Valitse työnkulun toiminto sen mukaan, haluatko uuden tiedon vai muutoksen olemassa olevaan. Tarkista myös, mihin Spottiin, tehtävään tai palvelupyyntöön toiminto kohdistuu. Luontitoiminto tekee uuden tietueen myös silloin, kun samankaltainen tieto on jo olemassa.

Edellytykset

Työnkulkujen määrittäminen edellyttää pääkäyttäjäoikeutta ja yrityksellesi aktivoitua työnkulkuominaisuutta. Määritys tehdään selaimessa. Myös Androidissa tai iOS:ssä tallennettu tapahtuma voi käynnistää työnkulun, kun se vastaa työnkulun laukaisijaa ja ehtoja. Tuloksia katsellaan tavallisista kohdenäkymistä käyttäjän käyttöoikeuksien mukaisesti.

Valitse laukaisija ja rajaa käsiteltävät tiedot ennen tapahtuman määrittämistä. Esimerkiksi laitteen havaintoviestistä luotavan tehtävän pitää saada oikea Spotti ja vastuutaho. Katso työnkulun perustaminen ja laukaisijat ja ehdot.

Lisää ja määritä tapahtuma

  1. Avaa selaimen valikosta Työnkulkutyökalu. Valitse Luo uusi työnkulku tai avaa olemassa oleva työnkulku taulukkonäkymän työnkulkurivin kynäkuvakkeesta.
  2. Siirry laukaisijan määrityksen jälkeen vaiheeseen Aseta ehdot ja tapahtumat. Valitse haluamassasi haarassa Lisää uusi tapahtuma.
  3. Valitse toiminto kentästä Valitse tapahtuma ja avaa sen lomake painikkeella Aseta tiedot.
  4. Täytä vasemmalla oleva kohdelomake. Voit antaa kiinteitä arvoja tai raahata oikealla olevista listoista laukaisijan arvoja yhteensopiviin kenttiin.
  5. Valitse tapahtuman lomakkeen lopusta Tallenna. Painike Näytä tiedot avaa tallennetun määrityksen tarkistettavaksi. Tämä tallentaa tapahtuman määrityksen; työnkulun käyttöönotto tehdään erikseen testaus- ja tallennusvaiheessa.

Lisää tapahtuma siihen haaraan, jossa sen pitää toteutua. Jos tarvitset useita peräkkäisiä toimintoja, viiveen tai laskettuja arvoja, katso haarat, viiveet ja laskennat.

Uuden tiedon luominen

Luontitoiminnot löytyvät Valitse tapahtuma -listan kohdasta Muut tapahtumat. Tarkista myös lomakkeen valmiiksi ehdottamat arvot.

  • Luo uusi tehtävä: anna tehtävän nimi ja prioriteetti sekä valitse Spotti, vastuutaho ja määräpäivä tai dynaaminen määräpäivä. Voit täydentää esimerkiksi tehtäväpohjan, tehtävälomakkeen, kategoriatunnisteet, tuotteet ja toistoasetukset. Katso tehtävän ja luonnoksen luominen.
  • Luo tehtävän luonnos: tehtävä tallentuu tilaan Suunnittelussa. Nimi ja prioriteetti vaaditaan, mutta Spotti, vastuutaho ja määräpäivä voivat puuttua. Täydennä ne ennen tehtävän siirtämistä avoimeksi.
  • Luo uusi palvelupyyntö: anna otsikko ja valitse prioriteetti, tila ja palvelupyyntölaji. Täytä lajin pakolliset lisätiedot ja tarvittaessa pakollinen Spotti. Katso palvelupyynnön tekeminen.
  • Uusi viesti: anna viestin sisältö ja valitse viestityyppi, prioriteetti ja Spotti. Viesti on Spotille tallennettava havainto, joten valitse mittaustiedolle oikea tyyppi ja sovittu yksikkö. Katso viestin kirjaaminen. Sähköpostin lähettämiseen käytetään erillistä Lähetä sähköpostiviesti -toimintoa.
  • Luo uusi spotti: anna nimi ja valitse kansio ja tila. Täydennä tarvittavat laitekortin kentät. Jos annat hankintahinnan, hankintapäivän tai poistoajan, anna kaikki kolme tietoa. Katso uuden Spotin luominen.

