Laukaisija määrittää, minkä tapahtuman tai kohteen tietojen perusteella työnkulkua käsitellään. Ehdot rajaavat, missä tilanteissa työnkulun toimintoja jatketaan. Ominaisuusehto ja työnkulun käynnistysajankohta ovat erillisiä valintoja.

Määritykset tehdään selaimessa. Tarvitset Spotillan pääkäyttäjän oikeudet ja asiakkuudelle käyttöön otetun työnkulkuominaisuuden. Avaa navigoinnista Työnkulkutyökalu ja sen yläreunasta Luo uusi työnkulku. Valitse ensimmäisessä vaiheessa Tapahtuma tai Ominaisuus. Työnkulun muut perustiedot käsitellään ohjeessa Työnkulun luominen.

Tapahtuma vai ominaisuus?

Tapahtuma sopii tilanteeseen, jossa haluat reagoida tiettyyn luontiin, päivitykseen, valmistumiseen tai kommentin lisäämiseen. Rakennusvaiheen Laukaisija-osiossa valitse tapahtuma Valitse laukaisija -kentästä ja paina Hyväksy ehdot ja jatka.

Valittavissa ovat:

  • Tehtävän luominen, päivittäminen ja valmiiksi merkitseminen.
  • Tehtävän uuden suorituskommentin, tarkistuskommentin tai tehtävälomakkeen tarkistuskommentin lisääminen. Nämä ovat erillisiä laukaisijoita.
  • Palvelupyynnön luominen, päivittäminen ja valmiiksi merkitseminen sekä uuden käsittelymerkinnän lisääminen.
  • Viestin luominen.
  • Spotin luominen ja päivittäminen.
  • Lukutapahtuman luominen.

Esimerkiksi uuden viestin luominen ja olemassa olevan viestin muokkaaminen ovat eri asioita: tapahtumavalikoimassa on vain viestin luominen. Kommenttilaukaisijat koskevat uuden kommentin lisäämistä, eivät vanhan kommentin muokkaamista.

Ominaisuus sopii kohteen arvojen vertaamiseen, esimerkiksi tehtävän tilan tai Spotin numerokentän perusteella. Valitse ensimmäisessä vaiheessa Tehtävä, Palvelupyyntö, Viesti tai Spotti ja jatka Seuraava-painikkeella. Tehtävän, palvelupyynnön ja viestin ehdoissa voit käyttää myös niihin liittyvän Spotin tietoja.

Ominaisuusvalinta ei yksin kerro, milloin työnkulku ajetaan. Tallennusta edeltävissä asetuksissa valitaan olemassa olevien kohteiden kertakäsittely, säännöllinen käsittely tai tuleviin luonti- ja päivitystapahtumiin perustuva käsittely. Tapahtumaperusteista ja säännöllistä käsittelyä ei voi valita yhtä aikaa. Kertakäsittely ei automaattisesti ota käyttöön tulevien tapahtumien käsittelyä. Katso Työnkulun ajastus ja historia.

Mitä tallennettu tapahtuma tarkoittaa?

Tapahtumaperusteinen käsittely alkaa palvelimelle tallennetun luonnin tai päivityksen jälkeen. Androidissa ja iOS:ssä tehty kuittaus käsitellään saman palvelimen kautta. Paikallinen painallus, tallentamaton muutos tai epäonnistunut tallennus ei vielä osoita, että työnkulku käynnistyi.

Päivityslaukaisija ei tarkoita kaikkien mahdollisten muutosten seurantaa. Esimerkiksi pelkkä tehtävän PDF-raportin päivitys tai Spotin oletuskuvan muuttaminen ei käynnistä tätä käsittelyä. Ominaisuusehto puolestaan tarkistaa käsittelyhetken arvon: esimerkiksi tilaehdon täyttyminen ei yleensä edellytä, että juuri tila muuttui. Tapahtumaperusteisessa käsittelyssä toinenkin seurattu päivitys voi johtaa saman ehdon tarkistamiseen uudelleen.

Työnkulun on oltava aktiivinen. Myös sen ajastus ja päivittäinen suoritusraja voivat estää käsittelyn, vaikka tapahtuma tai ominaisuusehto olisi sopiva.

