Allekirjoituspyyntö määrittää, kenen allekirjoitus tehtävälle tarvitaan. Pyynnön lisääminen ei tallenna allekirjoituspiirrosta eikä merkitse tehtävää valmiiksi. Tehtävän valmiiksi merkitseminen edellyttää kaikkien käytössä olevien pyyntöjen allekirjoittamista sekä tehtävän muiden vaatimusten täyttämistä.
Valitse tehtäväkohtaiset tai tehtäväpohjan pyynnöt
Tehtävä voi käyttää tehtäväpohjan yhteisiä allekirjoituspyyntöjä tai suoraan tehtävälle lisättyjä pyyntöjä. Jos valitulla tehtäväpohjalla on aktiivisia pyyntöjä, tehtävä käyttää niitä ensisijaisesti. Niiden rinnalle ei voi lisätä tehtäväkohtaisia pyyntöjä, eikä perittyjä pyyntöjä voi poistaa yksittäisen tehtävän allekirjoituslistasta.
Jos tehtäväpohjalla ei ole aktiivisia pyyntöjä, voit lisätä tehtäväkohtaiset pyynnöt. Ne koskevat kyseistä tehtävää eivätkä muuta tehtäväpohjaa tai muiden tehtävien vaatimuksia. Yhteisen pohjan ylläpito on kuvattu ohjeessa Tehtäväpohjan luominen ja muuttaminen.
Valitse allekirjoittaja
- Spotilla-käyttäjä: valitse henkilö käyttäjälistasta. Pyyntö sidotaan hänen käyttäjätiliinsä. Pelkkä nimen kirjoittaminen ulkoisen henkilön kenttään ei tee pyynnöstä käyttäjätiliin sidottua. Sama käyttäjätili voi esiintyä aktiivisena allekirjoittajana vain kerran samalla tehtävällä.
- Ulkoinen käyttäjä selaimessa tai Ulkoinen allekirjoittaja mobiilissa: kirjoita henkilön nimi. Tällainen pyyntö ei edellytä allekirjoittajalle Spotilla-käyttäjätiliä. Nimi on pakollinen.
Varmista ennen tallentamista, että valitsit oikean henkilön ja käyttäjätyypin. Allekirjoituksen antaminen on erillinen vaihe; katso Tehtävän allekirjoittaminen ja odottavien allekirjoitusten löytäminen.
Lisää pyyntö selaimessa
Tallennetun tehtävän pyyntöjen hallinta edellyttää tehtävän muokkaus- tai hallintaoikeutta. Yksittäinen oikeus esimerkiksi kommenttien tai tuntikirjausten lisäämiseen ei sellaisenaan anna oikeutta hallita allekirjoituspyyntöjä. Lisääminen ja poistaminen eivät ole tarjolla, kun tehtävä on Tarkastuksessa, Valmis tai Pidossa.
- Avaa tehtävälistasta tehtävän muokkauslomake ja valitse Allekirjoitukset-välilehti. Uutta tehtävää varten valitse tehtävälistan Luo uusi tehtävä ja avaa sama välilehti.
- Tarkista, tulevatko pyynnöt tehtäväpohjasta. Uuden tehtävän lomake näyttää perityt pyynnöt ja huomautuksen niiden alkuperästä. Perittyjen pyyntöjen yhteydessä tehtäväkohtainen lisäys ei ole käytettävissä.
- Valitse Lisää allekirjoitus. Valitse avautuvan lomakkeen Käyttäjätyyppi-kentästä Spotilla-käyttäjä tai Ulkoinen käyttäjä.
- Valitse sisäinen henkilö Spotilla käyttäjä -kentästä. Hänen nimensä täyttyy Allekirjoittaja-kenttään. Ulkoista henkilöä varten kirjoita nimi Allekirjoittaja-kenttään.
- Vahvista lomakkeen Lisää allekirjoitus -painikkeella. Toista tarvittaessa muille allekirjoittajille.
Tallennetulla tehtävällä vahvistus tallentaa pyynnön heti. Uuden tehtävän luontilomakkeella pyyntö lisätään ensin lomakkeen listaan: tallenna tämän jälkeen myös koko tehtävä. Katso tarvittaessa Tehtävän ja luonnoksen luominen.
Lisää pyyntö Androidissa tai iOS:ssa
Avaa tallennetun tehtävän tiedot. Jos tehtävällä ei vielä ole allekirjoitusvaatimuksia, avaa Lisää uusia sähköisiä allekirjoituksia tähän kohteeseen. Jos pyyntöjä on jo olemassa, avaa tehtävän toimintojen Allekirjoita tai kaikkien allekirjoitusten valmistuttua Näytä allekirjoitukset. Nämä toiminnot avaavat tehtävän oman allekirjoituslistan.
- Valitse tehtävän allekirjoituslistasta Lisää allekirjoitus.
