Haaroilla määrität eri toiminnan ehdon toteutuessa ja jäädessä toteutumatta. Viive siirtää myöhempien vaiheiden suorittamista. Laskennalla ja hauilla tuotat arvoja, joita voit käyttää seuraavissa ehdoissa ja tapahtumissa.

Tarvitset pääkäyttäjän oikeudet ja asiakkuudelle käyttöön otetun työnkulkuominaisuuden. Rakenna työnkulku selaimessa. Avaa navigaatiosta Työnkulkutyökalu, valitse Taulukkonäkymä ja napsauta työnkulun nimeä. Uuden työnkulun aloitat sivun Luo uusi työnkulku -painikkeella; katso työnkulun luominen.

Rakenna ehdon haarat ja niiden jatko

Kun hyväksyt ehdon Hyväksy ehdot ja jatka -painikkeella, voit rakentaa jatkon Ehto on tosi- ja Ehto on epätosi -haaroihin. Suorituksessa valitaan vain ehdon tulosta vastaava haara.

Halutun haaran toimintovalikoimassa voit valita Lisää uusi ehto, Lisää viive, Lisää uusi tapahtuma, Laske uusi arvo, Lisää tehtävähaku tai Lisää palvelupyyntöhaku. Tapahtuma, viive, laskenta ja haku jatkavat seuraavaan vaiheeseen peräkkäin. Uusi ehto jakaa jatkon jälleen kahteen vaihtoehtoon.

Voit jättää ehdon vaihtoehtoisen haaran tyhjäksi, jos siinä ei tarvitse tehdä mitään: käsittely päättyy siihen. Molemmat vaihtoehdot eivät voi jäädä tyhjiksi. Täytetyn polun viimeisen vaiheen on oltava tapahtuma; se ei voi päättyä pelkkään ehtoon, viiveeseen, laskentaan tai hakuun.

Laskenta tai haku ei itsessään kirjoita tulosta Spotin kenttään. Jos haluat tallentaa tuloksen, käytä sitä myöhemmän päivitystapahtuman kentässä. Tarkista myös päivityksen kohde: samannimiset arvot eivät takaa, että valittuna on tarkoitettu Spotti tai työ. Katso tietojen luominen ja päivittäminen työnkululla.

Lisää viive ja tarvittaessa uusi tarkistus

Valitse haarassa Lisää viive. Täytä haluamasi Kuukaudet, Viikot, Päivät, Tunnit ja Minuutit ja paina viiveosion Hyväksy ehdot ja jatka -painiketta. Vähintään yhden arvon on oltava suurempi kuin nolla. Rakenna sen jälkeen jatkovaiheet.

Viive lasketaan siitä hetkestä, jolloin suoritus saapuu viivevaiheeseen, asiakkuuden aikavyöhykkeessä. Annetut ajanjaksot lisätään yhdessä: esimerkiksi yksi päivä ja kaksi tuntia siirtävät jatkoajankohtaa molempien verran. Kuukaudet ovat kalenterikuukausia. Viive on eri asia kuin koko työnkulun toistoväli; säännöllisen käynnistyksen 15 minuutin vähimmäisväli ei rajoita tätä viivettä.

Viive lykkää vain sen jälkeisiä vaiheita. Ennen viivettä tehdyt muutokset säilyvät. Odotuksen päätyttyä suoritus jatkaa viiveen jälkeisestä vaiheesta eikä palaa tarkistamaan aiempaa ehtoa.

Jos esimerkiksi muistutus saa lähteä vain tehtävän ollessa edelleen avoin, lisää viiveen jälkeen uusi ehto, joka tarkistaa tehtävän tilan, ja sijoita sähköposti sen tosi-haaraan. Samoin tarvitaan uusi haku, jos haluat käyttää odotuksen jälkeistä lukumäärää aiemmin haetun arvon sijasta.

Jatko edellyttää, että työnkulku on edelleen olemassa ja aktiivinen ja jatkovaihe on tallella. Viiveen ajankohta on jatkon ajastus, ei vahvistus esimerkiksi sähköpostin saapumisajasta. Koko työnkulun ajastuksesta kerrotaan ajastus- ja historiaohjeessa.

