Dokumenttien hallinta kokoaa tiedostoja samaan näkymään. Sen avulla voit etsiä esimerkiksi laitteen eli Spotin käyttöohjeen, vaikka et olisi valmiiksi Spotin omissa tiedoissa. Näkyvyys riippuu käyttöoikeuksistasi, ja tiedoston avaamisen oikeus tarkistetaan erikseen.

Tämä ohje koskee selainkäyttöliittymää. Avaa päävalikosta Kohteet ja laitteet → Dokumenttien hallinta. Valitse hakutapa sen mukaan, tiedätkö kansion tai Spotin nimen vai etsitkö itse tiedostoa.

Etsi kansio tai Spotti

Vasemman kansiopuun yläpuolella oleva Hae kansion tai spotin nimellä suodattaa puussa näkyviä nimiä. Kirjoita vähintään kolme merkkiä. Nimen osa riittää, eikä kirjainkoolla ole merkitystä. Tämä kenttä ei tee varsinaista tiedostohakua.

Valitse oikea kansio tai Spotti ja avaa tarvittavat alatasot kansiopuun nuolista. Spotin tiedostokansiot näkyvät omana rakenteenaan. Aineistoa voi olla myös tehtävissä, palvelupyynnöissä ja viesteissä. Näkymässä on lisäksi erilliset palvelupyyntöjen ja työmääräinten juuret.

Tyhjennä nimisuodatus, kun haluat nähdä rakenteen uudelleen. Myös alle kolmen merkin teksti poistaa suodatuksen ja sulkee puun haaroja. Nimisuodatus käsittelee ladattua puuta: alkuperäiseen puuhun otetaan enintään 1 000 Spottia kustakin kansiosta. Suuressa kansiossa puuttuva nimiosuma ei siis osoita, ettei Spottia tai sen tiedostoa ole olemassa.

Hae itse tiedostoa

Kirjoita oikean tiedostopaneelin yläreunan Aloita haku kirjoittamalla -kenttään vähintään kolme merkkiä. Tulokset näkyvät tiedostoluettelossa. Pelkät rajaukset tai alle kolmen merkin hakuteksti eivät riitä tiedostotulosten saamiseen.

Haku etsii hakutekstin osumaa liitteiden Spotillassa näkyvästä nimestä sekä tallennetusta sisältötyypistä. Tehtävien PDF-raportteja ja huoltokierrosraportteja haetaan tehtävän otsikolla. Raportti tulee tuloksiin vain, jos se on jo olemassa. Haku ei tutki asiakirjan sisältöä eikä hae liitteitä Spotin nimen perusteella. Esimerkiksi käyttöohjeen sisällä oleva laitteen mallinumero ei yksin riitä osumaksi.

Haku voi löytää myös tehtäviin, palvelupyyntöihin, viesteihin ja työmääräimiin liittyviä tiedostoja. Avoinna oleva kansio tai Spotti ei automaattisesti rajaa hakua siihen: tarkista aina tuloksen sijainti.

Rajaa hakutuloksia

Avaa hakukentän vierestä Suodatin-painike, jossa on suodatinkuvake. Kapeassa näkymässä painikkeessa voi näkyä vain kuvake. Rajaukset ovat Tyyppi, Päivä, Koko ja Sijainti. Eri rajausten on täytyttävä yhtä aikaa.

