Spottiin voi liittää esimerkiksi laitteen vastuuhenkilön tai huollon yhteyshenkilön. Sama henkilö voi liittyä useaan Spottiin: henkilön nimi ja yhteystiedot ovat yhteisiä, mutta liitos kuhunkin Spottiin on erillinen. Tietokentän historiasta voit puolestaan tarkistaa yhdelle Spotille tallennetut aiemmat arvot.

Avaa Spotti ja tarkista oikeudet

Avaa selaimen valikosta Kohteet ja laitteet → Kohteet, laitteet, kalusto. Valitse Taulukkonäkymä, etsi Spotti ja avaa sen lomake painamalla Spotin nimeä. Avaa lomakkeen Yhteyshenkilöt-osio. Tämä on yhteystietolistan nykyinen nimi.

Yhteystietojen katselu edellyttää oikeutta nähdä Spotti ja yhteyshenkilöt. Olemassa olevan henkilön liittämiseen tarvitset Spotin muokkausoikeuden. Uuden henkilön luomiseen tarvitset lisäksi yhteyshenkilön luontioikeuden. Henkilön tietojen muokkaaminen ja liitoksen irrottaminen hänen tietojaan päivittämällä edellyttävät yhteyshenkilön muokkausoikeutta. Koko henkilön poistamiseen tarvitaan yhteyshenkilön poisto-oikeus sekä oikeus muokata kaikkia häneen liitettyjä Spotteja.

Spotin muokkausoikeus ei siis yksin anna kaikkia yhteyshenkilön hallintaoikeuksia. Jos toiminto puuttuu tai tallennus estyy, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan molemmat oikeudet.

Liitä olemassa oleva yhteyshenkilö

  1. Valitse Yhteyshenkilöt-osion Lisää olemassa oleva yhteyshenkilö.
  2. Etsi henkilö valintaikkunan sarakehauilla esimerkiksi nimellä, sähköpostilla tai yrityksellä.
  3. Paina henkilön rivillä Valitut kontaktit -sarakkeen ympyröityä pluskuvaketta. Kuvake vaihtuu valintamerkiksi. Jo tähän Spottiin liitetyt henkilöt näkyvät valittuina.
  4. Valitse tarvittaessa useita uusia henkilöitä ja paina valintaikkunan Tallenna-painiketta.

Valintaikkunan tallennus liittää henkilöt heti. Spotin lomakkeen lopussa olevaa Tallenna-painiketta ei tarvita tämän liittämisen vahvistamiseen. Peruuta sulkee valintaikkunan tallentamatta sen valintoja.

Käytä jo liitetyn henkilön irrottamiseen jäljempänä kuvattua rivin roskakoria. Älä käytä olemassa olevien henkilöiden valintaikkunan valintamerkin poistamista liitoksen turvalliseen irrottamiseen.

Luo uusi yhteyshenkilö

Tarkista ensin olemassa olevien henkilöiden listasta, onko henkilö jo rekisterissä. Näin voit käyttää samaa yhteyshenkilöä eri Spoteilla erillisten kopioiden sijaan.

  1. Valitse Yhteyshenkilöt-osion Luo uusi yhteyshenkilö.
  2. Täytä vähintään Etunimi ja Sukunimi. Lisää tarvittaessa sähköposti, puhelin, nimike ja yritys.
  3. Tarkista lomakkeen Valitse spotti -valinnasta liitettävät Spotit. Avattu Spotti on aluksi valittu; voit liittää henkilön myös muihin Spotteihin.
  4. Tallenna painamalla yhteyshenkilölomakkeen Luo uusi yhteyshenkilö -painiketta.

Selaimessa sähköposti ja puhelin voivat jäädä tyhjiksi. Täytetyn sähköpostin on oltava kelvollinen sähköpostiosoite, enintään 250 merkkiä pitkä eikä sama osoite saa olla toisella Spot-yhteyshenkilöllä. Täytetyn puhelinnumeron on oltava numeerinen ja 10–15 merkkiä pitkä. Käytä numeroista koostuvaa puhelinnumeroa ilman välilyöntejä.