Laske numeroarvo

  1. Valitse haarassa Laske uusi arvo, laskentatyypiksi Laske numeroarvo ja avaa Aseta tiedot.
  2. Valitse Valitse operaattori laskutoimitukselle -kentästä Summaa, Vähennä, Kerro tai Jaa.
  3. Anna vähintään kaksi lähtöarvoa. Voit syöttää kiinteitä numeroita tai raahata numeerisia kenttiä oikeanpuoleisista listoista arvoriveille. Lisää rivejä Lisää uusi arvo -painikkeella.
  4. Täytä jokaiselle raahatulle arvolle Vara-arvo. Anna tulokselle tunnistettava nimi.
  5. Paina laskentalomakkeen Tallenna-painiketta ja jatka laskentaosion Hyväksy ehdot ja jatka -painikkeella.

Kaikki lähtöarvot yhdistetään samalla operaattorilla. Vähennys ja jako etenevät rivien järjestyksessä ensimmäisestä arvosta alkaen: esimerkiksi 100 / 2 / 5 = 10. Eri operaattoreita tarvitseva laskutoimitus rakennetaan useasta peräkkäisestä laskentavaiheesta.

Vara-arvoa käytetään, kun dynaaminen lähtöarvo on tyhjä. Nolla on varsinainen arvo eikä vaihdu vara-arvoksi. Vara-arvo ei myöskään korjaa virheellistä, ei-numeerista sisältöä. Käytä numeerisia lähtötietoja; tekstinä välittyvän desimaaliluvun pilkkua ei tässä laskennassa muuteta pisteeksi. Esimerkiksi teksti 1,5 voi päätyä laskentaan arvona 1. Tarkista tällaiset lähtötiedot ja käytä pisteellä esitettyä desimaalilukua.

Jos jokin jakajista on nolla, koko jakolaskennan tulokseksi tulee nolla. Jos se voisi aiheuttaa väärän päivityksen tai tapahtuman, tarkista jakaja ehdolla ennen laskentaa.

Laskenta käyttää liukulukuarvoja eikä pyöristä tulosta määrättyyn desimaalimäärään. Desimaalilaskuihin voi liittyä liukulukujen tarkkuuseroja; näkyvän kentän esitystapa ei takaa, että laskettu arvo on pyöristetty samalla tavalla.

Laske päivämääräarvo

Valitse haarassa Laske uusi arvo, laskentatyypiksi Laske päivämääräarvo ja avaa Aseta tiedot. Raahaa pohjapäivämäärä oikeanpuoleisesta listasta kenttään Valitse päivämääräarvo, jota käytetään laskutoimituksen pohjana. Esimerkiksi Työnkulun ajohetki tarkoittaa tämän arvon ratkaisemishetkeä; viiveen jälkeen se on odotuksen jälkeinen hetki.

Pelkkä käsin kalenterista valittu kiinteä päivämäärä ei kelpaa tämän lomakkeen pohja-arvoksi. Jos valitsemasi dynaaminen pohjapäivämäärä puuttuu suorituksessa, laskenta ei tuota tulosta eikä sen normaali jatko toteudu.

Valitse ajan lisääminen tai vähentäminen ja täytä kuukaudet, viikot, päivät, tunnit tai minuutit. Käytä ei-negatiivisia kokonaislukuja; vähintään yhden ajanjakson on oltava vähintään yksi. Tyhjät ajanjaksot ovat nollia. Murto-osat katkaistaan kokonaisluvuiksi, joten esimerkiksi 1,5 päivää ei tarkoita puolentoista päivän lisäystä. Anna tulokselle nimi, paina Tallenna ja jatka laskentaosion Hyväksy ehdot ja jatka -painikkeella.

Lisäys tai vähennys kohdistuu pohjapäivämäärään annettujen ajanjaksojen verran. Se tuottaa uuden päivämääräarvon eikä siirrä työnkulun suoritusta odottamaan. Odottamiseen käytetään viivettä.

Käytä nimettyä tulosta myöhemmin

Laskennan tulos löytyy myöhemmän vaiheen oikeanpuoleisesta Lasketut numeroarvot- tai Lasketut päivämääräarvot -listasta. Käytä sitä ehdon vertailussa, seuraavassa laskennassa soveltuvin osin tai tapahtuman kentän dynaamisena arvona.

