Aloita kysymyksestä, johon tarvitset vastauksen. Tehtävien määrät, kirjatut tunnit ja kappalemäärät, Spotin mittaustiedot, varaston tiedot ja sopimusten luvut perustuvat eri aineistoihin. Samannäköiset kuvaajat voivat siksi vastata eri kysymyksiin.

Etsi ja lisää sopiva raportti

Avaa selaimessa Ohjausnäkymä → Raporttisivut. Valitse sivu näkymän yläosan sivuvalitsimesta. Raportin lisääminen ja asetusten pysyvä tallentaminen edellyttävät pääkäyttäjän oikeuksia. Raportin luvut puolestaan rajautuvat katselijan käyttöoikeuksien mukaiseen aineistoon.

Valitse sivun työkalupalkista Lisää uusi raportti. Raporttivalikoiman kentällä Hae raporttia tai selaa raportteja kohteittain voit hakea raportin nimellä tai kuvauksen sanoilla. Voit myös selata aineistokohtaisia osioita. Lue kuvaus ja raahaa sopiva raportti valikoimasta sivulle. Jos raportti puuttuu valikoimasta, tarkista hakuteksti ja valinta Näytä vain raportit, jotka eivät ole sivulla.

Uusi raportti tulee sivulle luonnoksena. Samasta raportista voi lisätä useita versioita samalle sivulle vain, jos asiakkuudella on raportointityökalun lisäominaisuudet käytössä. Katso myös raportin lisääminen ja järjestäminen.

Valitse tietolähde kysymyksen mukaan

  • Tehtävien lukumäärät vastaa kysymykseen, kuinka monta tehtävää valintaan kuuluu. Tehtävät tilan mukaan erittelee tehtävät nykyisen tilan perusteella. Tilajakauma ei ole historiallinen kuva siitä, missä tilassa tehtävät olivat jakson päättyessä.
  • Valmiit vs. Muut tehtävät vertaa valmistuneiden määrää muiden tilojen tehtäviin. Valmistuneet kohdistuvat suorituspäivään ja muut määräpäivään. Sama päivämääräperusteiden ero koskee myös edellä mainittuja lukumäärä- ja tilaraportteja. Pidossa olevat tehtävät jäävät näiden raporttien ulkopuolelle. Älä siis tulkitse kaikkea yhden määräpäiväjakson tehtäväjoukoksi, vaikka raporttivalikoiman kuvaus puhuisi yleisesti määräpäivästä.
  • Ajoissa tehdyt tehtävät kertoo, kuinka suuri osuus mukaan tulevista valmistuneista tehtävistä valmistui määräpäivään mennessä. Se ei mittaa avoimien tehtävien myöhästymistä.
  • Tehtäville varatut tunnit perustuu tehtävien resursointijaksojen kestoon ja niiden tarkastelujaksolle osuvaan osuuteen. Se kuvaa varattua työaikaa, ei työntekijöiden tekemistä työaikakirjauksista laskettua toteumaa.
  • Kirjatut tunnit ja kappalemäärät perustuu työaikakirjauksiin. Valitse tämä, kun haluat erotella kirjatun ajan ja kappaleina kirjatut määrät esimerkiksi käyttäjän, tehtävän tai kirjaustyypin mukaan.

Kun tarvitset esimerkiksi Spotin mittaustietoja, varastotietoja tai sopimusten arvoja, etsi näihin aineistoihin perustuva raportti. Tarkista aina, esittääkö luku lukumäärää, tuntimäärää, rahamäärää, mittaustietoa vai laskettua osuutta. Raportin kuvauksen saat näkyviin myös sivulle lisätyn raportin otsikon vieressä olevasta ohjekuvakkeesta.

Miten ajoissa valmistumisen osuus lasketaan?

Ajoissa tehdyt tehtävät ottaa mukaan vain Valmis-tilassa olevat tehtävät, joilla on valmistumisaika ja valittuun ajanjaksoon osuva määräpäivä. Valmistumisen ei tarvitse osua samalle tarkastelujaksolle kuin määräpäivän. Määräpäivänä valmistunut tehtävä hyväksytään ajoissa valmistuneeksi; vertailussa käytetään valmistumispäivää, ei saman päivän tarkkaa kellonaikaa. Päivävertailu käyttää käyttäjän aikavyöhykettä, oletuksena Helsinki.

Ajoissa valmistuneiden prosentti on ajoissa valmistuneiden määrä jaettuna kaikkien mukaan tulevien valmistuneiden määrällä, kerrottuna sadalla. Myöhässä valmistuneiden osuus lasketaan vastaavasti. Jos esimerkiksi neljästä mukaan tulevasta valmistuneesta tehtävästä kolme valmistui ajoissa, osuudet ovat 75 % ajoissa ja 25 % myöhässä.