  • Tyyppi: valitse yksi tai useampi tiedostoryhmä. Useista tyypeistä mikä tahansa valittu tyyppi kelpaa. Asiakirjat sisältää esimerkiksi PDF- ja tekstinkäsittelyasiakirjoja sekä RTF-tiedostoja, mutta TXT-tiedostot jäävät tämän rajauksen ulkopuolelle. Arkistot voi sisältää myös muita sovellustyyppisiä tiedostoja kuin pakattuja tiedostoja.
  • Päivä: liitteellä päivämäärä tarkoittaa lisäysaikaa, tavallisella tehtäväraportilla tehtävän valmistumisaikaa ja huoltokierrosraportilla raportin luontiaikaa. Vahvista kalenterivalinta Käytä-painikkeella. Pelkkä alkupäivä hakee siitä eteenpäin. Loppupäivän raja päättyy päivän alkuun, joten loppupäivän aikana lisättyjä tiedostoja voi jäädä pois. Jos haluat mukaan tietyn päivän, aseta loppurajaksi seuraava päivä.
  • Koko: rajaus käyttää tiedoston tallennettua kokoa. Useita kokoluokkia valittaessa haku kattaa yhtenäisen välin pienimmästä valitusta alarajasta suurimpaan ylärajaan; myös väliin jäävät luokat tulevat mukaan. Suurimpien luokkien teksteissä on rajoitus: Suuri-luokan todellinen yläraja on 1 073 741 824 tavua, vaikka valinnassa lukee 4 GB. Jättimäinen yksin valittuna ei tuota tuloksia. Etsi suurta tiedostoa ilman kokorajausta.
  • Sijainti: valitse Yleishaku, kun haluat hakea ilman sijaintirajausta. Valitse Mukautettu sijainti ja sen avautuvasta kansiopuusta haluttu kohde, kun haluat rajata hakua. Rajaus ei kata kaikkia liitetyyppejä: esimerkiksi tehtävälomakkeen osion liite voi löytyä yleishaulla mutta jäädä sijaintirajauksen ulkopuolelle.

Poista rajaukset niiden omista valinnoista: poista tyyppi- ja kokovalinnat, tyhjennä päivämäärävalinta ja vaihda sijainniksi Yleishaku. Suodatinrivin piilottaminen ei poista rajauksia. Kun palaat kansioiden selaamiseen, tyhjennä myös varsinainen tiedostohaku.

Tarkista tiedosto ja avaa tai lataa se

  1. Valitse yksi tiedosto tulosluettelosta. Tarkista nimi ja Sijainti-sarake: samannimiset tiedostot voivat kuulua eri laitteille tai tehtäville. Sijainti tarkoittaa tiedoston liitoskohdetta ja kansiorakennetta, ei laitteen maantieteellistä sijaintia.
  2. Jos haluat lisätietoja, paina tiedostopaneelin yläpalkin silmäkuvaketta, jonka nimi on Esikatsele. Oikealle avautuva paneeli näyttää tiedoston tyypin, koon, päivän ja sijainnin. Kuvia sekä tuettuja ääni- ja videotiedostoja voi esikatsella. PDF- ja toimistoasiakirjoista näkyy kuvake, ei asiakirjan sisältö.
  3. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla sen riviä tai korttia. Voit myös valita tiedoston ja painaa Enter. Latausta varten avaa tiedoston valikko hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lataa.
  4. Tarkista avautuneen tiedoston sisällöstä, että se koskee oikeaa laitetta ja on tarvitsemasi versio. Jos haluat paikallisen kopion, varmista, että tiedosto tallentui laitteellesi ja avautuu siitä.

Sekä avaaminen että Lataa avaavat tiedostolinkin uuteen välilehteen. Selain voi tiedostotyypin ja asetustensa mukaan näyttää tiedoston tai ladata sen. Jos tiedosto näkyy välilehdessä, tallenna se selaimen tai tiedostokatselimen lataustoiminnolla.

Haku, katselu ja lataaminen eivät siirrä tiedostoa, muuta sen liitoskohdetta tai luo Spotillaan uutta kopiota. Muutokset tehdään erikseen: katso tiedoston nimeäminen, siirtäminen ja poistaminen.

Jos tiedostoa ei löydy tai se ei avaudu

Tarkista ensin, että käytät oikeaa hakukenttää ja hakutekstissä on vähintään kolme merkkiä. Kokeile lyhyempää osaa tiedoston näkyvästä nimestä. Raporttia etsiessä kokeile tehtävän otsikkoa. Poista kaikki rajaukset ja käytä Yleishaku-valintaa.

Tarkista myös Spotin tiedostokansiot sekä mahdollisen tehtävän, palvelupyynnön tai viestin liitteet. Jos tiedät oikean Spotin, voit käyttää erillistä ohjetta Spotin tiedostojen katseluun.

Päivitä selainnäkymä, jos tiedosto on juuri lisätty. Jos tiedosto ei avaudu, tarkista uusi välilehti, selaimen lataukset ja mahdollinen ponnahdusikkunan esto. Jos tiedät tiedoston olevan olemassa mutta et näe sitä tai saat käyttöoikeusvirheen, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeutesi tiedostoon ja sen liitoskohteeseen.