Ryhmätehtävällä voit hallita samaan tehtäväpohjaan perustuvia töitä usealle laitteelle eli Spotille. Valmistele ensin tehtäväpohja ja sen mahdollinen toistuvuus.
- Avaa Ryhmätehtävät ja valitse Luo uusi ryhmätehtävä.
- Anna Ryhmätehtävän nimi ja valitse Tehtäväpohja.
- Aseta Uuden tehtävän määräpäivä ja vastuutaho.
- Valitse yksittäiset Spotit tai liitä ryhmätehtävä sopivaan kansioon valinnalla Yhdistä kansioon.
- Tarkista valitut laitteet ja tallenna.
Kansiovalinnassa käytetään kansioita, joihin voidaan sijoittaa Spotteja. Ylempi kansiotaso, jossa on alikansioita, ei ole sama asia kuin yksittäisten Spottien valitseminen.
Avaa tallennuksen jälkeen ryhmään kuuluvat tehtävät ja tarkista Spotit, määräpäivät ja vastuuhenkilöt. Työt suoritetaan omilla tehtävillään.
Ryhmätehtävän muuttaminen voi päivittää siihen liittyvien tehtävien perustietoja ja vastuutahoja sekä muodostaa resursoinnit uudelleen. Tee yhteinen muutos vasta, kun sen pitää koskea ryhmän töitä.
Spotin poistaminen ryhmästä katkaisee sen tehtävien ryhmäkytkennän. Se ei sellaisenaan tarkoita jo luotujen tehtävien poistamista. Tarkista erikseen, mitä töitä laitteelle jää avoimeksi.