Valikoimissa näkyvät kyseistä vaihetta edeltävien ylävaiheiden tulokset. Tulos ei ole käytettävissä ennen sen laskentaa eikä toisessa rinnakkaisessa haarassa. Jos tarvitset samaa tulosta molemmissa haaroissa, laske se ennen haarautumista. Jos vaihdat laskennan tyypin numerosta päivämääräksi tai päinvastoin, tarkista ja korjaa kaikki tulosta käyttävät ehdot ja tapahtumat.

Tehtävä- ja palvelupyyntöhaun lisääminen

Voit hakea laukaisijaan liittyvän Spotin tehtävien tai palvelupyyntöjen lukumäärän ja käyttää sitä työnkulun myöhemmissä vaiheissa.

  1. Valitse haarassa Lisää tehtävähaku tai Lisää palvelupyyntöhaku.
  2. Avaa hakuosion Aseta tiedot ja anna haulle tunnistettava nimi.
  3. Valitse rajaukset. Tehtäviä voit rajata tehtäväpohjan, tehtävälomakkeen, kategorioiden, prioriteetin, tilan ja otsikon sisältämän tekstin perusteella. Palvelupyyntöjä voit rajata palvelupyyntölajin, prioriteetin, tilan ja otsikon sisältämän tekstin perusteella sekä yhden lisäkentän arvolla.
  4. Jos rajaat palvelupyyntöjä lisäkentällä, valitse kenttä, vertailuehto ja arvo.
  5. Tallenna haun tiedot ja jatka hakuosion Hyväksy ehdot ja jatka -painikkeella.
  6. Valitse myöhemmässä ehdossa nimetty haku ja sen Lukumäärä. Voit käyttää haun tulosta myös laskennassa tai tapahtuman dynaamisena arvona Lasketut numeroarvot -listasta.

Saman kentän useista vaihtoehdoista yhden täyttyminen riittää. Eri kenttiin asetettujen rajausten on kaikkien täytyttävä. Tyhjäksi jätetty rajauskenttä ei rajaa hakua. Otsikon sisältämän tekstin haku ei erottele isoja ja pieniä kirjaimia.

Lisäkentän vertailut riippuvat kentän tyypistä: numeroa voi verrata yhtäsuuruudella tai suurempi kuin -ehdolla, tekstiä yhtäsuuruudella tai sisältämisellä. Muille tyypeille käytetään yhtäsuuruutta. Tekstin yhtäsuuruus on tarkka vertailu, sisältämishaku ei erottele kirjainkokoa. Numeron vertailussa sekä desimaalipilkku että piste hyväksytään. Päivämäärävertailu koskee päivää, ei kellonaikaa. Valintakentästä valitaan vaihtoehto ja kyllä/ei-kentästä totuusarvo.

Lisäkentän on oltava aktiivinen, ja palvelupyynnöllä on oltava kyseisen kentän tietue. Puuttuva kenttätietue ei vastaa haun arvoa, vaikka tarkoituksena olisi etsiä tyhjää arvoa.

Haku kohdistuu laukaisijana toimivaan Spottiin tai laukaisijana toimineen tehtävän, palvelupyynnön, viestin tai lukutapahtuman Spottiin. Jos tähän Spottiin ei löydy rajauksia vastaavia töitä, lukumäärä on nolla. Jos laukaisijaan ei liity Spottia, lukumäärä jää tyhjäksi.

Lukumäärä on hakuhetkellä tallennettujen, valittuja rajauksia vastaavien töiden määrä. Haussa ei ole oletusaikaväliä eikä automaattista rajausta vain avoimiin töihin. Valitse tila erikseen, jos tarvitset esimerkiksi vain avoimet palvelupyynnöt. Tulos on kappalemäärä, ei suhdeluku tai historiaraportti, eikä se päivity itsestään myöhempien vaiheiden aikana.

Esimerkiksi voit hakea Spotin tietyn tilan palvelupyynnöt ja lisätä haun jälkeen ehdon, joka tarkistaa, onko lukumäärä suurempi kuin nolla. Hakutulos on käytettävissä haun jälkeen sen alle rakennetuissa vaiheissa.

