Viestillä tallennat laitteeseen eli Spottiin liittyvän havainnon tai mittaustiedon. Viestityyppi kertoo, millaisesta tiedosta on kyse: Teksti sopii sanalliseen havaintoon ja Luku numeeriseen mittaustietoon. Tämä on eri toiminto kuin tehtävään, palvelupyyntöön tai ostotilaukseen liittyvä Työkeskustelu.

Ennen kirjaamista

Tarvitset oikeuden luoda viestejä valitulle Spotille. Viestien näkeminen ei yksin anna luontioikeutta. Jos lisäystoiminto puuttuu tai tallennus estyy, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeutesi kyseiseen kohteeseen.

Valitse oikea Spotti ja viestityyppi sekä tarkista prioriteetti. Viesti-kenttään tarvitaan sisältöä: pelkkä liite ei riitä. Sisällön enimmäispituus on 4096 merkkiä, ja alun sekä lopun ylimääräiset välilyönnit poistetaan tallennuksessa. Kirjoittajaksi tallentuu kirjautunut käyttäjä.

Viestityyppi ja mittausarvo

Tarkista ehdotettu viestityyppi aina ennen tallentamista. Selaimessa Spotin tietolomakkeelta avattu kirjaus käyttää ensisijaisesti tämän kansion oletusviestityyppiä ja muuten palvelun oletusta. Yleisestä viestilistasta avattu lomake ehdottaa palvelun oletusta; Spotin valitseminen siinä ei vaihda ehdotusta automaattisesti kyseisen kansion oletukseksi. Mobiilisovellukset hakevat valitun Spotin oletustyypin: kansion oma valinta on ensisijainen, palvelun oletus toissijainen.

Jos sopiva tyyppi puuttuu, pyydä pääkäyttäjää lisäämään viestityyppi. Viestityypin nimi ei yksin ratkaise, voiko siihen tallentaa tekstiä vai luvun; tämän määrää tyypin tietotyyppi.

Luku-tyyppiseen viestiin kirjoitetaan numero ilman yksikköä tai selittävää tekstiä. Desimaalierottimena voi käyttää pilkkua tai pistettä: esimerkiksi 12,5 tallentuu muodossa 12.5. Älä kirjoita lukukenttään esimerkiksi 12,5 °C.

Sovi organisaatiossa käytetty yksikkö ja käytä samaa viestityyppiä saman mittauksen toistuvissa kirjauksissa. Esimerkiksi lämpötiloja ja painemittauksia ei pidä kirjata samaan tyyppiin vain siksi, että molemmat ovat lukuja. Tallennus ei muunna mittausyksiköitä.

Myös negatiivinen lukuarvo voi tallentua. Spotin mittauskuvaajan asteikko alkaa kuitenkin nollasta, joten varmista negatiivinen arvo avaamalla itse viesti. Mittausten myöhempää tarkastelua käsittelee viestikuvaajan ja Excel-viennin ohje.

Kirjaa selaimessa

  1. Avaa sivuvalikosta Kohteet ja laitteet → Viestit → Viestit ja valitse sivun ylätyökalupalkista Uusi viesti. Managerin valikossa Viestit on suora valinta. Vaihtoehtoisesti avaa haluamasi Spotin tiedot, valitse Viestit-välilehti ja luettelon alapuolelta Luo uusi viesti. Tällöin Spotti on valmiiksi valittu.
  2. Tarkista Spotti ja Viestityyppi. Kirjoita Viesti-kenttään havainto tai mittausarvo.
  3. Valitse Prioriteetti: Matala prioriteetti, Keskiverto prioriteetti tai Korkea prioriteetti. Oletus on keskimmäinen vaihtoehto.
  4. Jos kirjaat aiemman havainnon, valitse Luomispäivä-kenttään sen päivä ja kellonaika. Tyhjä kenttä käyttää tallennuksen ajankohtaa. Valittu ajankohta vaikuttaa siihen, minkä aikavälin viestilistassa ja mittausaineistossa kirjaus näkyy.
  5. Lisää tarvittaessa liitteet lomakkeen Valitse tiedostoja -toiminnolla.
  6. Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna ja anna liitteiden latauksen valmistua.

