Miten tulkitsen Työkustannukset ja tulot -raporttia?

Työkustannukset ja tulot näyttää tehtäville ja palvelupyynnöille tallennettuja kustannuksia ja tuloja valitulta ajanjaksolta. Käytä sitä työn rahamäärien vertailuun. Raportti ei laske työtuntien hintoja uudelleen eikä osoita, että tulo olisi laskutettu tai maksettu.

Avaa raportti ja valitse aineisto

Avaa selaimen päävalikosta Ohjausnäkymä → Raporttisivut ja valitse raporttisivu sivun yläosan valitsimesta. Jos raporttia ei ole sivulla, pääkäyttäjä voi valita Lisää uusi raportti, etsiä Työkustannukset ja tulot -raportin ja raahata sen sivulle. Raportin lisääminen ja sivun tallentaminen edellyttävät pääkäyttäjän oikeuksia. Katso myös raportin lisääminen ja järjestäminen.

Avaa raportin otsikkorivin Asetukset. Kohdassa Kaikki suodattimet on kaksi lähdevalintaa: Haetaan tehtävien työkustannukset ja tulot ja Haetaan palvelupyyntöjen työkustannukset ja tulot. Uudessa raportissa molemmat ovat valittuina. Poista toinen valinta, jos haluat tarkastella vain yhtä työlajia. Jos poistat molemmat, raportilla ei ole näytettävää työaineistoa.

Myös Androidissa ja iOS:ssä tallennetut työn kulut voivat kuulua samaan aineistoon. Kirjauksen on ensin tallennuttava palveluun; pelkkä mobiilissa täytetty lomake ei ole raportin tietolähde. Kulujen kirjaaminen on kuvattu ohjeessa muiden kustannusten lisääminen.

Spotin omat laitekustannukset eivät sisälly tähän raporttiin, vaikka työ liittyisi samaan Spottiin. Niille on raporttivalikoimassa erillinen Laitekustannukset-raportti.

Ajanjakso ja oikeudet ratkaisevat mukaan tulevat rivit

Raportin yläosan Määritä aikajakso datalle rajaa kustannusrivien luontiaikaa. Se ei yleisesti tarkoita työn suorituspäivää, tuntikirjauksen työpäivää, laskutuspäivää tai maksupäivää. Esimerkiksi tammikuussa tehdystä työstä helmikuussa luotu kustannusrivi kuuluu helmikuun aineistoon.

Aikaryhmittely datalle jakaa aineiston päiviin, viikkoihin, kuukausiin tai vuosiin. Uuden raportin oletus on kuukausiryhmittely ja kalenteriperusteinen vuosinäkymä yhden vuoden taakse: mukana ovat edellinen ja nykyinen kalenterivuosi. Esimerkiksi vuonna 2026 tämä tarkoittaa jaksoa 1.1.2025–31.12.2026. Tarkista aina tallennetun raportin omat asetukset. Vuosinäkymää ei voi yhdistää päiväryhmittelyyn; päiväkohtaiseen tarkasteluun valitse muu sopiva ajanjakso.

Kun täsmäytät tiettyä kautta, anna alku- ja loppupäivä itse. Ilman annettuja rajoja raportin aikarajojen muodostamiseen käytetään myös töiden luontiaikoja, joten tällainen valinta ei takaa kaikkien myöhemmin luotujen kustannusrivien kattamista. Kiinteän ja suhteellisen ajan valinnat on kuvattu ohjeessa raportin aikavälit ja rajaukset.

Pääkäyttäjän aineistossa ei ole yleistä valmistumis- tai laskutettavuusrajausta: myös keskeneräisen työn tallennetut kustannusrivit voivat näkyä. Työnjohtajan aineistoon otetaan vain hänen luettavissaan olevien, valmistuneiden tehtävien ja palvelupyyntöjen rivejä. Lisäksi työn valmistumisajan on oltava valitun jakson sisällä. Työnjohtajalla sekä kustannusrivin luontiajan että työn valmistumisajan pitää siis täyttää aikarajaus. Raporttisivun näkyminen ei anna oikeutta kaikkeen sen aineistoon.