Kun tehtävän kohteeksi valitaan useita Spotteja, jokaiselle yksilölliselle Spotille syntyy oma tehtävä. Kansiovalinta kerää kyseisen kansion suorat Spotit; se ei itsessään kerää alikansioiden Spotteja. Sama Spotti käsitellään yhden luontitapahtuman kohdevalinnassa vain kerran.

Olemassa olevan tiedon päivittäminen

Laukaisijaan liittyvät tapahtumat -kohdan vaihtoehdot riippuvat laukaisijasta:

  • Tehtävästä voit päivittää laukaisijana toiminutta tehtävää, sen Spottia tai siihen liittyvää palvelupyyntöä.
  • Palvelupyynnöstä voit päivittää kyseistä palvelupyyntöä tai sen Spottia.
  • Spotista voit päivittää laukaisijana toiminutta Spottia.
  • Viestistä tai lukutapahtumasta voit päivittää siihen liittyvää Spottia. Viestin yleistä päivitystoimintoa ei ole tarjolla.

Jos haluat päivittää erikseen valittuja Spotteja, valitse Muut tapahtumat → Päivitä toista spottia. Kohteet valitaan tapahtuman määrityksen painikkeella Valitse Spotit joita haluat päivittää. Päivitystoiminto ei luo puuttuvaa liittyvää kohdetta: esimerkiksi tehtävä ilman palvelupyyntöliitosta ei saa palvelupyyntöä siihen liittyvän pyynnön päivityksellä.

Täytä vain ne kentät, joita haluat muuttaa. Päivityksessä tyhjäksi jätetty kenttä säilyttää aiemman arvon. Kun tarkoitus on nimenomaan tyhjentää arvo, raahaa oikealla olevasta listasta Tyhjä sallittuun kenttään. Pakollisten tietojen ja kohteen tilan vaatimukset pätevät myös työnkulkuun.

Pelkkä valintaruudun poistaminen ei yleensä muuta tallennettua arvoa epätodeksi, sillä valitsemattomat ruudut jätetään päivityksestä pois. Käytä sallittua Tyhjä-valintaa tai yhteensopivaa dynaamista arvoa. Palvelupyynnön kyllä/ei-lisätietokentässä nimenomainen tyhjennys asettaa arvoksi ei.

Spotin attribuutit: vain Spotilla jo olevia attribuutteja päivitetään. Puuttuvia attribuutteja ei lisätä automaattisesti. Spotin päivitys ei myöskään vaihda kansiota tai tagia.

Palvelupyynnön lisätiedot: päivitettävän kentän pitää kuulua pyynnön nykyiseen palvelupyyntölajiin. Jos kyseisen kentän arvo puuttuu pyynnöltä kokonaan, sille voidaan tallentaa uusi arvo. Tavallinen päivitys ei vaihda palvelupyyntölajia. Kun asetat pyynnön odottamaan, anna päivityslomakkeella myös odottamisen syy.

Palvelupyynnön välitys: laukaisijaan liittyvä Välitä-toiminto on eri asia kuin päivitys. Se toimii avoimelle tai käsittelyssä olevalle pyynnölle, luo kopion kohdelajiin ja merkitsee alkuperäisen välitetyksi. Kopiolle siirtyvät kohdelajiin sopivat lisätiedot, liitteet ja kommentit, ja vastuu määräytyy kohdelajin mukaan. Katso palvelupyynnön välitys ja tehtäväksi siirto.

Laukaisijan arvojen käyttäminen

Oikean reunan listasta raahattu arvo ratkaistaan tapahtuman suoritushetkellä. Se ei ole määrityksen tekohetkellä talletettu kopio laukaisijan tiedosta. Viiveen aikana muuttuneet tiedot voivat siksi vaikuttaa lopputulokseen.

Kaikkia arvoja ei voi yhdistää kaikkiin kenttiin. Päivämääräkenttään tarvitaan päivämäärä, numerokenttään numero ja valintaruutuun kyllä/ei-arvo. Kohdevalinnoissa myös tunnisteen pitää vastata valittavaa tietoa.

