Asiakkaalla voi olla useita yhteyshenkilöitä ja kansioita. Sama yhteyshenkilö voi liittyä useaan asiakkaaseen. Kansioliitos puolestaan määrittää kansion ja siinä olevien Spottien asiakkaan.
Avaa oikea asiakas ja tarkista oikeudet
Avaa selaimen päävalikosta Asiakkaat → Asiakkaat. Avaa asiakkaan muokkauslomake napsauttamalla asiakaskorttia tai taulukkonäkymässä asiakkaan nimeä tai rivin kynäkuvaketta. Tarkista nimi ja asiakasnumero ennen muutoksia. Jos asiakasta ei vielä ole, katso asiakkaan luomisen ohje.
Asiakasliitosten muuttamiseen tarvitset asiakkaan muokkausoikeuden. Yhteyshenkilön omien tietojen muuttamiseen tarvitset yhteystiedon muokkausoikeuden; erillisen yhteystiedon luomiseen luontioikeuden ja poistamiseen poistooikeuden. Managerin asiakasoikeudet koskevat myös asiakasyhteystietoja. Pelkkä katseluoikeus ei riitä tallentamiseen.
Tee tämän ohjeen ylläpitotoimet selaimessa. Androidin ja iOS:n asiakasnäkymät näyttävät tallennettuja asiakastietoja ja yhteyshenkilöitä, mutta niissä ei ole tämän ohjeen yhteyshenkilöiden ja kansioliitosten ylläpitolomakkeita.
Lisää uusi yhteyshenkilö asiakkaalle
- Avaa asiakkaan muokkauslomakkeen Yhteyshenkilöt-välilehti. Se näyttää tämän asiakkaan henkilöt. Asiakkaat-sivun erillinen Yhteyshenkilöt-välilehti on yhteinen yhteystietorekisteri.
- Valitse lomakkeen henkilölistan alta Luo uusi yhteyshenkilö.
- Täytä pakolliset Etunimi, Sukunimi ja kelvollinen Sähköposti. Puhelinnumero ja Nimike ovat valinnaisia.
- Valitse henkilön lomakkeelta Lisää yhteyshenkilö. Henkilö tulee asiakkaan lomakkeen listaan, mutta häntä ei vielä tallenneta rekisteriin.
- Valitse asiakkaan lomakkeen alareunasta Tallenna. Tämä tallentaa uuden henkilön ja hänen liitoksensa asiakkaaseen.
Pelkkä henkilön näkyminen avoimen lomakkeen listassa ei vahvista tallennusta. Jos suljet asiakkaan lomakkeen tallentamatta, listaan tekemäsi lisäykset eivät tallennu.
Liitä olemassa oleva yhteyshenkilö
Käytä olemassa olevaa yhteystietoa, jos sama henkilö on jo asiakasyhteystietorekisterissä. Näin hänen tietonsa säilyvät yhteisinä eri asiakkailla.
- Valitse asiakkaan lomakkeen Yhteyshenkilöt-välilehden listan alta Lisää olemassa oleva yhteyshenkilö.
- Hae henkilöä avautuvan valintalistan hakukentästä. Haku huomioi nimen, sähköpostin, puhelimen ja nimikkeen.
- Valitse henkilö ja hyväksy valinta OK-painikkeella. Voit valita useita henkilöitä Ctrl-näppäin painettuna. Kaksoisnapsautus hyväksyy valinnan myös.
- Valitse asiakkaan lomakkeelta Tallenna, jotta liitokset tallentuvat.
Samaa henkilöä ei voi liittää samaan asiakkaaseen kahdesti. Hän voi kuitenkin olla usean eri asiakkaan yhteyshenkilö.
Muokkaa yhteistä yhteystietoa tai poista liitos
Avaa tallennetun henkilön tiedot napsauttamalla hänen nimeään asiakkaan henkilölistassa. Henkilön lomakkeen Tallenna päivittää yhteisen yhteystiedon: muutos näkyy kaikilla asiakkailla, joihin henkilö on liitetty. Tämä tallennus on erillinen asiakkaan lomakkeen tallennuksesta. Asiakkaan lomakkeen peruuttaminen ei kumoa jo tallennettua henkilötietojen muutosta.
Asiakkaan henkilölistan rivin roskakorikuvake poistaa henkilön vain kyseisen asiakkaan listasta. Hyväksy vahvistus ja tallenna asiakas. Henkilö säilyy yhteystietorekisterissä ja muiden asiakkaiden yhteyshenkilönä. Jos henkilö oli vasta lisätty tallentamattomaan lomakkeeseen, roskakori peruuttaa tämän lisäyksen.
Voit hallita henkilöä myös Asiakkaat-sivun erillisellä Yhteyshenkilöt-välilehdellä. Avaa henkilö hänen nimestään tai rivin kynäkuvakkeesta. Kentässä Liitä asiakkaaseen voit valita useita asiakkaita tai poistaa valintoja ja tallentaa henkilön lomakkeen. Asiakkaan henkilölistasta avatessa tämä asiakasvalinta on lukittu: muuta liitosta asiakkaan listasta tai erilliseltä rekisterivälilehdeltä.