Valmistumislaukaisija ja mobiilikuittaus

Tehtävä on merkitty valmiiksi ja Palvelupyyntö on merkitty valmiiksi tarkoittavat tilan muuttumista Valmis-tilaan. Jo valmiin kohteen muu päivitys ei yksin täytä tätä laukaisijaa.

Tehtävän mobiilikuittaus edellyttää käyttäjän kuittausoikeutta sekä tehtävälomakkeen vaadittujen osioiden hyväksyttyä suorittamista. Tarkistusta vaativa tehtävä siirtyy kuittauksessa ensin tarkistukseen. Tämä ei vielä täytä valmistumislaukaisijaa. Tarkista tehtävän todellinen tila kuittauksen jälkeen; painikkeen nimi tai kirjattu valmistumisaika ei yksin riitä.

Tarkistukseen siirtymisestä ei myöskään voi päätellä, että valmiin tehtävälomakkeen PDF olisi käytettävissä työnkulun sähköpostiliitteenä. Liitteen edellytykset kuvataan ohjeessa Työnkulun haarat, viiveet ja laskenta.

Ehtorivin kohde, ominaisuus ja arvo

Ominaisuusperusteisen työnkulun Laukaisija-osiossa valitse ehtoriville kohde, Ominaisuus, vertailutapa Valitse ehto -kentästä ja tarvittaessa Arvo. Kenttäkohtaisessa vertailussa valitse myös Kenttä.

Erota kohteen oma tieto sen Spotin tiedosta. Esimerkiksi Tehtävän tila ja Tehtävän Spotin tila kuuluvat eri kohteille. Valitse oikea kohde ennen ominaisuutta; samankaltainen kentän nimi ei takaa samaa tietoa.

Tehtävälomakkeen kenttää verrattaessa valitse tarvittaessa Osio. Valinta Mikä tahansa etsii kenttää kaikista lomakkeen osioista. Jos vastaavia kenttätietueita on useita, yhden tietueen vertailun täyttyminen voi riittää. Tämä ei tarkoita, että kaikkien osioiden arvot täyttäisivät ehdon.

Numero- ja päivämäärävertailussa voit käyttää kiinteän arvon sijasta dynaamista arvoa. Avaa Arvo-kentän yhteydessä oleva pieni valintakuvake, jonka ohjeteksti on Valitse dynaaminen arvo. Raahaa sopiva arvo avautuvan näkymän oikeanpuoleisista listoista vertailukenttään ja paina Tallenna. Valitse vertailtavan kentän tyyppiin sopiva arvo.

Vertailutapojen olennaiset erot

  • Numerot: desimaalipilkku käsitellään desimaalipisteenä. Esimerkiksi 1,5 ja 1.5 ovat numerovertailussa sama arvo. Tyhjä kenttä ei ole nolla. Suuruusvertailu ei täyty, jos jompikumpi arvo puuttuu. Vertailu ei tee erillistä asiakasnäytön mukaista pyöristystä.
  • Päivämäärät: oletuksena verrataan vain päivää, joten saman päivän eri kellonajat ovat samanarvoisia. Vertailu käyttää asiakkuuden aikavyöhykettä; jos sitä ei ole asetettu, oletus on Helsinki. Dynaamisen päivämääräarvon valinnassa Käytä vertailussa myös aikaleimaa, ei pelkästään päivämäärää ottaa kellonajan mukaan. On tänään tarkoittaa työnkulun suorituspäivää. Ennen- ja jälkeen-vertailut eivät sisällä samaa päivää, eikä puuttuva päivämäärä täytä niitä.
  • Tekstit: Sisältää tekstin ei erottele isoja ja pieniä kirjaimia. Sen sijaan esimerkiksi On, Ei ole, Ei sisällä tekstiä ja tekstin alkuun tai loppuun perustuvat vertailut erottelevat kirjainkoon. Siksi Ei sisällä tekstiä ei ole kaikissa tapauksissa kirjainkoon ohittavan sisältää-vertailun vastakohta.
  • Valintalistat: On mikä tahansa näistä hyväksyy yhdenkin osuman valituista vaihtoehdoista. Ei ole mikään näistä edellyttää, ettei vertailtavassa arvossa ole yhtään valituista vaihtoehdoista.
  • Tyhjät ja puuttuvat tiedot: käytä tarkoitukseen sopivaa On tyhjä kenttä- tai Ei ole tyhjä kenttä -vertailua. Puuttuva liittyvä tieto ei yleisesti täytä tavallista arvovertailua. Poikkeuksena Ei ole mikään näistä voi täyttyä, kun kiellettyä liittyvää tietoa ei löydy.