- Valitse Valitse tyyppi -kentästä Spotilla-käyttäjä tai Ulkoinen allekirjoittaja.
- Valitse sisäinen henkilö Valitse käyttäjä -kentästä tai kirjoita ulkoisen henkilön nimi Allekirjoittajan nimi -kenttään.
- Valitse Tallenna allekirjoitus. Tässä lomakkeessa painike tallentaa pyynnön, ei allekirjoituspiirrosta.
Etusivun odottavien allekirjoitusten kautta avattu lista ei tarjoa uuden pyynnön lisäämistä. Myös valmiin tehtävän listassa lisäys on piilotettu. Tehtäväpohjasta perityt pyynnöt estävät lisäyksen molemmissa sovelluksissa. Pelkkään lukuun tarkoitetulla tehtävällä ensimmäisen pyynnön lisäystoiminto on estetty. Mobiilissa ei ole tässä listassa selaimen pyynnön poistotoimintoa.
Varmista tallennus
Avaa tehtävä ja sen allekirjoituslista uudelleen. Tarkista allekirjoittajan nimi, käyttäjätyyppi ja uuden pyynnön tila Odottaa allekirjoitusta. Pelkkä lisäyslomakkeen sulkeutuminen ei riitä tallennuksen varmistamiseen. Jos pyyntö puuttuu, tarkista valinnat ja mahdollinen virheilmoitus ennen uutta yritystä.
Odottavien allekirjoitusten koontilista ei ole täydellinen luettelo kaikista tallennetuista pyynnöistä. Tehtävän näkyminen siinä riippuu myös käyttöoikeuksista, tehtävän tilasta, määräpäivästä ja työn valmiudesta: määräpäivä saa olla enintään seitsemän päivän päässä, tehtävälomakkeen osioiden pitää olla täytetty ja vaaditun tuntikirjauksen pitää löytyä. Varmista uuden pyynnön tallentuminen siksi tehtävän omasta listasta.
Poista tehtäväkohtainen pyyntö selaimessa
Avaa tallennetun tehtävän Allekirjoitukset-välilehti. Valitse poistettavan rivin roskakorikuvake ja hyväksy poistovahvistus. Toiminto edellyttää samoja muokkausedellytyksiä kuin lisääminen, eikä sitä tarjota perityille pyynnöille.
Poistaminen poistaa pyynnön lisäksi siihen jo annetun allekirjoituksen ja sen kuvan. Tämä koskee myös riviä, joka näkyy jo allekirjoitettuna. Poisto ei ole piirroksen tyhjentäminen eikä muuta pyyntöä takaisin odottavaksi. Poistettu pyyntö ei enää kuulu tehtävän allekirjoitusvaatimuksiin.
Jos väärä allekirjoittaja pitää korvata, tarkista ensin, onko hän jo allekirjoittanut. Poista virheellinen tehtäväkohtainen pyyntö ja lisää oikea henkilö uutena pyyntönä. Mahdollinen aiempi allekirjoitus menetetään, ja uusi pyyntö odottaa uutta allekirjoitusta. Tarkista muutoksen jälkeen lista uudelleen.
Huomioi tehtäväpohjan muutosten vaikutukset
Tehtäväpohjan liittäminen, vaihtaminen tai irrottaminen tallennetulla tehtävällä poistaa tehtävän nykyiset tehtäväkohtaiset pyynnöt ja kaikki tallennetut allekirjoitukset kuvineen. Vaikutus syntyy, kun tehtävän pohjavalinta tallennetaan. Uuden pohjan aktiiviset pyynnöt tulevat tämän jälkeen käyttöön; ne pitää allekirjoittaa uudelleen. Jos uudessa pohjassa ei ole aktiivisia pyyntöjä tai pohja irrotetaan, lisää tarvittavat tehtäväkohtaiset pyynnöt erikseen.
Yhteisen tehtäväpohjan pyynnön poistaminen on eri toimenpide. Jos pyyntöön liittyy valmiiden tehtävien allekirjoituksia, pyyntö merkitään epäaktiiviseksi ja siihen liittyvät allekirjoitukset säilyvät. Pyyntö ei enää kuulu keskeneräisten tehtävien aktiivisiin vaatimuksiin. Jos tällaisia valmiiden tehtävien allekirjoituksia ei ole, pohjan pyyntö ja siihen liittyvät allekirjoitukset poistetaan.
Poistettu allekirjoitus ei enää sisälly tehtävästä uudelleen tuotettavaan PDF-raporttiin, jossa allekirjoitusten sisällyttäminen on käytössä. Tarkista ennen pyyntöjen poistamista tai pohjan vaihtamista, että muutos vastaa työn hyväksymisvaatimuksia. Tarkista tallennuksen jälkeen käytössä olevat pyynnöt, annetut allekirjoitukset ja tarvittaessa uusi raportti.