Tuotekategoria ryhmittelee tuoterekisterin tuotteita ja auttaa niiden hakemisessa. Jokaisella tuotteella on oltava kategoria. Kategoria ei ole varastosaldo, Spotin varaosaliitos eikä tehtävään kirjattu tuotteen kulutus.
Edellytykset ja käyttöoikeudet
Tuotekategorioiden ylläpito tehdään selaimessa. Palvelussa on oltava varasto-ominaisuus käytössä. Avaa Tuotteet → Tuotteiden asetukset → Tuotekategoriat.
Kategorioiden katselu, luominen, muokkaaminen ja poistaminen edellyttävät vastaavia käyttöoikeuksia. Tuotteiden luonti- tai muokkausoikeus antaa kategorioiden lukuoikeuden, mutta ei kategorioiden ylläpito-oikeuksia. Paikallinen järjestelmänvalvoja voi ylläpitää kategorioita ja auttaa tarvittavien oikeuksien järjestämisessä. Tuotteen siirtäminen toiseen kategoriaan edellyttää tuotteen muokkausoikeutta.
Luo tuotekategoria
- Valitse kategorialuettelon yläpuolelta Luo uusi tuotekategoria.
- Kirjoita Nimi. Se on pakollinen, saa olla enintään 256 merkkiä eikä saa olla sama kuin olemassa olevan kategorian nimi.
- Lisää halutessasi Kuvaus, joka selventää, millaiset tuotteet kuuluvat ryhmään.
- Tallenna lomakkeen Luo uusi tuotekategoria -painikkeella.
Uuden kategorian luominen ei luo tuotteita eikä lisää tavaraa varastoon. Tarkista, että kategoria näkyy luettelossa, ja avaa sen nimi tarkistaaksesi tallennetut tiedot. Jos sitä ei näy, tyhjennä luettelon sarakekohtaiset suodattimet.
Voit perustaa kategorian myös tuotteen luonti- tai muokkauslomakkeella: Perustiedot-välilehdellä on Tuotekategoria-valinnan vieressä Luo uusi tuotekategoria -painike. Luomisen jälkeen uusi kategoria lisätään valintalistaan ja valitaan tuotteelle. Tarkista valinta ja tallenna itse tuote erikseen. Kategoria tallentuu jo omalla luontipainikkeellaan: tuotteen lomakkeen peruuttaminen ei poista sitä. Katso myös tuotteen luominen.
Muokkaa yhteistä nimeä tai kuvausta
Avaa kategorialuettelossa kategorian nimi tai sen rivin kynäkuvake. Muuta Nimi tai Kuvaus ja valitse lomakkeen Tallenna. Nimen pakollisuus, yksilöllisyys ja enimmäispituus koskevat myös muokkausta. Pelkällä lukuoikeudella voit tarkastella tietoja, mutta et tallentaa muutoksia.
Voit muokata nimeä tai kuvausta myös kaksoisnapsauttamalla kyseistä solua luettelossa. Solumuutos lähetetään tallennettavaksi, kun lopetat solun muokkaamisen. Jos tallennus ilmoittaa virheestä, korjaa tieto ja tarkista tallennettu arvo avaamalla kategoria uudelleen.
Nimen muuttaminen nimeää saman yhteisen kategorian uudelleen. Kaikki siihen kuuluvat tuotteet säilyvät samassa ryhmässä, ja ryhmä näkyy uudella nimellä, kun tuotetiedot haetaan uudelleen. Muutos ei siirrä tuotteita toiseen kategoriaan eikä kirjaa varastotapahtumaa.
Siirrä tuote toiseen kategoriaan
Avaa Tuotteet-valikon Tuotteet-luettelo. Avaa tuote sen nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Valitse tuotteen Perustiedot-välilehden Tuotekategoria-kenttään toinen olemassa oleva kategoria ja paina tuotteen lomakkeen Tallenna-painiketta. Kenttää ei voi jättää tyhjäksi.