JA, TAI ja jatkohaarat

JA lisää uuden ehdon samaan ryhmään. Ryhmän kaikkien ehtojen on täytyttävä. TAI lisää vaihtoehtoisen ryhmän: yhden kokonaisen ryhmän täyttyminen riittää.

Esimerkiksi (tila on Valmis JA prioriteetti on ensimmäinen valittu vaihtoehto) TAI (tila on Valmis JA prioriteetti on toinen valittu vaihtoehto) vaatii Valmis-tilan kummassakin vaihtoehdossa. Jos lisäät toiseen ryhmään vain prioriteetin, tämä ryhmä voi täyttyä tilasta riippumatta.

Kun laukaisijan ehdot ovat valmiit, paina sen alaosassa Hyväksy ehdot ja jatka. Laukaisijan jälkeen voit lisätä tarkennuksen haaran Lisää uusi ehto -toiminnolla. Lisäehto arvioidaan vasta työnkulun edettyä tähän vaiheeseen. Sen Ehto on tosi- ja Ehto on epätosi -haaroihin voidaan rakentaa eri jatkotoiminnot.

Ominaisuusperusteisessa työnkulussa myös laukaisijan ehdot hylkäävät kohteet voidaan ohjata epätosi-haaraan, jos se on rakennettu. Tämä koskee sekä tapahtumaperusteista että olemassa olevien tietojen käsittelyä. Pelkkä laukaisijaehdon tiukentaminen ei siis rajaa koko työnkulkua, jos kummassakin haarassa on toimintoja. Tarkista aina molemmat haarat. Tapahtumalaukaisijan ulkopuolelle jäävä tapahtuma ei käynnistä sen epätosi-haaraa.

Testaa rajaus ja varmista tulos

Siirry rakennusvaiheesta eteenpäin painamalla Testaa ja luo työnkulku, tai muokkauksessa Testaa ja tallenna. Ominaisuusperusteisen työnkulun testaus arvioi olemassa olevia kohteita. Tapahtumaperusteisen työnkulun vastaava vaihe ei tarjoa samaa kohdemäärätestiä.

Erota testissä Kohteiden lukumäärä, joille työnkulku käynnistyy ja Kohteiden lukumäärä, joihin työnkulku vaikuttaa. Ensimmäinen voi sisältää myös laukaisijan ehdot hylkäävät kohteet, jos epätosi-haara on rakennettu. Jälkimmäinen arvioi kohteita, joiden polku etenee toimintoon. Luvut kuvaavat nykyistä aineistoa, eivät tulevien tapahtumien määrää tai takeita yksittäisen toiminnon onnistumisesta.

Tarkista ennen lopullista tallennusta myös kertakäsittelyn ja toistuvuuden valinnat: aktiivisen työnkulun tallennus voi käynnistää oikean käsittelyn. Valittujen haarojen toiminnot voivat esimerkiksi muuttaa tietoja, luoda uusia kohteita tai lähettää sähköpostia.

Tee tallennuksen jälkeen rajattu todellinen koe yhdellä ehdot täyttävällä kohteella ja yhdellä ehdot hylkäävällä kohteella. Tapahtumalaukaisijaa kokeiltaessa tee juuri valittu tapahtuma. Avaa Työnkulkutyökalu-näkymän Historia-välilehti ja rajaa Valitse työnkulku -kentästä oikea työnkulku. Tarkista suorituksen tila ja tulos sekä käsitellyn kohteen tiedot. Varmista myös, että kielteinen tapaus päätyi tarkoitettuun haaraan tai jäi käsittelemättä.