Henkilö luodaan ja liitetään valittuihin, muokattavissasi oleviin Spotteihin heti yhteyshenkilölomakkeen tallennuksessa. Jos poistat nykyisen Spotin valinnasta, henkilö ei tule tämän Spotin yhteystietolistaan.

Muokkaa yhteistä yhteyshenkilötietoa

Paina Yhteyshenkilöt-listassa henkilön etunimeä. Muuta hänen tietojaan avautuvalla lomakkeella ja paina sen Tallenna-painiketta. Muutos tallentuu heti yhteiseen henkilöön ja näkyy myös kaikilla muilla häneen liitetyillä Spoteilla.

Voit muuttaa lomakkeen Valitse spotti -valinnasta myös henkilön liitoksia. Uusi liitos edellyttää kohteena olevan Spotin muokkausoikeutta. Olemassa olevat liitokset Spotteihin, joihin sinulla ei ole muokkausoikeutta, säilyvät tallennuksessa.

Irrota liitos tai poista henkilö kokonaan

Irrota vain tältä Spotilta: paina Spotin Yhteyshenkilöt-listassa henkilön rivin roskakorikuvaketta. Tarkista vahvistuksesta teksti Haluatko varmasti poistaa valitun yhteyshenkilön tältä Spotilta? ja vahvista painamalla Poista. Liitos tähän Spottiin poistuu heti. Henkilön tiedot ja liitokset muihin Spotteihin säilyvät.

Poista henkilö kaikkialta: avaa henkilön lomake hänen etunimestään ja paina lomakkeen Poista-painiketta. Vahvistus kertoo, että Yhteyshenkilö poistetaan kaikista Spoteista. Hyväksy se vain, jos henkilöä ei enää tarvita missään. Tämä poistaa henkilötietueen ja sen kaikki Spot-liitokset; kyse ei ole pelkästä tämän Spotin liitoksen poistamisesta.

Koko henkilön poisto estyy, jos yksikin häneen liitetty Spotti on muokkausoikeuksiesi ulkopuolella. Pelkkä yhteyshenkilön poisto-oikeus ei riitä.

Varmista onnistuminen sulkemalla ja avaamalla Spotti uudelleen ja tarkistamalla sen yhteystietolista. Kun muutit yhteisiä henkilötietoja, avaa myös toinen häneen liitetty Spotti ja tarkista sama tieto siellä. Irrotuksen jälkeen henkilön tulee edelleen näkyä muilla liitetyillä Spoteilla.

Yhteyshenkilöt mobiilisovelluksessa

Avaa Spotti Android- tai iOS-sovelluksessa ja valitse sen toimintopainikkeista Yhteyshenkilöt. Painikkeen teksti jakautuu kahdelle riville. Jos tarvitset apua Spotin löytämiseen, katso Spotin tietojen avaaminen mobiilissa.

Lisää uusi henkilö yhteyshenkilölistan alareunan Lisää-painikkeesta, jossa on pluskuvake. Olemassa olevan henkilön lomake avautuu painamalla hänen korttiaan tai riviään. Tarkista lomakkeella liitetyt Spotit; Lisää spotti avaa muiden Spottien valinnan. Tallenna lomakkeen lopun Tallenna-painikkeella.

Molempien mobiilisovellusten nykyinen luonti- ja muokkauslomake vaatii etunimen ja sukunimen lisäksi sähköpostin ja puhelimen. Selaimessa tallennettua henkilöä, jolta nämä puuttuvat, ei voi tallentaa mobiililomakkeella ennen tietojen täydentämistä. Sähköpostin muoto tarkistetaan ja palvelin tarkistaa myös osoitteen yksilöllisyyden sekä puhelimen numeerisuuden ja 10–15 merkin pituuden. iOS vaatii lisäksi vähintään yhden liitetyn Spotin.

iOS:n nykyinen yhteyshenkilölomake tyhjentää henkilön nimikkeen tallennuksessa. Jos henkilöllä on säilytettävä nimike, muokkaa hänen tietojaan selaimessa. Androidin lomakkeella nimikettä voi ylläpitää.

