Selaimen Vertailu-raportti kokoaa valitun ajanjakson tiedot yhdeksi vertailuksi. Voit vertailla tietueiden osuuksia, kirjattuja tunteja sekä tehtävien suunnitelmaa ja toteumaa. Tarkista aineisto, aika ja laskentatapa ennen lukujen tulkintaa.
Avaa tai lisää Vertailu-raportti
Avaa päävalikon Ohjausnäkymä-ryhmästä Raporttisivut ja valitse raporttisivu. Avaa olemassa oleva Vertailu-raportti tai valitse sivun Lisää uusi raportti, etsi Vertailu ja raahaa se sivulle. Sivun perustamisesta kerrotaan ohjeessa Raporttisivun luominen ja kopiointi.
Raporttien lisääminen, pysyvä tallentaminen ja kopiointi edellyttävät pääkäyttäjää. Kopiointi edellyttää myös aktivoituja raporttisivujen lisäosia. Ilman lisäosia käytettävissä on yksi raporttisivu, ja sama raporttityyppi voidaan lisätä sivulle vain kerran.
Uuden Vertailu-raportin oletukset ovat tehtävät, luontipäivä, kansiovertailu, vertailu kokonaismäärään ja edellinen kalenterivuosi. Valitse vertailukohteet ja tarkista oletukset ennen käyttöä.
Valitse aineisto ja vertailuperuste
Valitse raportin otsikkoriviltä Asetukset. Asetuspaneelin Vertailu-osiossa valitaan ensin Vertailtava tietue, sitten Aikamääritteen valinta ja Vertailun määritys. Valitse tämän jälkeen Vertailukohteet-kohdan alta ne kansiot, asiakkaat tai muut kohteet, joiden arvot haluat rinnakkain.
| Aineisto | Vertailuperusteet |
|---|---|
| Tehtävät | Kansio, työmääräin, asiakas, tehtäväpohja, kategoria, Arvioitu työaika / Käytetyt tunnit sekä Arvioidut kulut / Toteutuneet kulut. |
| Palvelupyynnöt | Kansio, asiakas ja palvelupyyntölaji. |
| Viestit | Viestityyppi. Vertailu laskee viestien lukumäärät, ei viestien mittausarvojen summaa tai keskiarvoa. |
| Spotit | Kansio ja Laitekortti. Laitekortti määräytyy Spotin kansion perusteella. |
| Tuntikirjaukset | Kansio, työmääräin, asiakas, tehtäväpohja sekä Tehtävät / Palvelupyynnöt. Arvot ovat tunteja, eivät kirjausten lukumääriä. |
Vertailukohteiden valinta ja aineiston suodattaminen ovat eri asioita. Avaa asetuspaneelin Kaikki suodattimet, kun haluat rajata lähtöaineistoa esimerkiksi kansiolla, vastuulla tai tilalla. Näkyvät suodattimet riippuvat aineistosta. Tavallinen lähtöaineisto rajataan myös katselijan käyttöoikeuksilla, mutta jäljempänä kuvatuissa erillisissä laskennoissa on poikkeuksia.
Aineiston vaihtaminen tyhjentää vertailuperusteen, vaihtaa aikamääritteen ja poistaa aineistolle sopimattomia suodattimia. Tarkista kaikki valinnat uudelleen vaihdon jälkeen.
Määritä, mitä ajanjakso tarkoittaa
Tehtävillä Aikamääritteen valinta tarjoaa Luontipäivä-, Suoritusaika- ja Määräpäivä-vaihtoehdot. Suoritusaika käyttää tehtävään tallennettua suorituspäivää. Luonti- tai määräpäivään perustuva vertailu ei itsessään rajaa tehtäviä suoritetuiksi: valitse tarvittavat tilat erikseen Kaikki suodattimet -osiosta. Tietue jää tavallisesta aikarajauksesta pois, jos valittu päivämäärä puuttuu.
Palvelupyynnöillä, viesteillä ja tuntikirjauksilla aikamäärite on Luontipäivä. Tuntikirjauksen luontipäivä on eri asia kuin työn alku- tai loppuaika. Spoteilla vaihtoehdot ovat Luontipäivä ja Päivitysaika; Spotteihin vaihdettaessa valitaan päivitysaika.
Valitse raportin kuvaajan yläpuolisesta Määritä aikajakso datalle -valinnasta ajanjakso. Kiinteä päivämääräväli säilyttää samat päivämäärät. Suhteellinen viikko-, kuukausi- tai vuosijakso muuttuu ajan mukana: Kalenteriperusteisesti käyttää kalenterijaksoja ja Tästä päivästä lähtien liukuvaa jaksoa. Päivämäärärajoissa käytetään käyttäjän aikavyöhykettä; kiinteän välin aloitus- ja lopetuspäivä sisältyvät jaksoon kokonaisina päivinä. Katso myös Raportin aikavälit ja rajaukset.
