Pitkän tähtäimen suunnitelmassa vertaat Spoteille suunniteltuja vuosittaisia summia tallennettuihin kustannuksiin. Vertailu tehdään selaimessa. Toteumaan voivat sisältyä myös Android- tai iOS-sovelluksella tallennetut työkustannukset.
Avaa suunnitelma ja tarkista vertailujakso
Avaa selaimen valikosta Kohteet ja laitteet → Kohteet, laitteet, kalusto → Pitkän tähtäimen suunnitelmat. Napsauta luettelosta suunnitelman nimeä.
Avaa Suunnitelma-välilehden Perustiedot-osio, joka on olemassa olevaa suunnitelmaa avattaessa suljettu. Tarkista Ennusteen aloitusvuosi. Taulukko kattaa kymmenen kalenterivuotta aloitusvuodesta aloitusvuosi + 9:ään. Esimerkiksi aloitusvuosi 2026 näyttää vuodet 2026–2035. Uuden suunnitelman aloitusvuoden oletus on kuluva vuosi.
Tarvitset suunnitelman katseluoikeuden sekä oikeudet sen Spotteihin. Managerikäyttäjälle suunnitelman avaaminen edellyttää, että vähintään yksi sen Spoteista on saavutettavissa. Näet ja lasket mukaan vain niiden Spottien osuuden, joihin sinulla on katseluoikeus. Siksi kahden käyttäjän yhteissummat voivat erota samassa suunnitelmassa. Muuttaminen vaatii lisäksi suunnitelman muokkausoikeuden.
Jos suunnitelmaa ei vielä ole, katso suunnitelman luominen. Uuden suunnitelman luontilomake näyttää vain suunnitellut summat; tallenna ja avaa suunnitelma luettelosta toteuman tarkastelua varten.
Mistä Suunniteltu muodostuu?
Suunnitelma-välilehden Valitut Spotit -osion taulukossa Spottien alla ovat elementtirivit ja niiden vuosikohtaiset rahamäärät. Jos rivit ovat suljettuina, avaa ne Spotin nimen vieressä olevasta avausnuolesta. Vuosien sarakkeet löytyvät tarvittaessa taulukkoa vaakasuunnassa vierittämällä.
Taulukon alareunan Suunniteltu-rivi summaa kunkin vuoden sarakkeeseen kaikkien sinulle näkyvien Spottien elementtirivien määrät. Spotin rivien sulkeminen ei poista niitä summasta. Vuosimäärät ovat suunniteltuja rahasummia, eivät työtunteja tai kappalemääriä.
Kierto (vuotta) ja Kunto kuvaavat suunnittelun taustatietoja. Ne eivät itsessään luo vuosimääriä tai toista kustannuksia tuleville vuosille. Anna summat haluttujen vuosien soluihin. Vuosimäärä voi olla nolla tai positiivinen; tyhjä solu ei lisää summaa.
Muokkausoikeudella voit napsauttaa elementtirivin vuosimäärän solua ja muuttaa arvoa. Suunniteltu yhteissumma päivittyy solumuokkauksen päättyessä sekä rivejä lisättäessä tai poistettaessa jo ennen tallennusta. Avattaessa tyhjä tai nollaksi summattu suunniteltu vuosi voi näkyä tyhjänä; tyhjä yhteenvetosolu ei tarkoita toteuman puuttumista.
Vuosimäärät tallennetaan kahden desimaalin tarkkuudella. Taulukon määrät ja yhteenvedot esitetään kahdella desimaalilla. Käytä syötössä kahta desimaalia: suuremmalla tarkkuudella syötettyjen, vielä tallentamattomien lukujen summa voi poiketa tallennuksen jälkeen laskettavasta summasta.
Mistä Toteutunut muodostuu?
Taulukon alareunan Toteutunut-rivi summaa vuosittain suunnitelmaan tallennettujen, sinulle saavutettavien Spottien laitekustannukset sekä näihin Spotteihin liittyvien tehtävien ja palvelupyyntöjen tallennetut työkustannusarvot. Mukaan tulevat kaikki jaksolle osuvat kustannusrivit, vaikka Spotilla ei olisi suunniteltuja elementtirivejä.
