Dokumenttien hallinta kokoaa tiedostoja samaan näkymään. Sen avulla voit etsiä esimerkiksi laitteen eli Spotin käyttöohjeen, vaikka et olisi valmiiksi Spotin omissa tiedoissa. Näet vain aineiston, johon sinulla on oikeus.
- Avaa selaimessa Dokumenttien hallinta.
- Etsi oikea kansio tai Spotti näkymän haulla tai avaa kansiorakennetta vaiheittain.
- Avaa haluamasi Spotti tai kansio ja sen tiedostot. Spotin tiedostokansiot näkyvät omana rakenteenaan.
- Valitse tiedosto. Tarkista nimen lisäksi sen sijainti, jotta avaat oikeaan laitteeseen kuuluvan tiedoston.
- Avaa tiedosto tai käytä sen lataustoimintoa, jos haluat tallentaa sen omalle laitteellesi.
Tiedoston avaaminen riippuu myös tiedostotyypistä ja selaimesta. Esimerkiksi kuva voi avautua esikatseluun, kun taas muu tiedosto latautuu koneelle.
Jos tiedostoa ei löydy, tarkista hakuteksti ja sijainti. Tiedosto voi olla Spotin tiedostokansiossa tai liittyä tehtävään tai palvelupyyntöön. Samannimiset tiedostot voivat kuulua eri laitteille.
Päivitä näkymä, jos tiedosto on juuri lisätty. Jos tiedät tiedoston olevan olemassa mutta et näe sen kansiota tai Spottia, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan käyttöoikeutesi. Tiedoston etsiminen ei edellytä sen siirtämistä toiseen paikkaan.