Kirjaa Androidissa

  1. Avaa haluamasi Spotin tiedot ja niiden Viestit-luettelo.
  2. Napauta luettelon alareunan vihreää, pluskuvakkeellista Lisää-painiketta. Se näkyy, kun sinulla on viestien luontioikeus Spotille.
  3. Tarkista Spotti, kirjoita viestin sisältö ja valitse viestityyppi. Tarkista prioriteetti: vaihtoehdot ovat Matala, Keskitaso ja Korkea, oletuksena Keskitaso.
  4. Lisää tarvittaessa liitteet lomakkeen alareunan Lisää tiedosto -painikkeesta. Lomakkeelle voi lisätä enintään kolme liitettä.
  5. Napauta alareunan Tallenna-painiketta ja odota myös liitteiden latauksen valmistumista.

Androidin kirjaamislomakkeessa ei valita Luomispäivää. Uusi viesti saa tallennuksen ajankohdan.

Kirjaa iOS:ssä

  1. Valitse alareunan Koti-välilehti ja sen Viestit-valinta avataksesi yleisen viestiluettelon.
  2. Napauta viestiluettelon LISÄÄ-painiketta. Valitse avautuvasta valinnasta kansio ja sen jälkeen oikea Spotti. Spotin omasta viestiluettelosta avattuna LISÄÄ-painike on piilotettu, joten käytä tätä yleisen luettelon polkua.
  3. Tarkista Spotti ja viestityyppi, kirjoita sisältö ja valitse prioriteetti. Vaihtoehdot ovat Matala, Keskitaso ja Korkea, oletuksena Keskitaso.
  4. Lisää tarvittaessa liitteet lomakkeen tietojen alapuolella olevasta Lisää tiedosto -painikkeesta. Lomakkeelle voi lisätä enintään kolme liitettä.
  5. Napauta samassa painikerivissä Tallenna ja odota liitteiden latauksen valmistumista.

Myöskään iOS:n kirjaamislomakkeessa ei valita Luomispäivää. Uusi viesti saa tallennuksen ajankohdan.

Mitä tallennus tekee?

Viesti tallentuu valitulle Spotille sisältöineen, tyyppeineen, prioriteetteineen, kirjoittajatietoineen ja ajankohtineen. Prioriteetti ilmaisee havainnon kiireellisyyttä. Korkea prioriteetti ei itsessään luo korjaustyötä tai palvelupyyntöä eikä määrää vastuuhenkilöä. Jos havainnosta tarvitaan työ, noudata organisaatiosi menettelyä.

Viestityyppiin liitetty Heräte voi lähettää sähköpostia uuden viestin luonnista. Uusi kirjaus voi lisäksi käynnistää mobiili-ilmoituksia ja käytössä olevia integraatioita. Vastaanottaminen riippuu niiden asetuksista; jokainen viesti ei automaattisesti ilmoita kaikille käyttäjille. Myös aiemmalle päivälle kirjattu uusi havainto voi käynnistää ilmoituksen, koska kyseessä on uuden viestin luonti.

Viesti tallentuu ennen liitteiden latauksen valmistumista. Siksi tallennettu viesti tai lomakkeen sulkeutuminen ei yksin varmista, että kaikki liitteet ovat tallessa.

Varmista tulos

Päivitä viestiluettelo latauksen jälkeen ja avaa tallennettu viesti. Tarkista Spotti, viestityyppi, sisältö tai lukuarvo, prioriteetti, kirjoittaja ja ajankohta. Avaa myös jokainen liite varmistaaksesi, että se latautui ja on oikea.

Jos viesti ei näy, tarkista luettelon aikaväli ja muut rajaukset. Takautuvasti päivätty kirjaus voi jäädä nykyisen aikarajauksen ulkopuolelle. Jos liite puuttuu, tarkista ensin jo tallennettu viesti ennen koko havainnon kirjaamista uudelleen, jotta et tee kaksoiskirjausta. Virheellisen kirjauksen korjaamista käsittelee viestien haun ja muokkaamisen ohje.