Erillisellä rekisterivälilehdellä Luo uusi yhteystieto avaa uuden henkilön lomakkeen. Valitse tarvittavat asiakkaat kenttään Liitä asiakkaaseen ja hyväksy lomake sen Luo uusi yhteystieto -painikkeella. Tässä tallennus luo henkilön ja valitut asiakasliitokset suoraan.
Erillisen rekisterivälilehden rivin roskakori poistaa itse yhteystiedon ja kaikki sen asiakasliitokset. Käytä sitä vain, kun henkilöä ei tarvita enää yhdenkään asiakkaan yhteyshenkilönä. Poistaminen edellyttää poistooikeutta ja vahvistusta.
Liitä asiakas yhteen tai useaan kansioon
- Avaa asiakkaan muokkauslomakkeen Perustiedot-välilehti. Etsi sen Perustiedot-osiosta kenttä Yhdistä kansioon.
- Avaa kentän kansiopuu ja valitse halutut kansiot. Voit valita useita kansioita. Valitun yläkansion alikansiot kuuluvat muutokseen automaattisesti, eikä niitä tarvitse valita erikseen.
- Tarkista valittujen kansioiden ja niiden alikansioiden nykyiset asiakkaat sekä niissä olevat Spotit. Jos kansiorakenteessa on jo asiakas, sovellus pyytää vahvistamaan jatkamisen. Hyväksy Kyllä vain, jos aiemman asiakasliitoksen korvaaminen on tarkoitus.
- Valitse asiakkaan lomakkeelta Tallenna.
Tallennus asettaa asiakkaan valittuihin kansioihin ja niiden kaikkiin alikansioihin. Kansiolla on yksi asiakas kerrallaan, joten aiempi asiakas korvautuu. Spotin asiakas määräytyy sen kansion asiakkaasta: myös kansiorakenteen Spottien asiakkuus muuttuu. Spotteja ei siirretä toisiin kansioihin eikä asiakkaan yhteyshenkilöitä lisätä Spotin omiin yhteystietoihin.
Kun poistat kansion Yhdistä kansioon -valinnasta ja tallennat, poistat asiakasliitoksen. Et poista kansiota tai sen Spotteja. Tarkista tallennuksen jälkeen myös alikansioiden asiakasvalinnat.
Sopimukset voivat estää muutoksen
Et voi ottaa asiakkaalle kansiota tai alikansiota, jonka nykyisellä asiakkaalla on sopimuksia. Et myöskään voi poistaa kansioita asiakkaalta, jolla on sopimuksia. Tarkistus huomioi koko valitun alikansiorakenteen, eikä sitä rajata vain aktiivisiin sopimuksiin. Kansiovalinnan varoituksen hyväksyminen ei ohita tätä estoa.
Jos tallennus ilmoittaa sopimusestosta, selvitä kyseisten asiakkaiden sopimukset ennen kansioliitosten muuttamista. Virheeseen päättynyt asiakkaan tallennus ei vahvista lomakkeessa tehtyjä lisäyksiä tai liitosten muutoksia.
Voit tehdä asiakasliitoksen myös kansion lomakkeelta. Katso asiakkaan liittäminen kansioon.
Erota asiakastyyppi, kohdeasiakas ja Spotin yhteystieto
Asiakkaan Asiakastyyppi-kentän vaihtoehdot ovat Kuluttaja ja Yritys. Kenttä luokittelee asiakkaan; se ei valitse laskutusasiakasta tai kohdeasiakasta. Kansion kohdeasiakastiedot ja asiakkaan laskutustiedot ovat erillisiä tietoja.
Integraatiolla muodostettavien kohdeasiakaskansioiden asetukset kuuluvat kyseisen integraation ohjeeseen. Esimerkiksi LemonERP:n asiakassynkronoinnilla on omat kansio-, laitekortti- ja nimeämisvalintansa; katso LemonERP-yhteyden asetukset.
Asiakkaan yhteyshenkilö ja Spotin oma yhteystieto ovat erillisiä tietoja ja liitoksia. Asiakkaalle lisätty henkilö ei siksi tule automaattisesti Spotin yhteystietojen valintalistaan. Katso Spotin yhteystietojen ylläpito, kun tarkoituksena on liittää henkilö suoraan laitteeseen.
Varmista tallennettu tulos
Odota tallennuksen onnistumisilmoitusta, avaa asiakas uudelleen ja tarkista Yhteyshenkilöt-välilehdeltä henkilöt sekä Perustiedot-välilehdeltä kansiovalinnat. Yhteisen henkilön tietoja muokatessasi avaa myös toinen häneen liitetty asiakas ja varmista, että tiedot ovat siellä oikein.
Avaa selaimen päävalikosta Kohteet, laitteet, kalusto → Kohteiden kansiopuu → Kohteiden kansiopuu ja avaa valittu kansio sen nimestä. Tarkista lomakkeen Asiakkaan tiedot -välilehdeltä kenttä Kansion asiakas. Tarkista myös alikansiot, etenkin jos korvasit aiemman asiakkaan. Alikansioiden päivitystä tehdään myös taustalla, joten avaa tiedot hetken kuluttua uudelleen, jos muutos ei vielä näy.