Ilman ryhmittelyä prosentit lasketaan aikajaksoittain koko valinnasta. Jos ryhmittelet vastuun tai prioriteetin mukaan, jokaisen ryhmän prosentti lasketaan sen omasta tehtäväjoukosta. Ryhmien prosentteja ei summata yhteiseksi prosentiksi. Osuudet pyöristetään kahteen desimaaliin. Tyhjässä aineistossa molemmat osuudet ovat nolla; nolla ei silloin tarkoita, että kaikki tehtävät valmistuivat myöhässä.

Valitse esitystapa ja rajaa aineisto

Avaa raportin otsikkoriviltä Asetukset. Avaa asetuspaneelin Raportin asetukset -osio ja valitse Kaavion tyyppi.

  • Palkit sopii ryhmien tai ajanjaksojen määrien vertailuun.
  • Viivat sopii ajan kuluessa tapahtuvan muutoksen tarkasteluun.
  • Palkit (Vaakasuoraan) auttaa vertailemaan ryhmiä etenkin silloin, kun niiden nimet ovat pitkiä.
  • Pinotut pylväät, Pinotut pylväät (Vaakasuoraan) ja Pinottu alue auttavat tarkastelemaan kokonaismäärää ja sen osien jakautumista. Osilla täytyy olla sama mielekäs yksikkö: tuntien ja kappaleiden pino ei muodosta käyttökelpoista yhteissummaa.
  • Piirakkadiagrammi ja rengasmainen Ympyräkaavio sopivat kokonaisuuden osuuksiin. Näitä vaihtoehtoja tarjotaan vain niitä tukevissa raporteissa.

Esitystavan vaihtaminen ei muuta työaikakirjausta mittaustiedoksi eikä kappalemäärää tuntimääräksi. Myös raportin ulkoasuasetukset ovat eri asia kuin lähdetiedon yksikkö tai mittarin asetukset.

Asetuspaneelin Aikasuodattimet-osiossa Määritä aikajakso datalle ratkaisee, miltä ajalta aineisto haetaan. Aikaryhmittely datalle ratkaisee, miten se jaetaan kuvaajassa esimerkiksi päiville tai kuukausille. Tarkista raportin valmiit aikavalinnat ennen lukujen tulkintaa. Suhteellisen jakson päivämäärät muuttuvat ajan edetessä; kiinteä päivämääräväli sopii saman historiallisen jakson tarkasteluun.

Rajaa tarkasteltavat tiedot Kaikki suodattimet -osiossa ja valitse erittely Ryhmittele-osiossa. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat raportista. Tarkemmat aika- ja aineistorajaukset on kuvattu ohjeessa raportin aikavälit ja rajaukset.

Kirjatut tunnit ja kappalemäärät

Kirjatut tunnit ja kappalemäärät näyttää ajan tunteina ja kirjatun määrän kappaleina. Palkit-esityksessä tunnit ja kappaleet näkyvät erillisinä pylväinä. Kappalemäärä tarkoittaa kirjattujen määräarvojen summaa, ei kirjausten lukumäärää.

Raporttiin voivat kuulua yleiset työaikakirjaukset, tehtävien ja palvelupyyntöjen kirjaukset sekä lounas-, loma- ja sairauspoissaolokirjaukset. Jos haluat tarkastella vain tiettyä työtä, rajaa kirjaustyypit tarkoituksen mukaan. Androidissa tai iOS:ssä tehdyt kirjaukset tulevat samaan aineistoon, kun ne on tallennettu palveluun ja ne kuuluvat katselijan oikeuksiin ja raportin rajauksiin.

Rajaukset ja yksiköt

Raportin Kaikki suodattimet -osiossa ovat Käyttäjät, Kirjaustyypit, Yksikkötyypit, Hyväksytty, Tila sekä Näytä vain tuntikirjaukset, joilla on tyyppi. Eri rajaukset vaikuttavat yhdessä: kirjauksen täytyy täyttää kaikki käytössä olevat ehdot.

Kirjaustyyppi kertoo kirjauksen lajin, esimerkiksi Tehtävä, Palvelupyyntö tai Työaikakirjaus. Tyyppi on kirjaukselle valittu erillinen luokittelu, jonka yksikkö on aika tai kappaleet. Nämä ovat eri ryhmittelyperusteita.

Valitse Yksikkötyypit-rajauksesta Aika (tunnit) tai Kappaleet, jos haluat tarkastella vain toista yksikköä. Ilman yksikkörajausta molemmat voivat tulla mukaan. Kirjaukset ilman tyyppiä kuuluvat aikayksikköön. Valinta Näytä vain tuntikirjaukset, joilla on tyyppi sulkee tyypittömät kirjaukset pois; oletuksena valinta ei ole käytössä.

Ilman tila- tai hyväksyntärajausta raportti ei tarkoita vain valmiita tai hyväksyttyjä kirjauksia: myös käynnissä olevat ja käsitellyt kirjaukset voivat sisältyä siihen. Kirjauksen tila ja hyväksyntä ovat erillisiä asioita. Ei-hyväksyttyjen rajaus sisältää myös kirjaukset, joilta hyväksyntätieto puuttuu.