Mobiilissakin henkilö on yhteinen kaikille liitetyille Spoteille. Liitosten muokkaaminen säilyttää oikeuksiesi ulkopuolella olevat liitokset. Mobiilissa liittämisen oikeus tarkistetaan Spotin kansion muokkausoikeudesta. Tee tässä ohjeessa kuvatut liitoksen irrotus ja koko henkilön poisto selaimessa.

Tarkista tietokentän arvohistoria selaimessa

Arvohistoria näyttää juuri valitun Spotin tietokentän tallennetut arvotapahtumat. Katseluun riittää Spotin lukuoikeus; muokkausoikeutta ei tarvita.

  1. Avaa Spotin lomakkeen Laitekortti-osio ja etsi tarkasteltava tietokenttä.
  2. Paina kentän vieressä olevaa sinistä, LOG-tekstillä merkittyä paperiarkin näköistä historiakuvaketta. Avautuvan ikkunan otsikkona on kentän nimi.
  3. Valitse ajanjakso kohdasta Attribuuttia on päivitetty viimeksi.
  4. Vertaa rivien aikaa, Vanha arvo-, Uusi arvo- ja Käyttäjä-tietoja nykyiseen kentän arvoon.

Oletusajanjakso on kuusi kuukautta. Valmiit vaihtoehdot ovat 1 kk tästä päivästä, 3 kk tästä päivästä, 6 kk tästä päivästä ja 12 kk tästä päivästä. Tässä historiassa ne tarkoittavat nykyisestä päivästä taaksepäin ulottuvaa jaksoa, eivät tulevia tapahtumia tai kokonaisia kalenterikuukausia.

Milloin tahansa hakee historian ilman ajanjaksorajaa. Omalle jaksolle valitse Aikavälillä... ja täytä näkyviin tuleva Aikaväli-valinta alku- ja loppupäivineen. Molemmat rajapäivät sisältyvät hakuun kokonaisina päivinä. Uusimmat tapahtumat näytetään aluksi ensin.

Jos tapahtuman tekijää ei pystytä yhdistämään käyttäjätietoon, sarakkeessa näkyy Tuntematon käyttäjä. Se ei yksin kerro, miksi tekijä puuttuu.

Erota arvon muutos uudelleen tallennuksesta

Historia voi sisältää myös mobiilista tallennettuja rivejä, joissa vanha ja uusi arvo ovat samat. Tällainen rivi kertoo arvon uudelleen tallennuksesta, ei arvon muuttumisesta. Esimerkiksi rivi Vanha arvo: 100 ja Uusi arvo: 100 ei tarkoita lukeman kasvua.

Hae vain arvon muutokset ei ole aluksi valittuna. Kun otat sen käyttöön, nämä muuttumattoman arvon uudelleentallennusrivit suodatetaan pois. Suodatus muuttaa vain historialistan sisältöä; se ei poista tallennettua historiaa.

Voit tarkentaa listaa sarakkeiden hakukentillä ja viedä taulukon Exceliin historiaikkunan Vie taulukkonäkymä -painikkeesta. Jos odottamasi tapahtuma puuttuu, tarkista oikea Spotti ja kenttä, laajenna ajanjaksoa ja poista tarpeettomat sarakehaut sekä arvomuutossuodatus. Tarkista samalla nykyinen arvo Spotin Laitekortti-osiosta.

Historian katselu tai rivin valitseminen ei palauta aiempaa arvoa. Jos arvo on korjattava, muuta varsinaista tietokenttää Spotin lomakkeella asianmukaisin muokkausoikeuksin ja tallenna Spotti.

Valitse oikea historia

Tämä arvohistoria koskee yhden Spotin yhden kentän arvoja. Spotin käyttötilan muutokset kuuluvat erilliseen tilahistoriaan; katso Spotin tila ja käytöstä poistaminen. Muita tietomuutoksia selvitetään yleisestä muutoshistoriasta.

Laitekortin yhteisen kenttärakenteen historia kertoo kenttien lisäämisistä ja poistamisista, ei yksittäisen laitteen arvoista. Katso laitekortin kenttien muutoshistoria.