Työnkulku automatisoi määritettyihin tapahtumiin tai kohteiden ominaisuuksiin perustuvia toimintoja. Se voi esimerkiksi luoda tehtäviä, päivittää tietoja tai lähettää sähköpostia. Laukaisija määrittää käynnistymisen, ehdot ja haarat käsiteltävät tilanteet ja tapahtumat tehtävät toimenpiteet.
Edellytykset ja valmistelu
Työnkulkujen luominen ja hallinta edellyttävät Spotilla-pääkäyttäjää sekä asiakkuudelle aktivoitua työnkulkuominaisuutta. Avaa selaimen navigoinnista Työnkulkutyökalu. Työnkulkujen hallinta tehdään selaimessa; Android- ja iOS-sovelluksissa ei ole vastaavaa hallintanäkymää.
Mobiilissa palveluun tallentunut tehtävän luonti tai muutos voi silti käynnistää selaimessa määritetyn työnkulun. Käynnistyminen edellyttää aktiivista työnkulkua sekä sen laukaisijan, ehtojen ja ajoitusrajausten täyttymistä.
Päätä ennen rakentamista, mitä tietoja työnkulku saa käsitellä ja mikä lopputuloksen pitää olla. Tarkista erityisesti päivitettävä kohde, luotavien tietojen sisältö ja sähköpostin vastaanottajat. Jos toinen työnkulku seuraa samoja tietoja, yhden työnkulun tekemä muutos voi käynnistää toisen. Rajaa ehdot niin, ettei niistä muodostu toisiaan jatkuvasti käynnistävää ketjua.
Luo tarvittaessa työnkulkukansio
Kansio järjestää työnkulut käyttötarkoituksen mukaan. Se ei ole pakollinen: ilman kansiota tallennettu työnkulku näkyy taulukossa Sekalaiset työnkulut -ryhmässä.
- Valitse Työnkulkutyökalun yläreunasta Luo uusi työnkulkukansio.
- Täytä pakollinen Työnkulkukansion nimi. Voit lisätä vapaaehtoisen Työnkulkukansion kuvaus -tekstin.
- Tallenna lomakkeen Luo uusi työnkulkukansio -painikkeella.
Voit luoda kansion myös työnkulun viimeisessä vaiheessa kansiovalinnan vierestä. Tällöin uusi kansio valitaan automaattisesti avoimeen työnkulkulomakkeeseen.
Valitse laukaisija ja rakenna työnkulku
- Valitse Työnkulkutyökalun yläreunasta Luo uusi työnkulku.
- Valitse Tapahtuma, kun käynnistymisen lähtökohtana on tapahtuma tai muutos. Valitse Ominaisuus, kun vertailet kohteen tietoja; valitse tällöin myös kohteeksi tehtävä, palvelupyyntö, viesti tai Spotti. Jatka Seuraava-painikkeella.
- Määritä Aseta ehdot ja tapahtumat -vaiheessa laukaisijan tarkemmat tiedot ja rajaukset. Rakenna tarvittavat haarat ja niiden ehdot.
- Valitse haluamasi haaran toimintovalinnoista Lisää uusi tapahtuma. Valitse tapahtuma sen Valitse tapahtuma -kentästä ja avaa Aseta tiedot. Täytä ja tallenna tapahtuman tiedot. Pelkkä tapahtumatyypin valinta ei riitä.
- Kun rakenne on valmis, valitse lomakkeen alaosasta Testaa ja luo työnkulku.
Työnkulussa on oltava vähintään yksi täytetty tapahtuma. Lomake tarkistaa myös haarojen rakenteen ja pakolliset tiedot ennen viimeiseen vaiheeseen siirtymistä. Korjaa ilmoitetut puutteet; haaraa ei voi jättää päättymään pelkkään ehtoon tai viiveeseen.
Laukaisijoiden rajaukset kuvataan ohjeessa Työnkulun käynnistimet ja ehdot. Haarojen, viiveiden, hakujen ja laskennan käyttö kuvataan ohjeessa Työnkulun haarat ja viiveet. Tapahtumien kohdistamiseen saat apua ohjeesta Tietojen luominen ja päivittäminen työnkululla.
Ymmärrä testauksen tulos
Viimeisessä vaiheessa ovat Testaa työnkulkua, Toistuvuus ja ajoitustoiminnot ja Työnkulun perustiedot -osiot. Testaa ja luo työnkulku avaa tämän vaiheen; se ei vielä tallenna varsinaista työnkulkua.