Laukaisijan tehtäväpohjan, tehtävälomakkeen kenttien, palvelupyyntölajin lisätietojen tai kansion attribuuttien käyttäminen edellyttää vastaavaa yksiselitteistä rajausta työnkulun ehdoissa. Jos rajauksesta puuttuu tarvittava valinta tai vaihtoehtoja on useita, kaikkia kenttiä ei tarjota. Kiinteitä arvoja voi silti käyttää.

Toistuvan tehtävälomakeosion kenttää raahatessasi valitse oikean reunan listasta, haetaanko arvo Ensimmäisestä osiosta vai Viimeisestä osiosta. Oletus on ensimmäinen osio. Kysy aina pyytää valinnan jokaisen raahauksen yhteydessä määritystä tehtäessä. Valinnan muuttaminen ei muuta aiemmin raahattuja kenttiä. Pitkiin tekstikenttiin tehtävälomakkeen arvo voi tulostua osion ja kentän nimen kanssa; numero- ja päivämääräkenttiin, Spotin attribuutteihin ja palvelupyynnön lisätietoihin käytetään pelkkää arvoa.

Dynaaminen määräpäivä

Tehtävän tapahtumalomakkeen Dynaaminen määräpäivä korvaa kiinteän määräpäivän, kun kentässä on päiväluku. Laskenta alkaa tapahtuman suorituspäivästä palvelun aikavyöhykkeessä ja asettaa määräpäivän päivän alkuun. Kentän ohjeteksti viittaa laukaisuhetkeen, mutta esimerkiksi viiveen jälkeen lähtökohtana on myöhempi suorituspäivä.

Arvo 0 tarkoittaa suorituspäivää, positiivinen luku tulevaa päivää ja negatiivinen aiempaa päivää. Käytä kokonaisia päiviä: desimaaliosa jätetään pois. Jos tapahtuma suoritetaan 10.10.2026 ja arvo on 2, määräpäiväksi tulee 12.10.2026 klo 00.00. Tyhjä kenttä jättää dynaamisen laskennan käyttämättä.

Tehtävän vastuut, resursoinnit ja kategoriat

Valitse tehtävän tapahtumalomakkeella vastuutaho tai Käytä laukaisijan vastuuta. Tehtävälaukaisijasta käytetään sen työntekijöitä, palvelupyyntölaukaisijasta vastuuroolia ja viestilaukaisijasta viestin tekijän käyttäjätiliä. Jos seuraat roolin käyttäjiä, käyttäjät poimitaan roolin jäsenistä tapahtuman suoritushetkellä. Varmista, että laukaisijalta löytyy tarvittava vastuu.

Kun päivityksessä asetetaan uusi vastuu, tehtävän aiemmat työntekijät ja heidän resursointinsa poistetaan. Tyhjennä vastuutaho poistaa myös aiemmat vastuut ja resursoinnit. Tyhjä vastuu sallitaan vain suunnittelutilassa, ja siirtymisen suunnittelutilaan on itsessään oltava sallittu. Jos tehtävän tallennus epäonnistuu, tämän tehtävän päivitys palautuu aiempaan tilanteeseen.

Uusille käyttäjävastuille luodaan tarvittaessa resursointi palvelun oletusasetuksista. Määräpäivästä vähennetään asetettu määrä päiviä, aloitus asetetaan määritettyyn kellonaikaan ja loppu saadaan lisäämällä kesto minuutteina. Ilman määräpäivää lähtökohtana on nykyhetki. Palvelun perusoletus on määräpäivänä klo 08.00 alkava 60 minuutin resursointi, mutta yrityksesi asetukset voivat poiketa tästä. Suora roolivastuu ei saa tätä käyttäjäkohtaista resursointia.

Esimerkiksi määräpäivä 12.10., kaksi päivää ennen määräpäivää, aloitus klo 08.00 ja kesto 90 minuuttia tuottavat resursoinnin 10.10. klo 08.00–09.30. Tarkista syntyneet resursoinnit erityisesti silloin, kun tehtävä oli jo ajoitettu.

Uusien kategoriatunnisteiden asettaminen korvaa aiemmat tunnisteet. Käytä laukaisijan kategoriatunnisteita kopioi tehtävälaukaisijan tunnisteet, ja Tyhjennä kategoriatunnisteet poistaa nykyiset liitokset.