Aikajakson rajaus käyttää käyttäjätilin aikavyöhykettä, mutta päivä-, viikko-, kuukausi- ja vuosiryhmien kohdistumista samaan paikalliseen aikavyöhykkeeseen ei ole varmistettu. Tarkista erityisesti keskiyön tai jakson vaihtumisen lähellä syntyneet rivit ennen päiväkohtaista täsmäytystä.

Mistä kustannus ja tulo muodostuvat?

Raportti summaa tallennettuja työkustannusrivejä. Mukana voivat olla esimerkiksi työaikaan, tuotteisiin, matkakuluihin ja muihin kuluihin liittyvät rivit. Raportti ei rajaa aineistoa pelkkään työaikaan eikä vain lopullisiin tuoteriveihin. Työn laskutettavuus ei ole tämän raportin suodatin.

Raportti ei lisää alennuksia, katteita tai veroja erillisenä laskentavaiheena. Se käyttää riville jo tallennettuja arvoja. Erityisesti tuloksi luokitellun rivin tulo tulee sen arvosta, vaikka työn kustannusnäkymässä näkyisi myös erillinen myyntisumma. Siksi samanniminen tulosarake eri näkymissä ei yksin takaa samaa laskentaperustetta.

Esimerkiksi kustannukseksi luokiteltu rivi, jonka arvo on 80 € ja myyntisumma 100 €, tuottaa raporttiin 80 € kustannusta ja 100 € tuloa. Jos mukana on lisäksi tuloksi luokiteltu 30 €:n rivi, kokonaiskustannus on 80 € ja tulo 130 €. Näiden erotus on 50 €. Kustannuksen ja tulon yhteenlaskettu 210 € ei ole voitto, eikä erotus osoita yrityksen kokonaisvoittoa: raportti sisältää vain mukaan tulevat tallennetut rivit.

Ilman kohderyhmittelyä tehtävien ja palvelupyyntöjen kustannukset näkyvät erillisinä sarjoina, mutta Tulo yhdistää valittujen työlähteiden tulot. Oletuskaavio on Pinotut pylväät. Pylvään koko korkeus voi siksi sisältää sekä kustannusta että tuloa; tulkitse sarjoja selitteiden avulla.

Summat pyöristetään kahteen desimaaliin. Ilman kohderyhmittelyä kummankin työlähteen kustannussumma pyöristetään erikseen ja yhteinen tulo vasta lähteiden yhdistämisen jälkeen. Kohderyhmittelyssä kummankin työlähteen ryhmäsummat pyöristetään ensin erikseen ja yhdistetty ryhmätulos vielä uudelleen. Tästä voi syntyä sentin ero ryhmitellyn ja ryhmittelemättömän tarkastelun välille.

Rajaa työt ja valitse ryhmittely

Asetukset → Kaikki suodattimet sisältää kansio-, Spotti- ja asiakasrajaukset. Ne kohdistavat molempien työlähteiden aineistoa työn nykyisen Spotin kautta. Kansiorajaus kattaa myös valitun kansion alikansiot. Asiakasrajaus perustuu asiakkaaseen liitettyihin kansioihin ja niiden alikansioihin, ei erilliseen työn laskutusasiakkaaseen.

Samassa osiossa palvelupyyntöjä voi rajata palvelupyyntölajin, työnjohdon roolin ja valittujen palvelupyyntöjen perusteella. Tehtäviä voi rajata suorittajan, vastuutahon ja työmääräimen perusteella. Palvelupyyntöjen omat rajaukset eivät rajaa tehtävärivejä, eivätkä tehtävien omat rajaukset palvelupyyntörivejä. Suorittajarajaus tarkoittaa tehtävän suorittanutta käyttäjää, ei yksittäisen kustannuksen tai tuntikirjauksen tekijää. Useat rajaukset kaventavat aineistoa yhdessä.

Huomaa rajauksen poikkeus: jos kansiovalinnasta ei löydy yhtään sinulle luettavaa kansiota tai asiakasvalinnasta ei löydy yhtään sinulle luettavaa asiakkaaseen liitettyä kansiota, tämä rajaus ei yksin tyhjennä aineistoa. Aiempi aineisto voi jäädä näkyviin. Varmista tulos tunnetun Spotin avulla; pelkkä asiakasvalinnan näkyminen ei todista aineiston rajautuneen asiakkaalle.