Ominaisuuteen perustuvan työnkulun kohdemäärien testaus käynnistyy vaiheeseen siirryttäessä. Voit uusia sen Testaa työnkulkua -osion samannimisellä painikkeella. Testaus tarkastelee valitun kohdetyypin sillä hetkellä olemassa olevia tietoja:
- Kohteiden lukumäärä, joille työnkulku käynnistyy kertoo laukaisijan ehdoista etenevien kohteiden määrän. Jos työnkulussa on myös ehtojen toteutumatta jäämisen haara, määrä sisältää siihen ohjautuvat kohteet.
- Kohteiden lukumäärä, joihin työnkulku vaikuttaa kertoo kohteet, joiden testattu reitti päättyy luonti-, päivitys- tai sähköpostitapahtumaan. Se ei ole luotavien tehtävien, muutettavien kenttien tai lähetettävien viestien määrä.
Kohdemäärien testaus ei suorita luontia, päivitystä tai sähköpostin lähettämistä. Se ohittaa viiveet eikä vastaa myöhemmän ajoituksen tai päivittäisen suoritusrajan mukaista ajoa. Tulos ei takaa, että todellisen tapahtuman tallennus tai viestin lähetys onnistuu. Jos määrä on odottamaton, valitse alaosasta Palaa ehtoihin ja tapahtumiin, korjaa rajaukset ja testaa uudelleen.
Tapahtumaan perustuvassa työnkulussa testausosio kehottaa laukaisemaan valitun tapahtuman itse. Tämä käytännön koe tehdään vasta tallennetulle, aktiiviselle työnkululle. Se suorittaa oikeita toimenpiteitä, joten käytä rajattua koetilannetta ja tarkista myös syntyvät tiedot.
Valitse käsittelytapa, perustiedot ja tila
Avaa Toistuvuus ja ajoitustoiminnot. Ominaisuuteen perustuvassa työnkulussa valinnat ratkaisevat, milloin tietoja todella käsitellään:
- Käynnistä työnkulku manuaalisesti -osion suoritusvalinta käynnistää olemassa olevien kohteiden kertakäsittelyn tallennuksen jälkeen. Se ei yksin ota tulevien muutosten seurantaa käyttöön.
- Käynnistä työnkulku säännöllisesti käsittelee olemassa olevia kohteita toistuvasti. Määritä aikaväli ja ensimmäinen käynnistys joko heti tallentamisen jälkeen tai tiettynä ajanhetkenä. Pienin sallittu aikaväli on 15 minuuttia. Onnistunut kohdemäärien testaus avaa aikavälin asetukset; näytetyt kohteiden käynnistysrajat voivat edellyttää pidempää aikaväliä.
- Käynnistä työnkulku tapahtumaperusteisesti ottaa ominaisuusehtojen tarkistuksen käyttöön kohteen tulevissa luonti- ja päivitystapahtumissa. Myös jo olemassa olevan kohteen myöhempi päivitys voi siis käynnistää työnkulun. Tätä vaihtoehtoa ei voi yhdistää säännölliseen käynnistämiseen.
Kertakäsittelyn voi yhdistää myöhempään käsittelytapaan. Jos säännöllinen käsittely alkaa heti tallennuksen jälkeen, erillistä kertakäsittelyä ei käynnistetä samassa tallennuksessa toiseen kertaan. Kertakäsittely ja ajastuksen aloitus edellyttävät aktiivista työnkulkua. Ne ovat todellisia suorituksia, eivät kohdemäärien testejä.
Tapahtumaan perustuvassa työnkulussa valitse samasta osiosta Aina tai sallitut viikonpäivät kellonaikoineen ja tarvittaessa yksittäiset päivät. Nämä rajaavat, milloin tapahtuma saa käynnistää työnkulun; ne eivät itsessään luo käynnistävää tapahtumaa. Jos käytät sekä viikonpäiviä että yksittäisiä päiviä, jommankumman rajauksen täyttyminen riittää.
Voit asettaa tapahtumaan perustuvan työnkulun kenttään Rajoita, montako kertaa päivässä työnkulku voidaan suorittaa loppuun positiivisen kokonaisluvun. Tyhjä kenttä tarkoittaa, ettei tätä rajaa käytetä. Käynnistystä arvioitaessa lasketaan palvelun aikavyöhykkeen kuluvan päivän aikana alkaneet suoritukset, jotka on kirjattu tapahtumaan päättyneiksi. Virheeseen tai tyhjään haaraan päättyneet suoritukset eivät kuulu tähän laskentaan. Raja ei poista työnkulkua käytöstä.