Tilamuutosten ja muiden muutosten seuraukset

Tilapäivitys muuttaa työn käsittelyä ja tallennettuja aikoja. Kun valitset tehtävän tapahtumalomakkeella tilaksi Käynnissä, lomakkeen yläosaan tulevat Valitse tehtävän suorittaja ja Aloitetaanko työtuntien kirjaus?. Suorittaja vaaditaan. Työtuntien kirjauksen aloitusajaksi asetetaan suoritushetki, ellei aloitusta ole valittu pois.

Tarkastukseen siirtyminen asettaa valmistumistiedot. Valmistuneeksi siirtyminen täydentää valmistumisajan ja tekijän; tarkastuksesta valmistuminen tallentaa myös tarkastajan ja tarkastusajan. Tekijänä käytetään saatavilla olevaa tehtävän suorittajaa tai työnkulun käyttäjätiliä, joten automaattinen kuittaus ei välttämättä ole pääkäyttäjän henkilökohtainen kuittaus.

Työnkulku ei ohita tehtävän tilasääntöjä. Puuttuvat tai keskeneräiset lomakeosiot, pakolliset kentät ja vaaditut tuntitiedot voivat estää valmistumisen. Tarkastusta edellyttävä tehtävä siirtyy ensin tarkastukseen. Tarkastuksesta valmistuminen edellyttää sisäistä tarkastuskommenttia. Valmistunutta tehtävää ei voi palauttaa toiseen tilaan tällä päivityksellä, eikä luonnosta voi siirtää suoraan valmistuneeksi.

Onnistunut valmistuminen voi käynnistää myös palvelupyynnön tilan tarkistuksen, tuntisääntöjen ja kustannusten käsittelyn, tuotteiden varastotapahtumat sekä toistuvan tehtävän seuraavan tehtävän luonnin. Vaikutukset riippuvat tehtävän tiedoista ja asetuksista.

Kun valitset päivityslomakkeella valmistuneen tilan, lomakkeen yläosassa näkyvät Luo PDF ja Raportin lähetys sähköpostilla. PDF edellyttää tehtävälomaketta, ja se tuotetaan onnistuneessa siirtymässä valmistuneeksi joko lomakkeen automaattisen PDF-asetuksen tai tapahtuman Luo PDF -valinnan perusteella. Jo valmiin tehtävän päivittäminen ei tällä toiminnolla tuota uutta valmistumisraporttia.

Myös tehtäväpohjan tai tehtävälomakkeen muuttamisella voi olla seurauksia: pohjan muutos päivittää siihen liittyviä tuotteita, kategoriatunnisteita ja allekirjoituspohjia. Lomakkeen vaihtaminen voi poistaa aiemmat lomakeosiot. Lomaketta ei voi vaihtaa käynnissä olevassa, tarkastuksessa olevassa tai valmistuneessa tehtävässä, eikä sitä voi poistaa, jos tehtävässä on valmiita osioita.

Tallenna ja varmista tulos

Tarkista Näytä tiedot -painikkeella kohteet, dynaamiset arvot ja tyhjennysvalinnat. Jatka vaiheeseen Testaa ja tallenna ja lue näytetyt kohdemäärät, ajastus ja suoritusvalinnat ennen vahvistamista. Kaikki testausvaiheen valinnat eivät ole pelkkää esikatselua: olemassa olevien tietojen käsittely voi tehdä todellisia muutoksia. Katso ajastus ja suoritushistoria.

Ensimmäisen suorituksen jälkeen avaa Työnkulkutyökalu → Historia ja valitse työnkulku kohdasta Valitse työnkulku. Tarkista suoritus ja sen vaiheet. Avaa lisäksi käsitellyt kohteet ja varmista, että oikeat tiedot syntyivät tai muuttuivat: tarkista kentät, tila, vastuut, resursoinnit, liittyvät pyynnöt sekä mahdolliset raportit.

Suoritushistoria yksin ei takaa, että kaikki päivitykset tallentuivat. Monen kohteen käsittely ei myöskään ole yksi yhteinen peruutettava muutos: ennen virhettä osa kohteista on voitu tallentaa. Selvitä virheen syy ja tarkista jo syntyneet tiedot ennen uusintaa, jotta luontitoiminto ei tee kaksoiskappaleita. Tallennetut muutokset voivat käynnistää myös muita aktiivisia työnkulkuja, jos niiden laukaisijat ja ehdot täyttyvät.