Ryhmätehtävällä voit hallita samaan tehtäväpohjaan perustuvia töitä usealle laitteelle eli Spotille. Jokaiselle Spotille luodaan oma tehtävä, jolla on oma määräpäivä, vastuutaho ja valmistumistiedot. Yhden työn valmistuminen ei merkitse muiden Spottien töitä valmiiksi.

Jos tarkoitus on koota useiden laitteiden tarkastukset yhteen suoritettavaan tehtävään, käytä reittihuoltoa.

Valmistele tehtäväpohja ja oikeudet

Määritä ryhmä selaimessa. Tarvitset ryhmätehtävän luontioikeuden sekä myöhemmin erikseen oikeudet ryhmän katseluun, muokkaamiseen tai poistamiseen. Kohteisiin perustuvat käyttöoikeudet voivat rajata käytettävissä olevia ryhmiä. Töiden suorittajat tarvitsevat oikeuden suorittaa omat tehtävänsä; vastuutahon valinta ei itsessään myönnä käyttöoikeuksia.

Tehtäväpohja on pakollinen. Tarkista siitä työn nimi, kuvaus, mahdollinen tehtävälomake ja työn vaatimukset, kuten tuntikirjaus, konetuntilukema tai tarkastus ennen valmistumista. Valmistele tarvittaessa tehtäväpohja ennen ryhmän luomista.

Jos huolto toistuu, määritä pohjaan toistoväli, toistumistapa, sallitut viikonpäivät ja mahdollinen kokonaismäärän raja. Toistuminen etenee erikseen kunkin Spotin tehtäväketjussa. Katso toistuvan huoltotehtävän määrittäminen.

Luo ryhmä ja valitse kohteet

  1. Avaa selaimen valikosta Töiden hallinta → Tehtävät → Ryhmätehtävät. Valitse sivun yläreunasta Luo uusi ryhmätehtävä.
  2. Anna Ryhmätehtävän nimi, enintään 50 merkkiä, ja valitse Tehtäväpohja. Ryhmän nimi auttaa hallitsemaan kokonaisuutta. Yksittäisen työn nimi ja kuvaus tulevat tehtäväpohjasta, eivät ryhmän nimestä.
  3. Aseta pakollinen Uuden tehtävän määräpäivä. Tätä päivää käytetään nyt lisättävien kohteiden ensimmäisille tehtäville.
  4. Avaa Valitse vastuutaho, tee alla kuvattu vastuuvalinta ja vahvista se saman nimisellä painikkeella.
  5. Valitse Valitse tehtävän kohteet -osiossa yksittäiset laitteet kentästä Valitse spotti tai kansiot kentästä Yhdistä kansioon.
  6. Tarkista kohteet ja luo kokonaisuus lomakkeen Luo uusi ryhmätehtävä -painikkeella.

Yksittäisen Spotin liittäminen luo sille tehtävän. Kansion liittäminen luo erillisen tehtävän jokaiselle kansiossa sillä hetkellä olevalle Spotille. Valita voi vain alimman tason kansion, jossa ei ole alikansioita. Ylemmän kansion avaaminen valintapuussa auttaa löytämään sen alikansiot, mutta ylempää kansiota ei voi liittää ryhmään.

Kansiovalinta ei luo tehtäviä automaattisesti myöhemmin kansioon lisätyille Spoteille. Lisää uusi Spotti tarvittaessa erikseen ryhmään ja tarkista sille syntynyt tehtävä. Vältä saman Spotin valitsemista sekä erikseen että kansion kautta: kumpikin liitos luo tehtävän. Myös irrotetun kohteen uudelleen liittäminen luo uudet ensimmäiset tehtävät, vaikka aiemmat työt ovat yhä tallessa.

