasemmassa reunassa olevasta puun avauskuvakkeesta käyttäjän asiakasrivit. Asiakaserittely edellyttää asiakkaiden lukuoikeutta. Asiakkaan nimeä napsauttamalla avaat asiakkaan tiedot.
Napsauta paneelin otsikon suurennuslasia. Kirjoita Hae käyttäjän tai asiakkaan nimellä -kenttään vähintään kolme merkkiä. Haku etsii nimen osaa eikä erottele isoja ja pieniä kirjaimia. Se rajaa ladattuja rivejä, mutta ei laske tuntisummia uudelleen: asiakkaan hakeminen ei muuta käyttäjän kokonaislukua kyseisen asiakkaan tuntisummaksi. Tyhjennä kenttä palauttaaksesi kaikki rivit; samalla avatut asiakaserittelyt sulkeutuvat.
Mitkä tunnit tulevat mukaan?
Tehtävän on oltava lopullisesti Valmis. Keskeneräisen tai vielä tarkastuksessa olevan tehtävän kirjaukset eivät kuulu paneeliin, vaikka ajanotto olisi lopetettu. Aineisto määräytyy tehtävien lukuoikeuksistasi, ei erillisistä työaikakirjausten oikeuksista. Siksi eri käyttäjät voivat nähdä eri summat.
Tavallisista tehtäväkirjauksista mukaan tulee tallennettu minuuttimäärä. Tunnit kohdistetaan kirjauksen käyttäjälle, joka voi olla eri henkilö kuin tehtävän vastuuhenkilö tai valmistumisen kirjannut henkilö. Hyväksyntä tai käsitellyksi merkitseminen ei ole laskennan ehto: sekä hyväksymättömät, hyväksytyt että käsitellyt kirjaukset voivat sisältyä summaan.
Käynnissä olevan kirjauksen kestoa ei lasketa nykyhetkeen. Se alkaa kerryttää paneelin tunteja vasta, kun lopetusaika ja minuuttimäärä on tallennettu ja tehtävä on valmis. Yleinen työaika, poissaolot ja palvelupyyntöjen omat tuntikirjaukset eivät kuulu tähän paneeliin. Palvelupyyntöön liittyvän tehtävän omat tehtäväkirjaukset voivat kuulua mukaan. Kappalemääräisiä kirjauksia ei muunnetta tunneiksi: niiden alku- ja loppuaika ovat samat, joten ne eivät kerrytä kestoa.
Myös Androidissa tai iOS:ssä tehtävälle tallennetut aikakirjaukset voivat sisältyä summiin samoilla ehdoilla. Mobiilin omien tuntien näkymä on erillinen tarkastelu; sen lukujen ei tarvitse vastata tätä paneelia. Katso omien tuntien ja työn kustannusten tarkastelu.
Mitä Päivä, Viikko ja Kuukausi tarkoittavat?
Paneeli käyttää Suomen aikaa, myös kesäajan vaihtuessa. Asiakkuuden tai käyttäjän oma aikavyöhykeasetus ei muuta tämän paneelin jaksoja.
- Päivä: tämän kalenteripäivän alusta seuraavan päivän alkuun.
- Viikko: kuluvan viikon maanantaista kello 00.00 alkaen.
- Kuukausi: kuluvan kuukauden ensimmäisestä päivästä kello 00.00 alkaen.
Tavallisen kirjauksen jakso määräytyy aloitusajan perusteella. Koko tallennettu kesto kuuluu aloitusjaksoon; kirjausta ei jaeta yön, viikon tai kuukauden rajan kohdalta. Esimerkiksi sunnuntaina kello 23.30 alkanut ja maanantaina kello 00.30 päättynyt kirjaus tuo 1 tunnin sunnuntain päivään. Maanantaina se ei kuulu Päivä-summaan eikä uuden viikon Viikko-summaan. Kuukausisummaa se kasvattaa vain, jos aloitus on kuluvan kuukauden puolella.
