Päätä ensin, koskeeko työnkulku tulevia tapahtumia vai jo olemassa olevia tietoja. Näillä valinnoilla on eri vaikutus käsiteltävään aineistoon. Ajastusvaihtoehdot riippuvat myös siitä, perustuuko laukaisija tapahtumaan vai kohteen ominaisuuksiin.

Avaa työnkulun asetukset

Tarvitset Spotilla-pääkäyttäjän oikeudet, ja asiakkuudessa on oltava työnkulkuominaisuus käytössä. Ajastus ja suoritushistoria hallitaan selaimessa. Android- ja iOS-sovelluksissa ei ole vastaavaa määritysnäkymää.

Avaa selaimen valikosta Työnkulkutyökalu. Valitse Taulukkonäkymä, avaa tarvittaessa työnkulkukansio ja paina työnkulun rivin kynäkuvaketta. Siirry asetuksiin painamalla Testaa ja tallenna. Uuden työnkulun vastaava painike on Testaa ja luo työnkulku. Painike avaa asetussivun; se ei vielä tallenna työnkulkua tai suorita testiä.

Asetussivulla ovat Testaa työnkulkua, Toistuvuusasetukset ja Työnkulun perustiedot. Varmista ennen ajastamista, että laukaisija, ehdot ja toimintojen kohdistus ovat oikein. Katso tarvittaessa käynnistimien ja ehtojen ohje.

Tapahtumaan perustuva työnkulku: sallitut suoritusajat

Avaa Toistuvuusasetukset. Tapahtumalaukaisijan asetukset rajaavat, milloin tapahtuma saa käynnistää työnkulun. Ne eivät käynnistä olemassa olevien tietojen säännöllistä läpikäyntiä.

Valitse Aina, jos käynnistys sallitaan kaikkina päivinä ja kellonaikoina. Valinta tyhjentää viikonpäivä- ja yksittäisten päivien rajaukset. Jos haluat rajata aikoja, poista Aina-valinta ja valitse sallitut viikonpäivät sekä kunkin päivän alku- ja loppuaika. Oletusväli on 00:00–23:59. Molemmat rajat ja koko päättymisminuutti sisältyvät sallittuun aikaan. Yön yli jatkuva aika pitää jakaa kahdelle viikonpäivälle.

Voit lisätä poikkeuspäiviä saman osion Lisää uusi päivä -painikkeella. Valitse päivämäärä ja Vuosi-kentästä haluttu vuosi tai Joka vuosi. Jos vuotta ei ole luettelossa, käytä Syötä haluamasi vuodet -valintaa.

Viikonpäivärajaukset ja yksittäiset päivät ovat vaihtoehtoisia sallivia sääntöjä. Yksittäinen päivä sallii käsittelyn koko päiväksi, vaikka viikonpäivän kellonaikarajaus ei täyttyisi. Esimerkiksi maanantain aika 08:00–16:00 ei estä käynnistystä kello 18, jos sama päivämäärä on lisätty sallituksi yksittäiseksi päiväksi.

Ajat tarkistetaan asiakkuuden aikavyöhykkeessä, oletuksena Helsingin aika. Tarkistus tehdään tapahtuman käsittelyhetkellä. Sallitun ajan ulkopuolella hylättyä käynnistystä ei siirretä seuraavaan sallittuun aikaan.

Päivittäinen suoritusraja

Kenttä Rajoita, montako kertaa päivässä työnkulku voidaan suorittaa loppuun on vapaaehtoinen. Tyhjä kenttä jättää päivärajan pois; asetetun arvon pitää olla vähintään 1 ja kokonaisluku.

Raja tarkistetaan ennen uuden suorituksen jonottamista. Laskuriin kuuluvat suoritukset, joiden aloitusaika on nykyisen paikallisen päivän alusta lähtien ja joiden tila on jo Suoritettu loppuun. Käynnissä olevat, pysähtyneet ja virheeseen keskeytyneet suoritukset eivät kuulu tähän laskuriin. Raja ei siis laske kaikkia käynnistysyrityksiä. Jo jonossa olevat suoritukset voivat nostaa lopullisen määrän yli asetetun rajan.

Ominaisuuksiin perustuva työnkulku: valitse käsittelytapa

Avaa Toistuvuusasetukset. Ominaisuuslaukaisijalla käytettävissä ovat seuraavat erilliset valinnat:

  • Käynnistä työnkulku manuaalisesti: valitse osion ruutu, jos haluat käsitellä nykyiset tiedot kerran heti lopullisen tallennuksen jälkeen. Kertakäsittely käynnistyy vain aktiiviselle työnkululle. Se ei yksin ota käyttöön tulevien tapahtumien käsittelyä.
  • Käynnistä työnkulku säännöllisesti: valitse osion ruutu, jos haluat käydä olemassa olevat tiedot läpi toistuvasti. Jokainen kierros arvioi kohteet uudelleen. Sama kohde voi päätyä toimintoihin useilla kierroksilla ja esimerkiksi tuottaa uuden tehtävän tai sähköpostin joka kerta.
  • Käynnistä työnkulku tapahtumaperusteisesti: valitse osion ruutu, jos haluat arvioida kohteen sen luonnin tai päivityksen yhteydessä. Tämä koskee myös jo olemassa olevan kohteen tulevia päivityksiä. Käsittely kohdistuu tapahtuman laukaisseeseen kohteeseen.

