Raporttisivujen Tuotteiden käyttömäärät kertoo valittujen varastotapahtumarivien määrän tuotteittain. Tuotekustannukset näyttää tehtävien ja palvelupyyntöjen tallennetut tuotekustannukset ja tulot. Näillä raporteilla voit vertailla tapahtumien yleisyyttä ja tuotteista muodostuneita rahasummia, mutta käyttömäärästä ei voi päätellä kulutettujen kappaleiden määrää.

Avaa raportti ja valitse aineisto

Avaa selaimen päävalikosta Ohjausnäkymä → Raporttisivut ja valitse raporttisivu sivun yläreunan valinnasta. Pääkäyttäjä voi lisätä raportin yläreunan Lisää uusi raportti -painikkeesta: hae Tuotteiden käyttömäärät tai Tuotekustannukset ja raahaa raportti valikoimasta sivulle. Tallenna lisäys painikkeella Tallenna sivu.

Avaa raportin otsikkorivin Asetukset. Valitse Kaikki suodattimet -osiosta Hakuperusteet. Molemmissa raporteissa Tuotteen käyttö tehtävällä ja Tuotteen käyttö palvelupyynnöllä ovat oletuksena mukana. Käyttömääräraportissa voit lisäksi valita Haetaan inventaariotapahtumien perusteella ja Haetaan myyntitapahtumien perusteella; nämä ovat oletuksena pois käytöstä.

Saman osion tuoterajauksilla voit valita varaston, tuotekategorian ja tuotteet. Eri rajaukset vaikuttavat yhdessä: esimerkiksi tuote- ja varastovalinta ottaa mukaan vain valitun tuotteen tiedot valitusta varastosta. Käyttömäärässä varastorajaus kohdistuu tapahtuman lähtövarastoon, kustannuksissa työn tuoteriville tallennettuun varastoon. Tuotekategorian rajaus käyttää tuotteen nykyistä kategoriaa.

Käyttömäärän aineistoon vaikuttavat oikeutesi varastotapahtumiin ja varastoihin. Tuotekustannuksissa muiden kuin pääkäyttäjien aineisto rajataan valmistuneisiin tehtäviin ja palvelupyyntöihin, joihin käyttäjällä on katseluoikeus. Samat suodattimet eivät siksi takaa eri käyttäjille samaa tulosta.

Valitse ajanjakso ja aikaryhmittely

Raportin asetusten Määritä aikajakso datalle rajaa mukaan otettavat tiedot. Uuden raportin oletus on edellinen ja kuluva kalenterivuosi. Aikaryhmittely datalle määrää, esitetäänkö luvut päivittäin, viikoittain, kuukausittain vai vuosittain; oletus on kuukausi. Vuosiperusteisen ajanjakson kanssa päiväryhmittely ei ole käytettävissä. Päiväkohtaista tarkistusta varten valitse alku- ja loppupäivä.

Käyttömäärän ajankohta on varastotapahtuman luontiaika. Tuotekustannuksissa se on kustannusrivin luontiaika, ei työn luontipäivä, määräpäivä tai laskun päivä. Muilla kuin pääkäyttäjillä myös työn valmistumisajan pitää osua valittuun ajanjaksoon. Näin esimerkiksi helmikuussa luotu kustannusrivi maaliskuussa valmistuneella työllä voi jäädä helmikuun raportista pois.

Päivärajat määräytyvät käyttäjän aikavyöhykkeen mukaan; oletus on Helsinki. Viikkoryhmittelyn toteutuksessa jakson loppuraja jää viikon viimeisen päivän alkuun, joten viimeisen päivän kirjauksia voi jäädä pois. Varmista koko viikon luvut päivä- tai kuukausiryhmittelyllä ennen niiden käyttämistä yhteenvetona. Ajanjaksojen muista vaihtoehdoista kerrotaan ohjeessa Raportin aikavälit ja rajaukset.

Mitä tuotteiden käyttömäärä laskee?