Toteuma ei rajaudu valmistuneisiin tai laskutettaviin töihin eikä pelkästään elementtiriveillä nimettyihin töihin. Myös keskeneräisen tai peruutetun työn olemassa olevat kustannusrivit voivat sisältyä summaan. Kuluja ei kohdisteta automaattisesti yksittäisiin suunnitelman elementtiriveihin.
Pelkkä tunti-, tuote- tai matkakirjaus ei vielä takaa kustannuksen näkymistä toteumassa: laskenta käyttää muodostuneita rahamääräisiä työkustannusrivejä. Automaattisia työkustannuksia muodostetaan työn valmistumisen yhteydessä. Erikseen tallennettu muu työkustannus voi sisältyä jo ennen valmistumista. Muun työkustannuksen tallennettuun arvoon voi sisältyä asiakasalennus, joka tarkistetaan uudelleen työn valmistuessa.
Toteutunut ei erottele kustannuksia ja tuloja samalla tavalla kuin Työkustannukset ja tulot -raportti. Se summaa työkustannusrivin tallennetun arvon myös silloin, kun tuoterivin arvoa käsitellään muualla tulona. Erillistä tuoterivin myyntisummaa ei lisätä tähän summaan. Toteumaa ei siksi pidä tulkita suoraan raportin kustannus- tai tulosarjaksi.
Ilman Spottia olevien tehtävien ja palvelupyyntöjen kustannukset jäävät pois. Myös poistetusta työstä jäljelle jätetyt kustannusrivit jäävät pois, vaikka ne näkyisivät muualla kustannustiedoissa. Jos sama kulu on kirjattu sekä laite- että työkustannukseksi, molemmat arvot sisältyvät toteumaan. Laskenta ei poista päällekkäisiä kirjauksia. Vuosi, jolle ei ole mukaan tulevia kustannuksia, näyttää toteumana 0,00.
Mille vuodelle kustannus kuuluu?
Laitekustannus kohdistuu Kustannuksen päivämäärä -kentän vuodelle, jos päivämäärä on annettu. Muuten käytetään kustannusrivin luontipäivää. Työkustannus kohdistuu kustannusrivin luontivuodelle, ei suoraan työn suoritus-, valmistumis- tai tuntikirjauspäivän vuodelle.
Vuosi määritetään asiakkuuden aikavyöhykkeessä. Jos asiakkuudelle ei ole asetettu aikavyöhykettä, käytetään Helsinkiä. Tämä voi vaikuttaa vuodenvaihteen lähellä luotuihin kustannuksiin. Jakson ulkopuolisia kustannuksia ei sisällytetä taulukon vuosiyhteenvetoihin.
Esimerkiksi vuonna 2027 lisätty laitekustannus, jonka kustannuspäivä on joulukuussa 2026, kuuluu suunnitelman vuoden 2026 toteumaan. Raportointityökalun Laitekustannukset-raportti käyttää laitekustannuksen luontipäivää, joten sama kustannus voi näkyä siinä vuonna 2027.
Vertaa summia ja selvitä poikkeama
Vertaa saman vuos sarakkeen Suunniteltu- ja Toteutunut-arvoja. Jos vuoden elementtiriveillä on 1 000,00 ja 500,00, suunniteltu summa on 1 500,00. Jos samalle vuodelle kuuluu 400,00 laitekustannuksia, 700,00 tehtävien kustannuksia ja 100,00 palvelupyyntöjen kustannuksia, toteuma on 1 200,00. Toteuma alittaa tällöin suunnitellun summan 300,00. Esimerkki edellyttää, että kaikki rivit kuuluvat mukana oleville, sinulle näkyville Spoteille ja oikealle vuodelle.