Avaa lopuksi Työnkulun perustiedot. Täytä pakollinen Työnkulun nimi, lisää tarvittaessa Työnkulun kuvaus ja valitse kansio kentästä Valitse työnkulkukansio, johon työnkulku lisätään. Kuvaus ja kansio ovat vapaaehtoisia.
Tila-kentän oletus on Poistettu käytöstä. Näin voit tallentaa määrityksen ottamatta sitä vielä käyttöön. Valitse Aktiivinen, kun haluat työnkulun suorittavan valitsemasi käsittelyn. Vahvista varsinainen tallennus lomakkeen alaosan Luo uusi työnkulku -painikkeella. Aktiivisen työnkulun tallentaminen voi aloittaa valitsemasi kertakäsittelyn tai säännöllisen käsittelyn heti.
Ajoituksen tarkemmat asetukset ja suoritusten seuranta kuvataan ohjeessa Työnkulun ajastus ja historia.
Tarkista tulos ja hallitse työnkulun tilaa
Avaa Työnkulkutyökalun Taulukkonäkymä-välilehti ja valitse tallennetun työnkulun nimi. Tarkista rakenne, kansio, käsittelytapa, ajoitus ja tila. Muutokset tallennetaan Testaa ja tallenna -vaiheen kautta Tallenna-painikkeella. Käyttöönotto ja käytöstä poistaminen onnistuvat muuttamalla perustietojen Tila-kenttää.
Tee aktiiviselle työnkululle rajattu oikea koe valitsemasi käsittelytavan mukaisesti. Tarkista, että haluttu tehtävä, tietomuutos tai viesti syntyy ja ettei muita kohteita käsitellä odottamatta. Avaa sitten Työnkulkutyökalun Historia-välilehti ja valitse työnkulku Valitse työnkulku -kentästä. Vertaa suorituksen ajankohtaa, kohdetta ja lopputilaa koetilanteeseen. Pelkkä onnistunut työnkulun luonti tai testauksen kohdemäärä ei todista toimenpiteen onnistumista.
Poistettu käytöstä säilyttää määrityksen ja historian. Uudet suoritukset eivät käynnisty, ja jonossa oleva työnkulun vaihe tarkistaa aktiivisuuden ennen suorittamista. Käytöstä poistaminen ei peru jo tehtyjä muutoksia.
Poistettu käytöstä automaattisesti tarkoittaa järjestelmän pysäyttämää työnkulkua. Syynä voi olla luonti-, sähköposti- tai päivitysmäärän raja, saman kohteen liian tiheä käsittely tai työnkulkujen muodostama toistuva ketju. Rajat riippuvat asiakkuuden asetuksista ja käsittelytavasta; ne ovat eri asia kuin itse asettamasi päivittäinen suoritusraja. Selvitä ja korjaa syy ennen uudelleenaktivointia. Määritys ja historia säilyvät myös tässä tilassa.
Muuta kansiota tai poista työnkulku
Vaihda työnkulun kansio avaamalla sen nimi Taulukkonäkymässä ja muuttamalla viimeisen vaiheen kansiovalintaa. Voit myös tyhjentää valinnan, jolloin työnkulku siirtyy Sekalaiset työnkulut -ryhmään. Kansion nimen avaaminen näyttää kansion muokkauslomakkeen ja Kansioon kuuluvat työnkulut. Voit muuttaa kansion nimeä tai kuvausta ja tallentaa ne Tallenna-painikkeella.
Poista työnkulku tai kansio Taulukkonäkymän kyseisen rivin oikean reunan roskakorikuvakkeesta ja hyväksy vahvistus. Työnkulun poistaminen poistaa sen määrityksen, ajoitusmäärityksen, suoritushistorian ja tallennetut viivejatkot. Jonossa oleva työnkulun vaihe ei suorita poistettua työnkulkua.
Kansion poistaminen poistaa myös kaikki siihen kuuluvat työnkulut historioineen. Jos kansiossa on työnkulkuja, näkymä pyytää erillisen vahvistuksen niiden poistamiseen. Siirrä säilytettävät työnkulut toiseen kansioon tai poista niiden kansiovalinta ja tallenna ennen kansion poistamista.
Poistaminen ei poista työnkulun jo luomia tehtäviä tai muita kohteita, palauta aiempia kenttäarvoja eikä peru jo lähetettyjä sähköposteja. Jos tarkoitus on vain keskeyttää automaatio ja säilyttää sen tiedot, käytä tilaa Poistettu käytöstä.