Jokainen mukaan otettu tapahtumarivi lisää tuotteen lukua yhdellä. Yksi tapahtuma, jossa käytetään 20 kappaletta, antaa luvun 1. Kaksi tapahtumaa, joiden määrät ovat 2 ja 8 kappaletta, antaa luvun 2, vaikka yhteensä käytettiin 10 kappaletta. Luku on tapahtumien määrä, ei kappalemäärä, työn määrä tai käyttöasteprosentti.

Yksi työn tuoterivi voi synnyttää useita tapahtumia, jos vähennystä jatketaan riittämättömän saldon vuoksi toisesta varastopaikasta. Myös nämä tapahtumat lasketaan erikseen. Mukaan voidaan laskea inventaarioita ja myyntejä, mutta ostot, siirrot, varaukset ja varausten palautukset eivät kuulu raportin valittaviin tapahtumalajeihin. Inventaarion mukaan ottaminen lisää tapahtumamäärää yhdellä riippumatta inventoidusta määrästä tai saldomuutoksen suunnasta.

Pelkkä tuotteen lisääminen tehtävälle tai palvelupyynnölle ei vielä synnytä käyttötapahtumaa. Työn valmistuminen käynnistää varastokirjauksen taustalla. Kirjaus edellyttää tuoteriville valittua varastoa ja siihen kuuluvaa varastopaikkaa sekä käytössä olevaa tuotetta. Myös Androidissa ja iOS:ssä tallennetut tuoterivit käsitellään tällä palvelimen toiminnolla. Odota käsittelyn valmistumista ja lataa raportti uudelleen. Tuotteen liittämisestä työlle kerrotaan ohjeessa Varaosan liittäminen Spotille ja tehtävään.

Mitä tuotekustannusten kustannus ja tulo tarkoittavat?

Tuotekustannukset käyttää työn tallennettuja tuotekustannusrivejä. Työtunnit, matkakulut, muut kustannukset, varastosta suoraan tehdyt myynnit ja inventaariot eivät kuulu tähän aineistoon. Kustannusrivit muodostuvat tavallisesti työn valmistuessa. Ostoeriin perustuva hinnoittelu voi valmistua taustalla; hinnoittelua odottavat tuoterivit eivät vielä kuulu raporttiin.

Tuoterivin kustannus perustuu tuotemäärään ja käytettyyn kustannushintaan. Tallennettu myyntisumma muodostuu tuotemäärästä ja myyntiyksikköhinnasta. Raportti käyttää näitä tallennettuja summia eikä hinnoittele vanhoja rivejä uudelleen tuotteen nykyisellä hinnalla. Kustannushinnan asetukset selitetään ohjeessa Varastoarvo ja tuotekustannus. Tuoterivin oman myyntihinnan käyttö selitetään ohjeessa Varaosan liittäminen Spotille ja tehtävään.

  • Kustannukseksi määritelty rivi: rivin arvo lisätään Kokonaiskustannus-sarjaan ja tallennettu myyntisumma Tulo-sarjaan. Puuttuva myyntisumma ei lisää tuloa.
  • Tuloksi määritelty rivi: rivin arvo lisätään vain Tulo-sarjaan. Saman rivin mahdollista erillistä myyntisummaa ei lisätä uudelleen.

Esimerkiksi 80 euron kustannusrivi, jonka myyntisumma on 100 euroa, näyttää kustannuksen 80 € ja tulon 100 €. Jos mukaan tulee lisäksi 30 euron tulorivi, kustannus on edelleen 80 euroa ja tulo 130 euroa. Sarjojen yhteenlaskettu korkeus ei ole voitto: raportti ei laske katetta vähentämällä kustannusta tulosta. Summat lasketaan erikseen kullekin tuotteelle tai kansiolle ja aikajaksolle ja pyöristetään lopuksi kahteen desimaaliin.

Tulo tarkoittaa tallennettua tuoterivin tuloa, ei asiakkaalta saatua maksua. Raportti ei rajaa aineistoa laskutuksen tai maksutilan perusteella. Myöskään varaston nykyarvo tai varastotapahtuman arvonmuutos ei ole sama asia kuin työn tuotekustannus.