Valitse vastuutaho ja ymmärrä resursointi

Valitse vastuutaho -ikkunassa on kolme vaihtoehtoa:

  • Kiinnitä käyttäjille: valitse yksi tai useita yksittäisiä käyttäjiä. Käyttäjävalinta ei seuraa roolien myöhempiä jäsenmuutoksia.
  • Kiinnitä roolin käyttäjille: valitse roolin käyttäjät. Vastuu seuraa roolin jäsenyyttä: käyttäjien lisääminen tai poistaminen päivittää ryhmän ja sen keskeneräisten tehtävien vastuut taustalla. Uudet käyttäjät saavat oletusresursoinnin; valmistuneiden tehtävien vastuita tämä jäsenmuutos ei päivitä.
  • Kiinnitä roolille: valitse yksi vastuurooli. Tehtävää ei tällöin resursoida yksittäisille käyttäjille eikä sen ajankohtaa voi suunnitella tai resursoida tämän vastuuvalinnan kautta.

Voit valita yhden roolin tai yhden tai useita käyttäjiä. Roolia ja yksittäisiä käyttäjiä ei voi yhdistää samaan vastuuvalintaan.

Käyttäjille osoitetuille ryhmän tehtäville muodostetaan resursointi palvelun yhteisista Oletusresursointiarvot-asetuksista. Resursointi on suunniteltu aikaikkuna, ei toteutunut työtuntikirjaus. Se alkaa tehtävän määräpäivänä tai asetetun ennakon verran sitä ennen, valittuna kellonaikana. Lopetus saadaan lisäämällä asetettu kesto aloitukseen.

Palvelun oletusarvot ovat määräpäivä klo 08.00, kesto 60 minuuttia ja ennakko 0 päivää, ellei niitä ole muutettu. Esimerkiksi määräpäivä 15.10.2026, kahden päivän ennakko, aloitus klo 08.00 ja 60 minuutin kesto tuottavat resursoinnin 13.10.2026 klo 08.00–09.00 kullekin valitulle käyttäjälle.

Asetusten ylläpitäjä voi tarkistaa arvot selaimen Palvelun asetukset → Tehtävien asetukset -osiosta avaamalla Oletusresursointiarvot. Ryhmätehtävän lomakkeella ei määritetä omaa resursoinnin kellonaikaa tai kestoa.

Muuta ryhmää harkiten

Avaa ryhmä Ryhmätehtävät-taulukossa sen nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Muokkauslomakkeella voit muuttaa perustietoja ja lisätä kohteita. Kansiovalinnan nimi on muokkauksessa Valitse kansio. Vahvista muutokset Tallenna-painikkeella.

Uuden tehtävän määräpäivä koskee uusia kohteita. Sen muuttaminen ei siirrä jo olemassa olevien tehtävien määräpäiviä. Tarkista siksi päivämäärä ennen uusien Spottien tai kansioiden lisäämistä: myös myöhemmin lisätyt kohteet saavat kentässä olevan päivän, vaikka se olisi jo mennyt.

Ryhmän tallennus päivittää kaikki siihen yhä liitetyt tehtävät, myös valmistuneet. Tehtävien nimi ja kuvaus korvataan valitun pohjan tiedoilla. Myös pohjan toistuvuusasetukset, työmääräin, laskutettavuus ja työn vaatimukset päivittyvät. Tehtävien valmistumistila ja määräpäivä eivät tällä päivityksellä vaihdu.

Tallennus korvaa tehtävien vastuutahot ryhmän valinnalla ja poistaa niiden aiemmat käyttäjäresursoinnit. Käyttäjäresursoinnit muodostetaan uudelleen palvelun senhetkisistä oletusarvoista kunkin tehtävän oman määräpäivän perusteella. Erikseen suunnitellut resursoinnit voivat hävitä myös silloin, kun muutat vain ryhmän nimeä tai muuta tietoa. Tee yhteinen muutos vasta, kun sen pitää koskea ryhmän kaikkia töitä, ja tarkista resursoinnit sen jälkeen.