Miten aika ja kappaleet kohdistuvat jaksolle?

Laskenta käyttää asiakkuuden aikavyöhykettä, oletuksena Helsinki. Se ratkaisee päivän vaihtumisen ja kirjauksen kohdistumisen aikajaksoihin.

  • Jos aikakirjaus päättyi samana paikallisena päivänä kuin se alkoi, raportti käyttää sen tallennettua minuuttimäärää ja kohdistaa sen alkamispäivään. Tallennettu minuuttimäärä on tässä ratkaiseva, vaikka se poikkeaisi alku- ja loppuajan erotuksesta.
  • Yön yli jatkuvasta kirjauksesta lasketaan kuhunkin aikajaksoon osuva kesto. Raportin kokonaisajanjakson ulkopuolinen osuus jää pois. Esimerkiksi klo 23–01 tehty työ jakautuu päiväryhmittelyssä noin yhdeksi tunniksi kummallekin päivälle.
  • Käynnissä olevasta aikakirjauksesta lasketaan aikavälille osuva aika nykyhetkeen asti.
  • Kappalemäärä kohdistuu kokonaisuudessaan alkamispäivään. Sitä ei jaeta kestoon perustuen eri päiville.

Minuutit muutetaan tunneiksi jakamalla ne 60:llä. Tunnit ja kappaleet summataan erikseen ja summat pyöristetään kahteen desimaaliin jokaisessa aikajaksossa ja ryhmässä. Useiden aikajaksojen yhteissumma voi siksi hieman poiketa siitä, että koko aineisto pyöristettäisiin vasta lopuksi.

Työaikakirjausten tunnit eivät ole Spotin fyysisiä käyttötunteja. Konetunnit-raportti käyttää käyttötuntimittarin historiaa ja näyttää jakson viimeisimmän kirjatun lukeman; se ei laske työntekijöiden työaikakirjausten summaa.

Erittele kirjaukset ryhmittelyllä

Valitse Aikaryhmittely datalle -kentästä päivä, viikko, kuukausi tai vuosi. Voit lisäksi avata Ryhmittele-osion ryhmittelyvalinnan ja valita enintään kolme eri tasoa vaihtoehdoista Käyttäjä, Tehtävä, Palvelupyyntö, Kirjaustyyppi ja Tyyppi.

Lisää taso Lisää ryhmittely -valitsimesta. Muuta järjestystä tason vieressä olevilla ylös- ja alasnuolilla tai poista taso roskakorikuvakkeesta. Vahvista valinta ryhmittelyikkunan Tallenna-painikkeella. Tämä vahvistaa ryhmittelyn tarkasteluun; raportin pysyvä tallennus tehdään erikseen.

Esimerkiksi Käyttäjä → Kirjaustyyppi → Tyyppi erittelee kunkin käyttäjän kirjaukset kirjaustyypin ja tyypin mukaan. Ilman ryhmittelytasoja näet tuntien ja kappaleiden yhteismäärät aikajaksoittain. Puuttuva tehtävä-, palvelupyyntö- tai tyyppitieto esitetään omana puuttuvan tiedon ryhmänään.

Tarkista tulos ja tallenna asetukset

Vertaa raporttia tunnettuun lähdetietoon samalla aikavälillä, yksiköllä ja rajauksilla. Samana päivänä päättyneen kirjauksen 90 tallennettua minuuttia tuottaa 1,50 tuntia. Kappalekirjauksen määrä 4 tuottaa neljä kappaletta, ei neljää tuntia eikä neljää kirjausta. Jos tulos poikkeaa odotetusta, tarkista päivämääräperuste, aikavyöhyke, tila, hyväksyntä ja käyttöoikeudet.

Nimeä raportti niin, että myös toinen käyttäjä ymmärtää sen aineiston ja rajauksen. Nimeä voi muuttaa raportin otsikkorivin kolmen pisteen valikosta valinnalla Muokkaa raportin tietoja. Pelkkä kuvaajan väri tai muoto ei kerro, mitä luku tarkoittaa.

Tallenna uusi luonnos sivun työkalupalkin Tallenna sivu -painikkeella. Tallennus säilyttää sivun raportit, niiden järjestyksen ja asetukset, ja luonnosmerkintä poistuu. Jo tallennetun raportin muutokset voit tallentaa sen otsikkorivin Tallenna asetukset -toiminnolla, joka tulee pääkäyttäjälle näkyviin asetusten ollessa auki.

Raporttiasetusten tallennus ei muuta lähteen tehtäviä, kirjauksia tai mittarilukemia eikä lukitse raportin lukuja historialliseksi tilannekuvaksi. Avaa sivu uudelleen ja varmista, että raportti, kaavion tyyppi, aikavalinnat, rajaukset ja ryhmittely säilyivät. Suhteellinen aika ja käynnissä olevat kirjaukset voivat silti muuttaa tulosta. Jos raportti jää tyhjäksi tai ei lataudu, katso tyhjän raportin selvittäminen.