Sopimuslistasta voit etsiä sopimuksen, tarkistaa sen perustiedot ja vertailla laskennallisia sopimusarvoja. Laskutusrivit-näkymässä voit tarkastella myös summien taustalla olevia nykyisiä rivejä. Nämä näkymät eivät kerro toteutuneesta myynnistä tai laskujen maksamisesta.

Avaa oikea näkymä

Avaa selaimen päävalikosta Asiakkaat → Sopimukset. Organisaatiolla pitää olla Kenttätyönohjaus käytössä ja sinulla sopimusten lukuoikeus. Jos toiminto ei ole käytettävissä, tarkista nämä pääkäyttäjän kanssa.

  • Taulukkonäkymä näyttää sopimukset omilla riveillään, myös sopimukset, joilla ei ole laskutusrivejä.
  • Laskutusrivit näyttää vain sopimukset, joilla on vähintään yksi laskutusrivi. Sopimus on ylärivi ja sen laskutusrivit alarivejä.
  • Sopimuslaskut näyttää jo muodostuneet laskut. Niiden tarkastelusta kerrotaan sopimuslaskujen ohjeessa.

Listat sisältävät käyttöoikeuksiesi mukaiset poistamattomat sopimukset. Myös Päättynyt tai Arkistoitu sopimus voi näkyä. Sopimuksen näkyminen ei siis tarkoita, että se on voimassa tai että siitä luodaan laskuja.

Etsi sopimus ja tarkista rivit

Käytä sarakeotsikoiden alla olevia hakukenttiä ja valintoja. Voit rajata esimerkiksi Nimi-, sopimusnumero- ja Tila-tiedoilla. Järjestä tiedot napsauttamalla järjestettävän sarakkeen otsikkoa. Avaa sopimuksen tiedot napsauttamalla sen nimeä Nimi-sarakkeessa.

Avaa Laskutusrivit-välilehdellä sopimuksen alarivit nimen vasemmalla puolella olevasta avausnuolesta. Taulukon yläpuolen Avaa/sulje kaikki avaa tai sulkee kaikkien sopimusten alarivit. Tarkista alariveiltä esimerkiksi Rivin tyyppi, Nimike, Lukumäärä, Jakso, Yksikkö ja Yksikköhinta sekä alennus ja ALV-prosentti.

Jos tarvitsemasi sarake on piilossa, avaa taulukon otsikkorivin oikeassa reunassa oleva sarakekuvake, jossa on rinnakkaisia pystypalkkeja. Napsauta valikosta sarakkeen nimeä näyttääksesi tai piilottaaksesi sen. Leveää taulukkoa voi vierittää vaakasuunnassa.

Jos sopimusta ei löydy, odota tietojen latautumista, tyhjennä sarakesuodattimet ja tarkista käytetty näkymä. Tarkista myös tallennetun näkymän rajaukset. Rivittömän sopimuksen etsimiseen käytä Taulukkonäkymää. Puuttuminen ei yksin osoita poistamista: syynä voivat olla myös käyttöoikeudet tai rajaukset.

Mitä summat tarkoittavat?

Laskutusrivit-näkymän ylärivillä summat tarkoittavat koko sopimusta ja alarivillä kyseistä laskutusriviä. Alarivit ovat sopimuksen nykyisiä rivejä, eivät jo muodostuneiden laskujen rivikopioita. Älä laske ylärivin ja sen alarivien summia yhteen, sillä silloin sama arvo tulee mukaan kahdesti.

  • Summa laskua kohden on veroton summa ennen alennuksia.
  • Alennettu summa laskua kohden on veroton summa rivikohtaisten alennusten jälkeen.
  • Summa vuodessa ja Alennettu summa vuodessa saadaan kertomalla vastaava laskukohtainen summa laskennallisella vuosimäärällä.
  • Vuodessa lähetettävien laskujen lukumäärä on laskennallinen kerroin. Nimestään huolimatta se ei ole toteutuneiden lähetysten määrä.

Rivin laskukohtainen summa muodostuu kaavalla Lukumäärä × Jakso × Yksikköhinta. Alennettu summa käyttää yksikköhintaa, josta rivin alennusprosentti on vähennetty. Puuttuva alennus tarkoittaa nollan prosentin alennusta. Uuden rivin Lukumäärä ja Jakso ovat oletuksena 1; tarkista tallennetut arvot.

Jakso on rivin numeerinen lisäkerroin, esimerkiksi kuukausien määrä. Se on eri asia kuin sopimuksen laskutusväli, joka määrää vuosittaisen laskentakertoimen. Yksikkö kertoo määrän merkityksen, mutta ei itsessään muuta summaa. ALV-prosenttia ei lisätä näihin verottomiin summiin.

Kunkin rivin alennukseton ja alennettu laskukohtainen summa pyöristetään erikseen lähimpään viiteen senttiin. Tasatilanne pyöristyy ylöspäin. Sopimuksen laskukohtaiset summat saadaan laskemalla pyöristetyt rivisummat yhteen. Vuosiarvot muodostetaan näistä pyöristetyistä summista ja pyöristetään myös viiden sentin tarkkuuteen.

Esimerkiksi yhdellä rivillä Lukumäärä 2, Jakso 3 ja Yksikköhinta 10 € tuottavat 60 € laskua kohden. Kymmenen prosentin alennuksella summa on 54 €. Jos tallennettu vuosikerroin on 12, vuosiarvot ovat 720 € ja 648 €, ilman arvonlisäveroa.

Mihin vuosikerroin perustuu?