Avaa tuote uudelleen ja varmista valinta. Tarkista myös päivitetystä kategorialuettelosta vanhan ja uuden kategorian tuotemäärät. Tuotteen kategoriavalinnan muuttaminen ja yhteisen kategorian nimen muuttaminen ovat eri toimintoja. Lisätietoa tuotteen löytämisestä on ohjeessa tuotteiden haku ja tuotetiedot.
Mitä Tuotteiden lukumäärä tarkoittaa?
Kategorialuettelon Tuotteiden lukumäärä kertoo, montako tuoterekisterin tietuetta viittaa kategoriaan. Se on nykyinen tietuemäärä ilman aikavälirajausta, ei varastossa olevien kappaleiden tai käytettyjen tuotteiden määrä. Esimerkiksi kaksi eri tuotetta samassa kategoriassa antaa lukumääräksi 2 riippumatta niiden varastosaldoista.
Laskenta sisältää myös käytöstä poistetut tuotteet ja poistotilaan merkityt tuotetietueet, jos niiden kategoriaviite on yhä olemassa. Poistotilaan merkityt tuotteet jäävät kuitenkin pois tavallisesta tuotehausta ja kategorian poistamisen estävästä tuotetarkistuksesta. Siksi näkyvä lukumäärä ei yksin ratkaise, voiko kategorian poistaa.
Voit rajata luetteloa sarakkeiden suodattimilla esimerkiksi nimen, kuvauksen tai tuotemäärän perusteella. Luettelon yläpuolen Vie taulukkonäkymä vie kategorioiden taulukkotiedot Exceliin.
Poista tarpeeton kategoria
Kategoriaa ei voi poistaa, jos siinä on tavallisessa tuotehaussa mukana olevia tuotteita. Myös tuote, jolta Tuote käytössä -valinta on poistettu, estää kategorian poistamisen. Käytöstä poistaminen säilyttää tuotteen kategoriassaan; se ei ole tuotteen poistotila.
Siirrä säilytettävät tuotteet ensin toiseen kategoriaan ja tallenna jokainen muutos. Tarkista myös käytöstä poistetut tuotteet. Tuotteita ei tarvitse poistaa vain kategorian poistamista varten.
Paina sitten Tuotekategoriat-luettelossa kyseisen rivin roskakorikuvaketta ja hyväksy vahvistus valitsemalla Kyllä. Ei peruu poistamisen. Onnistunut poisto poistaa kategorian itsensä, eikä siirrä tai poista sen tuotteita. Jos poisto estyy, kategoria säilyy; selvitä siihen kuuluvat tuotteet ja käyttöoikeutesi.
Varmista poisto avaamalla kategorialuettelo uudelleen ja tarkistamalla, ettei kategoria enää näy ilman suodattimia. Poistettua kategoriaa ei voi enää valita tuotteelle.
Kategoriat tuonnissa ja mobiilissa
Perusta tarvittavat kategoriat ennen tuotteiden tuontia. Nimeä käyttävä tuonti etsii olemassa olevan kategorian annetulla nimellä eikä luo puuttuvaa kategoriaa. Tarkista nimet myös kategorian uudelleennimeämisen jälkeen: vanhaa nimeä käyttävä tuontiaineisto on korjattava. Jos tuonnissa annetaan sekä nimi että tunniste, täytetty nimi määrää kategoriavalinnan; tunnistetta käytetään vain nimen puuttuessa. Katso tuotteiden tuonti, vienti ja massamuutos.
Androidin ja iOS:n tuotteen luontilomakkeen Kategoria-kenttä käyttää palveluun jo perustettuja kategorioita. Tee tässä ohjeessa kuvattu kategorioiden ylläpito selaimessa.
iOS:n luontilomakkeessa kategoriavalikko avautuu vain, kun haettuja kategorioita on enemmän kuin yksi. Ainoaa kategoriaa ei valita automaattisesti. Jos kategoriavalinta ei avaudu yhden kategorian tilanteessa, luo tuote selaimessa.