Kalenterivarauksella varaat laitteen eli Spotin tietylle ajalle. Tarkista ensin aiemmat varaukset ja laitteen soveltuvuus käyttöösi. Kalenterin vapaa aika ei osoita laitteen olevan toimintakunnossa.

Ennen varaamista

Tarvitset pääsyn varattavaan Spottiin ja oikeuden luoda varauksia. Selaimessa tarkistetaan varauksen luontioikeus; Androidissa ja iOS:ssä tallennus edellyttää Spotin viestien luontioikeutta. Pelkkä varauksien näkeminen ei siis takaa tallennusoikeutta. Jos tallennus estyy käyttöoikeuksiin, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeutesi.

Luontilomakkeessa valitaan yksi Spotti. Jos tarvitset useita laitteita, tee kullekin oma varaus ja tarkista kaikkien saatavuus. Varauskohde on esimerkiksi työmaa, johon varaus liittyy; se on eri asia kuin varattava Spotti. Varauskohde on valinnainen, mutta valitun kohteen on oltava käytössä.

Etsi vapaa aika selaimessa

  1. Avaa päävalikosta Varausten hallinta → Varaukset. Sivulla ovat välilehdet Varauskalenteri, Varauslista ja Vapaat kohteet.
  2. Avaa Vapaat kohteet. Valitse yläreunan Valitse kuukausi ja vuosi sekä Valitse kansio ja paina Hae. Molemmat valinnat tarvitaan. Haku kattaa valitun kansion ja sen alikansioiden Spotit käyttöoikeuksiesi rajoissa.
  3. Tarkastele Spotin riviltä Kuukauden vapaat ajanjaksot. Päivä merkitään varatuksi myös silloin, kun varaus koskee vain osaa päivästä. Saman päivän sisällä voi siis olla vapaata aikaa.
  4. Napsauta varatun päivän merkintää avataksesi varauksen. Jos päivällä on useita varauksia, valitse varaus ja paina Näytä varauksen tiedot. Tarkista tarkat alkamis- ja päättymisajat.

Kuukausinäkymä huomioi myös edellisen kuukauden puolella alkavat ja seuraavan kuukauden puolella päättyvät varaukset sekä Valmis-tilaiset varaukset. Voit tarkastella aikoja myös Varauskalenterissa tai avata varauksen Varauslistasta. Tarkista käytössä olevat rajaukset, jos et löydä odottamaasi varausta.

Mobiilikalenterin tärkeä rajaus

Androidissa ja iOS:ssä on kaksi eri kalenteripolkua. Yleisen Varaukset-näkymän kalenteripainike hakee varauksia aikavälillä. Spotin tiedoista avatun Varaukset-näkymän kalenteripainike hakee kyseisen Spotin varaukset eri tavalla.

Yleisen mobiilikalenterin tyhjä päivä ei todista Spotin olevan vapaa. Haku palauttaa vain varaukset, jotka alkavat aikaisintaan haetun jakson alussa ja päättyvät viimeistään sen lopussa. Osittain jakson ulkopuolelle ulottuva varaus voi jäädä pois. Esimerkiksi hausta 1.–31.10. jää pois varaus 30.9.–2.10., vaikka Spotti on varattu lokakuun alussa.

Yleinen kalenteri rajaa varaukset oletuksena aktiivisiin, ja myös muut hakurajaukset sekä käyttöoikeudet vaikuttavat tuloksiin. Tarkista vapaa aika lisäksi Spotin omasta varausluettelosta, myös valmiista varauksista, tai selaimen Vapaat kohteet -välilehdeltä. Avaa varauksen tarkat ajat; älä päättele tallennettavuutta pelkästä kalenterimerkinnästä.

Luo varaus selaimessa

Paina Varaukset-sivun yläreunassa Luo uusi varaus. Vapaat kohteet -välilehdellä voit myös painaa Spotin rivin pluskuvaketta, jolloin Spotti valitaan valmiiksi. Vapaan päivän merkinnän napsauttaminen esitäyttää myös alkamispäivän.

  1. Anna Varauksen nimi ja valitse varattava Spotti. Nimi on pakollinen, enintään 50 merkkiä. Lisää tarvittaessa Selitys, enintään 300 merkkiä.
  2. Valitse tarvittaessa Varauskohde. Tarkista, että kohde vastaa varauksen käyttötarkoitusta.
  3. Täytä Varauksen alku ja Varauksen loppu sekä niiden tunti- ja minuuttikentät. Loppuajan on oltava alkua myöhemmin. Varauksen enimmäispituus on 10 vuotta.
  4. Tarkista Tila. Uuden varauksen oletus on Aktiivinen. Valmis tarkoittaa varauksen tilaa, ei Spotin toimintakuntoa eikä ajan vapauttamista.
  5. Täytä tarvittaessa Yhteyshenkilö, Yhteyshenkilön numero ja Yhteyshenkilön sähköposti. Kentät ovat valinnaisia; annettavan sähköpostiosoitteen on oltava kelvollinen. Yhteyshenkilö on eri tieto kuin varauksen Tekijä, joka tallennetaan kirjautuneesta käyttäjästä.
  6. Tarkista Laskutettava ja Laskutuskommentit. Laskutettava on oletuksena valittu. Se määrää, otetaanko varaus mukaan varausten kustannuslaskentaan; se ei muuta ajan varausta. Poista valinta, jos varaus ei kuulu laskutukseen. Hinnoittelun määritys on kuvattu ohjeessa Varauskustannukset ja laskutus.
  7. Tallenna lomakkeen alareunan Luo uusi varaus -painikkeella.