Viikko- ja Kuukausi-summilla ei ole loppuaikarajaa. Myös tulevaisuuteen päivätty aloitusaika voi siten kasvattaa niitä, jos muut mukaan ottamisen ehdot täyttyvät. Päivä-summassa on yllä kuvattu seuraavan päivän raja. Paneelissa ei ole omaa menneen ajanjakson valintaa.
Vanha tehtävälle tallennettu tuntimäärä
Jos tehtävällä ei ole yhtään erillistä aikakirjausta, paneeli voi käyttää tehtävälle aiemmin tallennettua positiivista työaikamäärää. Tällöin jakso määräytyy valmistumisajan perusteella ja tunnit kohdistetaan valmistumisen kirjanneelle käyttäjälle.
Vanhaa määrää ei lisätä erillisten kirjausten päälle. Jo yksi tehtävään liittyvä aikakirjaus estää vanhan määrän käytön, vaikka kyseinen kirjaus olisi vielä käynnissä tai sen aloitusaika jäisi tarkasteltavan jakson ulkopuolelle.
Yksikkö, pyöristys ja asiakaserittely
Paneeli summaa minuutit, jakaa summan 60:llä ja pyöristää tuloksen kahteen desimaaliin. Luku on desimaalitunteja: esimerkiksi 61 minuuttia näkyy arvona 1,02, ei yhtenä tuntina ja kahtena minuuttina. Tavallisen aikakirjauksen kesto pyöristetään jo tallennettaessa ylöspäin kokonaisminuuttiin. Esimerkiksi 60 minuuttia ja 1 sekunti tallentuu 61 minuutiksi.
Asiakas määräytyy tehtävän Spotin nykyisen kansion asiakasliitoksesta. Ilman asiakasliitosta olevat tunnit sisältyvät käyttäjän summaan, mutta niille ei tule asiakasriviä. Käyttäjän kokonaisluku ja kukin asiakasrivi pyöristetään erikseen, joten näkyvien asiakasrivien yhteenlaskettu luku voi poiketa käyttäjän luvusta myös pyöristyksen vuoksi. Jos käyttäjäliitos puuttuu, tunnit näkyvät Ei käyttäjää -rivillä.
Tarkista poikkeava luku
Tyhjennä ensin nimihaku. Avaa tarkistettava tehtävä ja sen Kirjatut työtunnit -välilehti. Tarkista tehtävän lopullinen tila sekä kirjauksen käyttäjä, alku- ja loppuaika ja kesto. Tarkista myös, onko tehtävällä vanha työaikamäärä vai erillisiä kirjauksia, ja mihin asiakkaaseen Spotin nykyinen kansio liittyy. Lataa ohjausnäkymä uudelleen muutosten jälkeen.
Tehtävän valmistuminen voi tuoda aiemmin tallennetun kirjauksen mukaan sen aloitusjaksoon. Jos tehtävä siirretään pois Valmis-tilasta, sen tunnit poistuvat paneelin summista, vaikka kirjauksia ei poisteta. Kirjauksen korjaus tai poistaminen voi muuttaa summaa; viimeisen kirjauksen poistaminen voi palauttaa vanhan työaikamäärän laskentaan. Asiakasliitoksen muuttaminen voi puolestaan siirtää tunteja asiakasriviltä toiselle. Paneelin katselu tai nimihaku ei muuta tallennettuja tietoja.
Tarkempaa erittelyä varten avaa selaimen päävalikosta Työajanseuranta ja sen Työaikaraportti-välilehti. Raportti voi jakaa yön yli jatkuvan kirjauksen eri päiville ja ottaa mukaan valittuun aikaväliin osuvan osuuden jo aiemmin alkaneesta kirjauksesta. Lisäksi sen käyttöoikeudet ja rajaukset voivat erota paneelista. Siksi summien ero ei yksin osoita kirjausvirhettä. Katso työaikaraportin tarkistaminen ja tarvittaessa tuntikirjauksen korjaaminen.