Säännöllistä ja tapahtumaperusteista käynnistystä ei voi valita yhtä aikaa. Kertakäsittelyn voi yhdistää kumpaankin. Kun uuden työnkulun säännöllinen käsittely alkaa heti tallennuksen jälkeen, se korvaa erillisen välittömän kertakäsittelyn, jotta samaa aloitusta ei tehdä kahdesti. Myöhemmäksi ajoitetun säännöllisen aloituksen rinnalla kertakäsittely voi alkaa heti.

Kertakäsittely ja säännöllinen käsittely käyvät läpi valitun kohdelajin nykyiset tiedot. Laukaisijan ehdot ratkaisevat haaran. Jos työnkulussa on myös ehdon toteutumatta jäämisen haara, siihen voidaan ohjata kohteet, jotka eivät täytä laukaisijan ehtoja. Pelkkä ruudun teksti ehtojen täyttymisestä ei siis rajaa pois epätosihaaran käsittelyä.

Määritä säännöllinen aikaväli ja aloitus

Kun valitset säännöllisen käsittelyn, avaa Säännöllisen aikavälin asetukset. Suorita ensin ominaisuuslaukaisijan testi, jotta aikavälin kentät ovat käytettävissä.

Syötä aikaväli kenttiin Kuukausia, Viikkoja, Päiviä, Tunteja ja Minuutteja. Käytä ei-negatiivisia kokonaislukuja; tyhjät kentät tarkoittavat nollaa. Kenttien arvot lisätään yhteen, ja kokonaisvälin on oltava vähintään 15 minuuttia. Esimerkiksi 1 tunti ja 30 minuuttia muodostavat 90 minuutin välin. Kuukausi on kalenterikuukausi, ei kiinteä 30 päivän jakso.

Kenttäkohtaiset enimmäisarvot ovat 12 kuukautta, 4 viikkoa, 31 päivää, 24 tuntia ja 60 minuuttia. Ne näkyvät sarakkeessa Aikavälin suurin sallittu arvo. Kohteiden käynnistysraja näyttää asiakkuuden rajat eri aikayksiköille. Jos testin käynnistyvä kohdemäärä ylittää rajan, vastaava aikavälikenttä poistuu käytöstä ja näkymä kehottaa käyttämään suurempaa aikaväliä. Raja ei ole valinta käsitellä vain osaa kohteista.

Uudelle työnkululle valitse kohdasta Työnkulku käynnistyy ensimmäisen kerran joko Heti tallentamisen jälkeen tai Tiettynä ajanhetkenä. Jälkimmäisessä valitse tuleva päivämäärä ja kellonaika.

Olemassa olevaa säännöllistä työnkulkua muokatessasi näet seuraavan aloitusajan. Valitse joko Käynnistä työnkulku seuraavan kerran nykyisen aikataulun mukaan tai Käynnistä työnkulku seuraavan kerran valittuna päivänä ja anna uusi aika. Ajat käsitellään asiakkuuden aikavyöhykkeessä.

Seuraavan kierroksen aika lasketaan, kun nykyisen kierroksen kohteet on jonotettu. Käsittely ei odota kaikkien kohdekohtaisten toimintojen tai viiveiden valmistumista. Edellisen kierroksen viiveet voivat siksi olla vielä kesken seuraavan kierroksen alkaessa. Haaran viive on eri asia kuin kierrosten toistoväli; katso haarojen ja viiveiden ohje.

Testaa ennen käyttöönottoa

Ominaisuuslaukaisijalla paina asetussivun Testaa työnkulkua -osiossa samannimistä painiketta. Testi näyttää nykyisten tietojen perusteella kaksi lukua:

  • Kohteiden lukumäärä, joille työnkulku käynnistyy: laukaisijan ehtojen täyttävät kohteet sekä epätosihaaraan ohjattavat kohteet, jos tällainen haara on olemassa.
  • Kohteiden lukumäärä, joihin työnkulku vaikuttaa: kohteet, joiden arvioitu kulku päättyy luonti-, päivitys- tai sähköpostitoimintoon. Tämä on kohdemäärä, ei luotavien tietojen, viestien tai yksittäisten toimintojen määrä.

Suunnittelutesti ei tee varsinaisia luonti-, päivitys- tai sähköpostitoimintoja. Se ohittaa viiveet eikä testaa myöhempää tallennuskelpoisuutta tai sähköpostin toimitusta. Luvut kuvaavat testin aikaista aineistoa; tiedot ja ehtojen tulokset voivat muuttua ennen oikeaa käsittelyä. Tee testi uudelleen, jos muutat ehtoja tai haaroja.

Tapahtumalaukaisijalle osio antaa ohjeen laukaista valittu tapahtuma itse. Tallenna työnkulku aktiivisena ja tee hallittu kokeilu oikealla kohteella sallittuna aikana. Tämä on todellinen suoritus: se voi muuttaa tietoja, luoda uusia kohteita tai lähettää sähköpostia.