Asetusten Ryhmittele-osiossa voit valita Kansion mukaan, Spotin mukaan tai Asiakkaan mukaan. Ryhmän kustannus ja tulo yhdistävät valitut tehtävä- ja palvelupyyntölähteet. Ryhmittely perustuu nykyisiin liitoksiin:

• Kansion mukaan: työn on liityttävä olemassa olevaan Spottiin ja sen kansioon. Muut rivit jäävät ryhmistä pois. Summa kuuluu Spotin omaan kansioon, ei automaattisesti sen yläkansion ryhmään.
• Spotin mukaan: työn on liityttävä olemassa olevaan Spottiin. Ilman Spottia olevat työt jäävät pois.
• Asiakkaan mukaan: asiakas tulee työn Spotin kansion asiakasliitoksesta. Ilman tätä liitosta oleville riveille ei muodostu nimettyä asiakasryhmää.

Ryhmiteltyjen summien ei siksi tarvitse vastata ryhmittelemätöntä kokonaisuutta. Ryhmä, jonka kustannus ja tulo ovat molemmat nolla koko tarkastelussa, ei saa näkyvää sarjaa.

Spotti-ryhmittelyn 25 kohteen raja

Kun valitset Spotin mukaan eikä varsinaisia aineistorajauksia ole, raportti käyttää enintään 25 Spottia. Kohteet valitaan aineiston töistä, joilla on vähintään yksi arvoltaan positiivinen kustannusrivi. Valintajärjestys on Spotin viimeisin päivitysaika. Kyse ei ole 25 suurimman kustannuksen tai tulon luettelosta. Myös pelkkää myyntisummaa sisältävä nolla-arvoinen rivi voi jäädä ilman valinnan edellyttämää positiivista arvoa.

Pelkkä ajanjakson vaihtaminen tai tehtävä- ja palvelupyyntölähteen valitseminen ei poista tätä oletusrajaa. Varsinainen aineistorajaus, esimerkiksi tiettyjen Spottien valinta, poistaa 25 kohteen oletusrajan. Tarkista silti rajauksen todellinen vaikutus ja omat lukuoikeutesi.

Tarkista tulos ja tallenna asetukset

1. Valitse tunnettu Spotti ja selkeä alku- ja loppupäivä. Tarkastele ensin vain tehtäviä tai vain palvelupyyntöjä ilman kohderyhmittelyä.
2. Avaa vertailtava työ ja sen Työkustannukset. Tarkista tallennetut riviarvot, kustannus- tai tuloluokittelu sekä myyntisummat. Vertaa kustannusrivien luontiaikoja raportin jaksoon. Työnjohtajana tarkista myös valmistumisaika ja työn lukuoikeus.
3. Laske kustannus ja tulo edellä kuvatuilla säännöillä. Lisää toinen työlähde ja ryhmittely vasta tämän jälkeen. Jos summat muuttuvat, tarkista liitokset, rajaukset, pyöristys ja Spotti-ryhmittelyn oletusraja.
4. Tarvittaessa avaa raportin otsikkorivin kolmen pisteen valikko ja valitse Vie Exceliin. Vienti sisältää raportin muodostetut sarjat ja aikajaksot, ei alkuperäisten kustannusrivien erittelyä.
5. Pääkäyttäjä tallentaa raportin valinnat sivun yläosan Tallenna sivu -painikkeella. Avaa sivu uudelleen ja varmista, että raportti ja halutut asetukset säilyivät.

Raportin suodattaminen, ryhmittely ja asetusten tallentaminen eivät muuta työn kustannusrivejä, tilaa tai laskutusta. Raportti ei kuitenkaan ole muuttumaton historiakopio: kustannusrivien muutokset ja poistot sekä työn Spotti- ja kansioliitosten muutokset voivat muuttaa myöhemmin haettua tulosta. Tarkista työn yksityiskohtaiset kirjaukset ohjeella tuntien ja kustannusten tarkastelu.