Spotillassa laitteita, koneita ja muita kohteita kutsutaan Spoteiksi. Kun lisäät laitteen Spottina, sen tiedot löytyvät yhdestä paikasta ja siihen voidaan liittää esimerkiksi tehtäviä ja palvelupyyntöjä.

Tämä ohje koskee selainkäyttöliittymää. Tarvitset oikeuden luoda Spotteja sekä käyttöoikeuden valitsemaasi kansioon. Androidin ja iOS:n luontilomakkeissa annetaan nimi, kuvaus ja kansio; tässä kuvatut laajemmat luontivalinnat tehdään selaimessa.

Avaa luontilomake ja täytä perustiedot

  1. Avaa valikosta Kohteet, laitteet, kalusto ja valitse sivun yläpalkista Luo uusi spotti.
  2. Anna Perustiedot-osiossa Spotille Nimi, josta laite on helppo tunnistaa. Hyvä nimi sisältää esimerkiksi merkin, mallin ja yksilöivän tunnuksen: Pumppu Grundfos CR 10 – P-042. Samannimisiä Spotteja voi olla useita.
  3. Täydennä tarvittaessa Kuvaus, esimerkiksi laitteen käyttötarkoitus.
  4. Valitse Kansio. Voit hakea kansiota nimellä. Valitse kansio, jossa ei ole alikansioita.
  5. Tarkista Tila. Oletuksena on Aktiivinen.

Nimi, kansio ja tila ovat pakollisia. Valitse kansio ennen laitekorttitietojen täyttämistä: kansion vaihtaminen muodostaa tietokentät uudelleen, joten tarkista ja täytä niiden arvot uudestaan.

Aktiivinen tarkoittaa käytössä olevaa laitetta. Ei käytössä sopii laitteelle, joka ei ole tällä hetkellä tuotantokäytössä, ja Viallinen laitteelle, joka on pois käytöstä vian vuoksi. Poistettu käytöstä säilyttää Spotin tiedot; se ei poista Spottia pysyvästi. Käytöstä poistettu Spotti voi jäädä listojen oletusrajausten ulkopuolelle. Myöhemmät tilamuutokset ja niiden vaikutukset tehtäviin kuvataan ohjeessa Spotin tila ja poistaminen.

Täytä laitekortti

Kansion valinnan alapuolella oleva Laitekortti-osio avautuu kansion valinnan yhteydessä. Laitekortti kokoaa laitteen ominaisuudet, kuten valmistajan, mallin tai sarjanumeron, omiin kenttiinsä. Kentät ja niiden järjestys määräytyvät valitun kansion laitekortista.

Täytä käytettävissäsi olevat tiedot kenttien mukaisesti. Laitekorttia käyttävälle Spotille tallentuvat kyseiseen korttiin kuuluvat tietokentät: korttiin kuulumattomia omia kenttiä ei säilytetä.

Jos kansiossa ei ole laitekorttia, voit lisätä yksittäisiä tietokenttiä saman osion Lisää uusi attribuutti -painikkeella. Valitse attribuutti ja täytä sen arvo. Samaa attribuuttia ei voi lisätä Spotille kahdesti. Jos tarvittava attribuutti puuttuu, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan tietokenttien määritykset.

Valitse käyttötuntiseuranta

Perustiedot-osiossa oleva Käyttötuntitoiminto käytössä avaa Käyttötuntimittarin lukema -kentän. Syötä laitteen mittarin nykyinen tuntimäärä. Tämä on laitteen käyttötuntimittarin arvo, ei työntekijän kirjattu työaika.

Jos toiminto on käytössä kansiolla, se tulee käyttöön myös Spotille eikä valintaa voi poistaa tässä lomakkeessa. Muussa tapauksessa voit ottaa toiminnon käyttöön Spotille erikseen. Kansion vaihtaminen asettaa valinnan uudelleen uuden kansion mukaan. Tyhjäksi jätetty lukema tallentuu nollana.

Täydennä vapaaehtoiset valinnat

Voit jättää seuraavat tiedot tyhjiksi, jos niitä ei tarvita laitteen käytössä.