Tavallisessa toistuvassa laskutuksessa laskenta käyttää laskentahetken kalenterivuotta organisaation aikavyöhykkeessä. Esimerkkisarja alkaa 1. tammikuuta ja etenee laskutuksen toistuvuusluvun ja aikayksikön mukaan vuoden loppuun. Myöhempiin sarjan päiviin vaikuttavat myös laskujen luonnin ennakko ja mahdollinen tietty kuukauden päivä. Ennakko vähennetään ensin; kuukausina annetussa ennakossa tietty päivä kohdistetaan sen jälkeen kyseiseen kuukauteen. Jos päivää ei ole, käytetään kuukauden viimeistä päivää. Laskenta sallii kaikki viikonpäivät ja kuukaudet.

Kun Käytä kiinteitä laskutuspäiviä on käytössä, vuosikerroin on määriteltyjen laskutuspäivien lukumäärä. Tämä laskentatapa ohittaa tavallisen esimerkkisarjan.

Vuosiarvoa ei rajata sopimuksen alkamis- tai päättymispäivään. Se ei siten kuvaa jäljellä olevan sopimuskauden arvoa, vuoden toteutunutta laskutusta tai maksettua summaa. Sopimuksen tila tai laskujen automaattisen luonnin poistaminen käytöstä ei itsessään nollaa arvoa. Laskutusasetusten muuttamisesta kerrotaan sopimuksen laskutus- ja hintamuutosohjeessa.

Tarkista arvojen ajantasaisuus

Sopimuskohtaiset summat ja vuosikerroin tulevat viimeisimmästä tallennetusta laskelmasta. Pelkkä listan avaaminen ei laske niitä uudelleen. Tavallisen laskutuksen toistuvuusasetusten, rivin määrän, jakson, hinnan tai alennuksen muuttaminen sekä rivien poistaminen käynnistävät taustalaskennan. Muutoksen jälkeen odota käsittelyä ja lataa sivu uudelleen; pelkkä välilehden vaihtaminen ei välttämättä hae tietoja uudestaan.

Laskutusrivit-näkymän alarivin laskukohtainen summa lasketaan nykyisistä rivitiedoista, mutta vuosikerroin tulee tallennetusta sopimusarvosta. Siksi ylärivin ja alarivien arvot voivat muutoksen jälkeen olla tilapäisesti eri aikaan päivittyneitä. Jos vuosikerrointa ei ole saatavilla, alarivin vuosiarvo voi olla tyhjä.

Kiinteiden laskutuspäivien tilan tai päivien muuttaminen yksin ei käynnistä tallennetun sopimusarvon päivitystä. Myöskään pelkkä vuoden vaihtuminen ei ole tässä päivityksen käynnistin. Älä tulkitse aiempaa arvoa automaattisesti uuden asetuksen tai vuoden tulokseksi.

Jos kaikki laskutusrivit poistetaan, laskenta ei tallenna aiemman arvon tilalle nollaa. Vanha sopimusarvo voi jäädä Taulukkonäkymään, vaikka sopimus poistuu Laskutusrivit-näkymästä. Sivun uudelleenlataus ei korjaa tätä laskentarajaa. Jos arvot eivät vastaa tarkistettuja rivejä ja asetuksia, selvitä tilanne pääkäyttäjän tai tuen kanssa ennen summien käyttämistä raportoinnissa.

Tallenna näkymä tai vie tiedot

Kummankin taulukon yläpuolella ovat Palauta oletusnäkymä, Tallenna näkymä, Valitse tallennettu näkymä ja Vie taulukkonäkymä. Tee rajaukset ja sarakevalinnat siinä näkymässä, jonka aineiston tarvitset. Odota kaikkien tietojen latautumista ennen vientiä.

Tarkista ladatusta Excel-tiedostosta sopimusnumerot, sarakkeet ja rivimäärä. Laskutusrivien viennissä huomioi myös sopimus- ja alarivien ero. Vienti ei luo sopimuslaskuja. Tallennettu näkymä säilyttää tarkasteluasetuksia, ei muuttumatonta kopiota tiedoista. Tarkempi ohje on näkymien tallentamisen ja Excel-viennin ohjeessa.

Tarkastelu ja muuttaminen ovat eri toimintoja

Suodattaminen, järjestäminen ja alarivien avaaminen eivät muuta sopimuksen tietoja. Taulukkonäkymässä muokattavan solun kaksoisnapsautus voi kuitenkin avata muokkauksen. Kun muutat arvoa ja päätät solumuokkauksen, tieto lähetetään suoraan tallennettavaksi ilman erillistä koko lomakkeen tallennusta.

Solumuokkaus edellyttää muokkausoikeutta eikä ole käytettävissä arkistoiduille tai poistetuille sopimuksille. Laskutuksen viite-, tilausnumero- ja vapaan tekstin kenttien muokkaus edellyttää laskujen luonnin käyttöönottoa; vaihtoehtoisen laskutusosoitteen kenttien muokkaus edellyttää kyseisen asetuksen käyttöönottoa. Jos muutit tietoa, avaa sopimus uudelleen ja varmista tallentunut arvo. Tilan ja aiempien muutosten selvittämiseen käytä sopimuksen historia- ja arkistointiohjetta.

Androidissa ja iOS:ssä Spotin tietojen Näytä sopimus avaa Spotille palautettujen sopimusten yhteenvedon: nimen, tilan sekä alkamis- ja päättymispäivän. Painike piilotetaan, jos sopimustietoja ei ole. Käytä tässä ohjeessa kuvattuja listoja, laskutusrivejä, summavertailua ja vientiä selaimessa.