Tulkitse lukumäärävertailun osuudet
Kun Vertaile kokonaismäärään ei ole valittuna, ryhmän osuus lasketaan jakamalla sen lukumäärä valittujen ryhmien lukumäärien summalla. Osuudet pyöristetään kahteen desimaaliin, ja summan pyöristysero korjataan suurimpaan osuuteen. Jos valittujen ryhmien yhteismäärä on nolla, niiden laskennalliset osuudet ovat nollia.
Kun valinta on käytössä, ryhmän lukumäärä jaetaan erikseen haettavalla kokonaismäärällä. Loput on sadan prosentin ja valittujen osuuksien summan erotus. Kokonaismäärä ei yleensä käytä Kaikki suodattimet -osion rajauksia, vaikka valittujen ryhmien luvut käyttävät niitä. Esimerkiksi tilarajaus voi pienentää ryhmän lukua muuttamatta kokonaismäärää.
Esimerkiksi kahdessa valitussa viestityypissä on 2 ja 3 viestiä. Keskinäisessä vertailussa osuudet ovat 40 % ja 60 %. Jos saman ajan käyttöoikeuksien mukaisessa koko viestijoukossa on 10 viestiä, kokonaismäärävertailun arvot ovat 20 %, 30 % ja Loput 50 %.
Kokonaismäärän sisältö riippuu vertailuperusteesta:
- Kansiovertailu perustuu kansioihin liitettyihin Spotteihin ja niiden tehtäviin tai palvelupyyntöihin. Kansioon liittämätön aineisto ei kuulu tähän kokonaisuuteen.
- Asiakasvertailu perustuu Spotin kansion asiakkaaseen. Ilman tätä asiakaskytkentää oleva aineisto jää pois.
- Tehtävien työmääräinvertailun kokonaismäärästä jätetään pois työmääräimettömät tehtävät sekä suljettuihin tai poistettuihin työmääräimiin kuuluvat tehtävät.
- Tehtäväpohjavertailu jättää kokonaismäärästä pois tehtävät, joilla ei ole tehtäväpohjaa.
- Tehtävien kategoriavertailussa ryhmät lasketaan kategoriakytkennöistä, mutta kokonaismäärä on niiden yksilöllisten tehtävien määrä, joilla on kategoriakytkentä. Palvelupyyntölajivertailu jättää kokonaismäärästä pois lajittomat palvelupyynnöt.
- Viestityyppivertailun kokonaismäärä on saman ajan käyttöoikeuksien mukainen kaikkien viestien määrä.
Kansiovertailu sisältää alikansiot. Jos valitset sekä yläkansion että sen alikansion, sama aineisto voi kuulua molempiin ryhmiin. Myös useaan kategoriaan kuuluva tehtävä voi tulla lasketuksi useaan ryhmään. Keskinäisen vertailun nimittäjä on tällöin ryhmien summa, ei yksilöllisten tietueiden määrä. Kokonaisvertailun osuudet voivat yhteensä ylittää 100 %; negatiivinen Loput-osuus korvataan nollalla. Käytä toisistaan erillisiä ryhmiä, jos haluat tulkita osuudet kokonaisuuden jakautumisena.
Spottien Laitekortti-vertailu on poikkeus: valittujen laitekorttien Spotit lasketaan erillisellä haulla, joka ei käytä raportin aikarajausta, muita suodattimia eikä lähtöaineiston käyttöoikeusrajausta. Kokonaismäärä huomioi käyttöoikeudet ja vain Spotit, joiden kansiolla on laitekortti, mutta sekään ei käytä aikarajausta. Älä tulkitse tätä valitun ajanjakson tai suodatetun aineiston vertailuksi.
Tulkitse tunnit ja kulut
Tuntikirjausten ryhmävertailu summaa tehtäviin ja palvelupyyntöihin liittyvät tallennetut minuutit ja jakaa summan 60:llä. Muut kirjaustyypit eivät kuulu lähtöaineistoon. Käynnissä olevalla kirjauksella ei vielä ole tallennettua minuuttimäärää, joten sen kertyvää aikaa ei lisätä summaan. Päättyneen kirjauksen minuuttimäärä pyöristetään tallennettaessa ylöspäin kokonaiseen minuuttiin.
Tuntiryhmien arvot säilyvät tunteina myös ilman kokonaismäärävalintaa. Kun kokonaismäärävalinta on käytössä, Loput on erikseen haetun kokonaistuntimäärän ja valittujen ryhmien tuntien erotus. Työmääräin- ja tehtäväpohjavertailussa ryhmät ja kokonaismäärä perustuvat niihin liittyviin tehtävätuntikirjauksiin. Asiakasvertailu edellyttää kansion asiakaskytkentää. Kansiovertailun kokonaistuntimäärään ei sovelleta katselijan käyttöoikeusrajausta, joten se voi sisältää myös valittujen ryhmien ulkopuolista, käyttäjältä rajattua aineistoa. Päällekkäisillä ryhmillä Loput-tuntimäärä voi olla negatiivinen.
Tehtävät / Palvelupyynnöt jakaa suodatettujen tuntikirjausten tallennetut tunnit kahteen ryhmään. Tässä tilassa kokonaismäärävalintaa ei käytetä.