Sähköposti ja tehtävälomakkeen PDF

Valitse haarassa Lisää uusi tapahtuma, Valitse tapahtuma -kentästä Lähetä sähköpostiviesti ja avaa Aseta tiedot. Täytä vastaanottajat, aihe ja viestin sisältö. Kaikki kolme ovat pakollisia. Tarkista myös dynaamisista arvoista muodostuva teksti ja osoitteet. Useita osoitteita voi erottaa välilyönnillä, pilkulla tai puolipisteellä. Virheelliset sähköpostiosoitteet suodatetaan lähetyksestä pois.

Tehtävään perustuvan työnkulun sähköpostilomakkeessa voit valita Liitä tehtävälomakkeen PDF. Valinta ei ole käytettävissä, kun laukaisijana on tehtävän luominen. Liite koskee laukaisijana toimivaa tehtävää, jonka on oltava valmis ja johon on liityttävä tehtävälomake.

Lähetys voi odottaa hetken PDF:n valmistumista. Jos PDF ei ole saatavilla rajatun odotuksen jälkeen, viesti lähetetään ilman liitettä. Liitettävän PDF:n koon on oltava alle 10 Mt; tätä suurempi tai tasan 10 Mt:n tiedosto jätetään pois viestistä. Liite voi jäädä pois myös, jos tiedoston hakeminen epäonnistuu tai tehtävä ei enää täytä liittämisen ehtoja.

Sähköpostin lähetys jonotetaan erikseen, ja työnkulku voi jatkaa seuraavaan vaiheeseen ennen viestin lähettämistä. Työnkulun jatkuminen tai historiamerkintä ei vahvista viestin saapumista eikä liitteen mukanaoloa. Tarkista vastaanotettu viesti.

Muuta tai poista vaiheita harkitusti

Haarojen välissä oleva roskakorikuvake poistaa kyseiset osiot ja niiden alle rakennetut vaiheet. Tallennetun työnkulun muokkauksessa poistaminen tehdään jo poistovahvistuksen yhteydessä, ennen koko lomakkeen lopputallennusta. Pelkkä lomakkeen sulkeminen ei peru poistamista. Uutta työnkulkua rakentaessa vielä tallentamattomat osiot poistuvat vain rakennettavasta rakenteesta.

Myös osion vasemman yläreunan Palaa takaisin -painike palauttaa toimintovalikoiman poistamalla nykyisen osion sisällön ja sen jatkovaiheet. Tallennetun osion poistaminen tulee tässäkin voimaan heti. Tarkista poistovahvistuksen sisältö ennen hyväksymistä.

Rakenteen poistaminen ei kumoa aiemmin tehtyjä tietomuutoksia eikä poista jo luotuja töitä. Jos odottavan suorituksen jatkovaihe poistetaan, suoritus ei voi jatkaa siihen.

Tallenna ja varmista todellinen tulos

Laskennan, haun tai sähköpostin oman lomakkeen Tallenna tallentaa tiedot työnkulun rakennuslomakkeeseen. Viimeistele koko työnkulku muokkauksessa Testaa ja tallenna -painikkeella tai uutta luodessa Testaa ja luo työnkulku -painikkeella. Lue testausvaiheen kohdemäärät ja suoritusvalinnat ennen vahvistamista: valittu olemassa olevien kohteiden käsittely voi tehdä todellisia muutoksia.

Avaa tallennettu työnkulku uudelleen ja tarkista haarat, vaiheiden järjestys, vara-arvot ja tulosten käyttökohteet. Testaa tarkoitettu laukaisutilanne ja molempien ehtotulosten toiminta. Viiveellisessä työnkulussa tarkista myös tilanne odotuksen päätyttyä; kohdemäärätesti ei testaa tulevaa tilannetta tai sähköpostin toimitusta.

Avaa Työnkulkutyökalun Historia-välilehti ja tarkista kyseisen työnkulun suoritus. Varmista lisäksi kohteesta todellinen kenttäarvo tai tila ja mahdolliset syntyneet työt. Tarkista sähköpostin vastaanottaja, sisältö ja PDF-liite vastaanotetusta viestistä. Katso tarvittaessa suoritushistorian tarkistaminen.