  • Tagi on Perustiedot-osiossa. Hae tunnistetta sen numerolla ja valitse oikea tagi. Tallennus liittää tagin tähän Spottiin. Tarkista fyysisen laitteen tunniste huolellisesti; tagin liittäminen ei anna käyttäjälle uusia käyttöoikeuksia. Katso tagin liittäminen Spottiin.
  • Oletuspalvelupyyntölaji on samassa osiossa. Valinta määrittää Spotin oletuslajin palvelupyyntöjen tekemistä varten; se ei luo palvelupyyntöä. Spotille valittu laji ohittaa kansion oletuksen. Jos valinta jätetään tyhjäksi, käytetään kansion oletuslajia ja sen puuttuessa palvelun oletuslajia. Lajien sisältö kuvataan ohjeessa palvelupyyntölajit ja lisäkentät.
  • Avaa Lisätiedot-osiossa Aseta kiinteä sijainti, jos haluat tallentaa laitteen maantieteellisen sijainnin. Napsauta oikeaa kohtaa kartalta tai käytä osoite- tai koordinaattikenttiä. Tarkista kartan merkki. Tämä sijainti on erillinen kohdekartan sijoittelusta. Katso Spotin sijainti ja oletuskuva.
  • Avaa samassa osiossa Varauskustannus ja valitse kustannusmääritys kentästä Valitse varauskustannus. Luo uusi varauskustannus avaa uuden määrityksen lomakkeen. Valinta liittää kustannusmäärityksen Spottiin, mutta ei luo varausta. Jos kansiolle on määritetty varauskustannus, sitä käytetään Spotin oman määrityksen sijasta. Katso varauskustannukset ja laskutus.

Määritä nykyarvolaskenta tarvittaessa

Avaa Lisätiedot-osiossa Nykyarvolaskenta. Voit jättää laskennan lähtötiedot kokonaan tyhjiksi. Jos annat yhdenkin lähtötiedon, täytä kaikki kolme: Hankinta-arvo, Hankintapäivä ja Poistoaika/Käyttöaika. Poistoaika annetaan vuosina; käytä positiivista vuosimäärää.

Poistomenetelmä on oletuksena Tasapoisto. Vaihtoehto on Menojäännöspoisto. Nykyarvo lasketaan hankintapäivästä nykyhetkeen kuluneiden täysien 365 vuorokauden jaksojen perusteella, ei kalenterivuosittain tai päivittäin suhteutettuna.

  • Tasapoisto: jokaiselta täydeltä jaksolta vähennetään hankinta-arvo jaettuna poistoajalla. Laskenta jatkuu myös poistoajan jälkeen, eikä arvoa rajata nollaan: nykyarvo voi muuttua negatiiviseksi.
  • Menojäännöspoisto: jokaiselta täydeltä jaksolta vähennetään 25 % jäljellä olevasta arvosta. Poistoaika ei muuta tätä prosenttia eikä pysäytä nykyarvon laskentaa, mutta se on silti täytettävä lähtötieto.

Esimerkiksi 1 000 euron hankinta-arvolla ja viiden vuoden poistoajalla nykyarvo kahden täyden 365 vuorokauden jakson jälkeen on tasapoistossa 600 euroa ja menojäännöspoistossa 562,50 euroa.

Lomakkeen poistotaulukko näyttää vuosittaisen laskelman annetulle poistoajalle ja pyöristää rahamäärät kahteen desimaaliin. Se ei ole tämänhetkinen Nykyarvo: nykyarvo lasketaan ajan ja tallennettujen lähtötietojen perusteella, eikä sen laskenta tee samaa kahden desimaalin pyöristystä.

Lisää tiedostot ja tallenna

Lomakkeen Tiedostot-osio on Lisätiedot-osion alapuolella. Valitse Valitse tiedostoja tai pudota tiedostot lisäysalueelle. Voit liittää esimerkiksi käyttöohjeen tai valokuvan. Tarkista lisäysalueen tiedostotyyppi- ja kokorajat.

Valitse lomakkeen alareunasta Luo uusi spotti. Spotti tallennetaan ensin ja valittujen tiedostojen siirrot käynnistyvät sen jälkeen erikseen. Onnistuneen luonnin jälkeen Spotin tiedot avautuvat.

Tarkista nimi, kansio, tila, laitekortin arvot, käyttötuntimittarin lukema ja tekemäsi lisävalinnat. Odota tiedostojen siirtojen valmistumista ja tarkista jokainen liite Spotin tiedostoista. Jos liitteen lisääminen epäonnistuu, Spotti voi silti olla jo tallennettu: lisää puuttuva liite olemassa olevalle Spotille ohjeella tiedostojen lisääminen Spotille.

Miksi Spotin lisääminen ei onnistu?

Kansiota ei voi valita. Alikansioita sisältävä kansio ei ole valittavissa. Avaa kansiopuuta alemmas ja valitse sopiva kansio ilman alikansioita.

Kansio puuttuu tai oikeudet eivät riitä. Pyydä oman organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan käyttöoikeutesi ja oikea tallennuskansio.

Lomake ilmoittaa puuttuvista tai virheellisistä tiedoista. Tarkista nimi, kansio, tila ja ilmoitetut kentät. Jos käytät nykyarvolaskentaa, täytä sen kaikki kolme lähtötietoa.

Tallentamisen tulos jäi epäselväksi. Tarkista virheilmoitus ja hae Spottia nimellä ennen uutta luontiyritystä, jotta et lisää samaa laitetta kahdesti. Tarkista myös kansio ja yksilöivä tunnus, sillä nimi ei ole yksilöllinen.