Ota käyttöön ja tarkista tulos

Avaa asetussivun Työnkulun perustiedot. Uuden työnkulun oletustila on Poistettu käytöstä. Valitse Tila-kentästä Aktiivinen, kun olet valmis varsinaiseen käsittelyyn. Tallenna muutokset painamalla Tallenna tai uudessa työnkulussa Luo uusi työnkulku. Aktiivisen työnkulun kertakäsittely tai heti alkava säännöllinen käsittely voi käynnistyä tämän tallennuksen jälkeen.

Avaa tallennettu työnkulku uudelleen ja tarkista tila, valittu käsittelytapa sekä säännöllisen käsittelyn seuraava aloitusaika. Varmista ensimmäisen todellisen suorituksen jälkeen myös syntyneistä tai muuttuneista kohteista, että tiedot, liitokset ja vastuut ovat tarkoitetut. Tarkista sähköpostitoiminnon tulos vastaanottajalta. Historiatila ei yksin todista kaikkien haluttujen tietomuutosten onnistumista. Kohdistuksen tarkistamiseen auttaa tietojen luomisen ja päivittämisen ohje.

Tarkista suoritushistoria

Avaa Työnkulkutyökalu-sivun Historia-välilehti ja valitse työnkulku Valitse työnkulku -kentästä. Avaa työnkulun historiarivit sen nimen vieressä olevasta laajennusmerkistä. Tarkista sarakkeet Suoritus aloitettu, Suorituksen tila ja Laukaisija. Voit rajata rivejä aloitusajan ja suoritustilan sarakkeiden suodattimilla.

Historia kuvaa kohdekohtaisia suorituksia. Säännöllisen tai kertakäsittelyn koko kohdejoukolla ei ole yhtä yhteistä onnistumistilaa.

  • Käynnissä: suorituksessa on seuraava vaihe odottamassa. Se voi esimerkiksi odottaa viiveen päättymistä.
  • Suoritettu loppuun: haara päättyi viimeiseen toimintolohkoon. Tarkista lisäksi toiminnon todellinen tulos kohteesta.
  • Pysähtynyt: haara päättyi ilman viimeistä toimintoa, esimerkiksi ehdon vuoksi. Tämä ei tarkoita, että käyttäjä olisi ottanut työnkulun pois käytöstä. Aikaisemmissa vaiheissa on voinut jo tapahtua muutoksia.
  • Keskeytynyt virheeseen: käsittelyssä tallennettiin virhe. Aikaisemmat toiminnot ovat voineet jo toteutua.

Laukaisija-sarakkeen kohteen nimi avaa kohteen tiedot. Historia ei tarjoa vaihekohtaisen virheen avausta. Jos virhe vaatii selvitystä, kirjaa työnkulun nimi, laukaisijakohde, aloitusaika ja suoritustila. Tarkista jo syntyneet tiedot ennen uutta käsittelyä, jotta korjaus ei tuota tarpeettomia kaksoiskirjauksia.

Käytöstäpoisto, suojarajat ja poistaminen

Voit estää jatkokäsittelyn vaihtamalla työnkulun perustiedoissa tilaksi Poistettu käytöstä ja tallentamalla. Jokaisen seuraavan vaiheen suoritus edellyttää aktiivista työnkulkua. Käytöstäpoisto ei peru jo tallennettuja muutoksia, luotuja kohteita tai lähetettyjä viestejä. Odottavan suorituksen historiatila ei välttämättä muutu tämän vuoksi valmiiksi.

Palvelu voi asettaa työnkulun tilaan Poistettu käytöstä automaattisesti, jos suojaraja ylittyy. Suojat valvovat esimerkiksi toistuvia saman kohteen päivityksiä, työnkulkujen muodostamia silmukoita sekä toimintojen määriä asiakkuudelle asetetuissa tarkastelujaksoissa. Säännöllisessä käsittelyssä luonti- ja sähköpostitoiminnot lasketaan yhteen ja päivitystoiminnot erikseen. Suojarajan aikayksikkö valitaan ensimmäisestä positiivisesta kentästä järjestyksessä kuukaudet, viikot, päivät, tunnit, minuutit. Se on eri asia kuin kenttien summasta muodostuva toistoväli tai tapahtumalaukaisijan päiväraja.

Selvitä automaattisen käytöstäpoiston syy ja korjaa ehdot, toimintojen kohdistus tai aikaväli ennen aktivointia. Jos käynnistät säännöllisen käsittelyn uudelleen, määritä muokkauksen aikatauluvalinnalla uusi tuleva käynnistysaika ja tarkista seuraava suoritus.

Jos haluat poistaa työnkulun, käytä Taulukkonäkymä-välilehdellä sen rivin roskakorikuvaketta ja vahvista poisto. Poistaminen hävittää myös työnkulun suoritushistorian ja myöhempää käsittelyä varten tallennetut viivejonot. Se ei poista työnkulun aiemmin luomia kohteita tai palauta muutettuja tietoja. Säilytä tarvitsemasi historiatiedot ennen poistamista.