Ryhmän tallennus ei vaihda tehtävällä jo olevaa tehtävälomaketta. Valitun pohjan lomake lisätään vain tehtäville, joilta lomake puuttuu. Tehtäväpohjan oma muokkaaminen on erillinen toiminto omine päivitysvaikutuksineen.

Irrota kohde tai poista koko ryhmä

Irrota yksittäinen kohde avaamalla ryhmän muokkauslomakkeella Ryhmätehtävään valitut spotit tai Ryhmätehtävään valitut kansiot. Napsauta kohderivin roskakorikuvaketta ja vahvista muutos Tallenna-painikkeella. Kansion kautta liitetyt kohteet irrotetaan kansion listasta.

Spotin irrottaminen katkaisee sen tähän ryhmään kuuluvien tehtävien ryhmäkytkennän. Kansion irrottaminen katkaisee kansion senhetkisten Spottien vastaavat kytkennät. Tehtävät säilyvät, eivätkä niiden toistuvuusasetukset tyhjene. Ne eivät enää kuulu tämän ryhmän yhteisiin päivityksiin. Jos tarkoitus on lopettaa huolto, pelkkä irrottaminen ei riitä: tarkista jäljelle jääneet tehtävät ja niiden toistuvuus erikseen.

Poista koko ryhmä Ryhmätehtävät-taulukon ryhmärivin roskakorikuvakkeesta. Jos ryhmään liittyy tehtäviä, valitse poistovahvistuksessa:

  • Säilytä tehtävät: ryhmä poistuu ja tehtävien ryhmäkytkentä katkeaa. Tehtävät ja niiden toistuvuus säilyvät.
  • Poista tehtävät: ryhmä ja siihen yhä liitetyt muut kuin valmistuneet tehtävät poistetaan. Myös tarkastuksessa oleva tehtävä kuuluu poistettaviin. Valmistuneet tehtävät säilyvät ilman ryhmäkytkentää. Aiemmin ryhmästä irrotetut tehtävät eivät kuulu tähän poistoon.

Tehtävän poistaminen poistaa myös sen lomakeosiot, kommentit, liitteet ja käyttäjäresursoinnit. Se ei ole sama asia kuin työn merkitseminen valmiiksi. Ryhmän poistaminen ei poista tehtäväpohjaa eikä Spotteja.

Tarkista tulos ja suorita työt

Avaa ryhmän tehtävät taulukon ryhmärivin vasemman reunan avaamisnuolesta. Voit tarkastella niitä myös ryhmän muokkauslomakkeen Ryhmätehtävään liittyvät tehtävät -osiossa. Avaa yksittäinen tehtävä sen nimestä.

Varmista, että jokaiselle tarkoitetulle Spotille on syntynyt oikea tehtävä ilman ylimääräisiä kaksoiskappaleita. Tarkista tehtäviltä määräpäivät, vastuutahot, käyttäjien resursoinnit, lomake ja toistuvuus. Tee tarkistus myös ryhmän muuttamisen jälkeen. Irrottamisen tai poistamisen jälkeen tarkista säilyneet työt tavallisesta Tehtävät-näkymästä, sillä ne eivät enää näy poistetun ryhmän alla.

Androidissa ja iOS:ssä ryhmän työt suoritetaan tavallisina yksittäisinä tehtävinä. Noudata kunkin työn lomaketta ja kirjausvaatimuksia. Katso tehtävän kuittaaminen mobiilisovelluksessa.

Toistuvan työn seuraava tehtävä syntyy taustalla vasta edellisen valmistuttua, ei määräpäivän saapuessa. Tarkastusta vaativan työn lähettäminen tarkastukseen ei vielä käynnistä seuraavaa toistoa. Tarkista ensimmäisen valmistumisen jälkeen kyseisen Spotin seuraava tehtävä ja sen määräpäivä; toistuvuuden päättymisraja voi estää uuden tehtävän syntymisen.