Pääkäyttäjän aineistoa ei rajata työn nykyisen tilan perusteella. Säilytetty tuotekustannusrivi voi siksi edelleen kuulua aineistoon, vaikka työ ei enää olisi valmis tai työ olisi poistettu. Muilla käyttäjillä mukana ovat vain näkyvät, tällä hetkellä valmistuneet työt, joiden valmistuminen osuu jaksoon. Jos työn poistamisen yhteydessä myös kustannusrivit poistetaan, ne poistuvat kustannusraportin aineistosta.

Tuotekohtainen esitys ja kansiovertailu

Molempien raporttien tuotekohtaisessa esityksessä näytetään enintään 100 aineiston ehtoja vastaavaa tuotetta. Rajaus ei valitse suurimpia käyttömääriä tai kustannuksia. Jos tuotteita on enemmän, rajaa tarkastelu ennen kokonaispäätelmien tekemistä. Myös Excel-vienti vie raportissa esitetyn aineiston; se ei poista tuoterajaa.

Tuotekustannuksissa voit vaihtaa tuotteiden sijaan kansiovertailuun asetusten Ryhmittely-osiossa valinnalla Kansion mukaan. Sen jälkeen näkyvästä Kansio-valinnasta voit valita vertailtavat kansiot. Valitun kansion alikansioiden kustannukset yhdistetään kyseisen kansion summaan. Ilman kansiovalintaa ryhmät muodostuvat aineistossa esiintyvistä kansioista.

Kansio ratkaistaan työn Spotin nykyisestä kansiosta. Spotin siirtäminen voi siis siirtää myös vanhat kustannukset toiseen ryhmään seuraavassa haussa. Jos työllä ei ole Spottia tai kansiota ei enää pystytä ratkaisemaan, rivi jää kansiovertailusta pois. Tuotekohtainen ja kansiokohtainen tulos eivät siksi aina kata samoja rivejä. Käyttömääräraportti pysyy tuotekohtaisena.

Tallenna ja varmista tulos

Suodattimien muuttaminen päivittää tarkastelua. Pääkäyttäjä tallentaa jo tallennetun raportin valinnat otsikkorivin Tallenna asetukset -toiminnolla. Uusi raportti tallennetaan sivulle painikkeella Tallenna sivu. Tallennettu muutos koskee sivun raporttia myös muiden käyttäjien avatessa sen. Muilla käyttäjillä ei ole pysyvän tallennuksen toimintoa. Raportin rajaukset eivät muuta tuotteita, saldoja tai kustannusrivejä.

Varmista ensin yhdellä tuotteella ja lyhyellä ajanjaksolla:

  1. Tarkista raportin ajanjakso, aineistovalinnat ja tuoterajaukset. Käyttömäärässä vähintään yhden tapahtumalajin pitää olla valittuna. Tuotekustannuksissa pidä vähintään tehtävä- tai palvelupyyntöaineisto mukana: molempien poistaminen estää uuden haun, joten näkyvä vanha kuvaaja ei todista valinnan tulosta.
  2. Vertaa käyttömäärää saman tuotteen varastotapahtumarivien määrään samoilla tapahtumalajeilla ja luontiajan rajauksella. Tarkista myös toisiinsa liittyvät lisätapahtumat. Katso Varastotapahtumien ja saldovirheiden selvittäminen.
  3. Avaa kustannuksen lähteenä oleva tehtävä tai palvelupyyntö ja sen Työkustannukset-välilehti. Vertaa mukaan kuuluvien tuoterivien kustannuksia ja tuloja erikseen. Tarkista valmistumistila ja -aika, jos et ole pääkäyttäjä.
  4. Tarvittaessa avaa raportin otsikkorivin kolmen pisteen valikko ja valitse Vie Exceliin tarkistaaksesi aikajaksoittaiset sarjat. Tallennuksen jälkeen avaa sivu uudelleen ja varmista, että valinnat säilyivät.