Koko päivä vai tarkat kellonajat?

Selaimen Koko päivä -valinta tyhjentää ja lukitsee kellonaikakentät. Kun alku- ja loppupäivä ovat samat, tallennettava aika on 00.00–23.59.59.

Usean päivän varauksessa käytä selaimessa tarkkoja kellonaikoja. Eri päiville tehtävän Koko päivä -varauksen loppua ei automaattisesti siirretä loppupäivän viimeiseen hetkeen, vaikka kalenteri voi esittää sen loppupäivän loppuun asti. Anna siis itse haluamasi alku- ja loppuhetki ilman Koko päivä -valintaa ja tarkista tallennetut ajat varauksen tiedoista.

Mobiilin Koko päivä -valinta asettaa alkuajan alkamispäivän alkuun ja loppuajan päättymispäivän loppuun. Mobiilissa tehty koko päivän varaus voi kuitenkin näkyä myöhemmin kellonaikoina, joten tarkista aina tallennetut päivämäärät ja ajat.

Luo varaus Androidissa tai iOS:ssä

Avaa varattavan Spotin tiedoista Varaukset. Androidissa paina näkymän alareunan Lisää-painiketta, jossa on pluskuvake. iOS:ssä paina Lisää-painiketta, jossa on pluskuvake. Spotista aloitettaessa kyseinen Spotti on valmiiksi valittu. Samassa varausnäkymässä oleva kalenterikuvake avaa Spotin oman kalenterin.

Täytä luontilomakkeessa varauksen nimi, alku- ja loppupäivä sekä tarvittaessa kellonajat. Androidin päivämääräkentät ovat PVM ALKU ja PVM LOPPU, kellonaikakentät AIKA ALKU ja AIKA LOPPU. Valitse tarvittaessa varauskohde ja lisää kuvaus sekä yhteyshenkilön tiedot. Tallenna lomakkeen alareunan Luo varaus -painikkeella.

Jos Androidin kellonaikakentät ovat lukittuina, vaikka haluat antaa tarkat ajat, kytke Koko päivä ensin päälle ja sitten pois. Täytä tämän jälkeen päivämäärät ja kellonajat uudelleen, sillä valinnan poistaminen tyhjentää ne.

Androidissa ja iOS:ssä uusi varaus tallennetaan aktiivisena. Mobiilin luontilomakkeissa ei ole selaimen Laskutettava- ja Laskutuskommentit-valintoja: uusi varaus saa oletuksena laskutettavan varauksen asetuksen. Tarkista ja muuta tarvittaessa laskutustiedot selaimessa.

Jos tallennus estyy

Sama Spotti ei voi olla kahdessa ajallisesti päällekkäisessä varauksessa. Tarkistus huomioi myös Valmis-tilaiset varaukset ja varaukset, jotka puuttuvat nykyisestä kalenterinäkymästä. Peräkkäiset kellonaikavaraukset saavat kohdata samassa hetkessä: esimerkiksi 9.00–10.00 ja 10.00–11.00 eivät ole päällekkäisiä.

Tarkista ilmoitetun Spotin varaukset ja niiden tarkat ajat, myös valmiit varaukset. Korjaa uusi ajanjakso tai käsittele aiempi varaus ohjeen Varauksen muuttaminen tai poistaminen mukaan. Pelkkä Valmis-tilaan vaihtaminen ei poista päällekkäisyyttä. Tarkista myös pakolliset tiedot, aikojen järjestys, enimmäispituus, käyttöoikeudet ja valitun varauskohteen käytettävyys.

Varmista tallennettu tulos

Avaa tallennettu varaus selaimen Varauslistasta tai mobiilissa Spotin Varaukset-näkymän Avoimet-välilehdeltä. Jos valitsit selaimessa Valmis-tilan, etsi varaus sen tilan mukaisella rajauksella. Tarkista nimi, Spotti, alku- ja loppuajat, tila ja varauskohde. Tarkista laskutettavuus selaimessa.

Varaus tallentaa ajanjakson ja siihen liittyvät tiedot; se ei muuta Spotin omaa tilaa eikä kirjaa tuotteiden toimitusta varauskohteelle. Tuotteiden siirrot ja palautukset käsitellään erikseen. Katso Varauskohteet ja tuotteiden palautus.