Arvioitu työaika / Käytetyt tunnit vertailee tehtävien suunniteltuja kestoja ajanjaksoon osuvaan kirjattuun työaikaan. Suunnitelmaan summataan niiden tehtävien suunniteltu kesto, joiden valittu aikamäärite osuu jaksoon. Toteumaan lasketaan päättyneiden tehtävätuntikirjausten alku- ja loppuajan välisestä kestosta vain jakson kanssa päällekkäinen osuus. Jokaisen kirjauksen päällekkäinen kesto katkaistaan kokonaisiin minuutteihin, ja tuntisummat pyöristetään kahteen desimaaliin. Palvelupyyntötunteja ja käynnissä olevia kirjauksia ei oteta tähän toteumaan.
Tämä työaikavertailu ei käytä tavallista suodatettua lähtöaineistoa kummankaan luvun laskentaan. Se huomioi erillisissä hauissa käyttöoikeudet, mutta esimerkiksi kansio- ja tilasuodattimilla ei voi rajata suunnitelmaa ja toteumaa samalla tavalla. Toteuma voi sisältää myös työtä tehtäviltä, joiden valittu aikamäärite ei osu suunnitelman jaksoon. Suunniteltu kesto ei ole käyttäjille varattujen työaikojen summa.
Arvioidut kulut / Toteutuneet kulut summaa arvioidut kulut suodatetuilta tehtäviltä. Toteutuneet kulut haetaan erikseen suoritettujen tehtävien tallennetuista kustannuksista; tehtävän valitun aikamääritteen täytyy osua jaksoon. Tämä ei siis rajaa kustannuksia niiden oman kirjauspäivän mukaan. Molemmat summat pyöristetään kahteen desimaaliin. Tavalliset suodattimet eivät rajaa toteutuneita kuluja samalla tavalla kuin arvioituja. Tässäkään tilassa kokonaismäärävalintaa ei käytetä.
Valitse esitys ja tarkista tulos
Avaa asetuspaneelin Raportin asetukset ja valitse Kaavion tyyppi: Palkit, Piirakkadiagrammi, Piirakkadiagrammi 3D tai Ympyräkaavio, joka on rengasesitys. Valinnat päivittävät raportin tietoja ilman erillistä tallennusta.
Piirakka- ja rengasesityksen prosenttiteksti lasketaan uudelleen näytettyjen arvojen yhteissummasta ja pyöristetään yhteen desimaaliin. Tunti- ja kuluvertailussa se kertoo sarjan osuuden sarjojen yhteissummasta. Jos suunnitelma on 10 tuntia ja toteuma 5 tuntia, esityksen osuudet ovat 66,7 % ja 33,3 %. Toteutumisaste olisi 5 / 10 = 50 %, eikä esityksen 33,3 % tarkoita sitä.
Tarkista tulos pienestä tunnetusta aineistosta: oikea tietue, aikamäärite, ajanjakso, tilat, vertailukohteet ja kokonaismäärävalinta. Tarkista myös päällekkäiset ryhmät ja kyseisen laskentatilan suodatuspoikkeukset. Pelkkä Loput 100 % ei osoita, että aineistoa on: se voidaan muodostaa myös silloin, kun vertailukohteita ei ole valittu. Kokonaismäärän ollessa nolla laskennassa ei ole erillistä turvallista nollakäsittelyä, joten tyhjää kokonaisvertailua ei pidä tulkita luotettavaksi prosenttitulokseksi. Katso tarvittaessa Tyhjän raportin selvittäminen.
Tallenna rajaukset tai tee rinnakkainen vertailu
Olemassa olevan raportin asetukset tallennetaan sen otsikkorivin Tallenna asetukset -toiminnolla. Toiminto tulee pääkäyttäjälle näkyviin, kun asetuspaneeli on auki. Uusi raportti tai kopio on ensin tallennettava sivun Tallenna sivu -painikkeella tai Hallitse raporttisivua -valikon tallennustoiminnolla. Tallenna sivu tallentaa kaikkien sivun raporttien asetukset, sijainnit ja koot; yksittäisen raportin tallennus ei tallenna koko sivun järjestystä.
Jos tarvitset rinnakkaisen vertailun, avaa alkuperäisen raportin otsikkorivin kolmen pisteen valikko ja valitse Luo kopio. Kopio säilyttää lähtöraportin valinnat. Muuta siihen vain vertailtava valinta, jotta esimerkiksi ajanjakso ei vaihdu huomaamatta samalla. Nimen voit muuttaa kopion samasta valikosta toiminnolla Muokkaa raportin tietoja. Tallenna kopio lopuksi Tallenna sivu -toiminnolla.
Tallennus säilyttää raportin asetukset, ei jäädytä tuloslukuja eikä muuta tehtäviä, Spotteja tai kirjauksia. Myös kiinteän historiallisen jakson luvut voivat muuttua, jos lähdetietoja korjataan. Tallennetut raporttiasetukset kuuluvat raporttisivun yhteiseen raporttiin. Kun palaat raporttiin, varmista tallennuksen onnistuminen tarkistamalla asetukset uudelleen ja huomioi erityisesti suhteellisen ajanjakson siirtyminen.