Selvitä epäselvä summa napsauttamalla suunnitelman taulukosta Spotin nimeä. Spotin lomakkeen Laitekustannukset-välilehdellä tarkista kustannuksen arvo ja päivämäärä. Tehtävät- ja Palvelupyynnöt-välilehdiltä löydät siihen liittyvät työt; avaa työ ja sen Työkustannukset-välilehti. Tarkista tallennetut kustannusrivit, älä vertaa pelkkää tunti- tai tuotemäärää rahasummaan.
Tarkista poikkeamaa selvittäessäsi myös suunnitelmaan valitut Spotit, käyttöoikeudet, kustannusrivien luontiajat sekä mahdolliset päällekkäiset kirjaukset. Kustannuksen korjaaminen tai poistaminen muuttaa seuraavalla haulla laskettavaa toteumaa. Ohje kustannusten kirjaamiseen on artikkelissa muun työkustannuksen tai laitekustannuksen lisääminen.
Tallenna muutokset ennen lopullista vertailua
Ennusteen aloitusvuoden muuttaminen siirtää olemassa olevat suunnitellut määrät uusille kalenterivuosille. Määrät säilyvät samoissa vuosipaikoissa. Jos vaihdat aloitusvuoden 2026:sta 2027:ään, ensimmäisen sarakkeen 1 000,00 siirtyy vuodelta 2026 vuodelle 2027. Alkuperäistä vuosikohdistusta ei säilytetä. Toteuma haetaan uudelle kymmenen vuoden jaksolle, mutta itse kustannuskirjausten päivämääriä ei muuteta.
Spotti-valintaa muutetaan taulukon yläpuolella olevalla Valitse spotit -painikkeella. Tallentamaton valinta vaikuttaa suunniteltuihin riveihin, mutta toteuma käyttää edelleen suunnitelmaan tallennettuja Spotteja. Spotin poistaminen suunnitelmasta poistaa tallennettaessa myös sen elementtirivit ja vuosimäärät. Spotti ja sen kustannuskirjaukset säilyvät, mutta sen kustannukset jäävät tämän suunnitelman toteumasta pois. Pelkän elementtirivin poistaminen pienentää suunniteltua summaa; se ei poista Spotin kustannuksia toteumasta.
Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna ja avaa suunnitelma uudelleen sen nimestä. Tarkista vuosiluvut, Spotti-valinta ja molemmat yhteenvetorivit. Tee näin erityisesti Spotti-valinnan muuttamisen jälkeen. Avaa suunnitelma uudelleen myös muualla tehtyjen kustannusmuutosten jälkeen: toteuma haetaan avattaessa ja aloitusvuotta muutettaessa, eikä se päivity jatkuvasti muiden käyttäjien tai mobiilisovelluksen kirjauksista.
Lisätietoa rivien muuttamisesta ja muutoshistoriasta on artikkelissa suunnitelman muuttaminen ja historia.
Vie vertailu Exceliin
Valitse avatun suunnitelman Suunnitelma-välilehdellä taulukon yläpuolelta Vie taulukkonäkymä. Exceliin viedään elementtirivit, niiden Spotti erilliseen Kohde-sarakkeeseen, elementin kuvaus Tehtävä-sarakkeeseen, kierto, kunto sekä vuosimäärät ja Suunniteltu- ja Toteutunut-yhteenvedot. Viennin Tehtävä-sarake sisältää suunnitelman elementin kuvauksen, ei erikseen luotua suoritettavaa tehtävää. Rahamäärät ovat Excelissä laskettavia lukuja kahden desimaalin esitysmuodossa.
Vienti käyttää lomakkeen nykyisiä suunnittelurivejä ja viimeksi haettua toteumaa. Se voi siis sisältää vielä tallentamattomia suunnittelumuutoksia. Kun tarvitset tallennettua suunnitelmaa vastaavan vertailun, tallenna ensin, avaa suunnitelma uudelleen ja odota yhteenvetojen latautumista ennen vientiä. Tarkista Excelistä vuosiluvut ja yhteenvetosummat.